PGN - OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO - Organización

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO-Organización Al respecto el fundamento normativo sobre el tema son el artículo 76 de la ley 734 de 2002 y el numeral 32 del artículo 34 de la misma ley. Se dispuso así mismo en esa norma, que correspondía al Departamento Administrativo de la Función Pública hacer las recomendaciones a las distintas entidades públicas en orden a la organización del control disciplinario interno. A ese efecto, el Departamento Administrativo de la Función Pública, junto con la Procuraduría General de la Nación expidió la Circular DAFP - PGN No. 001 de 2002, dirigida a los representantes legales de los organismos y entidades de las ramas y órganos del Estado en todos sus órdenes y niveles, acto del cual se puede inferir lo siguiente: 1° La exigencia del “más alto nivel”, que debe tener la Unidad (como grupo formal de trabajo) u Oficina (como dependencia de la entidad) de Control Interno Disciplinario, no se refiere a la ubicación que una u otra tengan en la jerárquica burocrática de la entidad, sino a que las personas que las conforman pertenezcan por lo menos al nivel profesional de la administración. 2° Si se opta por la conformación de un “grupo formal de trabajo”, éste debe estar adscrito a una de las dependencias del segundo nivel jerárquico de la organización. De esa forma se garantiza que sus decisiones puedan ser apeladas ante el Jefe de la entidad. 3° Si se opta por la creación de una Oficina de Control Interno Disciplinario, deberá expedirse la norma respectiva que modifique la estructura de la entidad. En tal caso, el

nivel jerárquico que dicha oficina ocupe, debiera ser el segundo más alto de la entidad, pues su dependencia exclusiva de la Dirección, garantiza de mejor manera la autonomía. Ubicarla en otro nivel jerárquico, permitiría la interferencia de mandos medios de la organización, en las decisiones de primera instancia. Bogotá D.C., 19 de septiembre de 2011 PAD

C-103-2011

Doctor JAVIER ALEX HURTADO MALAGÓN Contraloría Delegada para la Gestión Pública Equipo de Auditoría a la DIAN Carrera 10 N° 17-18 Bogotá D.C.

Ref.: Su consulta del 2 de junio del presente año.

Respetado Señor: Consulta usted en el escrito de la referencia, si las entidades públicas, cuando su presupuesto se lo permita, deben implementar la Oficina de Control Disciplinario Interno, en el segundo nivel jerárquico de la organización.

La pregunta anterior está precedida del planteamiento fáctico de lo encontrado por usted, como miembro de un equipo de auditoría de la Contraloría General de la República, que labora actualmente en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (D.I.A.N.). En primer lugar, he de advertirle que la función consultiva asignada a este Despacho, (artículo 9, numeral 3 del Decreto 262 de 2000), no permite absolver casos particulares o concretos; así se ha establecido en la Resolución número 127 del 3 de abril de 2008, proferida por el señor Procurador General de la Nación, reglamentando el ejercicio del derecho de petición en este organismo de control; con mayor razón, los casos puntuales no serán atendidos si los hechos son

susceptibles de procesos disciplinarios. Por lo tanto, las respuestas en estos casos se deben limitar a suministrar elementos de juicio de carácter general y abstracto que sirvan para ilustrar el tema que interesa al peticionario. Respecto al tema de consulta, es pertinente empezar por transcribir los apartes pertinentes del fundamento normativo inmediato que sobre el tema se tiene: El artículo 76 de la ley 734 de 2002: “Artículo 76. Control disciplinario interno. Toda entidad u organismo del Estado, con excepción de las competencias de los Consejos Superior y Seccionales de la Judicatura, deberá organizar una unidad u oficina del más alto nivel, cuya estructura jerárquica permita preservar la garantía de la doble instancia, encargada de conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores. Si no fuere posible garantizar la segunda instancia por razones de estructura organizacional conocerá del asunto la Procuraduría General de la Nación de acuerdo a sus competencias. En aquellas entidades u organismos donde existan regionales o seccionales, se podrán crear oficinas de control interno del más alto nivel, con las competencias y para los fines anotados. (…) Parágrafo 2°. Se entiende por oficina del más alto nivel la conformada por servidores públicos mínimo del nivel profesional de la administración. (Las negrillas y subrayas son del Despacho) Ahora bien, se estimó de tal importancia el mandato antes transcrito, que en el numeral 32 del artículo 34 de la misma ley, se elevó a la categoría de “deber” el implementar dicho sistema de control disciplinario interno, “asegurando su

autonomía e independencia” a más tardar para la fecha en que entrase en vigencia el nuevo código disciplinario, siempre y cuando existiesen los recursos presupuestales para el efecto. Se dispuso así mismo en esa norma, que correspondía al Departamento Administrativo de la Función Pública hacer las recomendaciones a las distintas entidades públicas en orden a la organización del control disciplinario interno. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 2 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12336 www.procuraduria.gov.co A ese efecto, el Departamento Administrativo de la Función Pública, junto con la Procuraduría General de la Nación expidió la Circular DAFP - PGN No. 001 de 2002, dirigida a los representantes legales de los organismos y entidades de las ramas y órganos del Estado en todos sus órdenes y niveles; en dicho acto administrativo se precisó lo siguiente: a) A efectos de garantizar tanto la autonomía de la Unidad u Oficina de Control Disciplinario Interno y el principio de segunda instancia, la cual, por regla general corresponde al nominador, así como la racionalidad de la gestión, el mecanismo para cumplir la función disciplinaria será la conformación de un GRUPO FORMAL DE TRABAJO, mediante acto interno del jefe del organismo, adscrito a una de las dependencias del segundo nivel jerárquico de la organización, coordinado por el Director de dicha dependencia. b) En el evento en que la magnitud de la entidad o la índole de la función, determinen un volumen significativo de procesos disciplinarios, que haga necesaria la creación de una oficina disciplinaria dentro de la estructura formal de

la entidad, deberá adelantarse el trámite técnico, administrativo y presupuestal necesario para formalizar, en una norma expedida por autoridad competente, (Decreto nacional, Ordenanza departamental, Acuerdo distrital o municipal, etc) la Oficina Disciplinaria, con la denominación que corresponda a la estructura organizacional. (Ej. Subdirección, División, Oficina, Unidad, etc. de control disciplinario interno). De las normas transcritas se puede inferir lo siguiente: 1° La exigencia del “más alto nivel”, que debe tener la Unidad (como grupo formal de trabajo) u Oficina (como dependencia de la entidad) de Control Interno Disciplinario, no se refiere a la ubicación que una u otra tengan en la jerárquica burocrática de la entidad, sino a que las personas que las conforman pertenezcan por lo menos al nivel profesional de la administración. 2° Si se opta por la conformación de un “grupo formal de trabajo”, éste debe estar adscrito a una de las dependencias del segundo nivel jerárquico de la organización. De esa forma se garantiza que sus decisiones puedan ser apeladas ante el Jefe de la entidad. 3° Si se opta por la creación de una Oficina de Control Interno Disciplinario, deberá expedirse la norma respectiva que modifique la estructura de la entidad. En tal caso, el nivel jerárquico que dicha oficina ocupe, debiera ser el segundo más alto de la entidad, pues su dependencia exclusiva de la Dirección, garantiza de mejor manera la autonomía. Ubicarla en otro nivel jerárquico, permitiría la interferencia de mandos medios de la organización, en las decisiones de primera

instancia. Con todo, como quiera que la presente respuesta únicamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5º de la Ley 153 de 1887 y 25 del Decreto 01 de 1984 y que en la propia Circular Conjunta DAFP - PGN No. 001 del 2 de abril de 2002 se dispuso que “Las inquietudes sobre la implementación u organización de la Unidad Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 3 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12336 www.procuraduria.gov.co u Oficina de Control Interno Disciplinario, según las condiciones específicas de cada organismo o entidad, serán absueltas por la Dirección de Desarrollo Organizacional del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA”, le aconsejo dirigir su consulta a dicha entidad. Atentamente,

JUAN CARLOS NOVOA BUENDÍA

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

C-103-2011

JCNB/MDCR

Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 4 Carrera 5 N° 15-80 piso 23 PBX 5878750 Ext. 12336 www.procuraduria.gov.co