MINEDUCACION - Circular 39 de 2020

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Usted está en:  Inicio Documento Circular 39 de 2020 ME Ocultar anotaciones

 Buscar  Índice  CIRCULAR 0039 DE 2020 (octubre 23) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL DE: SECRETARIA GENERAL PARA: VICEMINISTROS DE DESPACHO, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA,SUBDIRECTORES DE ÁREA Y RESPONSABLES DEL PLAN ANUAL DEADQUISICIONES ASUNTO: Lineamientos generales para la Planeación Estratégica y elaboración del Plan Anual deAdquisiciones vigencia 2021 En el marco de la implementación de un modelo de gestión por resultados, como herramienta gerencial de planificación que permita articular el presupuesto asignado con las metas definidas en el Plan Nacional de Desarrollo 'Gran Pacto por Colombia' 2018-2022, se inició la Planeación estratégica vigencia 2021.Como valor agregado de este ejercicio, se ha venido trabajando en la articulación de los instrumentos de

planeación Plan de Acción Institucional (PAI) y Plan Anual de Adquisiciones (PAA), este ejercicio de articulación permitirá realizar un adecuado ejercicio de planeación estratégica y presupuestal, así como sentar las bases para un seguimiento a metas y recursos. La formulación del PAI, liderada por la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas y realizada con cada una de las dependencias del Ministerio, se llevará a cabo hasta el 20 de noviembre de 2020, para lo cual se debe diligenciar el formato del Plan de Acción Institucional (PAI) con todos sus componentes, a partir del cual se elaborara el Plan Anual de Adquisiciones con la información que definan en el anexo presupuestal. El resultado de este ejercicio se presentará para aprobación definitiva en el Comité Directivo de Planeación Estratégica. A continuación, se presentan las orientaciones con el fin de garantizar una coordinada y eficiente planeación estratégica: Plan de Acción Institucional (PAI) El Plan de Acción Institucional (PAI) es una herramienta a través de la cual se articulan las metas establecidas en los tres instrumentos de planeación de largo plazo (ODS), mediano plazo (Plan Nacional de Desarrollo) y corto plazo (proyectos de inversión) con el presupuesto asignado para la vigencia 2021 y con los objetivos y procesos internos de la entidad. La formulación del PAI, consta de las siguientes etapas:

1. Preparación: esta etapa partió de un ejercicio para conocer la experiencia de las dependencias con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas (OAPF) en la formulación y seguimiento al

PAI 2020 y se complementó con actividades de comunicación y sensibilización frente al ejercicio de formulación 2021.

2. Elaboración: En esta etapa se adelantarán mesas de trabajo lideradas desde la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, en las cuales participan las dependencias, de conformidad con el cronograma definido previamente con dicha Oficina y los lineamientos emitidos sobre el particular.

3. Consolidación y análisis de la información: En esta etapa la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas realizará el análisis de la información de los PAI de las dependencias de la entidad, el cual será presentado en el

Comité Directivo de Planeación estratégica.

4. Aprobación: En esta etapa, el Comité Directivo, revisará y evaluará la versión final del PAI y aprobará la distribución del presupuesto 2021.

5. Publicación: el PAI se deberá publicar antes del 31 de enero de 2021 en el link de transparencia del sitio web del Ministerio.

Plan Anual de Adquisiciones (PAA) Como se mencionó anteriormente, con base en la formulación del PAI se definirá el Plan Anual de Adquisiciones, el cual, conforme a lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 y los lineamientos emitidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente en la Circular Única Externa de 2018, se debe diligenciar para recursos de inversión el anexo presupuestal del PAI y para recursos de funcionamiento el formato establecido en el SIG. A continuación, se imparten los siguientes lineamientos para la formulación, aprobación y publicación del Plan

Anual de Adquisiciones correspondiente a la vigencia 2021: El Decreto 1082 de 2015, define el Plan Anual de Adquisiciones como un instrumento de planeación de la actividad de compras y contratación pública para facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar las necesidades de bienes, obras, y servicios y para diseñar estrategias de contrataciónbasadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. Este instrumento es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el Plan de Compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, como ente rector del sistema de compra y contratación pública, estableció en la Circular Única Externa de 2018, y en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, los lineamientos para la elaboración y publicación del PAA, los cuales son tenidos en cuenta en la presente Circular, así: - El PAA del Ministerio debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante la vigencia 2021, identificándolos conforme a la codificación establecida en el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC). Se debe indicar la descripción u objeto del contrato, el valor estimado, el tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección y la fecha aproximada en la cual el Ministerio iniciará el proceso de contratación. - La formulación del PAA es responsabilidad de cada dependencia que ejecute presupuesto de inversión y/o

funcionamiento, que deberá remitir de acuerdo con el cronograma para recursos de inversión el anexo presupuestal del PAI y para recursos de funcionamiento el formato establecido en el SIG,, para la revisión de la coherencia de lo propuesto con los rubros de inversión y su legalidad, por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas y la Subdirección de Contratación, en lo que les corresponde. - Es responsabilidad del Ministerio, publicar el PAA y sus actualizaciones en el Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP II, y el responsable de su consolidación y publicación será la Subdirección de Contratación, para lo cual se utilizará la herramienta informática de gestión de contratación NEON, disponible en la intranet. El cronograma para la formulación, aprobación, y publicación del PAI y del PAA vigencia 2021, es el siguiente: Actividad Responsable Fecha Elaboración del PAI - Ajustar Información yprogramar metas 2021 Todas las dependencias Hasta el 23 de octubre de2020 Mesas de trabajo técnicas - Revisión deindicadores, palancas e hitos Todas las dependencias con laOAPF Del 26 de octubre al 30 deoctubre Identificación de las necesidades de contratacióna partir de las metas definidas. Dependencias ejecutoras deproyectos de inversión y/ofuncionamiento Del 3 al 10 de noviembrede 2020 Mesas de trabajo técnicas conjuntas Subdirecciónde Contratación y Oficina Asesora de Planeacióny Finanzas. Designados de cadadependencia y profesionalesSubdirección de Contratacióny OAPF Del 11 al 20 denoviembre de 2020

Mesas de trabajo técnicas conjuntas Subdirecciónde Contratación y Oficina Asesora de Planeacióny Finanzas. Designados de cadadependencia y profesionalesSubdirección de Contratacióny OAPF Del 11 al 20 denoviembre de 2020 Aprobación por líderes de dependencia del anexopresupuestal, en la herramienta teams, teniendoen cuenta las recomendaciones de las mesas detrabajo.Nota: La Oficina Asesora de Planeación yFinanzas, tomará la versión final de laherramienta teams, para la consolidación Líderes dependenciasejecutoras de presupuesto Hasta el 23 de noviembrede 2020 Remisión de la Oficina Asesora de Planeación yFinanzas, del anexo presupuestal consolidado, ala Subdirección de Contratación Oficina Asesora dePlaneación y Finanzas Hasta el 25 de noviembre Revisión y retroalimentación (Revisión decoherencia del objeto contractual, cuantías de la Subdirección de Contratación Hasta el 30 de noviembrede 2020futura contratación frente a la modalidad deselección y código UNSPSC). Actividad Responsable Fecha Presentación y revisión en Comité Directivo delas necesidades del PAA. Dependencias ejecutoras depresupuesto / ComitéDirectivo 9 diciembre de 2020 Ajustes al formato anexo presupuestal, en laherramienta teams, de acuerdo con lo que sedecida en el Comité Directivo. Líderes dependenciasejecutoras de presupuesto Del 10 al 14 de diciembrede 2020 Revisión coherencia presupuestal Planes Anualesde Adquisiciones por dependencia - Presupuestode inversión. Oficina Asesora dePlaneación y Finanzas ySubdirección de Contratación Del 14 al 17 de diciembrede 2020

Revisión coherencia presupuestal Planes Anualesde Adquisiciones por dependencia - Presupuestode inversión. Oficina Asesora dePlaneación y Finanzas ySubdirección de Contratación Del 14 al 17 de diciembrede 2020 Creación de Planes Anuales de Adquisiciones pordependencias en el Sistema NEON. Dependencias ejecutoras depresupuesto Del 15 al 18 de diciembrede 2020 Consolidación del Plan Anual de Adquisiciones yelaboración de reporte definitivo. Subdirección de ContrataciónDel 21 al 23 de diciembrede 2020 Revisión y aprobación Plan Anual deAdquisiciones para publicación en SECOP II. Comité de Contratación Del 24 al 29 de diciembrede 2020 Publicación Plan Anual de Adquisiciones enSECOP II.Publicación del Plan de Acción Institucional Subdirección de ContrataciónOficina Asesora dePlaneación y Finanzas 04 de enero de 202131 de enero de 2021 Para el cumplimiento del anterior cronograma es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones: - Los bienes y servicios que se relacionen en el Plan Anual de Adquisiciones deben estar debidamente identificados de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC), el cual puede ser consultado en el siguiente link: www.colombiacompra.gov.co/Clasificacion. El diligenciamiento del Plan Anual de Adquisiciones de los recursos de inversión, se realizará en el formato anexo presupuestal dispuesto por la OAPF en el equipo Teams PAI 2021.

• El diligenciamiento del Plan Anual de adquisiciones, de los recursos de funcionamiento, se debe realizar en el formato dispuesto en SIG para la formulación del Plan Anual de Adquisiciones, se adjunta a la presente, puede descargarse en la intranet en el siguiente link

https://intranetmen.mineducacion.gov.co/comunidades/sc/Documentos%20de%20Inte rs/Forms/AllItems.aspx - Las fechas relacionadas en el cronograma son máximas y perentorias, por lo tanto, se deben gestionar oportunamente las aprobaciones respectivas, en caso de presentarse devoluciones para ajustes. Con el fin de brindar apoyo en la planeación y formulación del PAA y estudios previos de 2021, la Subdirección de Contratación, realizará mesas de trabajo con las dependencias de la entidad, para revisar objetos contractuales, modalidad de selección, de acuerdo con la naturaleza y la cuantía, según el siguiente cronograma: Fecha Dependencia 11 de noviembre. 8:00am a12:30m - Secretaria GeneralUnidad de Atención al CiudadanoSubdirección de Desarrollo OrganizacionalSubdirección de Gestión Financiera 12 noviembre de 8:00am a12:30m - Subdirección de Talento HumanoSubdirección de Gestión AdministrativaOficina de Control InternoOficina de Tecnología y Sistemas de Información 13 noviembre de 8:00am a12:30m - Oficina Asesora JurídicaOficina Asesora de ComunicacionesOficina de Cooperación y Asuntos InternacionalesOficina Asesora de Planeación y Finanzas

17 noviembre de 8:00am a12:30m - Viceministerio de Educación SuperiorDirección de Calidad para la E.S. y subdireccionesDirección de Fomento para la E.S. y subdirecciones 18 noviembre de 8:00am a12:30m - Viceministerio de Educación SuperiorDirección de Calidad para la E.S. y subdireccionesDirección de Fomento para la E.S. y subdirecciones 19 noviembre de 8:00am a12:30m - Viceministerio de Educación Preescolar, Básica y MediaDirección de Calidad Preescolar, Básica y Media y subdireccionesDirección de Primera Infancia y subdirecciones, 20 noviembre de 8:00am a12:30m - Dirección de Fortalecimiento a la Gestión Territorial y subdirecciones,- Dirección de Cobertura y Equidad y subdireccionesOficina de Innovación Educativa con uso de nuevas tecnologías En atención a lo anterior, se solicita a todos los directivos, designar a las personas responsables de este ejercicio, quienes deberán atender los lineamientos dados por la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas y la Subdirección de Contratación, asistir a las sesiones programadas y ajustar el PAA de acuerdo con las recomendaciones de la Subdirección de Contratación. Atentamente,, CLARA INÉS PÁEZ JAIMES Secretaria General Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

ISSN : 2463-2554 En línea

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