SIC - Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

Circular Única TABLA DE CONTENIDO TÍTULO I ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO ........ 1

CAPÍTULO PRIMERO REGLAS APLICABLES AL DERECHO DE PETICIÓN ................................ 1 1.1. Procedencia .......................................................................................................................... 1 1.2. Autoridad competente ........................................................................................................... 1 1.3. Requisitos ............................................................................................................................. 1 1.4. Verificación de requisitos y peticiones incompletas............................................................... 3 1.5. Procedimiento para resolver ................................................................................................. 3 1.6. Suspensión de los términos para resolver ............................................................................ 5 1.7. Desistimiento o retiro expreso ............................................................................................... 6 1.8. De las peticiones verbales .................................................................................................... 6 1.8.1. Definiciones aplicables frente a las peticiones presentadas verbalmente ......................... 6 1.8.2. Centralización, recepción, radicación, constancia y trámite de las peticiones presentadas verbalmente ................................................................................................................................ 6 1.8.2.1.Medios de recepción de las peticiones presentadas de manera verbal ......................... 7 1.8.3. Horario de atención al público para la presentación y recepción de peticiones verbales .. 7 1.8.4. Requisitos de las peticiones presentadas de manera verbal ............................................ 7 1.8.5. Peticiones presentadas en lengua nativa o dialecto oficial de Colombia .......................... 8 1.8.6. Falta de competencia por la Superintendencia de Industria y Comercio ........................... 8 1.8.7. Peticiones verbales presentadas por personas de especial protección ............................ 9 1.8.8. Respuesta a solicitudes realizadas de manera verbal y de acceso a la información ........ 9

CAPITULO SEGUNDO SOLICITUD DE INFORMACIÓN ................................................................. 9 2.1. Consulta de documentos ..................................................................................................... 9 2.2. Copias de documentos ........................................................................................................ 9 2.3. Consulta de expedientes ................................................................................................... 10 2.4. Expedición de certificaciones ............................................................................................. 11 2.5. Información de carácter reservado .................................................................................... 12 2.6. Tasas aplicables a trámites generales de la Superintendencia de Industria y Comercio .. 13 Pág. i Circular Única CAPITULO TERCERO QUEJAS Y RECLAMOS ........................................................................... 14 3.1. Centralización de las quejas y reclamos ............................................................................ 14 3.2. Funciones de la Secretaría General como dependencia encargada de la atención al usuario 14 3.3. Procedimiento para atender las quejas y reclamos ........................................................... 15 CAPÍTULO CUARTO DISPOSICIONES GENERALES ................................................................. 15 4.1. Responsabilidad por la indebida aplicación de los trámites ............................................... 15 4.2. Sanciones .......................................................................................................................... 15 4.3. Normatividad aplicable ....................................................................................................... 16 4.4. Procedimiento interno ........................................................................................................ 16 CAPÍTULO QUINTO RECURSOS CONTRA LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS ........................... 16 5.1. Funcionario competente .................................................................................................... 16 5.2. Oportunidad y presentación ............................................................................................... 19 5.3. Oportunidad y presentación de recursos de la vía gubernativa contra los actos expedidos por la Dirección de Nuevas Creaciones, Dirección de Signos Distintivos y la Delegatura para la Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio ...................................... 19

5.3.1. Traslado de los Recursos ................................................................................................ 20 5.3.2. Decreto, práctica y valoración de pruebas ...................................................................... 20 CAPÍTULO SEXTO PUBLICACIÓN, COMUNICACIÓN, NOTIFICACIÓN Y EJECUTORIA DE LAS DECISIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO .................................. 20 6.1. Publicaciones, comunicaciones, citaciones y notificaciones de actos administrativos ....... 20 6.1.1. Contenido de los Actos Administrativos ..................................................................... 20 6.1.2. Publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones para investigaciones iniciadas antes de la entrada en vigencia de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) ............................ 21 6.1.3. Publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones para investigaciones adelantadas en vigencia de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) ...................................................... 22 6.2. Notificaciones y comunicaciones en materia de propiedad industrial ............................... 27 6.3. Comunicaciones en línea a través de internet ................................................................... 30 6.4. Publicidad .......................................................................................................................... 30 6.5. Ejecutoria ........................................................................................................................... 31 6.6. Reglamento del Servicio de Comunicación en línea a través de Internet aplicable a todos los trámites y servicios de la Superintendencia de Industria y Comercio......................................... 31 6.6.1. Requerimientos para al servicio ................................................................................. 32 Pág. ii Circular Única 6.6.2. Solicitud para acceder al servicio ............................................................................... 32 6.6.3. Asignación de nombre de usuario y contraseña para la comunicación en línea a través de internet ................................................................................................................................. 32 6.6.4. Para realizar la comunicación en línea a través de Internet, se procederá de la siguiente

manera 32 6.6.5. Horarios ..................................................................................................................... 32 6.6.6. Texto del acto administrativo ..................................................................................... 33 6.7. Procedimiento de notificación aplicable a los actos de propiedad industrial ...................... 33 6.7.1. Uso del sistema de notificaciones .............................................................................. 33 6.7.2. Horarios ..................................................................................................................... 33 CAPÍTULO SÉPTIMO REGLAS APLICABLES A CIERTAS ACTUACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO .................................................................... 33 7.1. Visitas de inspección ......................................................................................................... 33 7.2. Actuaciones que incluyan actos de apoderamiento en los trámites administrativos .......... 34 7.3. Acumulación de documentos y trámites............................................................................. 36 7.4. Solicitud de prórrogas ........................................................................................................ 36 7.5. Recibos extraviados ........................................................................................................... 36 7.6. Acuerdos de pago de obligaciones en cobro coactivo ....................................................... 37 7.6.1. Acuerdo de pago y garantías ..................................................................................... 37 7.6.1.1. Garantías admisibles para la celebración de un acuerdo de pago......................... 37 a) Póliza de seguros expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia ................................................................................................................................... 38 b) Garantía bancaria (carta de crédito stand by, aceptación bancaria, carta de patrocinio, aval bancario) ................................................................................................................................... 38 c) Endoso de títulos valores y valores ....................................................................................... 38 d) Hipoteca ................................................................................................................................ 38 e) Prenda .................................................................................................................................. 38 f) Fiducia en garantía ................................................................................................................ 39 g) Fiducia de administración de pagos ...................................................................................... 39

h) Ofrecimiento de bienes para su embargo y secuestro .......................................................... 39 i)Garantía personal .................................................................................................................. 39 7.6.1.2. Aprobación de la garantía ...................................................................................... 40 Pág. iii Circular Única 7.6.1.3. Requisitos formales del acuerdo de pago .............................................................. 40 7.6.1.3.1. Cláusulas especiales del acuerdo de pago ............................................................ 41 7.6.1.3.1.1. Interpretación unilateral ...................................................................................... 41 7.6.1.3.1.2. Cláusula aceleratoria ......................................................................................... 41 7.6.1.3.1.3. Cláusula de renuncias ........................................................................................ 41 7.6.1.3.1.4. Cláusula de salvaguarda .................................................................................... 41 7.6.1.3.2. Vigilancia del acuerdo ............................................................................................ 41 7.6.1.3.3. Terminación del acuerdo de pago .......................................................................... 42 7.7. Registro de audiencias ...................................................................................................... 42 7.7.1. Registro de las audiencias ......................................................................................... 42 7.7.2. Actas de audiencias ................................................................................................... 43 7.7.3. Contenido del acta ..................................................................................................... 43 7.7.4 Reglas para las grabaciones de las audiencias ......................................................... 43 7.7.5. Seguridad y copias de respaldo ................................................................................. 44 7.7.6. En trámites jurisdiccionales ........................................................................................ 44 7.8. Decreto práctica y valoración de pruebas .......................................................................... 44 CAPÍTULO OCTAVO ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Y JURISDICCIONALES ................... 45 8.1. Actuaciones Administrativas .............................................................................................. 45

8.1.1. En materia de protección al consumidor .................................................................... 45 8.1.2. En materia de control y verificación de reglamentos técnicos y metrología legal....... 45 8.1.3. En materia de competencia desleal administrativa .................................................... 45 8.1.4. En materia de protección de la competencia ............................................................. 45 8.1.5. En materia de cámaras de comercio ......................................................................... 46 8.1.6. En materia de protección de datos personales .......................................................... 46 8.2. Actuaciones jurisdiccionales .............................................................................................. 46 8.2.1. En materia de protección al consumidor .................................................................... 46 8.2.2. En materia de competencia desleal ........................................................................... 47 8.2.3. En materia de propiedad industrial ............................................................................ 47 Pág. Pág. iv Circular Única

TÍTULO I ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

CAPÍTULO PRIMERO REGLAS APLICABLES AL DERECHO DE PETICIÓN 1.1. Procedencia De conformidad con las facultades asignadas por la ley y las normas vigentes en materia de derecho de petición, la Superintendencia de Industria y Comercio reglamenta el trámite interno y atenderá: a) En general, las peticiones respetuosas en interés general o particular que presente cualquier persona, de conformidad con los artículos 23 de la Constitución Política y 13 y siguientes del CPACA, sustituidos por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, en relación con los asuntos que son competencia de esta Superintendencia, sin perjuicio de los procedimientos y trámites especiales establecidos en la legislación vigente.

b) Las quejas y reclamos que se presenten por el mal funcionamiento de los servicios a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio. 1.2. Autoridad competente De conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, si la Superintendencia de Industria y Comercio encuentra que no es la autoridad competente para atender la petición o para iniciar la actuación administrativa que se le solicita, deberá informarlo en el mismo acto al peticionario, si éste actúa verbalmente; o dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes a partir de la recepción, ya sea que este hubiese obrado por escrito, o en aquellos casos en los que habiéndose informado verbalmente de la falta de competencia de esta Superintendencia, el peticionario insista en su radicación; en tales eventos la Entidad deberá enviar la petición, dentro del mismo término, al funcionario o Entidad competente. Del traslado efectuado a la autoridad competente se le informará al peticionario, y se le remitirá copia de la comunicación mediante la cual se realizó el traslado. Los términos para decidir se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la petición por parte de la autoridad competente. Cuando el asunto corresponde a otra dependencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, se procederá a hacer el traslado correspondiente, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del mismo, de conformidad con lo previsto en la Circular No. 09 del 30 de agosto de 2012, sin necesidad de informar sobre el particular al peticionario. En este evento, los términos para responder

se empezarán a contar a partir de la fecha en que se radicó la solicitud en la Entidad. 1.3. Requisitos Las solicitudes que se presenten ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio del derecho de petición, podrán formularse verbalmente o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo Resolución No. 2356 del 30 de enero de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50132 del 30 de enero de 2017. “Por la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones presentadas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, se modifican los Capítulos Primero, Segundo, Quinto, Sexto Séptimo y Octavo del Título I de la Circular Única”. Pág. 1 Circular Única para la comunicación o por transferencia de datos que permita a la Administración su conocimiento; y deberán respetar las siguientes reglas: Las peticiones escritas deberán contener, por lo menos, la siguiente información: (i) Designación de la Entidad a la cual se dirige y, de ser posible, la dependencia que corresponda dentro de la Entidad. (ii) Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es del caso, con indicación del(os) documento(s) de identidad, su número celular y de la dirección física o electrónica donde se recibirá la correspondencia y se hará(n) la(s) notificación(es). El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica. (iii) Objeto de la petición (iv) Razones en que se apoya o fundamenta la petición. La no presentación de las razones en que

se fundamenta la petición o la falta de documentos no impedirá su radicación, teniendo en cuenta lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 16 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. (v) En los casos que lo requieran, se deberán detallar los documentos que se deseen presentar para iniciar el trámite. Si alguno o algunos de los documentos necesarios para recibir o resolver la petición reposan en la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá indicar tal circunstancia, así como la dependencia que los posee; lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012. (vi) Firma del peticionario de la solicitud presentada en documento físico. El escrito respectivo deberá radicarse en el Grupo Gestión Documental y Recursos Físicos o por el Grupo de Atención al Ciudadano, en los puntos de atención a nivel nacional de la Superintendencia de Industria y Comercio. Dicha dependencia lo rotulará con indicación de la fecha y hora de recibo, el número de radicación y la dependencia a la cual será remitido. Con base en los datos suministrados en el rótulo correspondiente el peticionario podrá identificar y requerir información sobre el estado de su solicitud. De igual forma, se podrán enviar peticiones escritas al correo institucional en la dirección electrónica: contactenos@sic.gov.co, o a través de la sede electrónica a través de la página web de la Entidad. En aquellos casos en los cuales el peticionario actúe a través de los medios electrónicos habilitados para ello se le comunicará el trámite por esa misma vía, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente, de conformidad con lo previsto en el artículo

54 del CPACA. Pág. 2 Circular Única 1.4. Verificación de requisitos y peticiones incompletas En cumplimiento de los principios de eficiencia y eficacia, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio constate que una petición ya radicada está incompleta pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, se requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día hábil siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos comenzará a correr el término para resolver la petición. En el evento que no sea posible comprender la finalidad u objeto de la petición, de acuerdo con el artículo 19 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, se requerirá para que dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción aclare o corrija su contenido. En caso de que la misma no sea corregida o aclarada, se entenderá desistida y se procederá a su archivo. Cuando en el curso de una actuación administrativa la Entidad advierta que el peticionario debe realizar una gestión de trámite a su cargo, necesario para adoptar una decisión de fondo, lo requerirá por una sola vez para que lo efectúe en el término de un (1) mes, periodo durante el cual se suspenderá el término para decidir. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término

igual al inicialmente concedido. Vencidos los términos aquí señalados, la Entidad declarará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales. No se podrá exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que la Superintendencia de Industria y Comercio tenga en su poder, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Decreto –Ley 19 de 2012. 1.5. Procedimiento para resolver Teniendo en cuenta la clase de petición, ésta deberá ser resuelta conforme al procedimiento que se indica a continuación: a) Los escritos contentivos de la petición se radicarán en el Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos y se realizará el reparto correspondiente a más tardar al día hábil siguiente a su recepción. b) Una vez recibida la petición por el funcionario competente, deberá proceder a analizar si se está en presencia de alguna de las siguientes situaciones y, actuar según corresponda: (i) Cuando una petición se refiera al reconocimiento de un derecho fundamental y el peticionario manifieste y allegue prueba de que es titular del mismo y que de no ser resuelta la solicitud se le Pág. 3 Circular Única causará un perjuicio irremediable, en los términos del artículo 20 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, se le dará un trámite prioritario a la petición.

(ii) Cuando una petición sea presentada por una persona en estado de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o un adulto mayor o, en general, por cualquier persona en estado de indefensión o debilidad manifiesta y dicha situación sea conocida por la Entidad, se dará trámite especial y preferente en los términos del numeral 6 del artículo 5 del CPACA. (iii) Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, la Entidad deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición según se establece en el artículo 20 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. c) Las peticiones escritas se resolverán por la Dependencia competente, dentro de los siguientes términos: (i) Las peticiones en interés general o particular deberán ser resueltas por la dependencia a la que sean asignadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su fecha de radicación en la Superintendencia de Industria y Comercio, según lo dispone el inciso 1 del artículo 14 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. (ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta por los particulares deberán ser resueltas por la Oficina Asesora Jurídica dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su fecha de radicación en la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo 14 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

(iii) Las peticiones de información formuladas por las entidades públicas deberán contestarse por la dependencia competente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su fecha de radicación en la Superintendencia de Industria y Comercio, según lo establece el artículo 30 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Las demás peticiones deberán ser resueltas dentro de los términos señalados en el artículo 14 de la citada Ley. (iv) Las peticiones de información presentadas por los Congresistas en ejercicio de sus “Funciones de Control y Audiencias”, según lo establece la Ley 5 de 1992, deberán ser resueltas en los siguientes términos: En caso de “Citación para información”, la Superintendencia de Industria y Comercio tendrá un término para resolver el cuestionario hasta cuarenta y ocho (48) horas antes de cumplirse la citación, según lo previsto en el artículo 243 de la Ley 5 de 1992. En caso de “Citación a Ministros, Superintendentes y Directores de Departamentos Administrativos”, el cuestionario remitido por el Congreso de la República deberá ser resuelto por la Superintendencia de Industria y Comercio en un término de cinco (5) días calendario, siguientes a su recepción, según lo previsto en el artículo 249 literal d) de la Ley 5 de 1992. Pág. 4 Circular Única En caso de “Solicitud de informes por los Congresistas”, la Superintendencia de Industria y Comercio tendrá un término para resolver dichos informes en los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción,

según lo previsto en el artículo 258 de la Ley 5 de 1992. En caso de “Solicitud de documentos por los Congresistas”, la Superintendencia de Industria y Comercio tendrá un término para remitir dichos documentos en los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, según lo previsto en el artículo 260 de la Ley 5 de 1992. (v) Las peticiones de documentos y de información presentadas por particulares deberán resolverse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su fecha de recibo, de acuerdo con el numeral 1 del artículo 14 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. (vi) La expedición de certificaciones se realizará en un término de quince (15) días hábiles, en virtud de lo previsto en el artículo 14 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. d) Cuando no fuere posible responder al interesado dentro de los términos señalados anteriormente, así se le informará, manifestando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se resolverá odará repuesta a su petición, según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 14 del CPACA. e) Una vez suscrita la respuesta por parte del director o coordinador de la dependencia correspondiente dentro de los términos establecidos, se radicará y entregará al Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos para su remisión, salvo que se trate de comunicaciones que se hagan a través de medios electrónicos, cuya respuesta se tramitará por el mismo medio. En la respuesta al interesado se citará el número de radicación interna. Las respuestas vía correo electrónico deberán

radicarse y remitirse al peticionario a través del sistema de trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio. f) Cuando más de diez (10) ciudadanos formulen peticiones de información semejantes, la Entidad podrá dar una única respuesta, la cual se publicará en un diario de amplia circulación y en su página web y, adicionalmente, se entregará copia de la misma a quienes la soliciten, de acuerdo con lo señalado en el inciso 2 del artículo 22 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. g) Cuando se trate de peticiones reiterativas ya decididas, la Entidad podrá remitirse a las respuestas anteriores, conforme lo establece el inciso 2 del artículo 19 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Parágrafo. De acuerdo con lo establecido en el artículo 2 del CPACA, los procedimientos administrativos regulados por leyes especiales se regirán por éstas y en lo no previsto en ellas se aplicarán las normas de la parte primera del citado estatuto. 1.6. Suspensión de los términos para resolver En caso que se presente recusación en los términos que trata el artículo 12 del CPACA, se suspenderán los términos señalados en el literal c) del numeral 1.5 del presente capítulo, hasta cuando se decida. En igual sentido procederá la suspensión de términos en el evento que se requiera al Pág. 5 Circular Única peticionario para que aporte los documentos e informaciones faltantes para decidir y en los demás

casos señalados en la ley. 1.7. Desistimiento o retiro expreso Los interesados podrán desistir expresamente de sus peticiones en cualquier tiempo antes de que se adopte la decisión definitiva, sin perjuicio de poder volver a presentar la petición con el lleno de los requisitos legales. No obstante, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá continuar la actuación de oficio, si lo considera necesario por razones de interés público, tal y como lo dispone el artículo 18 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Esta decisión será adoptada mediante resolución motivada. 1.8. De las peticiones verbales 1.8.1. Definiciones aplicables frente a las peticiones presentadas verbalmente Para efectos de dar aplicación a la presente reglamentación interna se tendrán en cuenta las siguientes d