SIC - Concepto-15248197

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 15-248197- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad bajo el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos:

1. Objeto de la Consulta En su comunicación señala que las normas vigentes establecen que para la prestación de servicios de seguridad y vigilancia privada la sociedad deberá solicitar autorización previa de la Superintendencia de Seguridad Privada, y pregunta: “Si se presenta una constitución de una sociedad Ltda., o una apertura de sucursal y agencia de dichas empresas, las cámaras de comercio se podrían abstener del registro por no adjuntar la autorización respectiva emitida por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada?” Al respecto, en primer lugar, advertimos que esta Oficina Asesora Jurídica a través de un concepto no puede resolver situaciones particulares como la señalada en su escrito. En segundo lugar, le precisamos que respecto de los requisitos y funcionamiento de las empresas que prestan servicios de seguridad y vigilancia Privada la entidad competente es la Superintendencia de Vigilancia Privada. Sin embargo, a continuación encontrará información general sobre nuestras funciones en materia de Cámaras de Comercio, el control de legalidad que adelantan las cámaras de comercio y la abstención de registro, con el fin de brindarle mayores

elementos de juicio sobre el tema consultado.

2. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con las Cámaras de Comercio En cuanto a las funciones específicas de esta entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011.

17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

20. Resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las Cámaras de Comercio.

Igualmente, corresponde, a esta Entidad, en materia de registro mercantil, (i) evaluar el registro único empresarial y proponer las condiciones a que debe someterse dicho registro, así como proyectar los instructivos que sea necesario expedir a efectos de coordinarlo, (ii) establecer los formatos de inscripción y renovación de la inscripción en el RUES (Registro Único Empresarial y Social), (iii) establecer la información requerida para la inscripción en el RUES, (iv) establecer

la información requerida para la renovación de la inscripción en el RUES, (v) regular la integración e implementación del RUES, atendiendo principios específicos y de manera armónica con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros que lo conforman.

3. Funciones de las Cámaras de Comercio El artículo 86 del Código de Comercio y el artículo 10 del Decreto 898 de 2002 modificado por el artículo 10 del Decreto 333 de 2012, señalan las funciones que deben cumplir en el ejercicio de su actividad, quedando prohibido la realización de cualquier acto u operación que no esté encaminado al exclusivo cumplimiento de sus funciones. 3.1 Función Pública Registral de las Cámaras de Comercio Las funciones públicas que desarrollan las cámaras de comercio están relacionadas con su función registral, la cual de conformidad con lo previsto en el artículo 166 del Decreto 19 de 2012, será realizada de manera unificada a través del Registro Único Empresarial y Social -RUES-, el cual está conformado, entre otros, por el Registro Mercantil, el Registro Único Empresarial – RUE, el Registro Único de Proponentes – RUP, el Registro de Entidades sin ánimo de lucro, con el fin de brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional.

Para el ejercicio de estas funciones públicas, las cámaras deben regirse por la competencia propia de las autoridades administrativas y, por lo tanto, sus facultades

son eminentemente regladas y restringidas a lo expresamente consagrado en el ordenamiento jurídico, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 121 de la Constitución. 3.2 El registro mercantil El registro mercantil, creado por la ley (artículo 26 del Código de Comercio) para llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respectos de los cuales la ley exigiere esa formalidad, es una base de datos actualizable sobre los participantes en la actividad comercial del país, caracterizada por su disponibilidad pública e inmediata. Por lo tanto, es un medio para acceder al intercambio Económico con la seguridad jurídica que brinda el conocimiento sobre quiénes tienen parte en la dinámica del mercado y las actividades que realizan. El artículo 26 del código de comercio, establece: Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos. La Corte Constitucional, mediante sentencia C602 de 2000 ha manifestado que: “Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los

demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil.” (Resaltado fuera del texto) Conforme al artículo 100 del Código de Comercio "Se tendrán como comerciales, para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles". En este sentido, una sociedad será comercial cuando en su objeto social se haya previsto la realización de operaciones o actos mercantiles. Las sociedades de naturaleza mercantil deben cumplir, en su calidad de comerciantes, con la obligación prevista en el artículo 19 del Código de Comercio y, por lo tanto, deben matricularse en el registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio. En cuanto al registro, el trámite debe hacerse personalmente por el comerciante, o por tercera persona a través de poder debidamente otorgado.

4. Control de Legalidad de las Cámaras de Comercio – Abstención de Registro El control de legalidad que realizan las cámaras de comercio se ejerce únicamente respecto de los actos o documentos sujetos a la formalidad de inscripción. Al respecto, debe tenerse en cuenta que las cámaras de comercio verificarán que los documentos o actos que se alleguen para su registro no reúnan vicios de ineficacia, inexistencia o que por expresa disposición legal no puedan ser inscritos.

En efecto, el numeral 1.4.1. del capítulo primero del título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio señala que:

“Las cámaras de comercio deben abstenerse de efectuar la inscripción de actos, libros y documentos cuando la ley las autorice a ello. Por lo tanto, si se presentan inconsistencias de orden legal que por ley no impidan la inscripción, ésta se efectuará. Así mismo deberán abstenerse de registrar actos o decisiones ineficaces o inexistentes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 897 del código de comercio. “Las cámaras de comercio solo podrán abstenerse de efectuar los registros a que haya lugar, en los casos y por los motivos previstos en las disposiciones aplicables a la materia y, en ningún caso, podrán solicitar documentos o informaciones adicionales a los señalados en el numeral 1.2.2 del presente título, según corresponda a cada trámite.” (Resaltado fuera del texto) Conforme a lo anterior, se puede concluir que las cámaras de comercio han sido investidas de un control de legalidad totalmente taxativo, reglado y subordinado a lo prescrito en la ley, pudiendo abstenerse de efectuar una inscripción solamente por vía de excepción, es decir, cuando la ley las faculte para ello o cuando los actos y/o documentos sujetos a registro adolezcan de ineficacia(1) o inexistencia(2) , pues como lo ha planteado el Consejo de Estado, en sentencia del 3 de octubre de 1994, expediente 283: “Proceder al registro de actos jurídicos que adolecen de ineficacia o inexistencia es un contrasentido jurídico, pues se le dan efectos a lo que por ley no puede tenerlo.” Debe resaltarse que este control de legalidad no es discrecional, por lo cual si en

un momento dado un documento, por ejemplo, reúne los requisitos de forma previstos en la ley, pero presenta otra clase de vicios o irregularidades, que no generan ineficacia o inexistencia, las cámaras de comercio deben proceder a su registro, salvo que la ley expresamente las haya autorizado para abstenerse de efectuar dicho registro en tales casos. En este orden de ideas, se concluye que solamente cuando el acto o documento sujeto a la formalidad de inscripción sea ineficaz o inexistente o por disposición legal no se pueda inscribir, la cámara estará facultada para abstenerse de realizar la inscripción respectiva. De otra parte, vale la pena aclarar que la nulidad requiere siempre de declaración judicial, por lo que aún tratándose de actos respecto de los cuales la cámara de comercio advierta una posible nulidad, no podrá negarse el registro de los mismos. El simple conocimiento que tenga la cámara de comercio de la posible existencia de una nulidad que vicia el acto cuya inscripción se le solicita no faculta, en manera alguna, a la cámara de comercio para negarse a realizar su registro, teniendo en cuenta que, tal como se acaba de mencionar, de una parte, la nulidad requiere de declaración judicial, y de la otra, las cámaras de comercio no cuentan con atribuciones legales para calificar la validez de los actos cuya inscripción se les solicita. En consecuencia, reiterando que esta Oficina a través de un concepto no puede resolver casos particulares, frente a su inquietud, teniendo en cuenta que en materia registral la función de las cámaras de comercio es completamente taxativa, reglada y subordinada a las prescripciones de ley, esto es, sujeta al cumplimiento de lo

dispuesto en la normativa vigente y en las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, las cámaras deberán proceder a registrar todos los actos y documentos sujetos a registro y solo podrán abstenerse de su registro cuando el acto o documento sujeto a la formalidad de inscripción sea ineficaz o inexistente o por disposición legal no se pueda inscribir, conforme se señaló en el punto 4 de este escrito. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de Internet www.sic.gov.co.

Referencias: (1) Código de Comercio, artículo 897: “Cuando en este Código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial.” (2)Código de Comercio, artículo 898: “Será inexistente el negocio jurídico cuando se haya celebrado sin las solemnidades sustanciales que la ley exija para su formación, en razón del acto o contrato y cuando falte alguno de sus elementos esenciales.”

Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos