CCE - Concepto 187 de 2021

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CCE-DES-FM-17

HABEAS DATA – Derecho fundamental – Consagración constitucional El artículo 15 de la Constitución Política consagra el derecho fundamental al habeas data, […]. […], tal derecho consiste en el deber de los particulares y de las autoridades de respetar la intimidad y el buen nombre de las personas, así como en la posibilidad de conocer, actualizar y solicitar la rectificación de los datos almacenados en archivos o bases de datos públicas o privadas. Esto supone que los datos personales deben ser veraces y además deben estar disponibles para que su titular tenga la oportunidad de revisarlos y, si es del caso, pedir las aclaraciones o correcciones a que haya lugar. En palabras de la Corte Constitucional, el derecho fundamental al habeas data ha cobrado una importancia creciente en el contexto de la sociedad de la información, ya que en tal escenario la circulación acelerada y automática de los datos hace que se generen riesgos de utilización abusiva de los mismos, afectando la intimidad y el buen nombre de las personas. De allí que a nivel internacional se haya desarrollado la garantía de la «autodeterminación informativa», derivada del libre desarrollo de la personalidad, entendida como el derecho del titular de los datos de acceder a ellos para revisarlos y solicitar las rectificaciones que considere necesarias. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – Ley 1581 de 2012 – Protección – Contratación estatal Con fundamento en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, puede afirmarse que el habeas data es un derecho fundamental que también debe garantizarse en los procedimientos de selección adelantados por las entidades estatales para la escogencia de sus contratistas. Ello con

prescindencia del régimen jurídico aplicable a la contratación estatal. Es decir, tanto las entidades que se rigen por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –las mencionadas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993–, como las exceptuadas de aquel, deben proteger los datos personales en los trámites contractuales que adelanten. A tal conclusión se llega, ya que el mencionado artículo indica que «Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada» y no contempla dentro de las excepciones previstas en la norma los procedimientos contractuales de selección. Las entidades estatales, en su actividad contractual, deben proteger la información personal registrada en sus bases de datos. El artículo 3, literal b) de la Ley 1581 de 2012, define «base de datos» como el «Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento». Por su parte, el literal c) del mismo artículo dice que un «dato personal» es «Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables» y el literal g) señala que «tratamiento» es «Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión». AUTORIZACIÓN – Tratamiento de datos personales – Titular Para el tratamiento de los datos personales, debe garantizarse el «principio de libertad». Este

postulado implica, según el artículo 4, literal c), de la Ley 1581 de 2012, que: «El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personalesPágina 2 de 22 no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento». Así también lo ratifica el artículo 2.2.2.25.2.1. del Decreto 1074 de 2015 –por el cual se reglamenta parcialmente la referida Ley–, […]. De este modo, para poder efectuar el tratamiento de datos personales se debe contar con la autorización del titular. Esta autorización, como lo indica el artículo 3, literal a) de la Ley 1581 de 2012, consiste en el «Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales». Se trata de un deber que constituye la regla general en el tratamiento de los datos personales, pues solo puede prescindirse de aquel cuando la ley expresamente lo indique. Así se infiere del artículo 9 de la Ley en comento, cuando señala que «Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior». Obsérvese que no solo consagra la necesidad de la autorización previa como regla general, sino que además exige contar con una constancia que permita probar en el futuro que al responsable o encargado del tratamiento ha obtenido el consentimiento del titular.

AUTORIZACIÓN – Tratamiento de datos personales – Datos sensibles – Contratación estatal Los procedimientos de selección contractual del Estado no se encuentran dentro de las excepciones al deber de obtener la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales. Por lo tanto, las entidades estatales deben cerciorarse de que exista la constancia a la que se refiere el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, como responsables que son –junto a los oferentes y contratistas que recolectan información de personas naturales– del tratamiento de los datos personales en sus procedimientos de selección, a fin de evitar una vulneración al derecho fundamental de habeas data de las personas cuyos datos son objeto de tratamiento. Así se deduce adicionalmente del artículo 17, literal b), de la precitada Ley, que establece como deber de los responsables de tratamiento, «Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular». […] Con arreglo a las consideraciones anteriores, puede concluirse que los datos personales, incluidos los datos sensibles, contenidos en las ofertas dentro de los procesos de selección contractual, deben respetar las normas sobre tratamiento de datos contenidas en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1074 de 2015 y en las que los modifiquen o complementen. Dentro de dichas disposiciones se encuentra el deber de los responsables y encargados del tratamiento de dichos datos de obtener la autorización por parte del titular. Tal consentimiento debe ser expreso. Además, debe quedar constancia de él, para ser consultada con posterioridad. Los particulares que participan en la

actividad contractual del Estado, presentando ofertas o en calidad de contratistas, son responsables del tratamiento de los datos personales y son los primeros obligados a contar con la autorización previa del titular de los datos, para poder hacer uso de documentos como hojas de vida, certificados o, en general, de datos personales. Las entidades estatales interesadas en contratar bienes o servicios son también responsables y deben cerciorarse de que exista la constancia de la autorización de las personas naturales titulares de los datos, tal como lo indicó la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente en su «Política de tratamiento y protección de datos personales». FACTORES DE DESEMPATE – Ley 2069 de 2020 – Acreditación – DiscrecionalidadPágina 3 de 22 [E]l artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 no establece unos medios específicos para acreditar las circunstancias a las que se refieren sus numerales y en virtud de la cual aplican las reglas de desempate. Por lo tanto, corresponde a la entidad contratante analizar si el ordenamiento jurídico, en otras disposiciones legales o reglamentarias, exige un documento especial o si, por el contrario, hay libertad probatoria. Dicho análisis debe realizarse de manera independiente respecto de cada numeral. En caso de que no exista «tarifa legal», es decir, en el evento en que la ley o el reglamento no definan un medio probatorio para acreditar la circunstancia correspondiente, la entidad estatal contratante tiene discrecionalidad para establecer en el pliego de condiciones o en el documento equivalente de qué manera el proponente podrá probar que se halla bajo la condición que permite

aplicar la regla de desempate. Esto sin perjuicio de que el decreto reglamentario que expida el gobierno nacional para garantizar la cumplida ejecución de la Ley 2069 de 2020 establezca unos medios de prueba. FACTORES DE DESEMPATE – Acreditación – Datos sensibles – Protección – SECOP – Excepción a la regla de publicidad Considerando que la acreditación de los supuestos de hecho de los numerales 2, 3, 4, 5, 6, y 7 del artículo 35 podría implicar el suministro de datos sensibles, al momento de solicitar tal información debe obtener la correspondiente autorización previa e informada de los titulares de la información de conformidad con los artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015. De dicha autorización debe quedar constancia, para que pueda ser consultada tanto por el titular, como por los demás responsables y encargados del tratamiento de los datos personales. Al ser responsables del tratamiento de los datos personales y en especial de los datos sensibles, las entidades estatales que dirigen el procedimiento de selección contractual deben cerciorarse de que exista la constancia de la autorización de la persona natural sobre el manejo de sus datos personales. Además, deben ser cuidadosas de no divulgar en el SECOP los datos sensibles, clasificados o reservados.Página 4 de 22 Bogotá, 28 Abril 2021 Señora Heilin Hattyn Guarnizo Bogotá D.C. Concepto C ‒ 187 de 2020

Temas: HABEAS DATA – Derecho fundamental – Consagración constitucional / TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – Ley 1581 de 2012 – Protección – Contratación estatal / AUTORIZACIÓN – Tratamiento de datos personales – Titular /

Temas: HABEAS DATA – Derecho fundamental – Consagración constitucional / TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – Ley 1581 de 2012 – Protección – Contratación estatal / AUTORIZACIÓN – Tratamiento de datos personales – Titular / AUTORIZACIÓN – Tratamiento de datos personales – Datos sensibles – Contratación estatal / FACTORES DE DESEMPATE – Ley 2069 de 2020 – Acreditación – Discrecionalidad / FACTORES DE DESEMPATE – Acreditación – Datos sensibles – Protección – Excepción a la regla de publicidad Radicación: Respuesta a consulta # P20210312002077

Estimada señora Guarnizo: En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública ― Colombia Compra Eficiente responde su consulta remitida el 12 de marzo de 2021 por la

Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Problema planteado Usted realiza la siguiente consulta: «[…] solícito se indique como se puede dar tratamiento a los procesos de contratación que se encuentren cubiertos por la ley 2069 de 2020 articulo 35.

Factores de desempate donde se indica que se debe preferir la propuesta de la mujer cabeza de familia, mujeres víctimas de la violencia intrafamiliar, personas en proceso de reintegración o reincorporación, su nómina pertenece a poblaciónPágina 5 de 22 indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palanquera, Rrom o gitanas personas

mayores que no sean beneficiarios de la pensión de vejez, familiar o de sobrevivencia, nómina está en condición de discapacidad. Según este enlace la aplicación de la ley 2069 del 2020 http://www.contratacionenlinea.co/index.php?section=773&module=navigation module debe solicitar un extrajuicio que valide y confirme que si aplica a las reglas de desempate. Teniendo en cuenta que estos son datos sensibles y que ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles, de que manera puede soportarse o dar fé que el oferente cumple con el requisito sin tener que solicitar estos documentos por plataformas WEB como SECOP y que pueden llegar a vulnerar los derechos de los titulares».

2. Consideraciones La Subdirección de Gestión Contractual responderá los interrogantes de la consulta, previo análisis de los siguientes temas: i) definición del derecho de habeas data o de protección de datos personales, ii) garantía de este derecho en los procedimientos de selección contractual, iii) autorización para el tratamiento de los datos personales contenidos en las ofertas presentadas en los procedimientos de selección contractual, en especial de los datos sensibles, y iv) protección de datos personales en la aplicación de los factores de desempate del artículo 35 de la Ley 2069 de 2020.

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente analizó el contenido del derecho a la protección de los datos personales en el marco del desarrollo de procesos de contratación en los conceptos C-672 del 11 de noviembre de 2020, C-803

del 1 de febrero de 2021 y C-048 del 8 de marzo de 2021. De otra parte, esta Agencia se ha pronunciado sobre la aplicación de los factores de desempate introducidos por el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 en los conceptos C-009, C-012, C-013 , C-015, C-016 y C-026 del 4 de febrero de 2021, C-006 del 5 de febrero de 2021, C-043 del 9 de febrero de 2021, C-005 y C-007 del 16 de febrero de 2021, C-098, C-028, C-081 y C-087 23 de febrero de 2021, C-037 del 26 de febrero de 2021, C-035 y C-040 del 2 de marzo de 2021, C-044 del 3 de marzo de 2021, C-056 del 8 de marzo de 2021, C-055 y C-061 del 10 de marzo de 2021, C-058 del 11 de marzo de 2021, C-069 del 12 de marzo de 2021, C-102 del 25 de marzo de 2021, C-136, C-138 y C-139 del 07 de abril de 2021, C-141 del 08 de abril de 2021, C-164 del 19 de abril de 2021 y C-176 del 19 de abril de 2021. Las tesis expuestas en estos conceptos se reiteran a continuación. 2.1. Derecho fundamental al habeas data o a la protección de los datos personales El artículo 15 de la Constitución Política de 1991 consagra el derecho que tienen todas las

personas a su intimidad personal y al buen nombre, de forma que puedan conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en los diferentes bancos de datos y en los archivos de entidades públicas y privadas. Además, señala laPágina 6 de 22 obligación que tiene el Estado de hacer respetar dichos derechos. Esto supone la veracidad de los datos personales, lo cuales deben estar disponibles para que su titular tenga la oportunidad de revisarlos y, si es del caso, solicitar las aclaraciones o correcciones a que haya lugar. Por ello, la norma citada dispone que: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. El derecho fundamental al habeas data cobra una importancia creciente en el contexto de la sociedad de la información, debido a que la circulación acelerada y

automática de los datos genera riesgos de utilización abusiva de los mismos, afectando la intimidad y el buen nombre de las personas 1. Por ello, a nivel internacional se ha desarrollado la garantía de la «autodeterminación informativa», derivada del libre desarrollo de la personalidad, entendida como el derecho del titular de los datos de acceder a ellos para revisarlos y solicitar las rectificaciones necesarias. Según la Corte Constitucional, el derecho fundamental al habeas data es un derecho de estructura compleja, ya que está integrado por una serie de principios orientados a la protección de los datos personales. Lo anterior, en los siguientes términos: De conformidad con la jurisprudencia de esta Corporación, dentro de las prerrogativas –contenidos mínimosque se desprenden de este derecho encontramos por lo menos las siguientes: (i) el derecho de las personas a conocer –accesola información que sobre ellas está recogida en bases de datos, lo que conlleva el acceso a las bases de datos donde se encuentra dicha información; (ii) el derecho a incluir nuevos datos con el fin de se provea una imagen completa del titular; (iii) el derecho a actualizar la información, es decir, a poner al día el contenido de dichas bases de datos; (iv) el derecho a que la información contenida en bases de datos sea rectificada o corregida, de tal manera que concuerde con la realidad; (v) el derecho a excluir información de una base de datos, bien por que se está haciendo un uso indebido de ella, o por

1 Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.Página 7 de 22

simple voluntad del titular –salvo las excepciones previstas en la normativa2. Para una garantía más eficaz de este derecho, se expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012, «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales». De conformidad con el artículo 1, «La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones (sic) que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma». El artículo 8 de la citada ley dispone el contenido del habeas data, indicando las prerrogativas del titular de los datos personales y reiterando los desarrollos jurisprudenciales en la materia 3. De acuerdo con esta norma, el titular de los datos personales tiene derecho a conocerlos, actualizarlos, rectificarlos, a solicitar la prueba de la autorización para el tratamiento de los mismos, a ser informado sobre el destino o uso de tales datos, a formular quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de las normas complementarias, a revocar la autorización para el tratamiento de los datos o solicitar la supresión de estos y a acceder gratuitamente a aquellos. El objetivo de la protección de los datos personales es que su titular tenga la posibilidad de ejercer el derecho de autodeterminación en relación con la recolección de su información, y que pueda controlar lo que pasará con estos cuando se encuentren en manos de los responsables y encargados de su tratamiento. Esta posibilidad de control implica tanto la autorización previa para el tratamiento de los datos como el acceso a los

2 Ibíd.

información, y que pueda controlar lo que pasará con estos cuando se encuentren en manos de los responsables y encargados de su tratamiento. Esta posibilidad de control implica tanto la autorización previa para el tratamiento de los datos como el acceso a los

2 Ibíd. 3 Según esta norma: «El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: »a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; »b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; »c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; »d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; »e) <Literal CONDICIONALMENTE exequible> Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya

determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; »f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento».Página 8 de 22 mismos, para revisarlos y, si es necesario, solicitar la rectificación correspondiente. A continuación, se analizará si, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y a la jurisprudencia constitucional, el derecho fundamental al habeas data también debe garantizarse en los procedimientos contractuales, y, en caso afirmativo, cuál es el alcance de dicha protección. 2.2. Aplicación del derecho fundamental a la protección de los datos personales en los procedimientos contractuales Conforme al artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, el habeas data es un derecho fundamental que también debe garantizarse en los procedimientos de selección adelantados por las entidades estatales independientemente del régimen jurídico del contrato 4. Es decir, tanto las entidades regidas por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública como las exceptuadas del mismo, deben proteger los datos personales en los procesos contractuales. Esto teniendo en cuenta que el artículo citado dispone que «Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada», sin contemplar dentro de las excepciones previstas en la norma los procedimientos de selección.

4 «Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades

de naturaleza pública o privada. »La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. »El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación: »a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. »Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley; »b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; »c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; »d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales; »e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008; »f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993. »PARÁGRAFO. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin

reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley».Página 9 de 22 Las entidades estatales, en su actividad contractual, deben proteger la información personal registrada en sus bases de datos. El artículo 3, literal b), de la Ley 1581 de 2012 define «base de datos» como el «Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento». Por su parte, el literal c) de este artículo prescribe que un «dato personal» es «Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables» y el literal g) dispone que el «tratamiento» constituye «Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión». Por consiguiente, como lo indicó la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en su «Política de tratamiento y protección de datos personales», «Las Entidades Públicas son las Responsables del Tratamiento de los Datos Personales asociada a sus procesos de contratación en el SECOP. La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, como administrador de los sistemas de información de la Compra Pública, cumple el rol de Encargado de Tratamiento definido en la Ley 1581 de 2012, donde se limita a publicar la información registrada por las Entidades Públicas y, por ende, no tiene poder de decisión para la eliminación o

modificación de los Datos Personales»5. La definición del «responsable del tratamiento» se encuentra en el artículo 3, literal e), de la Ley 1581 de 2012, al precisar que es la «Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos». En tal sentido, son responsables del tratamiento de los datos en los procesos de contratación tanto los proponentes –en especial, cuando aportan con la oferta datos de personas naturales cuyos datos son objeto de tratamiento–, como las entidades estatales que reciben tales datos. 2.3. Autorización para el tratamiento de los datos personales contenidos en las ofertas, en especial de los datos sensibles Para el tratamiento de los datos personales debe garantizarse el «principio de libertad». Según el artículo 4, literal c), de la Ley 1581 de 2012, esto significa que: «El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento». Así lo ratifica el artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto 1074 de 2015, al disponer lo siguiente: En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados

5 Disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/ccesig-idi-01_politica_de_tratamiento_de_datos_personales.pdfPágina 10 de 22

para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales. De este modo, el tratamiento de datos personales requiere la autorización del titular. Esta autorización, como dispone el artículo 3, literal a) de la Ley 1581 de 2012, consiste en el «Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales». Se trata de un deber que constituye la regla general en el tratamiento de los datos personales, pues solo puede prescindirse de aquel cuando la ley expresamente lo indique. Así se infiere del artículo 9, cuando prescribe que «Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior». Obsérvese que no solo consagra la necesidad de la autorización previa como regla general, sino que además exige contar con una constancia que permita probar en el futuro que al responsable o encargado del tratamiento obtuvo el consentimiento del titular. Los procedimientos contractuales no están exentos de la autorización previa del titular para el tratamiento de los datos personales 6. Por lo tanto, las entidades estatales

probar en el futuro que al responsable o encargado del tratamiento obtuvo el consentimiento del titular. Los procedimientos contractuales no están exentos de la autorización previa del titular para el tratamiento de los datos personales 6. Por lo tanto, las entidades estatales deben cerciorarse de que exista la constancia a la que se refiere el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, como responsables que son –junto a los oferentes y contratistas que recolectan información de personas naturales– del tratamiento de los datos personales en los procedimientos de selección, a fin de evitar una vulneración al derecho fundamental de

6 En efecto, el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes excepciones, entre las cuales no se encuentra la actividad contractual del Estado: «La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: »a)