CNO - Acuerdo 14 de 1999

Consejo Nacional de Operación CNO

ACUERDO No. 14

Febrero 25 de 1999 Por el cual se prueban términos de referencia para Auditoría del SIC El Consejo Nacional de Operación en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el Artículo 36 de la Ley 143 de 1994 y la Resolución 8-0103 del 2 de febrero de 1995 del Ministerio de Minas y Energía y según lo aprobado en su reunión Número 89, ACUERDA: PRIMERO: Aprobar el Documento anexo ISAMEM - 008-99 "Términos de Referencia Auditoría al Sistema de Intercambios Comerciales".

SEGUNDO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.

::?:flfi_i) GERMAN CORREDOR AdJd " ISA

INTERCONEXIÓN ELÉCTRICA S.A. "E.S.P."

UEN GERENCIA MERCADO ENERGÍA MAYORISTA

TÉRMINOS DE REFERENCIA AUDITORÍA AL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES DOCUMENTO ISA MEM - 008 - 99

Medellín, febrero 17 de 1999rill lMI AUDITORIA SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES 2

TABLA DE CONTENIDO

l. OBJETIVOS GENERALES 3

11. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3

111. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4

IV. ENTREGA DE COTIZACIONES 5

V. RESULTADOS ESPERADOS 5

VI. CONDICIONES DE LA COTIZACIÓN 6

A. Información Solicitada 6

B. Condiciones contractuales 7

VII. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN 8íiil tal AUDITORIA SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES

VI. CONDICIONES DE LA COTIZACIÓN 6

A. Información Solicitada 6

B. Condiciones contractuales 7

VII. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN 8íiil tal AUDITORIA SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES

l. OBJETIVOS GENERALES

3

1. Evaluar la Administración del Sistema de Intercambios Comerciales - SIC -, con el fin de determinar el adecuado cumplimiento de normas y procedimientos existentes.

2. Realizar una evaluación, con el fin de verificar el control utilizado en la administración financiera a nivel operativo y de gestión.

11. OBJETIVOS ESPECÍFICOS En la auditoría se debe realizar un diagnóstico que permita verificar del

Administrador del SIC los siguientes aspectos:

1. Evaluar la implementación por parte del Administrador del SIC de las recomendaciones realizadas en la auditoría anterior, correspondiente a 1997.

2. Validar la correcta interpretación y aplicación de las Resoluciones CREG vigentes a la fecha de la iniciación de la auditoría, en los procesos y procedimientos utilizados por el SIC.

Manejo de recursos financieros

3. Evaluar los procedimientos existentes y controles existentes en la administración de los recursos que ingresan por concepto de administración del SIC y rendimientos financieros

4. Analizar los procedimientos y controles existentes en la colocación de recursos, su planeación y seguimiento.

5. Analizar controles y procedimientos en el manejo de bancos ( conciliaciones, promedios, saldos flotantes, seguimiento a las cuentas, entidades en las que se tienen los recursos, criterios de selección de las entidades.

6. Evaluar el costo beneficio de las diferentes operaciones realizadas, relacionadas con la colocación de recursos y demás transacciones.

se tienen los recursos, criterios de selección de las entidades.

6. Evaluar el costo beneficio de las diferentes operaciones realizadas, relacionadas con la colocación de recursos y demás transacciones.

7. Realizar un seguimiento al presupuesto, tanto en ejecución como en inversión.

8. Evaluar las herramientas de control utilizadas en la identificación de los pagos que entran por STN y SIC.

Distribución de recursos

9. Evaluar los procedimientos utilizados en los pagos a los diferentes acreedores. 1 O. Evaluar los procedimientos existentes en la distribución de los recursos financieros y su oportunidad con sus respectivas aplicaciones.

Carterafi AUDITORIA SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES 4

11. Evaluar políticas y procedimientos de cartera y recaudo.

12. Evaluar los procedimientos existentes en el manejo y gestión de cartera y los recursos disponibles para efectuar esta actividad.

13. Analizar y evaluar los procedimientos y controles existentes para las conciliaciones con los clientes y su periodicidad.

Garantías

14. Evaluar lo adecuado de las garantías que soportan las entregas de energía.

15. Evaluar la custodia de títulos valores.

Tributaria

16. Evaluar el cumplimiento tributario y legal de las actividades que lo requieren.

Otros

17. Evaluar los informes generados a los agentes que soportan todas las operaciones financieras del SIC.

18. Evaluar el aseguramiento que se tiene, como respaldo de las actividades que se realizan.

19. Analizar las transacciones contables que afectan las diferentes actividades.

20. Analizar la presentación de los estados financieros del SIC.

21. Evaluar las herramientas tecnológicas existentes desde el punto de vista financiero.

22. Evaluar la administración y gestión de los contratos realizados con terceros.

20. Analizar la presentación de los estados financieros del SIC.

21. Evaluar las herramientas tecnológicas existentes desde el punto de vista financiero.

22. Evaluar la administración y gestión de los contratos realizados con terceros.

23. Evaluar los indicadores de gestión financiera.

24. Evaluar el contrato de mandato con el SIC, desde el punto de vista financiero.

25. Evaluar los controles gerenciales existentes que busquen minimizar los riesgos en el manejo

111. ALCANCE DE LA AUDITORÍA • La auditoría orientará su evaluación y verificación a los objetivos planteados anteriormente, constatando que el Administrador del SIC cumpla a cabalidad con las resoluciones y normas que rigen el mercado bajo los criterios de seguridad, confiabilidad y economía. • Evaluar los procedimientos y/o normas relacionados con la administración y gestión en cuanto a contratación, presupuestos, cartera, pagos, inversión de recursos, portafolio, manejo de activos, pasivos, ingresos flujos de caja y otros ítems propios de su actividad.1.1.1 AUDITORIA SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES 5

El alcance se clarificará con los proponentes interesados, en Reunión del Subcomité de Revisión y Vigilancia del SIC el próximo 25 de marzo de 1999, en las oficinas de ISA en Santafé de Bogotá.

IV. ENTREGA DE COTIZACIONES Las cotizaciones deberán ser entregadas directamente por los Proponentes o por sus representantes debidamente autorizados en la siguiente dirección, antes de la fecha y hora especificada en la comunicación de invitación enviada por ISA.

Cualquier aclaración adicional sobre los trabajos puede solicitarse a la misma dirección. Dirección Desarrollo del Mercado

sus representantes debidamente autorizados en la siguiente dirección, antes de la fecha y hora especificada en la comunicación de invitación enviada por ISA. Cualquier aclaración adicional sobre los trabajos puede solicitarse a la misma dirección. Dirección Desarrollo del Mercado Interconexión Eléctrica S.A. "E.S.P." Calle 12 Sur# 18-168 Bloque 1, Piso 4

Teléfono: 3155455, 3171331 Ext. 5454

Fax: 3170848, 3155477

Medellín, Colombia.

V. RESULTADOS ESPERADOS De acuerdo con los objetivos enunciados en los numerales l. y 11., el Subcomité de Revisión y Vigilancia, espera como producto final, un diagnóstico y las recomendaciones estratégicas para mejorar la Administración del Sistema de Intercambios Comerciales. Los resultados deben incluir los siguientes aspectos:

1. Identificación de oportunidades de mejoramiento en los procedimientos y políticas objeto del estudio.

2. Formulación de recomendaciones y diseño de estrategias de acuerdo a los resultados del estudio.

3. Identificación de las necesidades de información.

4. Informe con las respectivas observaciones, conclusiones y recomendaciones que surjan del desarrollo del estudio, con el fin de implementar los correspondientes planes de acción para el mejoramiento de la Administración del SIC.

El Proponente asistirá a las reuniones ordinarias del Subcomité de Revisión y Vigilancia del SIC, de acuerdo con la programación que se defina, y presentará informes de avance de la auditoría. Dichos informes deberán contener lasW,1 AUDITORIA SíSTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES 6 observaciones y/o recomendaciones que los miembros del Subcomité efectúen en cada reunión que se celebre.

informes de avance de la auditoría. Dichos informes deberán contener lasW,1 AUDITORIA SíSTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES 6 observaciones y/o recomendaciones que los miembros del Subcomité efectúen en cada reunión que se celebre. Terminada la auditoría el Proponente entregará un documento y en medio magnético, el diagnóstico y recomendaciones estratégicas, y realizará una presentación de resultados ante el Subcomité de Revisión y Vigilancia del SIC y otra ante el Consejo Nacional de Operación.

VI. CONDICIONES DE LA COTIZACIÓN

A. Información Solicitada Con base en el presente Documento de Cotización, el Proponente presentará por escrito a ISA su propuesta, en la cual se especifiquen claramente los aspectos que se relacionan a continuación, y la correspondiente cotización de los servicios que se plantean. • Propuesta técnica sobre el desarrollo de la auditoría al SIC • Propuesta económica de la auditoría • Cronograma de actividades y plan de trabajo para desarrollar la auditoría • Tiempo de entrega de los reportes de auditoría. • Costos y personal requerido • Perfil profesional del personal que realizará los trabajos, con las respectivas hojas de vida, especificando la experiencia en trabajos similares. • El auditor debe incluir un profesional o grupo de profesionales, con conocimientos amplios de las características técnicas, operativas y comerciales del Sistema Eléctrico Colombiano, que realice la revisión de los conceptos técnicos aplicados en la actualidad en los procesos en los que interviene el SIC. • Experiencia del Proponente.

Para acreditar su experiencia, el Proponente debe presentar una relación de las auditorías realizadas, con la siguiente información: • Nombre de la empresa • Fecha y duración de la auditoría • Tipo de auditoría

• Experiencia del Proponente.

Para acreditar su experiencia, el Proponente debe presentar una relación de las auditorías realizadas, con la siguiente información: • Nombre de la empresa • Fecha y duración de la auditoría • Tipo de auditoría El Proponente debe anexar toda aquella información que, a su juicio, sea importante para el proceso de selección, aunque ésta no haya sido explícitamente solicitada. El Proponente deberá realizar una presentación ante el Subcomité de Revisión y Vigilancia del SIC, organismo encargado de la evaluación de las propuestas para la realización de la auditoría.íiil IIMll AUDITORIA SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES 7 El Consejo Nacional de Operación (CNO) se reserva el derecho de seleccionar al Proponente, pero en cualquier caso ISA comunicará su decisión por escrito, en un plazo no mayor a 30 días después de recibida la cotización. Las cotizaciones de los proponentes serán puestas a disposición de los representantes al Consejo Nacional de Operación para elegir el proponente que efectuará la auditoría al SIC.

B. Condiciones contractuales La cotización se debe presentar a precios fijos no reajustables.

La presentación de la cotización no implica para ISA ningún costo y se entiende que será de total responsabilidad del Proponente El Proponente seleccionado para realizar la auditoría del SIC estará obligado a constituir una póliza de cumplimiento por la suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total de la Auditoría y vigente desde la fecha de expedición hasta la fecha prevista para la terminación de la Auditoría y un mes más. La información técnica de las cotizaciones deberá presentarse en forma separada de las condiciones económicas.

(20%) del valor total de la Auditoría y vigente desde la fecha de expedición hasta la fecha prevista para la terminación de la Auditoría y un mes más. La información técnica de las cotizaciones deberá presentarse en forma separada de las condiciones económicas. La invitación a cotizar no compromete de ningún modo a ISA con el Proponente. La propiedad de los informes, documentos, resultados o conclusiones que se deriven de este trabajo, serán de propiedad de ISA y deben ser enviados a la CREG y a los representantes del Consejo Nacional de Operación. Además deberán ser presentados ante el Subcomité de Revisión y Vigilancia del SIC. El Auditor solo podrá hacer uso de ellos parcial o totalmente con previo acuerdo entre las partes y autorización escrita por parte de ISA. ISA proporcionará la documentación requerida y el acceso a la información de la base datos, de los contratos y toda aquella relacionada con el SIC que el auditor requiera para cumplir con su labor. El auditor debe garantizar la confidencialidad en el manejo de la información entregada por ISA para las labores de auditoría, y será responsable de cualquier uso indebido de la misma por parte de sus empleados, o de los asesores que intervengan en las labores de auditoría. El personal propuesto para la auditoría del SIC no podrá presentar ningún tipo de inhabilidades e incompatibilidades para el desempeño de las labores, de acuerdo con lo establecido en la legislación colombiana para las empresas de servicios públicos, y en general, para procesos de contratación.'Al AUDITORIA SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES

VII. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

8 La adjudicación se fundamenta en cuatro criterios: Jurídico, Técnico, Oportunidad y Costos. Las cotizaciones que se presenten para la auditoría al SIC serán revisadas por la

VII. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

8 La adjudicación se fundamenta en cuatro criterios: Jurídico, Técnico, Oportunidad y Costos. Las cotizaciones que se presenten para la auditoría al SIC serán revisadas por la Oficina Jurídica de ISA, la cual verificará que cumplan con todos los requisitos jurídicos que se establecen dentro de los procesos de contratación de la empresa, y se calificarán en los demás aspectos, a saber, técnico, de costos y oportunidad, las que sean viables desde el punto de vista jurídico. El criterio técnico se refiere a la calidad técnica y al respaldo profesional de las cotizaciones en los ítems que se muestran en el Cuadro de Calificación. Los puntajes para cada uno de los ítems mostrados en el Cuadro de Calificación corresponden a los máximos. El criterio de oportunidad se refiere al tiempo de entrega de los informes que contenga el resumen de todos los procesos de auditoría realizados, y las recomendaciones respectivas. El Proponente deberá dejar explícito en su cronograma de actividades las fechas de entrega de tales informes. El criterio de costo incluye los costos directos que ISA deba pagar al AUDITOR por el desarrollo del trabajo, así como los costos indirectos asociados al mismo (impuestos, costos de personal y equipos de ISA puestos a disposición del auditor durante la auditoría, entre otros). El proceso de selección y adjudicación se realizará de la siguiente forma: a) Para que las cotizaciones sean elegibles, el criterio Técnico debe alcanzar un puntaje mínimo de 90 sobre un máximo de 1 OO. b) De las cotizaciones que cumplan con lo estipulado en el punto anterior, se escoge aquella que presente el menor costo. Si se llega a presentar empate en

puntaje mínimo de 90 sobre un máximo de 1 OO. b) De las cotizaciones que cumplan con lo estipulado en el punto anterior, se escoge aquella que presente el menor costo. Si se llega a presentar empate en el costo, se seleccionará el Proponente que presente las condiciones económicas más favorables.

CUADRO DE CALIFICACIÓN

CRITERIO PESO

1. Perfil profesional del personal que realizará los trabajos 25 2.Asesoría técnica 20

Vfi AUDITORIA SISTEMA OE INTERCAMBIOS COMERCIALES 9 3.Propuesta técnica sobre el desarrollo de la auditoria 30

4. Cronograma de actividades y plan de trabajo 10 5.Acreditación de experiencia en auditorias 15

TOTAL 100