PGN - Documento 201511082202506

CIRCULAR NUMERO 0 3 9

DE: Procurador General de la Nación PARA: Todos los servidores públicos de la Entidad ASUNTO: Control correspondencia -correspondencia privada FECHA: 3 de agosto de 2004. A raíz de los atentados perpetrados en el año 2002 a las Entidades del Estado, mediante Circular 051 del 27 de agosto de ese año, este Despacho impartió directrices para el control de la correspondencia que ingresa a la Entidad, en el sentido de que "toda la documentación, libros, impresos, encomiendas y paquetes en general que pretendan ingresar a la Procuraduría serán recepcionados exclusivamente en la Oficina de Correspondencia, en donde hay autorización para abrirlos y darle el trámite a la dependencia respectiva." Como quiera que ocasionalmente se ha desconocido lo dispuesto en esta directriz y que en algunos casos han ingresado encomiendas a través de recepción de la Torre A, sin los trámites referidos, reitero el acatamiento a estas instrucciones en el entendido que con ello se está previniendo un alto riesgo para todos los servidores, dadas las circunstancias que vive el país. También, como medida de seguridad queda prohibida la remisión de la correspondencia privada a través de la Entidad, dado que su recepción aumenta el riesgo aludido, dificulta y dilata el trámite de la correspondencia oficial que es la que compete distribuir al Grupo de Correspondencia de la Procuraduría. Efectivamente, se debe tener en cuenta que a diario se despacha un promedio de 500 documentos e ingresan a la Entidad unos 1500, los cuales deben enviarse con la misma frecuencia a las dependencias correspondientes, lo que sumado a la

numerosa correspondencia privada que ingresa - extractos bancarios, documentos referentes al ejercicio docente, revistas, citaciones no oficiales, invitaciones, etc.- genera congestión y afecta la prestación del servicio. Finalmente, les solicito que toda la correspondencia oficial recibida vía fax o por correo electrónico, sea enviada al Grupo de Correspondencia para su radicación en el sistema SIAF. Atentamente,

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación