SIC - Concepto-15204223

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 15-204223- -00003-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su comunicación radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos:

1. Objeto de la consulta Manifiesta en su escrito lo siguiente: "(…) Me gustaría conocer si ustedes (Delegatura para protección de datos, o el área correspondiente) conocen o tramitan alguna normatividad respecto de la protección de datos almacenados en la nube, así como a qué jurisdicción se debe acudir en caso de pérdida de información o cualquier otro tipo de circunstancia que ponga en peligro esta información”.

A continuación nos permitimos suministrarle información relevante en relación con el tema de la consulta, con el fin de brindarle mayores elementos de juicio al respecto. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta oficina mediante un concepto no puede solucionar situaciones particulares

2. Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 2, señala el ámbito de aplicación de la siguiente manera: “Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

(…)” La precitada Ley aplica al tratamiento, es decir, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, de datos personales registrados en cualquier base de datos o archivos por parte de entidades públicas o privadas. Respecto al concepto de bases de datos o archivos la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente: “[E]l literal b) define las bases de datos como un “(…) conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento”. Pese a que esta definición es bastante amplia y parece coincidir más con la de banco de datos empleada en la Ley 1266, en tanto el legislador goza de libertad de configuración en la materia, puede adoptar definiciones diferentes dependiendo de la regulación. Ahora bien, la definición se ajusta a la Carta, pues cobija todo espacio donde se haga alguna forma de tratamiento del dato, desde su simple recolección, lo que permite extender la protección del habeas data a todo tipo de hipótesis. En concordancia, la Sala recuerda, como se indicó en la consideración 2.4.3.2., que el concepto de base de datos cobija los archivos, entendidos como depósitos ordenados de datos, lo que significa que los archivos están sujetos a las garantías previstas en el proyecto de ley”. Por lo anterior, la Ley 1581 de 2012 se aplica a los datos personales que se encuentren en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas, entendidos estos, como el conjunto organizados o depósitos ordenados de datos personales sujetos a tratamiento, es decir, a la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos. Ahora bien, respecto a la aplicación de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al

tratamiento por las entidades públicas y privadas, la Corte Constitucional en la precitada Sentencia señaló: “[P]or último, respecto de la tercera condición –posibilidad de tratamiento de los datos por entidades públicas o privadas, para la Sala surge la duda de si El empleo del término entidades supone una restricción inconstitucional, pues podría limitar el ámbito de aplicación a datos personales susceptibles de ser tratados solamente por personas jurídicas, lo que excluiría los casos de tratamiento por personas naturales. Sin embargo, la Sala observa que el término entidad tienen varias acepciones, una de la cuales incluye a las personas naturales. En efecto, según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, una entidad puede ser una “[c]olectividad considerada como unidad. Especialmente, cualquier corporación, compañía, institución, etc., tomada como persona jurídica”, pero también puede ser un “[e]nte o ser”; esta segunda definición –más ampliacobija a las personas naturales. Así, en atención a los principios de interpretación conforme a la Constitución y de conservación del derecho, la Sala concluye que debe entenderse –sin necesidad de condicionar la exequibilidad del preceptoque la interpretación del inciso que se ajusta a la Carta es aquella según el cual el término entidades comprende tanto las personas naturales como jurídicas. De modo que así entendida la condición, la Sala también concluye que es compatible con la Carta, pues cobija las hipótesis necesarias para que el proyecto cumpla su finalidad de brindar protección a los datos personales. Para terminar, resalta la Sala la importancia de esta disposición, en tanto

reconoce que el tratamiento de datos personales también puede ser efectuado por personas privadas; de hecho, en el mundo globalizado, el sector privado lleva a cabo una parte muy considerable del tratamiento de datos, lo que lo dota de un poder informático a gran escala y lo convierte en un potencial vulnerador del derecho al habeas data. De ahí que uno de los grandes retos de la protección de los datos personales es la creación de mecanismos para hacer responsables a los particulares por el tratamiento inadecuado y abusivo de datos personales”. Por lo anterior, es responsable del tratamiento de los datos personales la persona natural o jurídica pública o privada cuando decide sobre la base de datos en la que se encuentran o su tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

3. Tratamiento de los datos personales El literal g) del artículo 3 define tratamiento en los siguientes términos: "Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o Supresión." Al respecto la Corte Constitucional en la mencionada sentencia señaló lo siguiente: "El tratamiento es definido como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Este vocablo, al igual que los dos analizados en precedencia, es de uso en el ámbito europeo y se encuentra tanto en la Directiva 95/46 del Parlamento Europeo como en los Estándares dictados en la reciente conferencia que se dio en Madrid

(España), en la que se definió tratamiento como “cualquier operación o

conjunto de operaciones, sean a no automatizadas, que se apliquen a datos de carácter personal, en especial su recogida, conservación, utilización, revelación o supresión” El vocablo tratamiento para los efectos del proyecto en análisis es de suma importancia por cuanto su contenido y desarrollo se refiere precisamente a lo que debe entenderse por el “tratamiento del dato personal”. En ese orden, cuando el proyecto se refiere al tratamiento, hace alusión a cualquier operación que se pretenda hacer con el dato personal, con o sin ayuda de la informática, pues a diferencia de algunas legislaciones, la definición que aquí se analiza no se circunscribe únicamente a procedimientos automatizados. Es por ello que los principios, derechos, deberes y sanciones que contempla la normativa en revisión incluyen, entre otros, la recolección, la conservación, la utilización y otras formas de procesamiento de datos con o sin ayuda de la informática. En consecuencia, no es válido argumentar que la ley de protección de datos personales cobija exclusivamente el tratamiento de datos que emplean las nuevas tecnologías de la información, dejando por fuera las bases de datos manuales, lo que resultaría ilógico, puesto que precisamente lo que se pretende con este proyecto es que todas las operaciones o conjunto de operaciones con los datos personales quede regulada por las disposiciones del proyecto de ley en mención, con las salvedades que serán analizadas en otro apartado de esta providencia. En este orden de ideas, esta definición no genera problema alguno de constitucionalidad y por tanto será declarada exequible." Por lo anterior, el tratamiento se refiere a la utilización, recolección, almacenamiento, circulación y supresión de los datos personales que se

encuentren registrados en cualquier base de datos o archivos por parte de entidades públicas o privadas y cuyo procesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales.

4. Medidas de seguridad en el marco de la Ley 1581 de 2012.

El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece como uno de los principios del tratamiento de datos personales el de seguridad, en los siguientes términos: “Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (…) g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;” En relación con dicho principio la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 consideró: “2.3.1.1.1. Principio de seguridad: Al amparo de este principio, la información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. De este principio se deriva entonces la responsabilidad que recae en el administrador del dato. El afianzamiento del principio de responsabilidad ha sido una de las preocupaciones actuales de la comunidad internacional, en razón del efecto “diluvio de datos”, a través del cual día a día la masa de

datos personales existente, objeto de tratamiento y de ulterior transferencias, no cesa de aumentar. Los avances tecnológicos han producido un crecimiento de los sistemas de información, ya no se encuentran sólo sencillas bases de datos, sino que surgen nuevos fenómenos como las redes sociales, el comercio a través de la red, la prestación de servicios, entre muchos otros. Ello también aumenta los riegos de filtración de datos, que hacen necesarias la adopción de medidas eficaces para su conservación. Por otro lado, el mal manejo de la información puede tener graves efectos negativos, no sólo en términos económicos, sino también en los ámbitos personales y de buen nombre. En estos términos, el Responsable o Encargado del Tratamiento debe tomar las medidas acordes con el sistema de información correspondiente. Así, por ejemplo, en materia de redes sociales, empieza a presentarse una preocupación de establecer medidas de protección reforzadas, en razón al manejo de datos reservados. En el año 2009, el Grupo de Trabajo Sobre Protección de Datos de la Unión Europea señaló que en los Servicios de Redes Sociales” o “SRS debe protegerse la información del perfil en el usuario mediante el establecimiento de “parámetros por defecto respetuosos de la intimidad y gratuitos que limiten el acceso a los contactos elegidos”. Existe entonces un deber tanto de los Responsables como los Encargados de establecer controles de seguridad, de acuerdo con el tipo de base de datos que se trate, que permita garantizar los estándares de protección consagrados en esta Ley Estatutaria.” Con el fin de materializar el principio en mención, el artículo 17 de la Ley 1581 de

2012 ha establecido, entre otros, los siguientes deberes a cargo de los responsables del tratamiento de datos personales: “Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; (…) i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; (…) n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.” Así mismo, respecto de los encargados del tratamiento de datos personales el artículo 18 de la mencionada ley ha señalado los siguientes deberes en relación con la seguridad: “Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o Fraudulento; (…) k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; (…)” De acuerdo con lo anterior, es un deber tanto de los Responsables como

Encargados del Tratamiento de los datos personales el establecer medidas con el fin de garantizar la seguridad de las bases de datos, y en especial que: (i) no sea adulterada la información contenida en las bases de datos, (ii) no se pierda la información de las bases de datos, (iii) no se pueda hacer uso, consultar o acceder sin autorización o de manera fraudulenta a las bases de datos. Ahora bien, es necesario aclarar que la normativa no determina de manera específica qué medidas se deben adoptar para garantizar el principio de seguridad en el tratamiento de las bases de datos, y hasta tanto no se instruya sobre la materia, corresponde a los responsables y encargados del tratamiento implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten idóneas para la obtención de tal fin. De lo anterior, cabe mencionar que el artículo 2.2.2.25.6.1., del Decreto 1074 de 2015 dispone lo siguiente: “Demostración. Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente:

1. La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente.

1. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento.

2. El tipo de Tratamiento.

3. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y

Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso. En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas:” En consecuencia, los responsables del tratamiento de datos personales deben implementar medidas que permitan el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la ley de protección de datos personales, a través de un Programa Integral de Gestión de datos Personales y que además les permita demostrar a esta Superintendencia la implementación apropiada y efectiva de esas medidas dentro de la organización. Ahora bien, el artículo 2.2.2.25.6.2., del Decreto 1074 de 2015 señala las políticas internas efectivas que los responsables del tratamiento deben implementar para el ejercicio de la responsabilidad demostrada así: “1. La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley 1581 de 2012 y este capítulo.

2. La adopción de mecanismos internos para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación.

3. La adopción de procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, con respecto a cualquier aspecto del tratamiento.

La verificación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la

existencia de medidas y políticas específicas para el manejo adecuado de los datos personales que administra un Responsable será tenida en cuenta al momento de evaluar la imposición de sanciones por violación a los deberes y obligaciones establecidos en la ley y en el presente capítulo.” Por lo anterior, la responsabilidad demostrada le corresponde al responsable del tratamiento, el cual debe ser capaz de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Ahora bien, las organizaciones para el desarrollo, implementación y seguimiento de un programa Integral de Gestión de datos personales deben desarrollar y poner en marcha controles que permitan asegurar las políticas adoptadas por el responsable del tratamiento y su implementación al interior de cada organización, entre dichos controles se encuentra el siguiente: - Sistema de administración de riesgos asociados al tratamiento de datos personales: Las organizaciones deben identificar y manejar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales, para lo cual deben desarrollar un sistema de administración de riesgos, acorde con la estructura organizacional, sus procesos y procedimientos internos asociados al tratamiento de datos personales, la cantidad de bases de datos y tipos de datos personales tratados por la empresa. Este sistema le permitirá a la empresa identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida administración del riesgo a que están expuestos en desarrollo del cumplimiento de las normas de protección de datos personales. Si requiere más información sobre el sistema de administración de riesgos y de la responsabilidad demostrada en el tratamiento de datos personales en general, le

sugerimos consultar la “Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability)”, a través de nuestra página web www.sic.gov.co., “Datos personales” que se encuentra en la parte superior de la página y allí encuentra el documento para su consulta. Finalmente, se debe tener en cuenta que el responsable y encargado tienen la obligación de informar a esta Superintendencia si existen riesgos en el tratamiento de datos personales de los titulares de la información y si se presentan violaciones de los códigos de seguridad implementados. Es necesario aclarar que, en el proyecto de Circular Externa para la implementación del Registro Nacional de Bases de Datos, se encuentra contemplado que los responsables deben a través del mismo reportar “(ii) Incidentes de seguridad. Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado, que deberán reportarse al RNBD dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al momento en que se detecten.” Sin embargo, hasta que no se encuentre publicado en el diario oficial el mencionado proyecto, podrán los responsables informar a esta Superintendencia la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada, a la Delegatura de Protección de Datos Personales. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carolina García

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos