SIC - Concepto-15114713

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 15-114713- -00003-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos. A continuación nos permitimos suministrarle información relevante en relación con los interrogantes de su consulta, con el fin de brindarle mayores elementos de juicio al respecto. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta oficina mediante un concepto no puede solucionar situaciones particulares. Primer interrogante “1. El (sic) proyecto de circular interna fue ya publicado en el Diario Oficial?” Respuesta: La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala, entre otras, las siguientes funciones para esta Superintendencia: e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. (…) h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento. Por lo anterior, esta Superintendencia elaboró el proyecto de Circular Externa para la implementación del Registro Nacional de Bases de Datos y el Manual del Usuario, los cuales fueron publicados en nuestra página web www.sic.gov.co a través del icono \"Normativa\", escoge \"proyectos de circular\" y allí encontrará los

documentos en versión PDF. Lo anterior, con el fin de recibir los comentarios del público en general hasta el pasado 26 de febrero de 2015 y expedir el documento definitivo para su posterior publicación en el Diario Oficial para su cumplimiento, por lo cual, le sugerimos estar pendiente de las instrucciones que expida esta Superintendencia. Segundo interrogante Respecto a la autorización para el tratamiento de los datos personales, pregunta lo siguiente: “(…) me gustaría confirmar con usted, de ser posible, si este procedimiento de legalización (sic) se puede aún utilizar para la información recaudada antes del Junio 27, 2013 (sic). Es decir, enviando un e-mail a todos los titulares de la información (manera como se recaudó la información en primer lugar), notificarles de nuestra políticas (sic) de Tratamiento de la Información, explicar que de solicitarlo se borraría su información de la base de datos. Si al termino de 30 días, el titular de la información no nos ha contactado para solicitar la supresión de los datos personal (sic), entonces podríamos usar la información de aquellos titulares que no solicitaron eliminar la información personal”.

Respuesta: El parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 señala lo siguiente: Parágrafo. La implementación de los mecanismos alternos de comunicación previstos en esta norma deberá realizarse a más tardar dentro del mes siguiente de la publicación del presente decreto.

El diccionario de la real academia de la lengua define implementación en los siguientes términos; “1. f. Acción y efecto de implementar”. Por su parte define

implementar así: “1. tr. Poner en funcionamiento, aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo”. Por lo anterior, los responsables que recolectaron datos personales con Anterioridad a la vigencia del Decreto 1377 de 2013, esto es, antes del 27 de junio de 2013, y en el evento en que para el responsable hubiese sido una carga desproporcionada o imposible de solicitar la autorización por parte del titular por no tener los datos de contacto, o porque se encuentren desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos, podrían utilizar mecanismos alternos como: (i) diarios de amplia circulación nacional, (ii) diarios locales o revistas, (iii) página de Internet del responsable, (iv) carteles informativos, entre otros. Sin embargo, la implementación, es decir, la puesta en funcionamiento o la aplicación de dichos mecanismos alternos debieron realizarse a más tardar dentro del mes siguiente de la publicación del Decreto 1377 de 2013, esto es, hasta el 27 de julio de 2013. La Ley 1581 de 2012 señaló un régimen de transición con un término perentorio para que los responsables implementaran los mecanismos alternos que permitieran la obtención de la autorización del titular de los datos personales. Una vez vencido dicho término, los responsables solo pueden continuar con el tratamiento de los datos que fueron recolectados con anterioridad a la mencionada disposición, a través de mecanismos eficientes de comunicación entendidos como aquellos que el Responsable o Encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos, siempre y cuando el titular haya otorgado su autorización de manera expresa.

Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carolina García

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos