SIC - Concepto-12226210

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 12-226210--00002-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su comunicación radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos: 1 Objeto de la Consulta Manifiesta en su escrito lo siguiente: \"(…)¿si está ya implementado dicho procedimiento o trámite para llevar a cabo el registro de las bases de datos y las políticas de tratamiento, si es así, cuál es el trámite a seguir para ello ya que no se encuentra explicado en la Ley 581 ni a través de esta Delegatura, o de no ser así, cuándo se va a implementar y ser posible llevar a cabo el registro de bases de datos? Por otro lado, me gustaría consultar, sobre si es posible saber si existe ya fecha de promulgación sobre el reglamento que desarrollo la Ley 1581 o instrucción que regule el manejo de datos personales conforme a la referida Ley\" A continuación nos permitimos suministrarle información relevante en relación con el tema de la consulta, con el fin de brindarle mayores elementos de juicio al respecto. 2 Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de datos personales La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta

Superintendencia: a. Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos

personales; b. Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; c. Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. d. Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. e. Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. f. Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g. Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. h. Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento.

1. Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional.

j. Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se

afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. k. Las demás que le sean asignadas por ley. 2.1. Vigencia de la Ley 1581 de 2012 Sea lo primero señalar que la nueva Ley de datos personales es la 1581 del 17 de Octubre de 2012 y fue publicada en el diario oficial No. 48.587 del 18 de Octubre de 2012, la cual podrá consultarla en nuestra página www.sic.gov.co en el icono \"normatividad\", allí escoge \"Leyes\" y elige la Ley 1581 de 2012. El artículo 30 de la precitada Ley señala lo siguiente; \"Vigencia. La presente Ley rige a partir de su promulgación\" . Respecto a la promulgación el artículo 165 de la Constitución Política de Colombia señala lo siguiente: \"Aprobado un proyecto de ley por ambas cámaras, pasará al Gobierno para su sanción. Si éste no lo objetare, dispondrá que se promulgue como ley; si lo objetare, lo devolverá a la cámara en que tuvo origen\" El artículo 11 del Código Civil Colombianos señala lo siguiente: \"OBLIGATORIEDAD DE LA LEY - MOMENTO DESDE EL CUAL SURTE EFECTOS. La ley es obligatoria y surte sus efectos desde el día en que ella misma se designa, y en todo caso después de su promulgación\" Respecto a la promulgación de la Ley la Corte Constitucional mediante sentencia C-932 de 2006 señaló lo siguiente: PROMULGACIÓN DE LA LEY-Efectos En el ordenamiento jurídico colombiano la promulgación de la ley equivale a su

Publicación, y que si bien no es un requisito para la validez de la misma, si lo es para su vigencia y obligatoriedad, es decir, para que ésta vincule a los asociados. En esa medida la jurisprudencia constitucional ha relacionado los conceptos de promulgación de la ley -que se materializa mediante su publicación en el Diario Oficialy de eficacia jurídica o vigencia de la misma, entendidas estas últimas como fuerza o capacidad para producir efectos jurídicos de una norma, pues como antes se señaló los mandatos legales sólo serán oponibles a los asociados -y por ende éstos sólo resultarán afectados por sus consecuencias jurídicasa partir de su publicación, por lo tanto una ley mientras no haya sido publicada es inoponible y no produce efectos jurídicos. Por lo anterior, la Ley 1581 de 2012, es obligatoria y surte sus efectos para todos los hechos y actos a partir del 18 de octubre de 2012, fecha en la cual se hizo la publicación en el diario oficial. 2.2. Registro Nacional de Bases de Datos El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente: Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de

Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento. Por lo anterior, el Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de Las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país y los interesados deberán aportar a esta Superintendencia las políticas de tratamiento de la información, las cuales no podrán ser inferiores a los deberes del responsable y encargado del tratamiento de los datos personales contenidos en los artíuclo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 así: Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento

sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

I. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Artículo 18. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del

Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a. Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley. f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. g. Registrar en la base de datos las leyenda Y'reclamo en trámiteV en la forma en que se regula en la presente ley. h. Insertar en la base de datos la leyenda \"información en discusión judicial\" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y

Comercio. j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la

información de los Titulares.

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de

Industria y Comercio. Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno. Ahora bien, el parágrafo del artículo 25 de la precitada Ley, señaló que es deber del Gobierno Nacional reglamentar la información mínima que contendrá dicho Registro así como los términos y condiciones bajo los cuales se inscribirán los Responsables del Tratamiento de Datos, estableciendo un plazo de un año contado a partir de la promulgación de la ley, es decir, hasta el 18 de octubre de 2013, de manera que el Decreto Reglamentario que en su momento se expida será el que fijara la forma como tendrán que inscribirse quienes tengan la calidad de Responsables del Tratamiento de datos personales. Finalmente, esta Superintendencia desconoce la fecha exacta en que se expedirá el reglamento general de la Ley 1581 de 2012 por parte del Gobierno Nacional. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co

Elaboró: Carolina García

Revisó: William Burgos

Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

Jefe Oficina Asesora Jurídica