SIC - Concepto-15079835

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 15-079835- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 12

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, damos respuesta a su comunicación radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto.

1. Objeto de la consulta En su comunicación, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto Ley 019 de 2012 y en la sentencia C-634 de 2012, solicita se le informe si para inscribir en el registro mercantil una situación de control de una sociedad debe hacer presentación personal y reconocimiento del documento, pues en la cámara de comercio se lo están exigiendo.

Al respecto le informamos que esta Oficina a través de un concepto no puede resolver situaciones particulares. No obstante, a continuación encontrará información general que consideramos de su interés sobre el tema consultado.

2. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con las Cámaras de Comercio En cuanto a las funciones específicas de esta entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, y 19 del Decreto 4886 de 2011.

17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y

coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

Igualmente, corresponde, a esta Entidad, en materia de registro mercantil, (i) resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las cámaras de comercio; (ii) evaluar el registro único empresarial y proponer las condiciones a que debe someterse dicho registro, así como proyectar los instructivos que sea necesario expedir a efectos de coordinarlo, (iii) establecer los formatos de inscripción y renovación de la inscripción en el RUES (Registro Único Empresarial y Social), (iv) establecer la información requerida para la inscripción en el RUES, (v) establecer la información requerida para la renovación de la inscripción en el RUES, (vi) regular la integración e implementación del RUES, atendiendo principios específicos y de manera armónica con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros que lo conforman. Adicionalmente, es competencia de esta Superintendencia sancionar a las cámara de comercio por infracción a las leyes, a los estatutos o a cualquier otra norma legal a que deben sujetarse, así como por la inobservancia de las órdenes e instrucciones impartidas por la Entidad.

3. Naturaleza jurídica y función pública registral de las Cámaras

Las cámaras de comercio son instituciones que derivan su existencia de una autorización legal conferida por el Gobierno para crearlas, de naturaleza corporativa, gremial, privada y sin ánimo de lucro, integradas por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil, a quienes en virtud del esquema de descentralización por colaboración, previsto en el artículo 209 de la Constitución Política, les han sido atribuidas funciones públicas directamente por la ley (fundamentalmente la administración de algunos registros públicos), para que las desempeñen de manera permanente e indefinida, sujetándose a los postulados y reglas del derecho público y ciñendo su actuación a lo expresamente autorizado y permitido para la consecución de la específica finalidad pública, pero conservando inalterada su condición de sujetos pasivos sometidos al régimen de derecho privado en cuanto a las restantes funciones que desempeñan, su organización y dirección, las fuentes de sus ingresos, la naturaleza de sus trabajadores y los estatutos que las gobiernan. Las funciones públicas que desarrollan las cámaras de comercio están relacionadas con su función registral, la cual de conformidad con lo previsto en el artículo 166 del Decreto 19 de 2012, será realizada de manera unificada a través del Registro Único Empresarial y Social -RUES-, el cual estará conformado, entre otros, por el Registro Mercantil, el Registro Único Empresarial - RUE, el Registro Único de ProponentesRUP, el Registro de Entidades sin ánimo de lucro, con el fin de brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de

información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional. Para el ejercicio de estas funciones públicas, las cámaras deben regirse por la competencia propia de las autoridades administrativas y, por lo tanto, sus facultades son eminentemente regladas y restringidas a lo expresamente consagrado en el ordenamiento jurídico, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 121 de la Constitución.

3. Registro Situaciones de Control La Ley 222 de 1993, en el artículo 30, dispone respecto al registro de situaciones de control de sociedades: "Artículo 30. Obligatoriedad de inscripción en el Registro Mercantil. Cuando de conformidad con lo previsto en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio, se configure una situación de control, la sociedad controlante lo hará constar en documento privado que deberá contener el nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados, así como el presupuesto que da lugar a la situación de control.

Dicho documento deberá presentarse para su inscripción en el registro mercantil correspondiente a la circunscripción de cada uno de los vinculados, dentro de los treinta días siguientes a la configuración de la situación de control. Si vencido el plazo a que se refiere el inciso anterior, no se hubiere efectuado la inscripción a que alude este artículo, la Superintendencia de Sociedades, o en su caso la de Valores o Bancaria, de oficio o a solicitud de cualquier interesado, declarará la situación de vinculación y ordenará la inscripción en el Registro Mercantil, sin perjuicio de la imposición de las multas a que haya lugar por dicha omisión. En los casos en que se den los supuestos para que exista grupo empresarial se aplicará la presente disposición. No obstante, cumplido el requisito de inscripción del

grupo empresarial en el registro mercantil, no será necesaria la inscripción de la situación de control entre las sociedades que lo conforman. Parágrafo 1o. Las Cámaras de Comercio estarán obligadas a hacer constar en el certificado de existencia y representación legal la calidad de matriz o subordinada que tenga la sociedad así como su vinculación a un grupo empresarial, de acuerdo con los criterios previstos en la presente ley. Parágrafo 2o. Toda modificación de la situación de control o del grupo, se inscribirá en el Registro Mercantil. Cuando dicho requisito se omita, la entidad estatal que ejerza la inspección, vigilancia o control de cualquiera de las vinculadas podrá en los términos señalados en este artículo, ordenar la inscripción correspondiente." (resaltado y subrayado fuera de texto)

