PGN - Documento 201603071713114

Dependencia: PROCURADURIA SEGUNDA DELEGADA CONTRATACION ESTATAL Radicación N º : 165-65225

Disciplinado: Adriana Saldarriaga Burgos

Cargo y Entidad: Directora General Administrativa del Senado, encargada Quejoso : Informe de Funcionario Público Fecha de Queja : 20 de noviembre de 2001

Fecha hechos : Desde julio de 2001

Asunto : Fallo de primera instancia.

Bogotá, D. C., 8 de septiembre de 2004 Con fundamento en las competencias asignadas a través del Decreto Ley 262 del año 2000 y la Resolución número 0017 del mismo año, expedidos por el Gobierno Nacional y el señor Procurador General de la Nación, respectivamente, procede el despacho a decidir lo que en derecho corresponde de acuerdo a las diligencias adelantadas en el presente radicado.

1. ANTECEDENTES El Contralor Delegado para la Gestión Pública e Instituciones Financieras de la Contraloría General de la República, mediante oficio 2951 del 20 de noviembre de 2001, recibida el 20 de noviembre del mismo año, remitió al señor Procurador General de la Nación fotocopia del expediente correspondiente al contrato número 174 de 2001, celebrado entre el Senado de la República y la Empresa Apolo Ingeniería & Cía. Ltda. (fl. 2 c) Con fundamento en lo anterior, la Procuraduría Delegada para la Contratación Estatal por auto del 29 de enero de 2002 ordenó la correspondiente investigación disciplinaria en contra de la señora ADRIANA SALDARRIAGA BURGOS, en su condición de Directora General Administrativa del Senado de la República,

Encargada, de conformidad con lo establecido en el artículo 144 de la ley 200 de 2.000. (fl.3 c), por los siguientes hechos: a) El contrato 174 de 2001 celebrado entre le Senado de la República y la Empresa Apolo Ingeniería & Cía. Ltda. tiene por objeto: “Desarrollo de un sistema de información gerencial para la gestión del Honorable Senado de la República que cumpla con los requerimientos de las siguientes áreas: 1) Talento Humano-Nómina y Programación de Actividades Congresistas;2) Biblioteca; 3) Jurisprudencia – Proyectos de Ley; 4) Activos Fijos – Inventarios – Suministros - Parque Automotor – Mantenimiento; 5) Área Financiera ; 6) Intranet; 7) Seguridad…”. El valor del mismo se pactó por la suma de $883.131.084, por un término de 45 días hábiles, contados a partir del acta de iniciación. (fl. 210, Anexo). b) Los hechos que dieron origen a la investigación y que corresponden a los hallazgos denunciados por la Contraloría General de la República, se resumen así: “En dicha contratación no se tuvo en cuenta los requisitos mínimos de la Ley 80 de 1993, como el de no realizar términos en los cuales se especificara los requisitos para participar en el proceso, reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan el ofrecimiento de la misma índole, no se definió con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, regla de adjudicación del contrato, plazo para liquidación del contrato, procedimientos y etapas estrictamente necesarios

para asegurar la selección objetiva de la propuesta mas favorable. También la entidad no invitó por escrito a presentar ofertas, ya que complejidad (sic) del objeto a contratar lo amerita. (inciso 3, Artículo 3, Decreto 855/94). Así mismo no se tuvo en cuenta la ley 5 de 1992, artículo 374 donde manifiesta que para esta clase de contratos la Comisión de Administración debe autorizar al Director General Administrativo del Senado, artículo 390 donde consagra que serán contratados en común ( Cámara de Representantes y Senado de la República ) los desarrollos en materia de informática legislativa. Igualmente no se tuvo en cuenta parte de la resolución 1041 de 2000, sobre vigilancia del contrato.” (fl. 247 del Anexo). Con auto del 22 de Agosto de 2002, se formuló pliego de cargos contra la investigada doctora Adriana Saldarriaga Burgos. (fl. 58 c). En octubre 22 de 2002, mediante memorial suscrito por el apoderado de la investigada, se presentaron los descargos y se solicitó la nulidad de algunas actuaciones (fl.71 c). Por auto del 10 de diciembre de 2002, esta Delegada negó la nulidad solicitada por el apoderado de la investigada. (fl.119 c) En providencia del 19 de agosto de 2003, se resolvió sobre las pruebas solicitadas en el oficio de descargos (fl.132 c). Con memorial recibido el 8 de septiembre de 2003, el apoderado de la investigada presentó recurso de Apelación contra el auto de pruebas. (fl. 141 c).

En septiembre 15 de 2003 mediante auto de esta fecha, se concede el recurso de apelación en el efecto devolutivo (fl.143 c). La Sala Disciplinaria de la Procuraduría General de la Nación se pronunció sobre el recurso interpuesto, mediante providencia del 5 de diciembre de 2003, confirmando el auto apelado. (fl.153 c). Se corrió traslado para alegar, con auto del 5 de marzo de 2004. (fl. 223 c) Con memorial recibido el 22 de abril de 2004, el apoderado de la investigada presentó los alegatos de conclusión. (fl. 228 c).

2. ANALISIS DE LAS PRUEBAS En el informe de la Contraloría General de la República visto a folios 235 a 249 del anexo, se relacionan todas las pruebas que sustentan el hallazgo por parte de esa Entidad y que están comprendidas dentro de los folios 1 a 234 del mismo anexo y que para los efectos de esta providencia se sustraen las siguientes pruebas: 2.1. Oficio No. 002123 del 30 de agosto de 2001 del Contralor Delegado para la Gestión Pública, dirigido al Director Administrativo del Senado de la República, solicitando los términos de referencia del contrato No. 174 del 5 de julio de 2001

(fl.231, Anexo). 2.2. Decreto 0591 de 1991, Por el cual se regulan las modalidades específicas de contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas. (fl.226, Anexo). 2.3. A folios 205 a 211 del anexo, se encuentra el texto del contrato 174 de 2001,

suscrito entre el Senado de la República y la firma APOLO INGENIERIA & CIA. LTDA. y que dio origen a esta investigación. 2.4. Acta No. 08 del 14 de marzo de 2001 de la Comisión de Administración del Sanado de la República, de la cual transcribimos apartes relacionados con el contrato investigado:“Se presenta a los H. Miembros todo lo relacionado con el Sistema Integral de Información Gerencial… Luego de explicar que firmas pueden llevar acabo dicho programa y los criterios que se han tomado en cuenta para poder seleccionar una empresa, se expone por parte del H. Senador Alfonso Angarita que lo más importante es llevar a cabo no sólo la modernización del Senado sino del Congreso en su totalidad a lo cual se le informa que el proyecto está diseñado para que posteriormente se pueda ampliar el mismo con el fin de incorporar a la Cámara de Representantes en dicho programa. Se le informa a los miembros que de conformidad con la Ley 80 de 1993, por tratarse de un contrato que tiene por objeto el desarrollo tecnológico no requiere de licitación, sin embargo por el costo del mismo se hace imperiosa la aprobación de la Comisión Administrativa para poner en marcha el proyecto. En consecuencia el señor Presidente, Dr. Mario Uribe solicita al Dr. Alejandro Morales, como encargado por parte de la Presidencia de liderar el Plan Integral de Desempeño con la Contraloría, de ponerse al frente de dicho proyecto y certificarle a la Comisión que la firma que sea seleccionada para tal fin, sea la mejor y la más conveniente para el Senado de la República, en todos los aspectos. En el mismo orden de ideas, el Dr. Alfonso Angarita solicita que luego de surtido todo

el proceso, el contrato que se vaya a celebrar no podrá efectuarse sin el visto bueno de los miembros de la Comisión a quienes se les deberá suministrar copia de todas las evaluaciones y demás documentos que sean necesarios”.(fl. 191, anexo), 2.5. El 3 de abril de 2001, el Jefe de la División Jurídica del Senado de la República dirige una comunicación a la doctora ADRIANA MARIA SALDARRIAGA BURGOS, Directora General Administrativa (E) del Senado de la República, en donde le da respuesta aun concepto solicitado verbalmente sobre el proceso de contratación directa efectuado para la adquisición del software, En dicho concepto se indica: “ Así mismo y analizando de manera conjunta el Estatuto de Contratación y el Decreto número 591 de 1991, se puede concluir que el objeto del contrato de prestación de servicios número 174, se encuentra inmenso (sic) en lo descrito por al norma mencionada como actividades científicas y tecnológicas.” Si el contrato se firmó el 5 de julio de 2001, como se explica que en la fecha de este oficio, abril 3 de 2001, ya se conociera el número del contrato? (fl. 187, anexo) 2.6. Acta No. 010 del 4 de abril de 2001 de la Comisión de Administración del Senado de la República, dentro de la cual se hizo constar: “Finalmente se hace referencia al proceso de contratación del sistema integral de información gerencial (SIIG), cuya documentación completa sobre la matriz de evaluación de las propuestas, fue entregado a los miembros el 16 de marzo del año en curso, tal y como ellos mismos lo habían solicitado. Adicionalmente se hace una exposición de

las diferencias entre este programa y el sistema de información financiera – SIFtal y como lo solicitara la H. Senadora Piedad Zuccardi en reunión pasada. Los dos programas son completamente diferentes. Dada la importancia de adquirir dicho sistema, y concientes de que es uno de los compromisos que falta por cumplir ante la Contraloría General de la Nación, los miembros autorizan adelantar todos los trámites necesarios para llevar a cabo dicho proyecto, no sin antes advertir que deben llevarse a cabo todas las orientaciones que dieron los miembros con anterioridad, tal como consta en acta No. 008 de 14 de Marzo de 2001.” (fl. 184,anexo). Si bien es cierto que se autorizó adelantar los trámites no es menos cierto que se advierte tener en cuenta las orientaciones dadas en reunión anterior. 2.7. Propuesta presentada por la sociedad APOLO INGENIERIA & CIA. LTDA. según comunicación sin fecha de emisión ni de recibido, vista a folio 142 a 41 del Anexo, que denominó “PROYECTO C3M” Congreso Tercer Milenio y en la cual se lee que la propuesta es para el Congreso de la República y no solo para el Senado. 2.8. Propuesta de la sociedad SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIDEIN LTDA. de fecha 26 de febrero de 2001, cuya presentación es la siguiente: “Presentamos con gusto la Hoja de Vida de la Compañía para que evalúen algunos de los servicios que ofrecemos.” (subrayado fuera de texto) (fl. 13 a 40, del anexo). Esta no es una propuesta es la presentación de la Compañía ante el Senado.

2.9. Propuesta de la Sociedad GEOCONSUL LTDA. de fecha marzo 5 de 2001, en cuya presentación manifiestan: “ Conocedores del deseo de la nueva administración del honorable Senado de la República de organizar los sistemas de información, nuevamente le estoy adjuntando nuestro portafolio con el fin de poner a su consideración los servicios especializados de Manejo de Información y Consultoría Geocientífica de nuestra firma pues estamos seguros de poder aporta la experiencia y el conocimiento requeridos en el desarrollo de sus proyectos, llevando enormes beneficios técnicos y económicos a nuestros clientes.” (subrayado fuera de texto) (fl. 1 a 12, del Anexo) Tampoco se puede estimar como una propuesta, es la remisión del portafolio de Sociedad, conceptos totalmente diferentes. 2.10. Acta de Visita Especial realizada el 17 de julio de 2002 a la Dirección General Administrativa del Senado de la República por la Abogada Comisionada de esta Delegada, en la cual se dejó la siguientes constancia: “Se deja constancia que en los documentos revisados no se encontraron los términos de referencia, ni invitaciones, ni la autorizaciones de la Cámara de Representantes. Se observan tres (3) ofertas, no se piden copias de las Firmas Apolo Ingeniería y Cía. Ltda. y Sidein Ltda., porque obran en el anexo No. 1 del proceso. Se solicitó el oficio contentitivo de la oferta de la firma Geoconsult”. (subrayado fuera de texto) (fl.22 c). A esta fecha, 17 de julio de 2002, un año después de celebrado el contrato no aparece en la carpeta los términos de referencia ni las invitaciones a presentar la

