URT - Resolución 00842 de 2017

TODOSPORUNNUEVO PAÍS7 MINAGRICULTURA UNIDADDE RESTITUCIÓNDE TIERRAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRASDESPOJADASRESOLUCIÓN NÚMERO0084 9” ¿0%“Por la cual se expiden los lineamientos oficiales para las comunicaciones internas y externas de laUnidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”

EL DIRECTOR GENERALEn uso de sus facultades legales y en particular las previstas en la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 060 de 2001 ydemás normas reglamentarias, yCONSIDERANDOQue el 10 de Junio de 2011 se expidió la ley 1448 de 2011 por la cual se dictan medidas de atención, asistenciay reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno.Que el artículo 103 de la mencionada Ley creó la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución deTierras Despojadas, como una entidad especializada de carácter temporal, adscrita al Ministerio de Agriculturay Desarrollo Rural, con autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio independiente, con el finde servir de órgano administrativo del Gobierno Nacional para la restitución de tierras de los despojados.Que la Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otrasdisposiciones”, prevé en su artículo 11 lo siguiente “Obligatoriedad de la conformación de los archivospúblicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendoen cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividadarchivistica,”Que la Ley 594 de 2000 antes mencionada, en su artículo 16 establece: "Obligaciones de los funcionarios acuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales a los funcionariosadministrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén losarchivos públicos, tendrán la obligación de velar

por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de lainformación de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así comode la prestación de los servicios archivísticos."Que es obligación del Estado fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programaseficientes y actualizados de administración de documentos y archivos, de conformidad con el inciso 8 delartículo 4 de la Ley 594 de 2000 y la administración pública será la responsable de la gestión de documentosy de la administración de sus archivos, como se señala en el artículo 12 de la misma norma.Que el Acuerdo 060 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación, establece las pautas para laadministración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funcionespúblicas.Que teniendo en cuenta los numerosos documentos y registros generados en función de la gestión propia dela entidad, la Secretaría General ha generado los “Lineamientos oficiales para las comunicaciones internas yexternas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.”Que en mérito de lo expuesto,Resolución Número de 2017 Hoja N°.200842Continuación de Resolución “Por la cual se expiden los lineamientos oficiales para las comunicacionesinternas y externas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”RESUELVE:ARTÍCULO PRIMERO: Establecer los lineamientos oficiales para las comunicaciones internas y externas de laUnidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, bajo los siguientesparámetros:

1.1 1.2. Clasificación de las comunicaciones oficiales:De acuerdo con lo establecido en el Manual para la Administración de Comunicaciones Oficiales de laUnidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas (GD-MA-01), enconcordancia con los artículos séptimo, décimo y décimo primero del Acuerdo 060 de 2001 del ArchivoGeneral de la Nación, las Comunicaciones Oficiales se clasifican en:Comunicaciones Oficiales RecibidasComunicaciones Oficiales internasComunicaciones Oficiales EnviadasÉste documento darán lineamientos únicamente sobre las comunicaciones oficiales internas y lascomunicaciones oficiales enviadasComunicaciones Oficiales Internas: Son las comunicaciones que se producen entre funcionarios delas distintas áreas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de TierrasDespojadas, sin importar su ubicación geográfica, por razones del servicio y en desarrollo de lasfunciones a ellos asignadas.a) Memorando: Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentesdependencias de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de TierrasDespojadas para comunicar alguna información, indicación, recomendación, instrucción odisposición.En el marco del Proceso de Gestión Documental, se ha establecido el formato GD-FO-15Memorando, el cual se encuentra disponible en la intranet.b) Circulares: Son disposiciones internas de carácter general, en las que la autoridad superior ilustraa los administrados en la aplicación de la ley, en su interpretación o en el uso de las facultadesdiscrecionales que la ley le otorga. Igualmente, se utilizan para dar a conocer actividadesinternas de ta Unidad, así como políticas y asuntos de interés común.En el marco del Proceso de Gestión Jurídica, se ha establecido el formato GJ-FO-05 circular, elcual se encuentra disponible en la intranet.

Comunicaciones Oficiales Enviadas (Externas): Son las comunicaciones que se producen en cualquierdependencia de la Unidad, dirigida a personas naturales o jurídicas, o a entidades públicas o privadas,radicadas en el Sistema de Gestión Documental y distribuida a través de la Ventanilla Única decorrespondencia.a) Oficio: Documento que se utiliza para las Comunicaciones Oficiales enviadas por la Unidad (SedeCentral y Territoriales) dirigidas a personas naturales o jurídicas externas para respondersolicitudes, suministrar información, presentar solicitudes, etc.En el marco del Proceso de Gestión Documental, se ha establecido el formato GD-FO-14 Oficio,el cual se encuentra disponible en la intranet.b) Resolución: Es el documento donde se manifiesta la voluntad de la administración, tendiente aproducir efectos jurídicos ya sea creando, modificando o extinguiendo derechos para losadministrados o en contra de éstos, tiene como presupuestos esenciales su sujeción al ordenjurídico y el respeto por las garantías y derechos de los administrados.Resolución Número de2017 Hoja N°. 300842Continuación de Resolución “Por la cual se expiden los lineamientos oficiales para las comunicacionesinternas y externas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”

En el marco del Proceso de Gestión Jurídica, se ha establecido el formato GJ-FO-04 resolución,el cual se encuentra disponible en la intranet.Nota: Cada una de las Direcciones Territoriales, Oficinas Adscritas y la Sede Central deberán utilizar losformatos establecidos en la intranet de la Unidad — Proceso Gestión Documental, donde aparecerán lasplantillas con el membrete correspondiente a cada Dirección y se atenderá lo establecido en el manual deestilo y protocolo de comunicaciones (CO-MA_01).2. Verificación y aprobaciónEn este sentido, para la elaboración de las Comunicaciones Oficiales y Actos Administrativos se tendrán encuenta los parámetros establecidos en los formatos del Sistema Integrado de Gestión y en el manual de estiloy protocolo de comunicaciones (CO-MA-01).Así fas cosas, en lo que concierne a la aprobación de los documentos generados desde la unidad, se hacenecesario tener en cuenta tres componentes: Proyectó, Visto Bueno, y firma de documento.2.1. Componentes para la aprobación.Ejemplo Memorando (GD-FO-15): “Espacio para firma> ; : epee pen oe use auan psn spt veye ansatNOMBRES Y APELLIDOS (Nombres y Apellidos en mayúscula sostenida y negrita) : 2.1.3. Firma delCargo (Escribir cargo: Director, Secretario, Jefe, Coordinador, Líder) eee" documentoDependencia {Nombre completo de la Dirección, Secretaria, Oficina o Grupo) : Anexos: (Opcional) Consignar la cantidad de folios o el tipo de anexos.Copia: (Opcional) Registrar los nombres, apellidos y cargo de las personas a las cuales vaya copiado el Memorando. AR a A om A eam ean om con

Anexos: (Opcional) Consignar la cantidad de folios o el tipo de anexos.Copia: (Opcional) Registrar los nombres, apellidos y cargo de las personas a las cuales vaya copiado el Memorando.

AR a A om A eam ean om con Proyectó (Registrar el nombre, apellido y cargo de la persona que elaboró el memorando) j=! 2,1,1, Proyecto i-VoBo (Registrar el nombre, apellido y cargo de la personaque revisó el memorando) ; a agente doen“ 2.1.2. Vista Buena | Vig 2.1.1. Proyectó: Profesional especializado, de apoyo o líder de proceso que elaboró directamenteel contenido del mismo, deberá diligenciar los requerimientos de nombre, apellido y cargosolicitados por el formato correspondiente de máximo dos colaboradores.2.1.2. VoBo: la revisión de la comunicación será competencia de líderes de proceso, asesores,coordinaciones de área, Jefes de dependencia y Director del área, de acuerdo a la jerarquía,naturaleza y funciones de la Dependencia.2.1.3. Firma del documento: Este último componente, debe ser diligenciado únicamente porfuncionarios titulares del área según la estructura orgánica de la entidad y se establecerá laidoneidad de su registro, según el tipo de documento a emitir, y en segunda instancia aquién se dirigirá el documento.Resolución Número de 2017 Hoja N°,400842Continuación de Resolución “Por la cual se expiden los lineamientos oficiales para las comunicacionesinternas y externas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”3. Firmas autorizadas para la emisión de Comunicaciones Oficiales y Actos AdministrativosPara identificar el perfil idóneo que deberá dar su firma de aprobación al documento, identifique el tipo decomunicación interna o externa que va a emitir:

3.1.1. En caso de ser una comunicación externa, según el destinatario y el contenido se firmaránasi: PERFIL DESTINATARIO DirectorGeneral Las dirigidas al Presidente y Vicepresidente de la República, Ministros delDespacho y Viceministros, Directores y Subdirectores de DepartamentosAdministrativos, Secretarios Generales de Ministerios y DepartamentosAdministrativos, Superintendentes, Directores, Gerentes y Presidentesde Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales delEstado, Sociedades de Economía Mixta, Unidades AdministrativasEspeciales del Orden Nacional y Territorial, Gobernadores y Alcaldes.Las dirigidas al Contralor General de la República, Procurador General dela Nación, Fiscal General de la Nación, Defensor del Pueblo, ContadorGeneral de la Nación, Auditor General de la República, RegistradorNacional del Estado Civil y al Consejo Nacional Electoral,Las dirigidas al Honorable Presidente del Congreso, los HonorablesPresidentes del Senado y de la Cámara de Representantes, a losHonorables Presidentes de las Comisiones Constitucionales y LegalesPermanentes y de las Comisiones Accidentales. Las dirigidas a losHonorables Presidentes de la Corte Constitucional, Corte Suprema deJusticia, Consejo de Estado y Consejo Superior de la Judicatura.Las dirigidas a los Jefes de Gobierno, Embajadores, Jefes de MisionesDiplomáticas y Directores de Organismos Internacionales. Las dirigidas alas diferentes Consejerías y Secretarías del Departamento Administrativode la Presidencia de la República; a los Presidentes de las diferentesFederaciones y Confederaciones Sindicales; a las instancias judicialescomo respuesta a acciones constitucionales interpuestas tales como:Tutela y de cumplimiento.Resolución Número0084 ¿2017 Hoja N°. 5

Continuación de Resolución “Por la cual se expiden los lineamientos oficiales para las comunicacionesinternas y externas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”PERFIL DESTINATARIOLas relacionadas con la formulación y definición de políticas decompetencia de la Entidad. Las demás que a su juicio deba firmar para elcumplimiento de la misión y objetivos del Departamento.Para dar cumplimiento a lo dispuesto anteriormente, el Subdirector, losDirectores Técnicos, los Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupos deTrabajo, según sea el tema tratado, deberán proyectar los documentosrespectivos para la firma del Director, anexando todos los antecedentesy documentos que soporten los mismos. SubdirectorGeneral Las dirigidas a las Entidades Públicas del orden nacional o territorial, aligual que a las personas naturales y jurídicas relacionadas con procesosmisionales del Departamento, siempre que no deban ser firmadas por elDirector del mismo. Las referentes a las funciones de su cargo. Las que lesean delegadas por el Director General, SecretarioGeneral Las dirigidas a las Entidades Públicas del orden nacional o territorial, aligual que a las personas naturales y jurídicas relacionadas con procesosde apoyo del Departamento, siempre que no deban ser firmadas por elDirector del mismo. Las relacionadas con el trámite de comisiones alexterior de los servidores del Departamento. las referentes a lasfunciones de su cargo. Las que le sean delegadas por el Director General. DirectoresTécnicos

DirectoresTécnicos Las dirigidas a los servidores públicos y a particulares relacionadas con lasfunciones de su dependencia, salvo cuando implique formulación ydefinición de políticas, o pronunciamientos de carácter jurídico. Losconceptos jurídicos, referentes a la aplicación e interpretación de lasnormas de competencia del Departamento, solo podrán ser firmados porel Director Jurídico.Las constancias de permanencia que soliciten los usuarios paraorientación, asesoría, obtención de información o consulta sobre temasde competencia de las Direcciones.Jefes DeOficinasAsesorasLas remitidas a los servidores públicos y a particulares relacionadas conlas funciones de su área, salvo cuando impliquen conceptos jurídicos,formulación y definición de políticas.Asesores delDespacho dela Dirección,de laSubdirección yde laSecretaríaGeneral Las relacionadas con la remisión externa de documentos, previainstrucción del Director, Subdirector y Secretario General, segúncorresponda, que no implique toma de decisiones, Coordinadoresde los GruposAquellas certificaciones y comunicaciones relacionadas con las funcionesdel cargo.Resolución Número 0 8 4 9 gel] Hoja N°. 6 Continuación de Resolución “Por la cual se expiden los lineamientos oficiales para las comunicacionesinternas y externas de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas”Ejemplo Memorando (Comúnicación Oficial interna)Tema: Traslado sede Nivel CentralPore Loe Beart pret FE AITES TOS SPOT VPor APLATS ae Prseotenre Ms CT ITA WS SAS SST o eT TERT TAFy Operación Administrativa, Talento Humano, Contractual, Financlera y la Oficina de Tecnolegias dela Información.c. Firma del documento:de < ee a Nombre, Apelidoy Cargoa A ceva mst atte wantSecr tarla Gerferal documento samba

documento samba Elaboró: Constanza Rodríguez RincónGrupo de Gestión de Seguimientoy Operación Administrotva/Almacén ay a. Proyecto: Nom bre,Revgd: Elzabath Novoa Cucatign~ Coondinaders Grupo +de Gestión deSeguimiento,y Operación Adminisiraliva ... A ve o me Apellido - Cargo yb. VoBo:): Nombre, Apellido — Cargo y : Dependencia del |Dependencia del área que tiene E € colaborador que proyectóul competencia en el contenido del ‘ede Contrat ee o

4. GeneralidadesEn caso de que el contenido de la comunicación le competa a más de un área de acuerdo conlo establecido en sus funciones, el visto bueno deberá ser dado por los involucrados sinexceder las dos firmas en el item.En caso de que el contenido de la comunicación le competa a más de dos áreas de acuerdocon lo establecido en sus funciones, el visto bueno deberá ser dado por el superior de éstas.La firma de aprobación debe ser del superior jerárquico directo de quien da el visto bueno deldocumento.De conformidad con la información antes descrita, el Grupo de Gestión de SeguimientoOperativo y Administrativo, junto con el área de Gestión Documental, se abstendrá de darlecurso a las comunicaciones emitidas por la entidad que no cumplan con los requisitosmencionados, o aquellos que incumplan el manual de estilo y protocolo de comunicaciones(CO-MA_01).

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASEDada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 25 OCT 2017 Wesha \AN RICARDO SABOGAL URREO Director General (Proyecto: César Augusto García Vargas — Contratista Secretaría GeneralMaría Fernanda Cantor — contratista del Grupo de Gestión de Seguimiento y Operación Administrativa (weVoBo: Edilma Rojas Rojas - Secretaria General