4. Decreto Ley 19 de 2012 - Antitrámites El Decreto Ley 19 del 10 de enero de 2012, tiene por objeto suprimir o reformar trámites y procedimientos de la administración pública con el fin de facilitar los distintos procesos que los particulares deben adelantar ante las diferentes autoridades.

En efecto, el artículo primero establece: ARTICULO 1. OBJETIVO GENERAL. Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley. En tal virtud, el presente decreto tiene por objeto suprimir o reformar los trámites,

procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales que la rigen. El artículo 25 del mencionado decreto, corregido por el artículo 1 del Decreto 53 de 2012, dispone lo siguiente: \”Artículo 25. Eliminación de autenticaciones y reconocimientos. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones. Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas por sus otorgantes ante el Secretario de la respectiva

Cámara. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite\". 4.1 Corte Constitucional - Sentencia C-634 de 2012 La Corte Constitucional en la Sentencia C-634 de 2012, declaró inexequible la expresión contemplada en el inciso tercero del artículo 25 del Decreto Ley 19 de 2012, que señalaba "y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara". Lo anterior, teniendo como fundamento que "(...) el 13 de enero de 2012, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, el Gobierno expidió el Decreto 053 de 2012 cuyo artículo 1° corrigió el artículo 25 del Decreto 019 de 2012. La modificación realizada por el decreto 053 de 2012 varió uno de los aspectos esenciales de la norma que es además el más cuestionado por los accionantes, como es el carácter personal de la presentación de las actas de la asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrase ente las Cámaras de Comercio. Según los actores, este trámite ya había sido eliminado en el artículo 42 de la Ley 1429 de 2010. Por tal motivo, si bien los accionantes no demandaron la inconstitucionalidad del artículo 1° del Decreto 053 de 2012, resulta fundamental hacer

su integración normativa a fin de que la revisión constitucional del artículo 25 no pierda sentido. Habida cuenta de lo anterior, la Corte precisó que el Decreto 053 de 2012 fue expedido para la corrección de algunos yerros del Decreto 019 de 2012 y de manera particular eliminó la expresión "personalmente" del artículo 25 de dicha ley, lo cual suprimió la necesidad de presentar personalmente las actas ante el secretario de la respectiva cámara, aunque no eliminó la necesidad de autenticarlas pues expresamente se sigue señalando que las mismas no se consideran auténticas. (...)Esta norma crea nuevos trámites, pues de una parte señala que las actas de los órganos sociales y de administración de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro no se presumen auténticas y de otra, exige su presentación personal ante el secretario de la respectiva Cámara de Comercio, procedimientos que habían sido eliminados en el artículo 42 de la Ley 1429 de 2010. Para la Corte, es evidente la contradicción entre el artículo 25 del Decreto 019 de 2012 y el artículo 42 de la Ley 1429 de 2010, pues mientras el segundo señala expresamente que no se requerirá realizar presentación personal ante el secretario de la cámara de comercio de las actas de los órganos sociales y de la administración de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro, el artículo 25 del Decreto 019 de 2012 sí exige el trámite de presentación personal. (...)"

5. Circular No. 005 de 2014

La Circular 005 de 2014, incorporada a la Circular Única de esta Superintendencia, modificó el numeral 2.11, creando el Sistema Preventivo de Fraudes SIPREF a cargo

de las Cámaras de Comercio, en los siguientes términos: 2.11 Sistema Preventivo de Fraudes -SIPREF2.11.1 Aspectos generales Se crea el Sistema Preventivo de Fraudes SIPREF a cargo de las Cámaras de Comercio, en el cual se reportará la información de las personas autorizadas por el inscrito, para modificar los datos que reposan en estas entidades, y de esta forma prevenir los fraudes que se puedan presentar en los registros públicos que administran y, evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad. Para el efecto, las entidades registrales no podrán inscribir un acto o documento sujeto a registro, sin antes verificar que el mismo provenga del titular de la información. Los mecanismos que integren dicho sistema deben permitir:  Verificar la procedencia del documento (persona natural o jurídica u órgano) de manera preliminar a la anotación registral.  Dar a conocer al inscrito de la presentación de la petición de registro y, - Dejar evidencias concretas frente a los posibles autores de las presuntas actuaciones delictivas. Los mecanismos y controles que integran el SIPREF se implementarán sin perjuicio del control de legalidad que deben ejercer las Cámaras de Comercio respecto de los actos y documentos sujetos a registro y, no suple los procedimientos previstos en el ordenamiento jurídico para las actuaciones administrativas y la vía gubernativa respecto de los cuales debe darse estricto cumplimiento. En consecuencia, las Cámaras de Comercio deberán seguir cumpliendo con lo

establecido en el artículo 19 de la Ley 962 de 2005, respecto de todas las peticiones de registro, mediante la publicación de las mismas, en medio electrónico público. Las controversias suscitadas con ocasión de las peticiones de registro, deberán presentarse en las instancias y, bajo los procedimientos legales pertinentes. La información que se incluya en el SIPREF será confidencial y a ella solamente tendrán acceso los funcionarios delegados por las Cámaras para uso exclusivo de lo previsto en la presente circular. La vinculación de los usuarios al SIPREF, será voluntaria y, no generará costo alguno. Se exceptúan del SIPREF las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda, medidas cautelares, etc. 2.11.2 Implementación 2.11.2.1 Solicitud de vinculación al SIPREF Los comerciantes e inscritos que estén interesados en acceder a dicho servicio, deberán manifestarlo de manera expresa ante la Cámara de Comercio de su domicilio, informando los datos de la (s) persona (s) que autoriza(n) para adelantar los trámites ante la entidad registral. Una vez recibida la solicitud para acceder al SIPREF, las Cámaras de Comercio deberán poder identificar en su sistema de información quiénes son usuarios de dicho servicio. Será responsabilidad de los vinculados al SIPREF mantener permanentemente actualizada la información de las personas que se hayan autorizado. La solicitud de vinculación al SIPREF, deberá ser presentada personalmente por el inscrito o el representante legal -en caso de las personas jurídicaso a través de los mecanismos electrónicos establecidos al efecto ante la respectiva Cámara de

Comercio, para lo cual, se dejará evidencia fotográfica y/o biométrica del solicitante, así como de quienes éste autorice. Tanto para modificar la información reportada en el SIPREF, como para la desvinculación al sistema, se deberá surtir el mismo procedimiento previsto para la vinculación. 2.11.2.2 Operación del SIPREF En la operación del SIPREF se pueden presentar las siguientes modalidades: 2.11.2.2.1. Que las solicitudes que modifiquen la información de los registros públicos únicamente puedan ser radicadas en las Cámaras de Comercio por el titular del registro o por la (s) persona (s) que él autorice. El inscrito o usuario puede solicitar que las Cámaras de Comercio únicamente reciban las solicitudes cuando él las radique personalmente o, también puede autorizar de manera exclusiva a una persona para que las radique ante éstas. Recibida una solicitud de inscripción que modifique la información de los registros, la Cámara de Comercio exigirá la presentación personal o a través de los mecanismos electrónicos establecidos al efecto, de la persona autorizada para radicar la solicitud de conformidad con la información que exista en el SIPREF, quien dejará evidencia fotográfica y/o biométrica de dicha actividad. Surtido el trámite previsto en el numeral anterior, la Cámara de Comercio radicará la solicitud de inscripción o petición de modificación de información y realizará el trámite correspondiente. Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de realizar la radicación de la solicitud de inscripción o modificación de información cuando ésta no haya sido radicada por

quien de acuerdo a la información del SIPREF esté autorizado para ello. 2.11.2.2.2. Que las solicitudes que modifiquen la información de los registros públicos puedan ser radicadas por cualquier persona, pero al momento en que la Cámara vaya a afectar el registro, debe tener autorización previa de su titular. El usuario o inscrito puede solicitar además a la Cámara de Comercio, que para proceder a la inscripción de un acta o documento o para modificar la información de los registros públicos, se le solicite previamente su autorización. Lo anterior significa que radicada una solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, la Cámara de Comercio realizará el control formal previsto para cada caso y, de ser procedente la inscripción, solicitará confirmación de la solicitud al usuario o inscrito. La solicitud de autorización se enviará por cualquiera de los medios que estime el usuario (mensaje de datos, mensaje de texto, llamada telefónica, correo electrónico, fax) y que le haya sido informado a la Cámara al momento de la vinculación al SIPREF. Se entenderá que la Cámara de Comercio cumplió con esta obligación, cuando los datos de envío corresponden con los datos suministrados en la solicitud, por lo cual la entidad registral no asumirá ninguna responsabilidad si el mensaje es devuelto o si la información se modificó y no se reportó a la Cámara de Comercio. Las Cámaras de Comercio deberán dejar constancia, tanto del envío del mensaje, como de las respuestas que reciban del mismo. Si el documento es reconocido por cualquiera de los destinatarios del mensaje, se procederá a efectuar su registro en los términos establecidos en la ley, informando de

