SIC - Concepto-13244259

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 13-244259- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Estimado(a) Señora: [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Oficina con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Consulta La peticionaria formula la siguiente consulta: “(…) Trabajo en una entidad pública (…) se ha venido colgando por parte de la entidad en internet las resoluciones donde se me ha hecho contrato (…) aparecen datos personales como la cedula (sic) y cuanto devengo. (…) Mi pregunta consiste (…) amparada en que normatividad la entidad esta (sic) facultada para hacer este tipo de publicacion (sic). Por lo anterior me gustaria (sic) conocer la normatividad bajo la cual me puedo amparar para solicitar se retire dicha informacion (sic) de internet asi (sic) como poder hacer la exigencia de que no se repita (…)”

2. Materia objeto de la consulta La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales: • Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; • Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como

resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. • Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. • Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. • Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. • Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. Al respecto, en primer lugar, nos permitimos advertirle que en virtud del principio y garantía constitucional del debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, no nos es posible resolver a través de conceptos situaciones particulares. Sin embargo, dentro del ámbito de las referidas competencias, a continuación damos respuesta de manera general a su consulta. 2.1 La protección de datos personales. El artículo 15 de la Constitución Política consagra los derechos a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales o habeas data en los siguientes términos: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual

modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.(…)” 1 Dicho derecho ha sido desarrollado principalmente en las leyes 1266 de 2008 – Habeas datay 1581 de 2012 –Protección de datos personales-. Al respecto la Corte Constitucional ha considerado que la Ley 1266 de 2008 regula el hábeas data financiero, el cual ha sido definido así: “el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia y financiera, contenida en centrales de información pública o privada, que tiene como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero” 2 Por otra parte, el habeas data genérico ha sido definido como: “el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan escogido sobre ellas en archivos y bancos de datos de naturaleza pública y privada” 3 Sin embargo, se debe tener en cuenta que como lo ha manifestado la Corte Constitucional, dicha clasificación es teórica y ambas clases son modalidades de un mismo derecho fundamental. Un concepto esencial y que determina la aplicabilidad de dicha regulación es el de dato personal, el cual ha sido definido de la siguiente manera por el literal c del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: 1 Artículo 15 Constitución Política de Colombia 2 Corte Constitucional, Sentencia C-1011 del 16 de octubre de 2008. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba

Triviño 3 Ibídem “Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables” 4 En relación con las características de los datos personales la Corte Constitucional ha considerado: “En efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales –en oposición a los impersonalesson las siguientes: “i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.”5 2.2 Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012. El ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 se encuentra definido en el artículo 2 de dicha norma, el cual determina: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. (…)\"6 En consecuencia, en principio, dicha norma se aplica a los datos personales que

estén registrados en cualquier base de datos, sin embargo, no resulta aplicable a las siguientes bases de datos o archivos 7: • Las que se mantengan en un ámbito personal o doméstico. 4 Literal c artículo 3 Ley 1581 de 2012 5 Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub 6 Artículo 2 Ley 1581 de 2012 7 Ibídem • Las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, control de lavado de activos y financiación del terrorismo. • Las que contengan información de inteligencia y contrainteligencia. • Las de información periodística y contenidos editoriales. • Las reguladas por la Ley 1266 de 2008, ley estatutaria de protección de datos personales comerciales y financieros para el cálculo de riesgo crediticio 8 • Las reguladas por la Ley 79 de 1993, censos de población y de vivienda. Pese a lo cual, con fundamento en el parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, a todas las bases de datos, incluso aquellas que no regula dicha ley, les serán aplicables los principios sobre protección de datos personales. 2.3 Autorización del titular de los datos personales La autorización del titular para el Tratamiento de datos personales está prevista en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012: “Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.” 9 Por su parte, el principio de libertad está consagrado en los siguientes términos en

el literal c del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012: “c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;”10 Dicho principio, que es pilar fundamental de las normas de protección de datos personales, implica que la actividad de Tratamiento de datos personales 8 Ver Sentencia C-1011 del 16 de octubre de 2008. Magistrado Ponente: Jaime Córdoba Triviño 9 Artículo 9 Ley 1581 de 2012 10 Artículo 4 Ley 1581 de 2012 solamente se pueda llevar a cabo con la autorización previa del titular de los mismos. En relación con los requisitos que debe cumplir dicha autorización la Corte Constitucional consideró: “De todo lo anterior, puede entonces deducirse: (i) los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Es decir, no está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial, (ii) el consentimiento que brinde la persona debe ser definido como una indicación específica e informada, libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales. Por ello, el silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información y (iii) el principio de libertad no sólo implica el consentimiento previo a la recolección del dato, sino que dentro de éste se entiende incluida la posibilidad de retirar el consentimiento y de

limitar el plazo de su validez.” 11 Las excepciones para la obligación de contar con una autorización previa para el Tratamiento de los datos personales que provenga de su titular son de carácter taxativo y no pueden ser objeto de una interpretación extensiva, se encuentran consagradas en los siguientes términos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: “Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 11 Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.” 12 Los datos públicos son definidos en los siguientes términos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013: “Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que

