URT - Resolución 00824 de 2017

y TODOS POR UNNUEVO PAÍSUNIDADDL RESTIFGCIONDE FIERRAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRASDESPOJADASRESOLUCIÓN NÚMERO DE 20170824“Por medio de la cual se implementan las Tablas de Retención Documental en laUnidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DERESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS - UAEGRTDEn uso de sus facultades legales y en particular las previstas en la Ley 80 de 1989, laLey 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 y demás normas reglamentarias, yCONSIDERANDO:Que de conformidad con el Artículo 2 de la Ley 80 del 1989, dentro de las funciones del Archivo General de laNación está la de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y eluso adecuado del patrimonio documental de la Nación.Que la ley 594 de 2000 denominada “Ley General de Archivos”, determina y contiene las pautas generalessobre la forma y los procedimientos para la organización y planeación de los archivos al interior de lasEntidades del Estado en todos sus Órdenes y niveles.Que el artículo 2.8.2.5.8., del Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, “Por medio del cual se expideel Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, estableció dentro de los instrumentos archivísticos, parala gestión documental los Cuadros de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental.

Que igualmente, el artículo 2.8.2.1.2, de la norma antes mencionada, establece que el Sistema Nacional deArchivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas ydisposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el Archivo Generalde la Nación, Jorge Palacios Preciado, promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo elterritorio nacional.Que de otra parte, el artículo 2.8.2.5.3., del Decreto 1080 de 2015 prevé “Responsabilidad de la gestión dedocumentos. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, alcumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto,es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a lasentidades públicas; aplicar las normas que en esta materia establezca”.Que la Resolución 196 de 2015, por medio del cual se crea el comité institucional de desarrollo administrativoy se deroga las Resoluciones 924 de 2012, 947 de 2012, 880 de 2013, 211 de 2013 y 1134 de 2013, disponeque tendrá como una de sus funciones establecer las políticas, lineamientos para planear, organizar, dirigir,controlar y coordinar las actividades relacionadas con la gestión documental, con el fin de garantizar laaplicación de los principios y directrices establecidas en las normas que regulan la materia.Resolución Númerd) 0 8 2 h de. 201 Hoja N°. 2

Continuación de Resolución “Por medio de la cual se implementan las Tablas de Retención Documental enla Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”Que el Decreto No. 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto ÚnicoReglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en elartículo 133 de la Ley 1753 de 2015”, establece los lineamientos generales para la integración de la planeacióny la gestión, considerando que el mejoramiento continuo de la Administración Pública se basa, entre otrosaspectos, en el fortalecimiento de herramientas de gestión y en la coordinación interinstitucional que facilitala implementación de las políticas públicas, mediante la ejecución de planes, programas y proyectos. Que dando cumplimiento al Artículo 8 del Acuerdo 04 del 2013, expedido por el Archivo General de la Nación,tanto las Tablas de Retención Documental, como las Tablas de Valoración Documental, deberán ser aprobadasmediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido porel Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, en el caso de las entidades del orden nacional, y por elComité Interno de Archivo, en el caso de las entidades del orden territorial, concepto que deberá quedarconsignado en el acta del respectivo comité.Que mediante Resolución No. 681 de 2014 se aprueban las Tablas de Retención Documental de la UnidadAdministrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.

Que para garantizar la producción, conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Unidad, sehace necesario aplicar e implementar las Tablas de Retención Documental para la Unidad AdministrativaEspecial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas. Que el Sistema Integrado de Gestión SIG de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución deTierras Despojadas, adoptó el formato GD-FO-08 Tabla de Retención Documental, el formato GD-FO-09Cuadro de Clasificación Documental de acuerdo con lo estipulado en el MINIMANUAL No. 4 TABLAS DERETENCIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, expedido por el Archivo General de la Nación.Que mediante Resolución 00168 de 2017 expedida por la Unidad Administrativa Especial de Gestión deRestitución de Tierras Despojadas, “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión, y se establecen losniveles de responsabilidad y autoridad”, se designó a la Coordinación del Grupo de Gestión de Seguimiento yOperación Administrativa como representante del Subsistema de Gestión Documental (SGD), con el fin dellevar a cabo la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Que mediante Oficio del Archivo General de la Nación, de fecha 12 de septiembre del 2017, de referencia 1-2017-05063-7304/2017/SGC -540, recibido en la Unidad el día 19 de septiembre de 2017 según radicadoDSC1-201711253, se informa que el 11 de septiembre de 2017 fue expedido por parte del Comité Evaluadorde Documentos, el Certificado de Convalidación de las TRD de la Unidad Administrativa Especial de Gestiónde Restitución de Tierras Despojadas.En mérito de lo expuestoRESUELVE:ARTÍCULO PRIMERO. Ordenar, a partir de la firma de la presente Resolución, la aplicación de las Tablas deRetención Documental en todas las dependencias productoras de documentos de la Unidad AdministrativaEspecial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.ARTÍCULO SEGUNDO. La encargada de llevar a cabo la correcta aplicación de las Tablas de RetenciónDocumental es la Coordinación del Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa, quien paraefectos de la presente Resolución, tendrá las siguientes funciones:008Resolución Número¿017Hoja N”. 3 Continuación de Resolución “Por medio de la cual se implementan las Tablas de Retención Documental enla Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”

a. Elaborar los respectivos instructivos y lineamientos de aplicación de Tablas que contribuyan a lanormalización y organización de los archivos de gestión en cada una de las áreas de la Unidad,b. Realizar las socializaciones y asesorías a todas las dependencias de la Unidad para dar cumplimientoa la aplicación de las Tablas de Retención Documental.c. Efectuar acompañamiento con ejercicios prácticos de aplicación de las Tablas de RetenciónDocumental, seguimiento y verificación de la aplicación en cada dependencia emitiendo un informede cumplimiento.d. Diseñar el plan de seguimiento de aplicación de las Tablas de Retención Documental enacompañamiento con la Oficina de Control Interno.e. Actualizar las Tabla de Retención Documental en el gestor documental de la entidad.ARTÍCULO TERCERO. Los funcionarios y contratistas encargados del manejo de los archivos en cadadependencia, serán los responsables de aplicar las Tablas de Retención Documental y realizar las trasferenciasdocumentales, de conformidad con los plazos y criterios establecidos en dicha herramienta archivística, elcronograma de transferencias y en los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental enel marco del Sistema Integrado de Gestión.PARÁGRAFO PRIMERO. El control en la aplicación de las Tablas de Retención Documental, seráresponsabilidad del funcionario a cargo del manejo y administración del archivo de la entidad, que cumpla susfunciones en el Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa de la Entidad.ARTÍCULO CUARTO. De acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 04 de 2013 del Archivo General de la Nación,Título 3, artículo 9, la entidad deberá publicar en la página web en forma permanente,

las Tablas de RetenciónDocumental.ARTÍCULO QUINTO. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Acuerdo 04 de 2013, se deberánrevisar y actualizar las Tablas de Retención Documenta! - TRD, mínimo una vez al año o cuando se presentealguno de los siguientes casos:a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad;b) Cuando existan cambios en las funciones;c) Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación;d) Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país;e) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos;f) Cuando se generen nuevas series y tipos documentales;g) Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientosque afecten la producción de documentos.PARÁGRAFO PRIMERO. La actualización de las tablas de retención documental también debe surtir el procesode aprobación por las instancias correspondientes, la evaluación y convalidación por el Comité Evaluador deDocumentos del Archivo General de la Nación.PARÁGRAFO SEGUNDO. De las actualizaciones de las tablas de retención documental deberá llevarse unregistro documentado con los cambios que se hayan realizado que permitan la trazabilidad y control delinstrumento.ARTÍCULO SEXTO. Dado que las Tablas de Retención Documental han sido aprobadas por la Unidad yconvalidadas por el Archivo General de la Nación, son de obligatorio cumplimiento y dan lugar al inicio de laactualización de los instrumentos del proceso de gestión documental que se encuentran enmarcados en elSistema Integrado de Gestión, los cuales son aplicables en todas las Dependencias, Grupos internos de trabajo,Resolución Número Hoja N°.

4de00824Continuación de Resolución “Por medio de la cual se implementan las Tablas de Retención Documental enla Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”Direcciones Territoriales y Oficinas Adscritas creadas tanto por el Decreto 4801 de 2011, como por lasResoluciones internas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.ARTÍCULO SÉPTIMO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASEDada en fa ciudad de Bogotá, D.C., a los 24 UCT 2011, deal Ebo a | YDirector General (@Proyecté: César Augusto Garcia Vargas — Contratista Secretaría GeneralEdgar Enrique Aristizabal - Profesional Especializado del Grupo de Gestión de Seguimiento y OperaciónAdministrativaVoBo: Edilma Rojas Rojas - Secretaria General