MINSALUD - Circular 48 de 2007

Ministerio de la Protección Social República de Colombia Secretaría General Libertya Od rden Grupo de Administración Documental

CIRCULAR 0048

PARA: DESPACHO MINISTRO, VICEMINISTROS, DIRECTORES, JEFES

DE OFICINA, COORDINADORES, UNIDAD ESPECIAL, GRUPO

INTERNO DE TRABAJO, DIRECCIÓN TERRITORIAL

CUNDINAMARCA, PROGRAMA APOYO A LA REFORMA

DE : ROSA MARIA LABORDE CALDERON

SECRETARIA GENERAL

ASUNTO: RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Y

SALIDA POR MEDIO DE CARPETAS - TULAS

FECHA: 1 DE AGOSTO DE 2007

Con el propósito de simplificar el proceso de recibo y entrega de correspondencia, en las oficinas del nivel central, se ha definido el procedimiento que se detalla en la presente Circular, la cual empezará a regir a partir del 8 de agosto de 2007. DISPOSICIONES GENERALES AMBITO DE APLICACIÓN Las disposiciones consignadas en la presente circular son de carácter interno y aplican para todas las dependencias del Ministerio de la Protección Social en su sede central. El Grupo de Administración Documental es el responsable de coordinar la prestación del servicio de la gestión documental como apoyo a las actividades administrativas de las diferentes dependencias con base en lo previsto en las disposiciones legales vigentes sobre la materia, los manuales de funciones y los procedimientos, los Sistemas de Gestión de Calidad y demás normas vigentes. Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: (57 1) 336 5066 Extensiones 2150 – 2155 – 2160 FAX: (57 1) 3360182

www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Secretaría General Libertya Od rden Grupo de Administración Documental UTILIZACIÓN DE CÓDIGOS La identificación de las dependencias se efectuará por los códigos que ya se encuentran definidos de acuerdo con la estructura organizacional del Ministerio de la Protección Social CORRESPONDENCIA El Grupo de Administración Documental es el área responsable del manejo de la correspondencia, como la unidad que gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación de documentos, integrándose a los procesos de los archivos de gestión, central e histórico. PROCEDIMIENTOS Todas las comunicaciones oficiales que se reciban deben ser radicadas en el área de correspondencia junto con los anexos enunciados. En cada Despacho, Dirección General, Oficina, Unidades Especiales, y Coordinaciones se debe designar, por lo menos, un funcionario quien será el responsable de recibir y entregar la correspondencia al representante del Grupo de Administración Documental que efectuará el recorrido por las oficinas y los distintos pisos. El área de radicación del Grupo de Administración Documental mediante planilla entregará en cada área y/o piso la correspondencia recibida, por tanto el funcionario designado para recibir verificará contra el listado que se le entreguen cada uno de los documentos allí relacionados. Copia de esta relación firmada la conservará en sus archivos como evidencia de los documentos recibidos. El original lo entregará al funcionario representante del área de correspondencia.

Igualmente, el funcionario responsable del manejo de la correspondencia en cada área y/o piso, mediante planilla que deberá tener elaborada, entregará al funcionario que efectúa el recorrido la correspondencia de salida, debidamente radicada en el sistema de correspondencia, marcada y en sobre cerrado que contendrá la comunicación individual de salida, con sus anexos, y con la indicación del nombre del destinatario, número de folios y fecha. El funcionario que efectúa el recorrido verificará contra el listado que se le entreguen los documentos Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: (57 1) 336 5066 Extensiones 2150 – 2155 – 2160 FAX: (57 1) 3360182 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia Ministerio de la Protección Social República de Colombia Secretaría General Libertya Od rden Grupo de Administración Documental relacionados, firmará copia de la planilla en señal de conformidad y con copia de dicha relación entregará esa correspondencia en el Grupo de Administración Documental. A partir de la fecha, el área de correspondencia no efectuará la entrega de ningún tipo de documento en el primer piso, ya que toda la correspondencia oficial se entregará en las respectivas dependencias de acuerdo al orden de llegada y en los horarios establecidos. La distribución y entrega de la correspondencia en el nivel central del Ministerio se efectuará por recorridos internos para lo cual se ha establecido un horario así: en la mañana : 9:00 a.m. y 11 a.m. en las horas de la tarde : 2:00 p.m. y 4:00 p.m. Toda la correspondencia interna y de salida será entregada y recibida por el

funcionario designado únicamente dentro de la carpeta destinada para tal fin – tula – de color gris y / o verde, en los horarios acá establecidos. Los funcionarios del área de correspondencia efectuarán los siguientes recorridos de mensajería interna en los horarios antes mencionados: 1 Funcionario para los pisos 23, 22, 21, 20 1 Funcionario para los pisos 19, 18, 17, 16 1 Funcionario para los pisos 15, 14, 12, 11 1 Funcionario para los pisos 10, 5, 4, 2, 1, Dirección Territorial Cundinamarca y Grupo Interno de Trabajo Agradezco a ustedes su colaboración y comprensión para el mejor funcionamiento de este procedimiento, el cual está orientado a facilitar el trabajo que a todos nos compete atender respecto de servicio de correspondencia. Atentamente, Carrera 13 No. 32 – 76. PBX: (57 1) 336 5066 Extensiones 2150 – 2155 – 2160 FAX: (57 1) 3360182 www.minproteccionsocial.gov.co. Bogotá, Colombia