PGN - Memorando 03 de 2025

OFICINA DE PLANEACIÓN

Carrera 5 # 15-80, Bogotá D.C | PBX: (601) 5878750 | www.procuraduria.gov.co Proceso: Documental | Código: DO-F-27 | Versión: 3 | Fecha: 24/10/2025

M E M O R A N D O N.° 003

DE: JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN

PARA: LÍDERES Y GESTORES DE PROCESOS

ASUNTO: MIGRACIÓN DOCUMENTAL – SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) 2025 – ACTUALIZACIÓN DE IMAGEN

INSTITUCIONAL

FECHA: 28 DE OCTUBRE DE 2025

Cordial saludo,

En cumplimiento de la Resolución No. 285 del 20 de octubre de 2025, “ Por medio de la cual se actualiza el Manual de Imagen Institucional para la Procuraduría General de la Nación y se deroga la Resolución No. 422 de 2020”, y en especial de lo dispuesto en su artículo segundo, se precisa que:

“La implementación de los cambios derivados del nuevo Manual de Imagen Institucional se realizará de manera paulatina, conforme con criterios de eficiencia administrativa, sostenibilidad ambiental y austeridad fiscal. En consecuencia, los elementos que con tengan la anterior imagen institucional serán reemplazados únicamente por deterioro natural, agotamiento de existencias o necesidades del servicio, sin que ello implique erogaciones adicionales para el erario.”

De igual manera, conforme al procedimiento MC -P-01 “Gestión de la Información Documentada”, versión 5 del 1 de marzo de 2024, en el literal g del numeral 5.2 “Administración y publicación de documentos”, se establece que:

De igual manera, conforme al procedimiento MC -P-01 “Gestión de la Información Documentada”, versión 5 del 1 de marzo de 2024, en el literal g del numeral 5.2 “Administración y publicación de documentos”, se establece que:

“En aquellas situaciones en las que se requiera realizar actualizaciones por cambio de imagen institucional o por lineamientos internos para la gestión de la información documentada, tales como cambio de codificación y de plantillas, el proceso de Mejoramiento Continuo podrá realizar dichos cambios de forma masiva y sin que medie autorización alguna, en tanto se trate de modificaciones de forma, garantizando la trazabilidad mediante el control de cambios y de versiones en el Listado Maestro de Gestión Documentada.”

En atención a las disposiciones anteriores, la Oficina de Planeación, a través del equipo de Mejoramiento Continuo, coordinará la migración progresiva de la nueva imagen institucional en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad – SGC,OFICINA DE PLANEACIÓN Carrera 5 # 15-80, Bogotá D.C | PBX: (601) 5878750 | www.procuraduria.gov.co Proceso: Documental | Código: DO-F-27 | Versión: 3 | Fecha: 24/10/2025 asegurando la correcta aplicación de los lineamientos definidos en el Manual de Imagen Institucional 2025.

Es importante aclarar que dicha actualización consiste en cambiar el logo institucional en los documentos pertenecientes al SGC y que se encuentran publicados en la página web de la Entidad; esto implica una modificación de forma y no de fondo, guardando la trazabilidad de éstos mediante el respectivo control de cambios y de versiones en el listado maestro de documentos.

Aquellas actualizaciones documentales que impliquen modificaciones de fondo,

y no de fondo, guardando la trazabilidad de éstos mediante el respectivo control de cambios y de versiones en el listado maestro de documentos.

Aquellas actualizaciones documentales que impliquen modificaciones de fondo, deben ser tramitadas mediante MC -F-01 Solicitud de Actualización Documental según lo definido en el procedimiento MC -P-01 “Gestión de la Información Documentada”.

Se agradece la colaboración y compromiso de todos los líderes y gestores de proceso para facilitar esta etapa de transición, garantizando la uniformidad y coherencia institucional en los documentos del SGC.

Cualquier inquietud o requerimiento adicional podrá ser canalizado a través del equipo asesor de Mejoramiento Continuo de la Oficina de Planeación.

Atentamente,

LILIANA MARÍA RODRÍGUEZ CASAS

Jefe Oficina de Planeación

Elaboró: Lina Fernanda Cardenas Ariza / Oficina de Planeación

Revisó: Suly Cerón Salas / Oficina de Planeación

Anexos: No aplica

Copia: No aplica