la inscripción a las mismas personas y por el mismo medio. Si dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al envío del mensaje, no se recibe ninguna respuesta, ni la Cámara de Comercio logra la autorización de alguno de los destinatarios del mensaje, se abstendrá de efectuar el registro del documento para lo cual proferirá el respectivo acto administrativo atendiendo el procedimiento establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Si en el término previsto en el inciso anterior, los destinatarios manifiestan expresamente desconocer el documento presentado para el registro, la Cámara de Comercio procederá a proferir el respectivo Acto Administrativo, en el que se abstendrá de inscribir el documento y compulsará copias al interesado, para que inicie el trámite correspondiente ante la autoridades competentes. Se entiende por "desconocimiento" cuando el titular manifieste expresamente que el documento no ha sido elaborado por el matriculado o inscrito, o por alguno de los socios o miembros del cuerpo colegiado. Las demás inconsistencias que pueda presentar el documento, diferentes al "desconocimiento" deberán alegarse en las instancias legales pertinentes (recursos, demandas de impugnación, entre otros). En caso de remoción del representante legal se deberá tener la autorización personal de al menos uno de los socios, accionistas o asociados que adoptaron la decisión. 2.11.2.2.3 Que las solicitudes sean efectuadas por medio virtual El usuario o inscrito podrá solicitar a la Cámara de Comercio que acepte únicamente la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros

públicos, por medios virtuales, provenientes de mensajes de datos, cuando cuente para ello con firma digital o electrónica, en los términos previstos en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y demás normas vigentes. En este caso, las Cámaras de Comercio se abstendrán de efectuar el registro del documento que no haya sido radicado por el medio virtual, cuando el usuario o inscrito lo haya dispuesto, para lo cual proferirá el respectivo Acto Administrativo atendiendo el procedimiento establecido en el C.P.A.C.A. (…) 2.11.4 Procedimiento general aplicable en todos los casos en que se pretenda modificar la información de los registros públicos, sin necesidad de que su titular se encuentre vinculado al SIPREF Cuando se radique la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, el funcionario que recepciona los documentos en las cajas, oficinas de radicación o recepción de documentos, debe dejar evidencia de los datos del solicitante, como son nombre completo, identificación y registro fotográfico y/o biométrico. Recibidos los datos de quien radica los documentos, el funcionario de la Cámara de Comercio deberá validar el número de cédula de ciudadanía, con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de verificar que el documento de identificación, no corresponda a una persona fallecida, en cuyo caso la Cámara de Comercio deberá abstenerse de recibir la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos. En todos los casos, radicada la solicitud de modificación de información, la Cámara de Comercio deberá enviar una "alerta", al último correo electrónico que haya

reportado el matriculado o inscrito o mediante mensaje de datos o texto, a través de los cuales se informará de la presentación de la solicitud a fin de salvaguardar los intereses del titular. Cuando la Cámara de Comercio se abstenga de realizar una inscripción o de modificar la información de los registros públicos, debe enviar una comunicación a la última dirección electrónica reportada en el registro correspondiente a la persona natural, sociedad o entidad sin ánimo de lucro. El mismo procedimiento se seguirá cuando la Cámara de Comercio proceda al registro solicitado. Adicionalmente a las anteriores medidas, las Cámaras de Comercio podrán adoptar otros mecanismos que estimen pertinentes para todos los inscritos, siempre y cuando se ajusten a la normatividad vigente previa autorización por parte de la SIC. (…) Conforme al numeral 2.11 de la Circular Única transcrito, las cámaras de comercio podrán a través de cualquier de los mecanismos previstos realizar las modificaciones a los registros públicos, a través del SIPREF. En consecuencia, frente a su inquietud, de acuerdo con lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 25 del Decreto Ley 19 de 2012, y en la sentencia de la Corte Constitucional C-634 de 2012, antes referenciada, los documentos privados que deban registrarse ante las cámaras de comercio, como lo es la situación de control, en opinión de esta Oficina no requieren de autenticación o reconocimiento, por ser considerados auténticos por expresa disposición legal. Sin embargo, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el numeral 2.11 de la Circular Única y en tal caso, si el inscrito accedió a los servicios del SIPREF, la Cámara de Comercio conforme a la instrucción

impartida en el numeral 2.11.2.2.1 podrá solicitar la respectiva presentación personal. Para mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA (E)

Elaboró: Clara Vega

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos