SIC - Concepto-12195855

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 12-195855- -00003-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 6

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos:

1. Objeto de la Consulta Manifiesta en su escrito lo siguiente: \"(...) me permito solicitar me informe, por la aplicación de la nueva les (sic) ley de datos personales 1581 de 2012, cuál va a ser el procedimiento para publicar la información de las hojas de vida de los funcionarios públicos\”.

A continuación, nos permitimos suministrarle información relevante en relación con el tema de la consulta, con el fin de brindarle mayores elementos de juicio al respecto.

2. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de datos personales La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta Superintendencia: a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y

suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento. i) Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional. j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. k) Las demás que le sean asignadas por ley.

2.1. Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 La Ley 1581 de 2012 en su artículo 2 señala el ámbito de aplicación de la siguiente manera: Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. (...) El literal b) del artículo 3 define la base de datos así: \"b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento\" Por su parte, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011, mencionó lo siguiente respecto a las bases de datos o archivos: [E]l artículo 3 del proyecto define las bases de datos de una manera muy amplia como el “conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento”. El tratamiento, por su parte, es definido como “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión". El proyecto no contiene una definición de archivo; sin embargo, éste es definido por la Real Academia de la Lengua como el “conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades” o como el “lugar donde se custodian uno o varios archivos.” Los archivos también son definidos por la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, como el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su

gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia (...)” (artículo 3). Finalmente, los archivos también han sido conceptualizados por esta Corporación así: “(...) un conjunto orgánico de documentos, unidos por un vínculo originario o de procedencia, que sirven para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada por una oficina o institución en el curso de su actividad.”. De acuerdo con estas definiciones, los archivos -para efectos exclusivamente del proyecto-, en tanto son (i) depósitos ordenados de datos, incluidos datos personales, y (ii) suponen, como mínimo, que los datos han sido recolectados, almacenados y, eventualmente, usados -modalidades de tratamiento, son una especie de base de datos que contiene datos personales susceptibles de ser tratados y, en consecuencia, serán cobijados por la ley una vez entre en vigencia. Esta parece además haber sido la intención del legislador estatutario, toda vez que varios artículos del proyecto se refieren a los archivos (i) como sinónimos de bases de datos o modalidades del mismo género al que pertenecen las bases de datos, y (¡i) como ámbitos a los que son aplicables las regulaciones del proyecto. Por ejemplo, el literal a) del inciso tercero del artículo 2 dispone que uno de los casos exceptuados de la aplicación de algunas regulaciones de la ley son “(...) las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito excluidamente personal o doméstico.” En tanto -como se verá más adelantelas hipótesis del artículo 3 no están exceptuadas de la aplicación de los principios, los archivos mantenidos en un ámbito

exclusivamente personal o doméstico son cobijados por lo menos por el artículo 4 del proyecto. Lo mismo se puede concluir de los archivos “(...) que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional” y de los archivos “(...) de información periodística y otros contenidos editoriales”, previstos en los literal b) y d), respectivamente, del inciso tercero del artículo 3, es decir, a tales archivos se aplican los principios del artículo 4. Vale la pena mencionar que si bien la definición de base de datos que trae el proyecto puede diferir del uso común del término, no por ello es inconstitucional, pues el legislador goza de discrecionalidad para hacer clasificaciones y fijar definiciones, como ocurrió en este caso. (...) La precitada Ley aplica al tratamiento de datos personales, esto es, las operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión registrados en cualquier base de datos de entidades públicas o privadas. 2.2. Publicación de hojas de vida de los aspirantes a ejercer cargos públicos El Presidente de la República, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales expidió el Decreto 4567 de 2011, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y decreto ley 770 de 2005” y en su artículo 3 dispuso lo siguiente: El órgano técnico o la entidad encargada de verificar las competencias laborales indicarán al nominador si el candidato a ocupar el empleo de libre nombramiento y remoción cumple con las competencias requeridas y se ajusta al perfil del cargo. Una vez efectuada la evaluación de las competencias laborales y previo al nombramiento discrecional por parte de la autoridad nominadora, la hoja de vida del

aspirante deberá ser publicada durante tres días calendario en las páginas web tanto de la entidad a la cual pertenezca el cargo como en la del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, para el conocimiento de la ciudadanía y la formulación de observaciones. Para efectos de la publicación en la página web del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República las entidades deberán enviar las respectivas hojas de vida, junto con los antecedentes disciplinarios, penales y fiscales del aspirante, así como la constancia de la evaluación de las competencias laborales. Una vez efectuada la publicación en los términos señalados y la evaluación de los comentarios de la ciudadanía, la autoridad nominadora podrá proceder al nombramiento correspondiente. La publicación de las hojas de vida de los aspirantes a ejercer cargos públicos, es un requisito para cumplir con la finalidad de garantizar la transparencia en los procesos de vinculación de servidores de libre nombramiento y remoción de la Rama Ejecutiva del orden nacional y de los niveles diferentes al técnico y al asistencial.

3. Conclusión El procedimiento para la publicación de las hojas de vida de los aspirantes a ejercer funciones públicas, no es competencia de esta Superintendencia. No obstante lo anterior, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales contenidos en las hojas de vida de los aspirantes, en tanto se registren en una base de datos, se rigen por las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, por cuyo cumplimiento debe velar esta entidad. Cabe mencionar que la precitada Ley en su artículo 28 señala un régimen de transición de seis (6) meses

para adecuarse a las normas en ella contenidas Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carolina García

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos