MINTIC - Resolución 2034 de 2016

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LASCOMUNICACIONES 20-2034 8 OCT 2018RESOLUCION NUMERO ~ DE 2016 “Por la cual se adopta la Política y el Modelo de Responsabilidad Social Institucional del Ministerio deTecnologías de la Información y las Comunicaciones” EL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES En ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial de las que leconfieren las Leyes 87 de 1993, 489 de 1998, 872 de 2003, y los Decretos 2482 de 2012 y 2618 de2012 y, CONSIDERANDO Que el Pacto Global de Naciones Unidas es una iniciativa que promueve el compromiso del sectorprivado, sector público y sociedad civil a alinear sus estrategias y operaciones con diez principiosuniversalmente aceptados en cuatro áreas temáticas: derechos humanos, estándares laborales, medioambiente y anti-corrupción, así como contribuir a la consecución de tos objetivos de desarrollo deNaciones Unidas (Objetivos de Desarrollo del Milenio -ODM's o nueva agenda Objetivos de DesarrolloSostenible ODS's-). Que, además el Pacto Global se considera un marco de acción que facilita la legitimación social de losnegocios y los mercados. Aquellas organizaciones que se adhieren al Pacto Global comparten laconvicción de que las prácticas empresariales basadas en principios universales contribuyen a lageneración de un mercado global más estable, equitativo e incluyente, y que fomenta sociedades másprósperas.

Que actualmente el Pacto Global tiene presencia en más de 130 países y cuenta con aproximadamente12.900 organizaciones adheridas en el mundo, por esta razón, se constituye en la iniciativa deciudadanía corporativa más grande del mundo. Que en razón a que el Pacto Global es un instrumento de libre adhesión para las empresas, sindicatos yorganizaciones de la sociedad civil, para aplicar los diez principios que lo integran en sus estrategias yoperaciones, debe entenderse que la entidad que se adhiere a éste asume voluntariamente elcompromiso de ir implantando los diez principios en sus actividades cotidianas y rendir cuentas a lasociedad, con publicidad y transparencia, de los progresos que realiza en ese proceso de implantación,mediante la elaboración de Informes de Progreso. Que en razón a la adhesión del Ministerio TIC al Pacto Global se hace necesario liderar estrategias deformación dirigidas a promover una mayor comprensión de los principios de esta iniciativa, así como ladifusión de herramientas para lograr estándares importantes de Responsabilidad Social Empresarial. Pagina 1 de 10 GJU-TIC-FM-005

le “ e v10CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN NUMERO _the2 2034 DE 2016 HOJA No. 2 1 8 OCT 2016

Po la cual se adopta el Modelo de Responsabilidad Institucional del Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones” one Objetivos de desarrollo sostenible proclamados por las Naciones Unidas para establecer las acciones yestrategias mas habitables y equitativas para el futuro, este Ministerio ha decidido aportar en iniciativasque generen transformación en el modo en que las personas se relacionan entre si y con el entorno, locual se hará a través de la adopción de estrategias de Responsabilidad Social InstitucionalRSI.

Que mediante la adopción del Modelo de Responsabilidad Social Institucional (RS) se entiende que elMinisterio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones adquiere el conjunto de compromisosy acciones necesarios para gestionar su impacto económico, social, ambiental y del servicio alciudadano, con el fin de fomentar un bienestar social y sostenible en la generación de beneficios a susgrupos de interés. Que el modelo de RSI está basado en la norma internacional ISO 26000 versión 2010 que ofrece guíaen RS y está diseñada para ser utilizada por organizaciones de todo tipo, tanto en los sectores públicocomo privado, en los paises desarrollados y en desarrollo, así como en las economías en transición Que mediante Resolución No. 001083 del 6 mayo de 2013 "Se adopta el modelo integrado de gestión(MIG) y se conforma el comité del modelo integrado de gestión (CMIG) del Ministerio de Tecnologías dela Información y las Comunicaciones” como el instrumento gerencial que promoverá el fortalecimientode la gestión institucional a través del cumplimiento de las políticas de desarrol'> administrativo ymecanismos de monitoreo y evaluación, que permitan la toma de decisiones oportunas en pro delcumplimiento de los objetivos propuestos. Que se requiere armonizar el Modelo de Responsabilidad Social Institucional (RSI) articulando loscuatro (4) ámbitos en el componente social, ambiental, económico y servicio al ciudadano con losrequisitos y requerimientos previstos en las dimensiones de estrategia, cultura, relación con los gruposde interés, arquitectura institucional, seguimiento, control y mejora del Modelo Integrado de Gestión(MIG), el Modelo Estándar de Control Interno y los demás sistemas de gestión que se implementen enel MinTIC,

En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1°. ADOPCIÓN DEL MODELO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL INSTITUCIONAL.Adóptese el Modelo de Responsabilidad Social Institucional del Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones, como estrategia de excelencia gerencial que parte de la definiciónde compromisos y acciones explícitas para gestionar su impacto económico, social, ambiental, delservicio al ciudadano y de relacionamiento con cada grupo de interés, con el fin de alcanzar beneficiosde manera socialmente responsable. ARTÍCULO 2°. COMPROMISO DE LA POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL INSTITUCIONAL.Adóptense los compromisos, frente a las decisiones y actuaciones socialmente responsables que debenser asumidas por parte de la Alta Dirección, en los siguientes términos: POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL INSTITUCIONAL Página 2 de 10 GJU-TIC-FM-005 % z v1.0. 290795CONTINUACIÓN DE La RESOLUCION número? IC 2034 DE 2016 HOJANo. 39 8 PCT 201 Información y las Comunicaciones” El Ministerio de Tecnologias de la Información y las Comunicaciones - MINTIC, estará comprometido acontribuir al desarrollo sostenible, a través de la generación de valor social, económico, ambiental y delservicio al ciudadano; acorde con las políticas, planes, programas y proyectos del sector TIC y asípromover su uso y apropiación por parte de los ciudadanos, las empresas, el gobierno y demás Gruposde Interés.

Las acciones institucionales socialmente responsables, tienen fundamento en los compromisos éticos yde derechos humanos a partir del reconocimiento de los impactos que sus decisiones tienen sobre losGrupos de Interés y están articuladas con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional de DesarrolloAdministrativo 2015-2018. El Gobierno Corporativo se gestionará desde el quehacer diario de la Entidady desde los deberes y responsabilidades de los Gerentes Públicos, los Servidores y los Contratistas quela conforman.

Compromisos: . Poner en práctica los diez (10) Principios del Pacto Mundial de la ONU; a través del Modelo deResponsabilidad Social Institucional y sus operaciones. . Responsabilidad Social Institucional: el MinTIC propiciará la generación de valor social, económico,ambiental y del servicio al ciudadano, mediante la alineación de sus planes, programas y proyectoscon los requerimientos de su indice de Responsabilidad Social Institucional. . Relaciones laborales: a través de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo se asumirá elcompromiso con la protección de los incidentes, accidentes de trabajo; prevención para lasenfermedades laborales, con el fin de contribuir en el mejoramiento de la calidad de vida laboral delos funcionarios y contratistas. . Relaciones con el medio ambiente: a través de la Politica Ambiental se asumirá el compromiso conel uso sostenible de los recursos naturales, contribuyendo a la prevención de la contaminaciónmediante una gestión ambiental que mitigue los aspectos e impactos ambientales propios delcumplimiento de la misión de ta entidad. Se promoverá el fortalecimiento de la cultura ambiental.

. Relaciones de prácticas justas de operación: se asumirá el compromiso de la generación de valor através de mecanismos de anticorrupción, suministros con proveedores responsables y compraspúblicas sostenibles. . Relaciones en la participación activa y desarrollo de la comunidad: el MinTIC desarrollará estrategiaspara fortalecer la cultura del servicio y alianzas estratégicas con sus diferentes Grupos de Interéspara el desarrollo de proyectos sociales. Asimismo, fortalecerá los canales de atención del servicio alciudadano. ARTÍCULO 3:. ÁMBITOS DE CONTIBUCIÓN ACORDES CON LA ADHESIÓN AL PACTO GLOBAL.En consonancia con la Adhesión al Pacto Global el Ministerio de Tecnologías de la Información y las it Pagina 3 de 10 GJU-TIC-FM.005CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO” fe 203d DE 2016 HOJANo. 4 1 8 DCT 2018 OS “Por la cual se adopta el Modelo de Responsabilidad Institucional del Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones” “J CómunicacionesMinTIC, a través de su Modelo de Responsabilidad Social Institucional, apoyará losdiez (10) Principios del Pacto Mundial en materia de derechos humanos, relaciones laborales,relaciones con el medio ambiente, prácticas justas de operación, asuntos de consumidores,participación activa y desarrollo de la comunidad y la lucha contra la corrupción; de esta manera sucontribución está dada por: Contribución del ModeloResponsabilidad Social InstitucionalPrincipios Pacto Global Ambitos/Categorias | SubcategoríasDerechos HumanosPrincipio 1: Las empresas deben apoyar yrespetar la protección de los derechos DDHHhumanos fundamentales, — reconocidos Social/DDHH DDHHyinternacionalmente.Principio 2: Las empresas debenasegurarse que no son cómplices en lavulneración de los derechos humanos.

proveedoresFormación enDDHH TrabajoPrincipio 3: Las empresas deben apoyar lalibertad de asociación y el reconocimientoefectivo del derecho a la negociacióncolectiva.Principio 4: Las empresas deben apoyar laeliminación de toda forma trabajo forzoso yrealizado bajo coacción.Principio 5: Las empresas deben apoyar laerradicación del trabajo infantil. Libertad deasociación ynegociaciónSocial/DDHH colectivaTrabajo forzoso Trabajo infantil Principio 6: Las empresas deben apoyar laabolición de las prácticas de discriminaciónen el empleo y la ocupación. Diversidad eSocial/Trabajo Digno igualdad deoportunidadesMedio AmbientePrincipio 7: Las empresas deberánmantener un enfoque preventivo quefavorezca el medio ambiente PolíticaAmbiental/Politica/Prevencion Estrategias deprevencionPrincipio 8: Las empresas deben fomentarlas iniciativas que promuevan una mayorresponsabilidad ambiental Ambiental/ agua/emisiones/energia/ | Consumo aguaConsumo energiaResiduosPrincipio 9: Las empresas deben favorecerel desarrollo y la difusión de las tecnologíasrespetuosas con el medio ambiente Ambiental/logistica inversa TecnologíasAmbientales Anticorrupción Principio 10: Las empresas deben trabajarcontra la corrupción en todas sus formas,incluyendo la extorsión y el soborno. Precios JustosDesempeñoEconómico/comercio económicojusto/desempeño proveedoreseconómico/suministro responsable responsables Parágrafo: En concordancia con lo convenido en el Pacto Global, el Ministerio TIC deberá enviar cada

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DES| acHO, Pa de Responsabilidad Institucional del Ministerio de Tecnologías de laTAR S Información y las Comunicaciones” 2 (dos) años la Comunicación de Involucramiento (COE), en la que se describan los esfuerzos de laentidad frente a la implementación de los diez principios, tal como lo indica ¡a Politica de COE. ARTÍCULO 4°. AMBITOS, CATEGORIAS Y SUBCATEGORIAS DEL MODELO DERESPONSABILIDAD SOCIAL INSTITUCIONAL. Los ámbitos para el despliegue del Modelo deResponsabilidad Social Institucional son los siguientes:

4. Ámbito Económico: Comprende los aspectos relacionados con los bienes y servicios públicos concalidad, autogestión eficiente y un desarrollo dinámico y económicamente sostenible, asegurando ellogro de objetivos estratégicos coherentes con los valores, principios, necesidades y expectativas de losgrupos de interés.

Para medir su índice, el Modelo de Responsabilidad Social Institucional estableció el siguientedespliegue por categorías y subcategorías: Ambito Categoría Subcategoría Comercio JustoComercio Justo Inclusión de pequeñosproveedores-MIPYMES.Marcas JustasPrecios JustosActivosDesempeño económicoConsecuencias financieras por elcambio climáticoDesempeño Económico Resultados económicos debido al. manejo de emisiones, agua,Económico energía e insumos.Valor económicoImpacto Económico Indirecto Impacto económico indirecto

Presencia en el mercadoPresencia en el Mercado Contratación de comunidadeslocalesDesigualdadSuministro responsableCédigo de conducta y habilitacionSuministro Responsable de proveedores responsablesColaboración e innovación abiertaParticipaciónTransparencia y rendición decuentas

2. Ámbito Social: Comprende los aspectos relacionados con los servidores públicos y contratistas delMinTIC, con la mejora de la calidad de vida para los funcionarios y contratistas, compromiso con los Página 5 de 10 GJU-TIC-FM-005few ke i% ‘ t v1.02222034CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO YY DE 2016 HOJA No. q B OCT 2016 ‘ y APor la cual se adopta el Modelo de Responsabilidad Institucional del Ministerio de Tecnologías de la: Información y las Comunicaciones” ras ent DOHH y su contribución con la gestión local; creando oportunidades para los colectivos con especiales¿> Mificultades.

Para medir su indice, el Modelo de Responsabilidad Social Institucional establece el siguientedespliegue por categorias y subcategorías: Ambito Categoría Subcategoría DDHHComunidades EtnicasDDHHy proveedoresFormación en DDHH |Libertad de asociación ynegociación colectivaMecanismos de reclamaciónTrabajo forzoso _Trabajo infantilGestión localGestión del impactoInversión social voluntaria en elGestión Local sectorRelacionamientoSuministro de mano de obralocal y servicios Trabajo dignoCapacitación y educaciónTrabajo Digno Características laborales _|Diversidad e igualdad deoportunidades |Practicas laborales deproveedoresSeguridad y salud en el trabajo

3. Ámbito Ambiental: Comprende los aspectos relacionados con la realización de actuaciones quefavorezcan la protección del medio ambiente, a través de una gestión ambiental que contribuya a laprevención de la contaminación.

Para medir su indice, el Modelo de Responsabilidad Social Institucional establece el siguientedespliegue por categorías y subcategorias: Categoría Subcategoría Página 6 de 10 GJU-TIC-FM-005#00" 2034CONTINUACION DE LA RESOLUCION NUMERO ° DE 2016 HOJA No. 7 1 8 OCT 2016 “Por la cual se adopta el Modelo de Responsabilidad Institucional del Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones” PolíticaPolítica ColaboraciónPlanes ejecutadosSancionesPrevención PrevenciónEstrategias de prevención PromociónCapacitación y educaciónPromoción ambientalProveedoresUsuariosAgua AguaConsumo de aguaEstrategias aguaFuentesTecnologias aguaEmisiones EmisionesAccidentesAguas servidasGases destructoresGElResiduosTecnologías emisionesEnergía EnergíaConsumo de energíaEstrategias de energíaTecnologías de energíaInsumos InsumosTecnologías insumosUsos insumosLogística Inversa Logística inversaEstrategias logísticas inversaServiciosTecnologías de logística inversaTecnologías serviciossosteniblesLugares sostenibles Lugares sosteniblesPuestos de Trabajo Ambiental

4. Ámbito Servicio al Ciudadano: Comprende los aspectos para el cumplimiento de la PolíticaNacional del Servicio al Ciudadano, el cual define el servicio como un derecho y factor de interaccióncon la Administración, asi mismo establece como finalidad la satisfacción de la ciudadanía en sudemanda de información, trámites, requerimientos y servicios.

Para medir su indice, el Modelo de Responsabilidad Social institucional establece el siguientedespliegue por categorías y subcategorías: Pagina 7 de 10 GJU-TIC-FM-005wey| “Porta cual se adopta el Modelo de Responsabilidad Institucional del Ministerio de Tecnologías de la: Información y las Comunicaciones” Ambito Categoría Subcategoría Canales de atenciónCanales de Atención CorrespondenciaPresencialTelefónicaVirtualCultura de servicioServicio al Ciudadano Capacitación, socialización yCultura del Servicio sensibilizaciónÍndice de satisfacción internoEstrategia de servicioCalidad del servicioEstrategia de Servicio CompetenciasDerechos y deberes delciudadanoEstructura organizacionalProcesosMonitoreo, seguimiento y controlGobierno en Línea — TIC paraserviciosGobierno en Linea - TIC para | Servicios centrados en elservicios usuarioSistema integrado de PQRDTrámites y servicios en linea ARTÍCULO 5°: CONFORMACIÓN DEL MODELO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL INSTITUCIONALCON ENFOQUE ISO 26000 versión 2010. El Modelo de Responsabilidad Social Institucional estáconformado por las siguientes materias fundamentales: Gobernanza Corporativa, Derechos Humanos,Relaciones Laborales, Relaciones con el Medio Ambiente, Prácticas Justas de Operación, Asuntos deConsumidores y Participación Activa y Desarrollo de la Comunidad; con el enfoque de la normainternacional {SO 26000:2010, la cual proporciona orientación sobre los principios y materiasfundamentales de Responsabilidad Social que ayudan a integrar un comportamiento socialmenteresponsable.

ARTÍCULO 6°: ALINEACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL MODELO DE RESPONSABILIDAD SOCIALINSTITUCIONAL CON ENFOQUE ISO 26000:2010. El Modelo de Responsabilidad Social Institucionalestará alineado y articulado con las directrices, requerimientos y requisitos de los modelos de gestiónadoptados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones MINTIC, así: Página 8 de 10 GJU-TIC-FM-005 v1.050° 2034CONTINUACION DE LA RESOLUCION NUMERO DE 2016 HOJANo. 9 1 8 OCT 2016 ual se adopta el Modelo de Responsabilidad Institucional del Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones" |Modelo de Responsabilidad Social institucional con Enfoque ISO 26000 Alineación y Articulación Ámbitos/Componentes Materias Fundamentales Modelos de Gestión —Modelo Integrado de Gestión-MIG NTCGP 1000:2009ISO 9001:2008ISO 9001: 2015 —Sistema de Control InternoMECI 2014 Declaración Universal DDHH Ámbito Social Gobernanza Corporativa Principios del Pacto Mundial Política de DDHHAmbito Social Derechos Humanos Tratados Convenciones Pactos Internacionales Carta Internacional Sistema de Gestion deSeguridad y Salud en elTrabajo OHSAS 18001:2007 Decreto 1072 de 2015 Sistema de GestiónAmbiental ISO 14001:2015Ámbito Ambiental Refacio f MedioragLL, Plan institucional GestionAmbientalPIGA Modelo Integrado de Gestión-MIG

Ámbito Social Relaciones Laborales NTCGP 1000:2009150 9001:2088ISO 9001: 2015 Sistema de Control Interno MECI 2014 — Sistema de GestionAmbiental ISO 14001:2015 Sistema de Gestiónde | Ámbito AmbientalÁmbito EconómicoÁmbito Social Practicas Justas de OperaciónÁmbito Servicio Ciudadano Página 9 de 10 GJU-TIC-FM-005le PT v10CONTINUACIÓN DE LA REsoLUCIÓN Número + 2c 2034 pe 2016 HOJA No. 10 18 OCT 2018 Pop! cual se adopta el Modelo de Responsabilidad Institucional del Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones” Seguridad de la Información150 27001:2013 — Modelo Integrado de Gestión-MIGÁmbito AmbientalÁmbito Económico Asuntos de Consumidores NTCGP 1000:2009150 9001:2088ISO 9001: 2015 — Sistema de Control InternoMECI 2014 — Sistema de GestiónAmbiental - ISO 14001:2015 — Modelo Integrado de Gestión-Ámbito Económico MIGÁmbito Servicio Ciudadano Participación Activa y NTCGP 1000:2009Desarrollo de la Comunidad ISO 9001: 2015 — Sistema de Control InternoMECI 2014 ARTÍCULO 7°: La presente Resolución rige a partir su expedición.

Dada en Bogotá D.C., a los18 OCT 2018 UBLÍQUESE Y CÚMPLASE DAVID LUNA SANCHE_ Ministro de \ecnologias de la Información yYas Comunicaciones a Proyecto: Wilkam Mahecha Hernandez/ Asesor Responsabilidad Social! caoReviso: Juan David Duque Botero / Secretario GeneralMargareth Sofia Silva Montaña? Jefe Oficina Asesora tunaLeonardo Alexander Rodriguez! Subdirector Administraliva y Gestion Human: _Elvia Cecilia Visbal/Coordinadora Grupo Fortalecimiento Retaciones Grupos de we of ‘ > Pagina 10 de 10 GJU-TIC-FM-005 v10