SIC - Concepto-15120474

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 15-120474- -1-0

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 4

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos:

1. Objeto de la consulta Manifiesta en su escrito lo siguiente: "(...) De acuerdo a la referencia y con relación a la expedición de la Ley 1581 de 2012, "Ley de Protección de Datos Personales", en la cual se requiere que las empresas reporten las bases de datos tratantes, requiero información del trámite para registrarlas, de igual manera bajo que parámetros y que documentación se requiere" A continuación, nos permitimos suministrarle información relevante en relación con los interrogantes de su consulta, con el fin de brindarle mayores elementos de juicio al respecto. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta oficina mediante un concepto no puede solucionar situaciones particulares.

2. Registro Nacional de Bases de Datos El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente: "Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a

la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento." Dicho artículo fue reglamentado mediante el Decreto 886 de 2014, el cual, en su artículo segundo determina qué bases de datos deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de datos: "Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012." De acuerdo con lo cual, todas las bases que sean reguladas por la Ley 1581 de 2012 deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos, sin importar si el Responsable o Encargado del Tratamiento son entidades de naturaleza pública o privada y personas naturales o jurídicas, deben ser objeto de inscripción en el

Registro. La obligación de inscribir las bases de datos en el Registro está a cargo del Responsable del Tratamiento, según lo dispone el artículo 3 del decreto en comento: "Deber de inscribir las bases de datos. El Responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento." Por otra parte, respecto de la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos el artículo 5 del Decreto 886 de 2014 establece: "Información mínima del Registro Nacional de Bases de Datos. La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos es la siguiente:

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos;

2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos;

3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos;

4. Nombre y finalidad de la base de datos;

5. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y

6. Política de Tratamiento de la información.

La Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en este artículo, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artículo 21." En concordancia con lo anterior, la Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala, entre otras, las siguientes funciones para esta Superintendencia: “e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para

la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. (...) h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento.” Por lo anterior, esta Superintendencia elaboró el proyecto de Circular Externa para la implementación del Registro Nacional de Bases de Datos y el Manual del Usuario, los cuales fueron publicados en nuestra página web www.sic.gov.co a través del icono "Normativa", escoge "proyectos de circular" allí encontrará los documentos referidos en versión PDF. Publicación que tuvo por objeto recibir los comentarios del público en general y que venció el pasado 26 de febrero de 2015 estando en trámite la expedición del documento definitivo para su posterior publicación en el Diario Oficial para su correspondiente cumplimiento, por lo cual, le sugerimos estar pendiente de las instrucciones que expida sobre la materia esta Superintendencia. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carolina García

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos