SNR - Circular 20260617143539

CIR-2026-000198-4

______________________________________________________________________ Página| 1 Superintendencia de Notariado y Registro Código: AC-FR-003

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá Versión: 1

D.C. Colombia. Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR CIR-2026-000198-4

SG-500 Bogotá, D.C., 17 de junio de 2026

PARA: Superintendentes Delegados, Directores Regionales, Jefes de Oficina,

Registradores de Instrumentos Públicos, Coordinadores de Grupo, Servidores Públicos Encargados de Actividades Relacionadas Con Almacén e Inventarios, Funcionarios y Contratistas SNR

DE:

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General, Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario (E)

Asunto: JORNADA NACIONAL DE INVENTARIOS FISICOS 2026

Cordial saludo, En atención a las competencias de la Secretaría General y la Dirección Administrativa y Financiera (DAF), y bajo el liderazgo del Grupo de Servicios Administrativos como garante de la custodia, control y manejo de los activos, se ha programado la Jornada N acional de verificación de Inventarios para la vigencia 2026. Esta iniciativa busca fortalecer la gestión técnica mediante el cumplimiento de tres objetivos estratégicos: comprobar la existencia física de los bienes muebles frente a los registros del Sistema de Información Institucional HGFI; verificar el correcto cargue de datos derivado de la baja de bienes de consumo controlado y devolutivos; e identificar las novedades pertinentes para lograr la conciliación definitiva de las existencias en el software institucional.

Sistema de Información Institucional HGFI; verificar el correcto cargue de datos derivado de la baja de bienes de consumo controlado y devolutivos; e identificar las novedades pertinentes para lograr la conciliación definitiva de las existencias en el software institucional. Es fundamental que, durante la jornada se cuente con la asistencia física de todos los funcionarios y contratistas de las Direcciones Regionales, las ORIPs y Nivel Central conforme a lo establecido en la Resolución N°11682 del 19 de octubre de 2015 pág. 234 numeral 8, pág. 357 numeral 6, por la cual se establece el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleados de la planta de personal de la Superintendencia de Notariado y Registro, “en tal sentido, los directores regionales será n directamente responsables de la precisión y calidad de la información que se suministre, teniendo en cuenta que esta información se exige como el principal insumo para lograr el objetivo planteado”. Que, el reporte, actualización y custodia oportuna de los bienes asignados a cada dependencia constituye un deber legal e imperativo de la gestión pública para los Servidores Públicos y Contratistas de la entidad. De conformidad con el artículo 38CIR-2026-000198-4

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(numeral 22) de la Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario), la omisión, retraso o negligencia en el control de inventarios configura una falta disciplinaria derivada del

D.C. Colombia. Fecha: 09/Jul./2025

(numeral 22) de la Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario), la omisión, retraso o negligencia en el control de inventarios configura una falta disciplinaria derivada del incumplimiento del deber de salvaguardar los recursos y bienes del Estado. (Art.38, Num. 22) Que, cualquier inconsistencia, pérdida o deterioro de los activos atribuible a la falta de reporte oportuno activará la responsabilidad fiscal consagrada en la Ley 610 de 2000 , obligando al funcionario a responder con su propio patrimonio por el daño causado a las finanzas públicas. El cumplimiento de esta obligación no es optativo y su inobservancia dará lugar al traslado inmediato de copias a las Oficinas de Control Interno D isciplinario y a la Contraloría General de la República. Que, de conformidad con el artículo 32 del Decreto 2723 de 2014 , el cual establece las funciones específicas de las Direcciones Regionales, se hace indispensable dar estricto cumplimiento a las obligaciones y atribuciones allí normadas. Este mandato legal busca garantizar la correcta ejecución de los procesos institucionales en el territorio, asegurando que las actuaciones locales se alineen con los objetivos directivos, la transparencia administrativa y la eficiente prestación de los servicios a cargo de la entidad. Que, la información consignada en la Herramienta de Gestión Financiera Integral - HGFI, es el soporte de los Estados Financieros de la entidad, pues los registros contables de las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo son conciliados mensualmente con HGFI, atendiendo a lo estipulado en las políticas de operación y contables, las cuales señalan que el valor mínimo para el reconocimiento son 60 UVT.

cuentas de Propiedad, Planta y Equipo son conciliados mensualmente con HGFI, atendiendo a lo estipulado en las políticas de operación y contables, las cuales señalan que el valor mínimo para el reconocimiento son 60 UVT. Además, el tratamiento contable de las diferencias identificadas en la jornada de actualización y conciliación de inventario implicará realizar los ajustes y/o reclasificaciones necesarias, siguiendo las normas de medición y reconocimiento para entidades de Gobierno y políticas contables de la SNR, lo que quedará soportado con el acta de la toma física de inventario debidamente diligenciada y así garantizará que sea reflejada la realidad de los bienes de la entidad. Que, el Grupo de Servicios Administrativos, prestará la asesoría y acompañamiento al proceso a través del correo electrónico inventario@supernotariado.gov.co, para casos puntuales que remitan las Direcciones Regionales (las ORIP , escalaran directamente a la Dirección Regional). Que, para llevar a cabo la jornada con éxito se debe tener en cuenta entre otros:

1. El procedimiento de control de inventario individual Código: GA -PR-001 Versión: 1 de fecha 23-sep-2025.

2. El procedimiento baja de bienes inservibles, obsoletos, no requeridos y no utilizables Código: GA-PR-002 Versión: 1 de fecha: 23-sep-2025.CIR-2026-000198-4

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3. Formato F1 Control de Inventario Individual Código: Código: GA-FR-001 Versión: 1 de fecha: 23-sep-2025.

4. Formato F2 Traslado de Bienes entre Funcionarios Código: GA-FR-002 Versión: 1 de fecha: 23-sep-2025.

5. Formato F3 Control de Reintegros Código: GA -FR-003 Versión: 1 de fecha: 23sep2025.

6. Reportes e informes de la Herramienta HGFI.

7. Resolución N°02790 del 14 de marzo de 2022, por la cual se reglamenta el procedimiento para la baja de bienes no utilizados, enajenación por donación, destrucción de bienes inservibles, obsoletos, no requeridos y no utilizables por la

Entidad. Se requiere que alleguen por Regionales, en las fechas establecidas según cronograma y mediante los medios oficiales de la SNR, los siguientes archivos:

1. Certificación PDF debidamente firmada por el Director (a) de la Regional y el (la) Coordinador (a), relacionar la persona que elaboró (Anexo 1).

2. Archivo Excel “FORMATO INVENTARIO FISICO GENERAL ORIP / BIENES DEVOLUTIVOS, CONSUMO CONTROLADO Y MUEBLES”, totalmente diligenciado

(Anexo 2).

3. Archivo PDF “FORMATO INVENTARIO FISICO GENERAL ORIP / BIENES DEVOLUTIVOS, CONSUMO CONTROLADO Y MUEBLES”, totalmente diligenciado

(Anexo 2).

3. Archivo PDF “FORMATO INVENTARIO FISICO GENERAL ORIP / BIENES DEVOLUTIVOS, CONSUMO CONTROLADO Y MUEBLES”, totalmente diligenciado y firmado.

4. Archivo PDF (1 solo consolidado) con todos los formatos F1 debidamente diligenciados y firmados, los cuales soportaran el “FORMATO INVENTARIO FISICO

GENERAL ORIP / BIENES DEVOLUTIVOS, CONSUMO CONTROLADO Y

MUEBLES”.

5. Informe PDF con la clasificación de los elementos por su estado actual identificados en el formato del punto 3 "Asignado, Baja, Reintegrado, Nuevo, Mantenimiento, Stock, Comodato, Donación", debidamente firmado por el responsable.

Que, se radicaran únicamente en (1) solo archivo PDF y en el orden descrito, los documentos de los numerales 1, 3, 4 y 5 por DOCU (destinatario Jesús Enrique Garnica Valbuena), el cual nombraran “Jornada Nacional de Inventarios 2026_Regional”,

Ejemplo: Jornada Nacional de Inventarios 2026_Regional AndinaCIR-2026-000198-4

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Que, los documentos del 1 al 9 serán cargarlos en las carpetas de SharePoint (previa confirmación de enlaces). Que, para organizar la Jornada Nacional de Inventarios y realizar el seguimiento pertinente, se desarrollará el siguiente cronograma:

REGIONALES:

NIVEL CENTRAL:CIR-2026-000198-4

confirmación de enlaces). Que, para organizar la Jornada Nacional de Inventarios y realizar el seguimiento pertinente, se desarrollará el siguiente cronograma:

REGIONALES:

NIVEL CENTRAL:CIR-2026-000198-4

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Por lo anterior, es de obligatorio cumplimiento el presente acto administrativo.

@Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_1015408882CIR-2026-000198-4

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ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO Secretaria General, Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario (E) Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: SI Proyectó: Marlen Paz Mateus Revisó: Giancarlo Pugliese Coll - Contratista Dirección Administrativa y Financiera GIANCARLO PUGLIESE COLL / DAF Revisó: Jesús Enrique Garnica Valbuena - Coordinador, Grupo de Servicios Administrativos.

Aprobó: Arcenio de Jesús Peralta Valbuena - Director Administrativo y Financiero ARCENIO DE JESUS PERALTA VALBUENA / DAF