propuesta. 2.11. Oficio del 9 de octubre de 2001 del Jefe de la División de Planeación y sistemas encargado, dirigido al Director General Administrativo encargado, del Senado, donde rinde concepto técnico sobre el contrato 174 de 2001, manifestando que: “La División considera que de acuerdo con los ítems anteriores este contrato podría ser desfavorable a los intereses de la entidad. Por último, para poder emitir un concepto técnico más detallado la división requiere de por lo menos dos semanas y tener acceso total a la información relacionada con el proyecto.” (fl. 40 c). Es decir, la División de Planeación y Sistemas advierte que el contrato es lesivo para los intereses del Senado. 2.11. Oficio del 9 de marzo de 2001 del Jefe de la División Financiera y Presupuesto al Asesor Presidencia del Senado sobre la evaluación del S. I. G. en donde se dijo: “Teniendo en cuenta consideraciones de tiempo, costos y de manera especial los requerimientos de tipo técnico, la firma APOLO INGENIERÍA & CIA. LTDA. es la única de la entidades proponentes, que cumple a satisfacción en la solución de las necesidades administrativas de la Entidad.” (fl.46 c). Este concepto proviene del Jefe de la División Financiera y Presupuesto, existiendo una División de Planeación y Sistemas, no se tuvo en cuenta para la evaluación de las propuestas. 2.12. Oficio del 2 de agosto de 2002, de la Sección Registro y control del Senado de la República enviado Acta de Posesión, Resolución de nombramiento y certificado de tiempo de servicio de Adriana Saldarriaga Burgos, en cuya acta de posesión se

señala una asignación básica mensual de $4.538.104. (fls. 52 y 54 c). 2.13. Junto con el escrito de descargos se anexó el memorial dirigido al señor Fiscal 186 Delegado Unidad Tercera de Administración Pública, obrante a folios 83 a 93 del cuaderno, para que se tenga como parte del proceso. Básicamente se exponen en este documento, los mismos argumentos presentados en el escrito de descargos. 2.14. También solicita que se adjunte al expediente el Auto de la Fiscalía 186 Delegada, por el cual se abstiene de proferir medida de aseguramiento en contra de su defendida (fls. 94 a 103 c). 2.15. Pide que se tenga como prueba las certificaciones de la Oficina de Registro y Control del Senado de la República, en las cuales la implicada registra datos ante esa Dependencia. (fls. 104 y 105 c) 2.16. Con memorial recibido por la Procuraduría el 28 de noviembre de 2002, el defensor allega al expediente el auto del 8 de noviembre de 2002, proferido por la Unidad Tercera de Delitos contra la Administración Pública y de Justicia Fiscalía Ciento Ochenta y Seis en donde se resuelve precluir la investigación a favor de ADRIANA SALDARRIAGA (fls. 105A a 118 c). En dicho memorial el defensor manifiesta: “La defensa es consciente de que los procesos penal y disciplinario son independientes; pero es evidente que la decisión de un Fiscal en relación con los mismos hechos no podría se indiferente como medio de convicción.” (subrayado fuera de texto) (fl. 106 c.) Apreciación que compartimos

por cuanto uno es el bien jurídico protegido por el Derecho Penal, la administración pública, y otro el que protege el Derecho Disciplinario, el cumplimiento de los deberes de los Servidores Públicos. 2.17. Diligencia de versión libre y espontánea rendida por ADRIANA SALDARRIAGA BURGOS, el 18 de febrero de 2004 (fls. 169 a 175 c). En esta exposición la disciplinada hace un relato de sus actuaciones en el proceso de contratación, pero no aporta documentos que sustenten la conveniencia y necesidad de adquirir los servicios del software y los oficios con los cuales se invitó a las firmas a cotizar, con los términos de referencia. 2.18. Declaración juramentada rendida por JAIR ORLANDO FAJARDO FAJARDO el 18 de febrero de 2004 (fls. 214 a 218 c) Esta declaración tampoco aporta claridad sobre la conducta imputada a la disciplinada en el proceso contractual investigado, por cuanto se limita a describirlo sin aportar los documentos que sustentan su dicho.

3. IDENTIFICACION DEL INVESTIGADO La presente decisión cobija a ADRIANA MARIA SALDARRIAGA BURGOS, identificada con la cédula de ciudadanía número 43.726.851 expedida en Envigado, en su calidad de Directora General Administrativa encargada del Senado de la República. (fls. 54 c).

4. CARGOS Mediante decisión del 22 de agosto de 2002, visible a folios 58 a 63 del cuaderno, se formuló pliego de cargos a la señera ADRIANA SALDARRIAGA BURGOS, en su

condición de Directora General Administrativa encargada del Senado de la República, los cuales en resumen consisten en lo siguiente: “Se imputa a la investigada Adriana Saldarriaga Burgos haber suscrito, mediante contratación directa, el negocio jurídico 174 el 5 de julio de 2001, por $883.131.084, para el desarrollo de un sistema de información gerencial del Honorable Senado de la República que cubriera las áreas de talento humano, nómina, programación de actividades congresionales, biblioteca, jurisprudencia, proyectos de leyes, activos fijos, inventarios, suministros, parque automotor, ,mantenimiento, financiera, Intranet y seguridad, inobservando el proceso de la contratación directa fijado por el legislador extraordinario en el artículo 3 del decreto 855 de 1994, ya que en la solicitud de ofertas no se indicaron los requisitos para participar, no se definieron las características generales y particulares del servicio requerido, no se fijaron las reglas para escogencia del contratista. Igualmente de acuerdo con la visita practicada por la Procuraduría (fls. 22 a 23) y de conformidad con las diligencias adelantadas por la Contraloría General de la República, no hay evidencia de haberse efectuado las invitaciones ordenadas en norma antes indicada , ni las evaluaciones técnicas de las propuestas; tampoco solicitó la autorización a la cámara, como lo dispone el artículo 390 de la Ley 5 de 1992, no se realizaron estudios de conveniencia y necesidad del contrato, ya que como lo indica el Organismo de control fiscal, el Senado cuenta con

softwares que realizan las tareas que se contrataron, como, son entre otros el Sistema Integral de Información Financiera (SIIF); sistema contable (MOISES); Sistema de manejo de Recursos Humanos y Nómina (HOMINIS).” (subrayado fuera de texto) (fl.58 c)

5. DESCARGOS La Disciplinada, a través de apoderado, presentó sus descargos, cuyos argumentos consistieron en (fls. 71 a 82 c): 5.1. Respecto a la conveniencia y necesidad del contrato se remite a lo señalado en el acta 010 de abril 4 de 2001 de la Comisión de Administración del Senado, en donde se señaló que dada la importancia de adquirir dicho sistema y que es uno de los compromisos adquiridos con la Contraloría General de la Nación, que falta por cumplir, los miembros autorizaron adelantar todos los trámites para llevar a cabo dicho proyecto. 5.2. En relación con los términos de referencia manifiesta que se encargó a la Jefatura Financiera quien a través de un contratista especializado en análisis financiero, estuvo al frente del diseño de los parámetros de examen a las propuestas, pero no indica en que documentos se encuentran plasmados dichos parámetros 5.3. Referente a que no hubo invitación pública ni por escrito para la contratación, apoyado en el artículo 3 del decreto 855 de 1994, dice que se solicitó el concurso de cinco firmas: SAP, SIDEN, APLO, GEOCONSULT y DIMENSION INF. y que la solicitud de oferta se hizo y además vía telefónica se le suministró información básica

sobre las características generales del servicio requerido. Tampoco hace mención ni aporta los oficios que contienen las solicitudes de oferta. 5.4. En cuanto a la fijación, previa a la contratación, de los parámetros de evaluación, dijo que la administración fijó una matriz de evaluación de las propuestas, resultando escogida la propuesta más favorable en términos económicos y de tiempo. 5.5. En lo que tiene que ver con la falta de autorización de la Cámara de Representantes dice que el artículo 390 de la Ley 5 de 1992 es sumamente claro, pues, el objeto está enmarcado por el interés de conexión administrativa y no toca para nada la materia legislativa. 5.6. En el acápite de inexistencia de los hechos, el abogado defensor se limita a decir que no han existido y se los atribuye en términos desobligantes a los funcionarios de la Contraloría. 5.7. Como petición de los descargos solicita que de no ser declarada procedente la nulidad solicita el archivo de las diligencias. 5.8. En mismo escrito de los descargos, el defensor impetró la nulidad del auto de pliego de cargo por violación de los principios de imparcialidad, publicidad y el derecho a la defensa, la cual fue negada por auto del 10 de diciembre de 2002 (fls. 119 a 129 c) 5.9. Con auto del 19 de agosto de 2003, esta Delegada se pronunció sobre las pruebas solicitadas en los descargos en el sentido de negar unas y decretar otras (fls. 132 a 135 c) Auto que recurrido por el defensor de la disciplinada (fls. 141 a 142 c), fue

confirmado por la Sala Disciplinaria al surtirse el recurso de apelación interpuesto. (fls. 153 a 156 c).

6. ALEGATOS DE CONCLUSION Con auto del 5 de marzo de 2004 esta Delegada corrió traslado para presentar el alegato de conclusión. (fl. 223 c).

En escrito recibido por la Procuraduría el 22 de abril de 2004, el defensor de la disciplinada presentó el alegato de conclusión que en términos generales coinciden sus argumentaciones con las presentadas en el escrito de los descargos (fl. 228 a 232 c). Se reafirma que la adquisición del software obedeció a exigencia de la Contraloría General consignado en el Plan de Desempeño, que la división financiera fue la encargada de hacer los términos de referencia, la matriz de la evaluación, la evaluación de las propuestas, que tanto la división jurídica como otros asesores del Senado, conceptuaron que era procedente la contratación directa, que existe la autorización de la Comisión Administrativa y que en el proceso precontractual se cumplieron los principios de economía, transparencia y selección objetiva y sustenta casi toda su argumentación en la declaración rendida por la disciplinada. Finaliza el alegato solicitando se absuelva disciplinariamente a su representada.

7. CONSIDERACIONES Corresponde analizar y definir si la disciplinada desvirtúo el cargo formulado en auto del 22 de agosto de 2002 (fl. 58 a 63 c), descrito en el acápite de cargos de esta providencia y que consiste en la inobservancia del proceso de contratación directa

previsto en la Ley 80 de 1993, artículo 3; 11 literal c); 24, numeral 8, parágrafo 2; y 51; en el Decreto 855 de 1994, artículo 3 y lo reglado en la Ley 5 de 1992, artículo 390. El contrato número 174 del 5 de julio de 2001 (fl. 205 a 211 anexo), cuyo monto ascendió a la suma de $883.131.084., se celebró mediante la modalidad de contratación directa en aplicación del artículo 24 numeral 1, literal d), de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 3 del decreto 855 de 1994 y el artículo 2 del decreto 0591 de 1991, tal como aparece en los considerados del mismo. Mas sin embargo, el hecho que las normas legales dispongan que en esta clase de contratación la Entidad Estatal pueda optar por la contratación directa, no la exime del deber de actuar conforme a los principios de economía, transparencia y selección objetiva. Respecto al requisito de la conveniencia y necesidad del contrato que es una de las conductas que se presumen transgredidas según el cargo, no aparece probado en el expediente que se hayan realizado esta clase de estudios previos a la celebración del contrato. Sobre este particular la defensa, en los descargos como sustento, que si se analizó la conveniencia y necesidad del servicio por adquirir, se remite a lo consignado en el acta número 010 del 4 de abril de 2001 de la Comisión de Administración del Senado de la República, en donde se dice que la documentación sobre la matriz de evaluación fue entregada a los miembros de la

comisión del 16 de marzo del año en curso, se hizo una exposición de las diferencias entre el programa SIIG y SIIF y concluyen que los dos programas son completamente diferentes. Los miembros de la Comisión Administrativa autorizan adelantar los trámites necesarios para llevar a cabo el proyecto, siguiendo las orientaciones indicadas en el acta número 008 del 14 de marzo de 2001, consideran de importancia adquirir el sistema por ser uno de los compromisos que falta por cumplir ante la Contraloría General de la Nación. En su versión libre a folio 170 del cuaderno, la disciplinada narra en forma, por demás, detallada la necesidad y conveniencia de adquirir el software, estos razonamientos, son los que debía haber plasmado la Directora Administrativa en un documento previo al inicio del proceso de contratación. Sobre este aspecto dijo la Contraloría en su informe, vista a folio 243 del anexo: “No se encontraron evidencias sobre estudio de necesidades y evaluación técnica de propuesta, entre otros. “ En la visita especial realizada a la Dirección Administrativa el 17 de julio de 2002, por parte de la Procuraduría, se señaló: “Se deja constancia que en los documentos revisados no se encontraron los términos de referencia,…” (fl. 22 c). La sola consignación, en los compromisos adquiridos con la Contraloría General de las República, sobre la conveniencia y necesidad de adquirir un nuevo software, la mención en el acta de la Comisión Administrativa que se autorizan los trámites necesarios para llevar a cabo el proyecto y la declaración de la disciplinada, no son

suficientes para afirmar que se cumplió con dicho requisito previo a la contratación, por consiguiente, no fue desvirtuado este hecho señalado en el cargo, por lo cual la disciplinada responderá por esta omisión, en razón a que se está infringiendo el principio de transparencia señalado en el artículo 24, numeral 8o. que consagra:”Las autoridades no actuaran con desviación o abuso de poder.. Igualmente, les será prohibido eludir los procedimientos de selección objetiva y los demás requisitos previstos en el presente estatuto.” (subrayado fuera de texto). Este requisito de la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar está previsto en el artículo 25 numeral 7 de la Ley 80 de 1993. El artículo 3 del decreto 855 de 1994, vigente para la época de los hechos, ya que fue derogado por el artículo 29 del decreto 2170 de 2002, consagra que se debe obtener, previo al proceso de contratación, por lo menos dos (2) ofertas y que la solicitud de oferta podrá ser verbal o escrita, pero que en todo caso esta deberá contener la información básica sobre la características generales y particulares de los servicios requeridos, condiciones de pago, término para su presentación y los demás aspectos que den claridad a los proponentes sobre el contrato que se pretenda y, agrega, que la solicitud de oferta deberá ser escrita cuando la complejidad del objeto a contratar así lo amerite. Si bien es cierto que en varios documentos y versiones que obran en el expediente se señala que se presentaron cinco ofertas, entre ellos la versión libre de la implicada, vista al folio 172 del cuaderno, no es menos cierto que dentro del mismo

no aparecen los oficios con los cuales se invitó a los oferentes a participar en la contratación del software, con la correspondiente información sobre las características generales y particulares de los servicios requeridos. Manifiesta la Directora Administrativa del Senado sobre el tema que: “… la solicitud de ofertas fue escrita y dirigida a cada uno de los oferentes, pero además verbalmente se les llamó para darles información básica sobre las características generales del servicio que se requería, sobre las condiciones de pago y demás, esos documentos deben reposar en la Dirección Administrativa.”(subrayado fuera de texto) De igual forma el testigo aportado por la defensa dijo en su declaración: “… Después de recibir las propuestas por parte de la Dirección Administrativa, la cual con anterioridad había realizado el proceso de convocatoria, del cual en la Dirección General Administrativa reposan los archivos,… “(subrayado fuera de texto)(fl.216). Para esta clase de probanza se requiere el aporte del documento en debida forma, no se suple la prueba documental con la referencia que de ella se haga en otro documento o con la prueba testimonial. Es extraño que el defensor no aportara ni solicitara en el escrito de descargos la solicitud de ofertas, ni tampoco la disciplinada en su versión las anexó, como si lo hizo con otros documentos, solo se limitó a decir que fueron escritas y que deben reposar en la Dirección Administrativa, afirmación que también describió el declarante. Por el contrario, en el hallazgo disciplinario de la Contraloría General de la República visto a folio 247 del anexo, se lee: “También la entidad no invitó por escrito a presentar ofertas, ya que complejidad del objeto a contratar lo amerita. (Inciso 3, Artículo 3 Decreto 855/94)”. En la visita especial

realizada a la Dirección Administrativa el 17 de julio de 2002, por parte de la Procuraduría, se señaló: “Se deja constancia que en los documentos revisados no se encontraron los términos de referencia, ni invitaciones…” (fl. 22 c). Se sustenta aún mas este hecho, con la carta de presentación de la propuesta por parte de la firma adjudicataria APOLO INGENIERIA & CIA. LTDA., vista a folio 142 del anexo, en ella no aparece fecha de elaboración ni de recibido por parte del Senado, se menciona en la misma la “entrega del software de gestión C3M Congreso Tercer Milenio)” y adjunta a la misma el Proyecto C3M Congreso Tercer Milenio, La Modernización del Congreso de la República de Colombia (fl. 84 a 140 del anexo), en todo el proyecto se refiere al Congreso de la República lo cual ha de interpretarse que la propuesta fue diseñada y presentada para las dos Cámaras (Senado