PGN - Documento 201908221339061

Le da alcance las Circulares Le dan alcance las Circulares 38 de 41 de 2005, 39 del 2004, 58 2009, 50 de 2009, 3 de 2011, 5 de del 2006 y Directiva 1 de 2011, Memorando 26 de 2013sg; 2004 Resolución 74 de 2009

CIRCULAR NÚMERO 007 (31 ENERO 2008)

DE: Procurador General de la Nación

PARA: Viceprocurador General, Procuradores Delegados, Secretario General,

Secretario Privado, Procuradores Auxiliares, Director Nacional de Investigaciones Especiales, Directora del Instituto de Estudios del Ministerio Público, Procuradores Regionales, Procuradores Provinciales, Procuradores Distritales, Veedora, Jefes de Oficina, Jefes de División, Coordinadores y demás servidores de la PGN ASUNTO: Directrices sobre seguimiento a la documentación, registro en el SIAF y manejo de correspondencia. El Sistema de Administración Financiera y Administrativa SIAF, Módulo de Correspondencia es un aplicativo para radicación y trámite de los documentos que ingresan y salen de la Procuraduría y cuenta con una tabla de entidades integrada por datos correspondientes al nombre, teléfono, dirección de las mismas, etc. En lo atinente a las direcciones, la tabla de entidades fue cargada para algunas entidades con las direcciones de sus sedes principales y cuando se graba un documento en el sistema para su remisión, esta dirección es sugerida inicialmente por el mismo. En el campo en el cual se diligencia la dirección en el módulo de correspondencia de entrada y el destinatario en el módulo de salida, el sistema permite que la dirección

preestablecida sea reemplazada por una nueva, lo que es conveniente porque una misma entidad puede tener tantas direcciones como sedes tenga en el país y el sistema solamente puede cargar una. Como quiera que la correspondencia se recibe ya organizada y en sobre cerrado por el Grupo de Correspondencia de la División de Registro y Control, los usuarios de las dependencias diferentes a dicho Grupo, deben verificar los datos de la correspondencia de salida, principalmente la dirección, teléfono, país, departamento y municipio de envío y hacer una verificación de las direcciones a través del directorio telefónico, de despachos públicos o por teléfono. La Administración Funcional del SIAF módulo de Correspondencia incorporará la información de las direcciones de acuerdo con los datos que progresivamente se recaben y depuren, pero como es una tarea de ejecución sucesiva, es necesario que las diferentes dependencias, a través de sus respectivas secretarías hagan el División de Registro y Control Ext.: 20108 regycon@procuraduria.gov.co Carrera 5 Nº 16-60 piso 2° Pbx: 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co seguimiento de los documentos que envían, especialmente si los temas allí tratados son importantes, porque conviene prever eventos ajenos a la PGN como que el documento se extravió en el correo o que el mismo pudo llegar a la entidad del destinatario pero no ser entregado al mismo, o que la entidad cambió de sede pero no publicó el traslado, por ejemplo, lo que escapa a las posibilidades del sistema y de sus Administradores Funcional y Técnico. Por otra parte, en atención a los principios de celeridad y economía y por austeridad en el gasto se dispone lo siguiente respecto al trámite de la documentación:

• Los oficios y telegramas dirigidos a destinos cercanos a la sede principal de la

Procuraduría como las oficinas de la carrera décima, Edificio Murillo Toro, etc., deben ser llevados directamente por los Citadores de las dependencias y no a través del Grupo de Correspondencia como ocurre actualmente para el caso de los telegramas y de algunas comunicaciones, dado que esta dependencia no tiene personal de Citadores para esta actividad. - Se debe tener en cuenta el instructivo anexo expedido por la empresa Servicios Postales Nacionales para el diligenciamiento de los sobres contentivos de la correspondencia que se envía. - Las copias de los oficios que se remiten se entregan inmediatamente por el Grupo de Correspondencia con los sellos de recibo. Por lo tanto los Citadores deben esperar a que les sean selladas y entregadas las copias. - Los oficios que se envíen por fax no deben ser remitidos también por correo, para ahorrar los costos de su envío por correo. - Se amplía el horario establecido en la Circular 41 de agosto 18/05 para retirar la correspondencia por parte de los Citadores, el cual quedará de 8 a 10 a.m. y de 3 a 4 p.m. - Se reitera lo dispuesto en la Circular 039 del 3 de agosto/04, en el sentido de prohibir la remisión de la correspondencia privada (extractos bancarios, documentos referentes al ejercicio docente, revistas, citaciones no oficiales, invitaciones, etc.) a través de la Entidad, dado que su recepción dificulta y dilata el trámite de la correspondencia oficial que es la que compete distribuir al Grupo de Correspondencia. - Igualmente se reitera que los expedientes deben venir foliados, conforme lo establecido en la Circular 058 del 3 de noviembre de 2006.

• Cuando alguna dependencia esté a la espera del ingreso del algún documento, debe informarlo al Grupo de Correspondencia, con el fin de darle trámite prioritario. - Las directrices que se profieran sobre competencias deben ser informadas a la División de Registro y Control y Correspondencia y publicadas inmediatamente en la página Web de la entidad, a través del sistema Pirel, para que la División pueda orientar los documentos conforme lo establecido en ellas.

División de Registro y Control Ext.: 20108 regycon@procuraduria.gov.co Carrera 5 Nº 16-60 piso 2° Pbx: 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co Agradezco su colaboración. EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN Procurador General de la Nación División de Registro y Control Ext.: 20108 regycon@procuraduria.gov.co Carrera 5 Nº 16-60 piso 2° Pbx: 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co