MINSALUD - Circular Conjunta 13 de 2007 -Instrucciones Formato 2

Ministerio de la Protección Social República de Colombia Liberyta Odr den

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 2

Diligencie este formato si el trabajador estaba activo en su entidad el 30 de Junio de 1992, o si se retiro antes de esa fecha y es solicitado por una AFP privada o el ISS. El presente formato es una exigencia del Artículo 3 del decreto 13 de 2001 según el cual las certificaciones de salario base con destino a la emisión de bonos pensionales, deben elaborarse en este formato. Según el artículo 20 del decreto 1513 de 1998, la entidad debe numerar las certificaciones expedidas; las certificaciones expedidas deben registrarse en un archivo interno de la entidad y el representante legal debe designar bajo su responsabilidad un funcionario competente para la emisión de certificaciones.

A. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD QUE CERTIFICA.

1. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o certificados.

2. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits indique el del nivel central.

3. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa. 4. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El código corresponde a la clasificación DANE(Anexo 1). 5. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE. 6. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional. 7. Fax.

Escriba el número del Fax.

8. E-Mail. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación.

B. IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR POR EL CUAL SE CERTIFICA SALARIO BASE. (Repetir los datos de la sección

A si la entidad que certifica es la misma entidad empleadora)

9. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre tal como aparece en documentos o certificados.

10. Nit. Incluya el dígito de verificación de su Nit. Si su entidad tiene varios Nits indique el del nivel central.

11. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad o empresa. 12. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio. El código corresponde a la clasificación DANE(Anexo 1). 13. Departamento. Escriba el nombre del departamento y su código según el DANE. 14. Sector. Marque con una X en la casilla correspondiente, dependiendo de: si la entidad pertenece al sector privado, si pertenece al sector público nacional, si pertenece al sector público departamental o distrital, o si pertenece al sector público municipal.

15. Teléfono. Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional. 16. Fax. Escriba el número del Fax.

17. E-Mail. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación.

C. IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR 18.Apellidos y nombres completos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad 19.Documento de identidad. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nite, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería. Escriba el Número del documento de identidad.

C.1 20. Fecha de nacimiento. Escriba el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1956) y el mes y día a dos dígitos DATOS IDENTIFICACION SUSTITUTOS DEL TRABAJADOR (Diligenciar en caso que la persona tenga o haya tenido

datos de identificación sustitutos, haya cambiado su nombre, mujeres con apellido de soltera y casada, etc, o haya cambiado el Número de su documento de identidad)

21. Apellidos y nombres completos sustitutos. Escriba estos datos tal como aparecen en el documento de identidad

22. Documento de identidad sustituto. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nite, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería. Escriba el número del documento de identidad.

23. Número de documento de identidad sustituto.

D. DETERMINACION DE FECHA BASE PARA LIQUIDACION DE BONO PENSIONAL La fecha base, FB, es el 30 de junio de 1992, siempre que el trabajador tuviese una vinculación laboral válida en dicha fecha; en caso contrario, la fecha en que finalizó su última vinculación laboral válida anterior al 30 de junio de 1992. 24 .Marque con una X si el trabajador estaba activo en la entidad a 30 de Junio de 1992

25. Si respondió NO a la pregunta anterior, determine si el trabajador se desvinculo antes del 30 de Junio de 1992.

26. Fecha de Retiro. Si respondió SI a la pregunta anterior, diligencie este campo escribiendo el año a cuatro dígitos

(ejemplo: 1990) y el mes y día a dos dígitos.

27. Marque SI con una X si el trabajador se hallaba suspendido o en licencia no remunerada a 30 de Junio de 1992

28. Fecha de Inicio de Licencia. Si respondió SI a la pregunta anterior, diligencie los campos correspondientes a la fecha

de Inicio y fin de la licencia escribiendo el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1990) y el mes y día a dos dígitos.

29. FECHA BASE. La fecha será: EL 30 de Junio de 1992, si a esta fecha el trabajador se encontraba activo y no se

Ministerio de la Protección Social República de Colombia Liberyta Odr den encontraba suspendido o en licencia, ó la Fecha de Retiro (fecha del campo 19), si el trabajador se desvinculó antes del 30 de Junio de 1992 ó si se encontraba en licencia o suspendido, la fecha de la suspensión o de inicio de la licencia (fecha del campo 21).

E. SE HACIAN APORTES PARA PENSIONES EN FECHA BASE:

30. Marcar “SI” con una X, si se hacían aportes a alguna caja o fondo de previsión en fecha base, o si del salario se le descontaban Aportes para pensión al trabajador.

D. ENTIDAD RESPONSABLE PARA PENSIONES EN FECHA BASE

31. Asumido por el mismo empleador o entidad que esta reportando esta certificación. 32 - 33. Si contesto NO en el numeral 31, reporte dependiendo el caso, la caja o fondo a la que se le aportaba (en la casilla 32), o si la entidad a la que se le realizaban aportes fue asumida por otra entidad (en la casilla 33).

F. FACTORES PARA EL CALCULO DEL SALARIO BASE

34. Marque con una X si la vinculación empezó por lo menos un año antes de la fecha de Salario Base ó no fue así.

35. Si marco SI en el numeral anterior entonces la respuesta a este numeral es 12, si marco NO en el numeral 34 indique

el número de meses que el trabajador estuvo vinculado antes de la Fecha Base

G. Factores adicionales no netos para determinación de salario base.

Diligenciar de acuerdo con el total de meses del numeral 35, tomando como o ultimo mes o el "Mes 12" el mes del Salario Base, como "Mes 11" el mes inmediatamente anterior o penúltimo, como "Mes 10" el mes inmediatamente anterior o antepenúltimo, etc … Para cada mes ingresar únicamente los factores percibidos que correspondan con los indicados en la primera columna (De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1158 de 1194), los cuales son: 1° Prima de antigüedad ascensional y de capacitación cuando sean factor de salario, 2° Remuneración por trabajo dominical o festivo, 3° Remuneración por trabajo suplementario o de horas extras a realizarse en jornada nocturna, 4° Remuneración o Bonificación por servicios prestados Para cada mes se debe calcular el subtotal de los factores anteriores

36. Sumatoria de Subtotales Mensuales, en esta casilla ingrese el valor total de la sumatoria de los Subtotales mensuales de la Sección G.

37. Promedio de la sumatoria de Subtotales: El valor correspondiente a esta casilla es el resultado de dividir el valor resultado de la casilla 36 entre el número de meses de la casilla 35.

H. Calculo del SALARIO BASE. ( De acuederdo con lo establecido en el Decreto 1158 de 1994)

38. Asignación Básica Mensual a fecha Base.

39. Gastos de representación a fecha base

40. Prima Técnica (solo si era factor de salario)

41. Valor calculado en la casilla número 37.

42. SALARIO BASE TOTAL: Suma de los valores correspondientes a los numerales 38, 39, 40 y 41

No olvide que las certificaciones deben ser expedidas y firmadas por la persona autorizada por el representante legal de la entidad.