no estén sometidas a reserva.”13 De acuerdo con su consulta, el número de identificación personal asignado por la Registraduría General de la Nación, como lo puede ser el número de cédula, corresponde a un dato público, en este sentido el inciso primero del artículo 213 del Código Electoral establece: “Toda persona tiene derecho a que la Registraduría le informe sobre el número, lugar y fecha de expedición de documentos de identidad pertenecientes a terceros.” 14 Por lo cual, para el tratamiento de dicho dato no se hace necesario contar con la autorización del titular del mismo, sin embargo se debe tener en cuenta que pese a que no se requiera autorización sí se debe dar cumplimiento a las demás disposiciones de la Ley 1581 de 2012, entre ellas, los deberes y principios para el tratamiento de datos personales. 2.4 Deber de las entidades públicas de publicar sus contratos. Específicamente en relación con la materia consultada, esto es, la publicación de los contratos estatales, al respecto se debe tener en consideración que es una obligación de las entidades públicas, en virtud de los principios de publicidad y transparencia. 12 Artículo 18 Ley 1581 de 2012 13 Numeral 2 artículo 3 Decreto 1377 de 2013 14 Inciso primero artículo 213 Código Electoral En efecto, el artículo 223 del Decreto-Ley 19 de 2012 establece: “A partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicaran en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOPque administra la Agencia Nacional de Contratación PúblicaColombia Compra Eficiente. En consecuencia, a partir de dicha fecha los contratos estatales no requerirán de publicación en el Diario Único de Contratación y

quedarán derogados el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los artículos 59, 60, 61 y 62 de la Ley 190 de 1995 y el parágrafo 2 del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.” 15 En relación con el requisito de publicidad de los contratos estatales la Corte Constitucional ha considerado: “6.2.1. La publicidad es una garantía constitucional para la consolidación de la democracia, el fortalecimiento de la seguridad jurídica, y el respeto de los derechos fundamentales de los asociados, que se constituye en uno de los pilares del ejercicio de la función pública y del afianzamiento del Estado Social de Derecho (C.P. Art. 209). Dicho principio, permite exteriorizar la voluntad de las autoridades en el cumplimiento de sus deberes y en el ejercicio de sus atribuciones, y además brinda la oportunidad a los ciudadanos de conocer tales decisiones, los derechos que les asisten, y las obligaciones y cargas que les imponen las diferentes ramas del poder público. 6.2.2. Sobre el principio de la publicidad, esta Corporación se ha pronunciado en diversas oportunidades. Al respecto, en Sentencia C802 de 2006, en la que se estudió una demanda de inconstitucionalidad contra la contra la Ley 996 de 2005, dijo: “...el principio de publicidad es una garantía constitucional que da seguridad a las relaciones jurídicas [10]; facilita el control ciudadano de las decisiones de las autoridades; permite el ejercicio de varios derechos fundamentales y contribuye de manera esencial al adecuado desarrollo y realización de los fines del Estado. La materialización de este principio compete

primordialmente al legislador, - salvo en los casos en que la Carta consagra exigencias puntuales respecto de la publicidad de ciertos actos-, por lo que es al Congreso a quien corresponde en principio establecer o diseñar los mecanismos que considere pertinentes para lograr la adecuada publicación de las decisiones de las autoridades. La jurisprudencia constitucional ha 15 Artículo 223 Decreto-Ley 19 de 2012 reconocido en este sentido, que la publicidad “admite diversas formas de realización, que le corresponde definir y establecer al legislador”. 6.2.3. Frente al principio de publicidad de los contratos estatales, esta Corporación en Sentencia C-384/03, al estudiar la demanda de inconstitucionalidad contra la Ley 598 de 2000, \"por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la contratación estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.\" indicó: “La publicidad de los contratos como exigencia contractual tiene como finalidad realizar una comunicación masiva que tiene por objeto informar, persuadir y conseguir un comportamiento determinado de las personas que reciben esta información[11], principio que nuestra legislación sobre contratación estatal recoge en un conjunto de reglas que lo instrumentalizan, y que bien puede adicionar el legislador en ejercicio de su libertad de configuración en esta materia, al crear sistemas, catálogos y registros para hacerla más transparente y facilitar su vigilancia, como ocurrió en el

presente caso, pues sin violar el principio de unidad de materia se armoniza todo el sistema.” Igualmente en la Sentencia C259 de 2008, en la que se estudió la constitucionalidad de la ley 1150/07, esta Corporación dijo: “El principio de publicidad de la función administrativa resulta en un alto grado pertinente a la aplicación de sistemas electrónicos de información dentro de la actividad de las autoridades públicas, en el asunto bajo análisis referida a la contratación pública. Ello en tanto la aplicación de dicho principio permite que los ciudadanos conozcan y observen las actuaciones de la administración y estén por ende capacitados para impugnarlas, a través de los recursos y acciones correspondientes, ubicándose de esta manera en el ámbito expansivo del principio democrático participativo.” 16 De acuerdo con lo anterior, la publicación que llevan a cabo las entidades públicas de los contratos que suscriben se encuentra ampliamente justificada en un deber que la ley le ha impuesto a las mismas y tiene como finalidad el desarrollo de principios de rango constitucional. 16 Corte Constitucional, Sentencia número C-711 del 12 de septiembre de 2012, Magistrado Ponente: Mauricio Gonzalez Cuervo 2.5 Procedimientos para la protección de los datos personales. 2.5.1 Procedimiento para la consulta de los datos personales por parte de su titular. Uno de los derechos de los titulares de datos personales es la conocer los datos personales, derecho que se concreta en el procedimiento previsto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. En efecto, dicha norma prevé que los titulares de los datos personales o sus causahabientes puedan consultar su información personal en cualquier base de

datos a la cual resulte aplicable la norma en comento. De acuerdo con lo cual, ante la solicitud efectuada por el titular a través de un medio habilitado para ello por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, estos últimos cuentan con el término máximo de 10 días hábiles para dar respuesta. Dicho término puede ser ampliado por un periodo no superior a 5 días, siempre y cuando dicha situación se informe al titular explicando la razón de la demora e indicando la fecha en que se dará respuesta definitiva. 17 2.5.2 Procedimiento para la presentación de reclamos por parte del titular de datos personales. Con el fin de materializar el derecho de los titulares de corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales, y que su tratamiento se lleve a cabo en cumplimiento de la Constitución y la ley, el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 prevé un procedimiento para la presentación de reclamos por parte del titular de los datos personales. A continuación se resumen las principales características de dicho trámite: • Se puede presentar el reclamo ante el Responsable del tratamiento o ante el Encargado del tratamiento. 18 • El reclamo debe contener al menos la siguiente información 19: - Identificación del titular - Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo 17 Artículo 14 Ley 1581 de 2012 18 Inciso primero artículo 15 Ley 1581 de 2012 19 Numeral 1 artículo 15 Ley 1581 de 2012 - Dirección del titular - Documentos que se quieran usar como pruebas • Cuando el reclamo esté incompleto, dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo, se requerirá al titular para que lo subsane. Si pasados 2

meses desde el requerimiento no se completa el reclamo se entiende que ha desistido del mismo. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo debe remitirlo dentro de los 2 días siguientes a quien es competente y debe informar de ello al titular. 20 • Cuando el reclamo esté completo, a más tardar a los 2 días hábiles se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del reclamo, la cual se mantendrá hasta que se resuelva el reclamo. 21 • El reclamo se debe resolver en un término máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente a la fecha de su recepción, sin embargo es posible que dicho término se extienda por máximo 8 días hábiles más, lo cual se debe informar oportunamente al interesado indicando el motivo de la demora y la fecha en la cual se le dará respuesta de fondo. 22 2.5.3 Presentación de una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio De acuerdo con el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, la Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad de protección de datos y en ejercicio de dicha función ejerce la vigilancia para garantizar que se respeten los derechos, principios y garantías consagrados en dicha norma. 2.5.3.1 Requisito de procedibilidad. Se debe tener en cuenta que, antes de acudir a esta Superintendencia para presentar una queja por infracción al régimen de protección de datos personales, se debe agotar el requisito de procedibilidad consagrado en el artículo 16 de la 20 Ibídem. 21 Numeral 2 artículo 15 Ley 1581 de 2012

22 Numeral 3 artículo 15 Ley 1581 de 2012 Ley 1581 de 2012, el cual consiste en surtir previamente el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o ante el Encargado del tratamiento. 2.5.3.2 Procedimiento. Teniendo en cuenta que la Ley 1581 de 2012 no establece un procedimiento para el trámite de las quejas, sino que remite al procedimiento administrativo 23, se debe aplicar el procedimiento administrativo sancionatorio previsto en el Capítulo III del Título III del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. De acuerdo con lo anterior, dichos procedimientos tendrán las siguientes características: • Averiguación preliminar: En esta etapa la autoridad administrativa determina si existe mérito para llevar a cabo un procedimiento sancionatorio. • Formulación de cargos: Una vez realizada la averiguación preliminar la Entidad determina si existe mérito para llevar a cabo la investigación, caso en el cual formulará cargos, lo cual se hará mediante acto administrativo que se debe notificar personalmente a los investigados. Contenido del acto administrativo de formulación de cargos: - Los hechos que originan la investigación. - Personas investigadas. - Normas presuntamente infringidas. - Sanciones que se podrán imponer Contra el acto administrativo de formulación de cargos no proceden recursos, sin embargo, dentro de los 15 días siguientes a su notificación los investigados pueden presentar descargos y solicitar y aportar pruebas. • Etapa probatoria: En la cual se practican las pruebas decretadas, una vez terminado se corre traslado por el término de 10 días a los investigados para que

presenten sus alegatos. 23 Artículo 22 Ley 1581 de 2012. • Decisión: Tiene el siguiente contenido: - Individualización de las personas a sancionar. - Análisis de los hechos y pruebas en los cuales se fundamenta la sanción. - Normas infringidas. - Decisión final, puede ser archivo o sanción. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta Entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariana Naranjo

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos