SIC - Concepto-15264970

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 15-264970- -00002-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 11

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Objeto de la Consulta En su comunicación expone una situación particular y señala que por no renovar la matrícula de una sociedad extranjera, la cámara de comercio la desactivó y es su deseo reactivarla, pero j para ello la cámara exige que tal solicitud sea realizada por el representante legal o el revisor fiscal, de quienes desconocen su paradero y, así mismo se ha abstenido de registrar el nuevo representante legal, por lo que solicitan concepto jurídico para evitar la disolución y liquidación de la sociedad.

Al respecto, en primer lugar, advertimos que esta Oficina Asesora Jurídica a través de un concepto no puede resolver situaciones particulares como la señalada en su escrito. No obstante, a continuación encontrará información general sobre nuestras funciones en materia de Cámaras de Comercio, la depuración del registro mercantil por parte de las cámaras, el control de legalidad que adelantan las mismas y la abstención de registro, con el fin de brindarle mayores elementos de juicio sobre el tema consultado.

2. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con las Cámaras de Comercio

En cuanto a las funciones específicas de esta entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011.

17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

20. Resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las Cámaras de Comercio.

Igualmente, corresponde, a esta Entidad, en materia de registro mercantil, (i) evaluar el registro único empresarial y proponer las condiciones a que debe someterse dicho registro, así como proyectar los instructivos que sea necesario expedir a efectos de coordinarlo, (ii) establecer los formatos de inscripción y renovación de la inscripción en el RUES (Registro Único Empresarial y Social), (iii) establecer la información requerida para la inscripción en el RUES, (iv) establecer la información requerida para la renovación de la inscripción en el RUES, (v) regular la integración e implementación del RUES, atendiendo principios específicos y de manera armónica con las

disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros que lo conforman.

3. Funciones de las Cámaras de Comercio El artículo 86 del Código de Comercio y el artículo 10 del Decreto 898 de 2002 modificado por el artículo 10 del Decreto 333 de 2012, señalan las funciones que deben cumplir en el ejercicio de su actividad, quedando prohibido la realización de cualquier acto u operación que no esté encaminado al exclusivo cumplimiento de sus funciones. 3.1 Función Pública Registral de las Cámaras de Comercio Las funciones públicas que desarrollan las cámaras de comercio están relacionadas con su función registral, la cual de conformidad con lo previsto en el artículo 166 del Decreto 19 de 2012, será realizada de manera unificada a través del Registro Único Empresarial y Social - RUES-, el cual está conformado, entre otros, por el Registro Mercantil, el Registro Único Empresarial - RUE, el Registro Único de ProponentesRUP, el Registro de Entidades sin ánimo de lucro, con el fin de brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional.

Para el ejercicio de estas funciones públicas, las cámaras deben regirse por la competencia propia de las autoridades administrativas y, por lo tanto, sus facultades son eminentemente regladas y restringidas a lo expresamente consagrado en el ordenamiento jurídico, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 121 de la

Constitución. 3.2 El registro mercantil El registro mercantil, creado por la ley (artículo 26 del Código de Comercio) para llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respectos de los cuales la ley exigiere esa formalidad, es una base de datos actualizable sobre los participantes en la actividad comercial del país, caracterizada por su disponibilidad pública e inmediata. Por lo tanto, es un medio para acceder al intercambio económico con la seguridad jurídica que brinda el conocimiento sobre quiénes tienen parte en la dinámica del mercado y las actividades que realizan. El artículo 26 del código de comercio, establece: Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos. La Corte Constitucional, mediante sentencia C602 de 2000 ha manifestado que: "Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no

pueden sustraerse los comerciantes, v también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil." (Resaltado fuera del texto) Conforme al artículo 100 del Código de Comercio "Se tendrán como comerciales, para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles". En este sentido, una sociedad será comercial cuando en su objeto social se haya previsto la realización de operaciones o actos mercantiles. Las sociedades de naturaleza mercantil deben cumplir, en su calidad de comerciantes, con la obligación prevista en el artículo 19 del Código de Comercio y, por lo tanto, deben matricularse en el registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio. En cuanto al registro, el trámite debe hacerse personalmente por el comerciante, o por tercera persona a través de poder debidamente otorgado. 3.3 Renovación de la matricula mercantil De conformidad con el artículo 33 del Código de Comercio, es obligación de los comerciantes renovar su matrícula anualmente e informar a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, así como las demás mutaciones referentes a su actividad comercial a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. En efecto, el artículo 33 del Código de Comercio establece que: "La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que

se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro." En consecuencia la matrícula mercantil de los comerciantes y de los establecimientos de comercio debe renovarse en el período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo de cada año. De este modo, debe precisarse que la obligación de pagar la tarifa por concepto de renovación de matrícula mercantil se hace exigible anualmente respecto de todos los comerciantes y establecimientos de comercio matriculados.

4. Depuración del Registro Único Empresarial y Social - RUES 4.1 Ley 1429 de 2010

La Ley 1429 del 29 de diciembre de 2010 "Por la cual se expide la Ley de Formalización y r Generación de Empleo", en el artículo 50, dispuso lo siguiente: "Artículo 50. Depuración del Registro mercantil. Durante los seis meses siguientes a ! la vigencia de la presente Ley, los empresarios que renueven su matrícula mercantil o la de sus establecimientos de comercio, sucursales y agencias podrán pagar las renovaciones de los años anteriores de la siguiente manera:

1. Las renovaciones cuyo plazo se venció antes del 2008 no tendrán costo alguno.

2. Las renovaciones correspondientes al año 2008 y 2009 tendrán un valor equivalente al cincuenta por ciento (50%) de la tarifa aprobada para dichos años.

3. Las renovaciones correspondientes al año 2010 se pagarán de conformidad con la tarifa aprobada para dicho año.

Parágrafo 1o. Las sociedades cuya última renovación se efectuó diez (10) años antes a la vigencia de la presente Ley, no incursas en proceso de liquidación, tendrán un plazo de doce (12) meses para que cumplan con la mencionada obligación, vencido este término, de no hacerlo, quedarán disueltas y en estado de liquidación y cualquier persona que demuestre un interés legítimo podrá solicitar a la Superintendencia de Sociedades que designe un liquidador en los términos previstos en esta Ley. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos de terceros debidamente inscritos en el respectivo Registro mercantil. Parágrafo 2°. Las personas naturales y los establecimientos de comercio, sucursales y agencias cuya última renovación se efectuó diez (10) años atrás antes de la vigencia de la presente Lev, tendrán un plazo de doce (12) meses para ponerse al día en la renovación de la Matricula Mercantil. Vencido este término, de no hacerla, la cámara cancelará la respectiva matricula, sin perjuicio de los derechos de terceros debidamente inscritos en el respectivo Registro mercantil. Parágrafo 3o. Las cámaras de comercio informarán previamente las circunstancias previstas en el presente artículo a los interesados mediante carta o correo electrónico a la última dirección registrada, si la tuviere. Así mismo, publicarán al menos un aviso en un periódico de circulación nacional y uno en su página Web, 90 días antes del 31 de diciembre en el que informen a sus inscritos del requerimiento para cumplir con la obligación y las consecuencias de no hacerlo.

Parágrafo 4. Las pequeñas empresas que se encuentren inactivas, antes de la vigencia de la presente Ley, y que renueven su Matrícula Mercantil, de acuerdo con las tarifas y términos establecidos en el artículo, podrán acceder a los beneficios consagrados en los articulas 4 y 5 de la presente Ley." Para el efecto, deberán ponerse al día en todas sus obligaciones de carácter legal y tributario dentro de doce (12) meses siguientes contados a partir de la entrada en vigencia de la presente Ley. El artículo 50 antes transcrito, pretende depurar o sanear el registro mercantil, en el sentido que en éste sólo estén las personas que se encuentran activas en el mercado, para lo cual aquellas personas que no han renovado su matrícula mercantil y se encuentran activas, puedan beneficiarse respecto del pago de la renovación no efectuada. 4.2 Artículo 31 Ley 1727 de 2014 La Ley 1727 de 2014, en su artículo 31, sobre la depuración del registro mercantil, estableció lo siguiente: "Artículo 31. Depuración del Registro Único Empresarial y Social (RUES). Las Cámaras de Comercio deberán depurar anualmente la base de datos del Registro Único Empresarial y Social (RUES), así: "1. Las sociedades comerciales y demás personas jurídicas que hayan incumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil o el registro, según sea el caso, en los últimos cinco (5) años, quedarán disueltas v en estado de liquidación. Cualquier persona que demuestre interés Ilegítimo podrá solicitar a la

Superintendencia de Sociedades o a la autoridad competente que designe un liquidador para tal efecto. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos legalmente constituidos de terceros.

2. Cancelación de la matrícula mercantil de las personas naturales, los establecimientos de comercio, sucursales y agencias que hayan incumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil en los últimos cinco (5) años.

Parágrafo 1o. Los comerciantes personas naturales o jurídicas y demás personas jurídicas que no hayan renovado la matrícula mercantil en los términos antes mencionados, tendrán plazo de un (1) año contado a partir de la vigencia de la presente ley para actualizar y renovar la matrícula mercantil. Vencido este plazo, las Cámaras de Comercio procederán a efectuar la depuración de los registros. Parágrafo. 2°. Las Cámaras de Comercio informarán, previamente, las condiciones previstas en el presente artículo a los interesados mediante carta o comunicación remitida vía correo electrónico a la última dirección registrada, si la tuviere. Así mismo, publicarán al menos un (1) aviso anual dentro de los tres (3) primeros meses, en un diario de circulación nacional en el que se informe a los inscritos del requerimiento para cumplir con la obligación y las consecuencias de no hacerlo." En tal sentido, las personas naturales y jurídicas que llevan más de 5 años sin renovar su matrícula mercantil tenían (1) un año contado a partir de la vigencia de la Ley 1727 del 11 de julio de 2014 -la cual fue publicada en el Diario Oficial 49209 del 11 de julio

de 2014para ponerse al día con esos pagos y de esta manera evitar las consecuencias derivadas de su no renovación, esto es, la cancelación de la matrícula mercantil (de las personas naturales, establecimientos de comercio, sucursales y agencias) o la declaración en estado de disolución y liquidación (a las personas jurídicas).

5. Reactivación de Sociedades La Ley 1429 de 2010, en su artículo 29, prevé la posibilidad de reactivación de una empresa que se encuentre en liquidación, en los siguientes términos: ARTÍCULO 29. REACTIVACIÓN DE SOCIEDADES Y SUCURSALES EN LIQUIDACIÓN. La asamblea general de accionistas, la junta de socios, el accionista único o la sociedad extranjera titular de sucursales en Colombia podrá, en cualquier momento posterior a la iniciación de la liquidación, acordar la reactivación de la sociedad o sucursal de sociedad extranjera, siempre que el pasivo externo no supere el 70% de los activos sociales y que no se haya iniciado la distribución de los remanentes a los asociados.

La reactivación podrá concurrir con la transformación de la sociedad, siempre que se cumplan los requisitos exigidos en la Ley. En todo caso, si se pretende la transformación de la compañía en sociedad por acciones simplificada, la determinación respectiva requerirá el voto unánime de la totalidad de los asociados. Para la reactivación, el liquidador de la sociedad someterá a consideración de la asamblea general de accionistas o junta de socios un proyecto que contendrá los motivos que dan lugar a la misma y los hechos que acreditan las condiciones previstas en el artículo anterior. Igualmente deberán prepararse estados financieros extraordinarios, de

conformidad con lo establecido en las normas vigentes, con fecha de corte no mayor a treinta días contados hacia atrás de la fecha de la convocatoria a la reunión del máximo órgano social. La decisión de reactivación se tomará por la mayoría prevista en la ley para la transformación. Los asociados ausentes y disidentes podrán ejercer el derecho de retiro en los términos de la ley. El acta que contenga la determinación de reactivar la compañía se inscribirá en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio social. La determinación deberá ser informada a los acreedores dentro de los quince días siguientes a la fecha en que se adoptó la decisión, mediante comunicación escrita dirigida a cada uno de ellos. Los acreedores tendrán derecho de oposición judicial en los términos previstos en el artículo 175 del Código de Comercio. La acción podrá interponerse dentro de los treinta días siguientes al recibo del aviso de que trata el inciso anterior. La acción se tramitará ante la Superintendencia de Sociedades que resolverá en ejercicio de funciones jurisdiccionales a través del proceso verbal sumario.

6. Control de Legalidad de las Cámaras de Comercio - Abstención de Registro El control de legalidad que realizan las cámaras de comercio se ejerce únicamente respecto de los actos o documentos sujetos a la formalidad de inscripción. Al respecto, debe tenerse en cuenta que las cámaras de comercio verificarán que los documentos o actos que se alleguen para su registro no reúnan vicios de ineficacia, inexistencia o que por expresa disposición legal no puedan ser inscritos.

En efecto, el numeral 1.4.1. del capítulo primero del título VIII de la Circular Única de

la Superintendencia de Industria y Comercio señala que: "Las cámaras de comercio deben abstenerse de efectuar la inscripción de actos, libros y documentos cuando la ley las autorice a ello. Por lo tanto, si se presentan inconsistencias de orden legal que por ley no impidan la inscripción, ésta se efectuará. Así mismo deberán abstenerse de registrar actos o decisiones ineficaces o inexistentes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 897 del código de comercio. "Las cámaras de comercio solo podrán abstenerse de efectuar los registros a que haya lugar, en los casos y por los motivos previstos en las disposiciones aplicables a la materia y, en ningún caso, podrán solicitar documentos o informaciones adicionales a los señalados en el numeral 1.2.2 del presente título, según corresponda a cada trámite." (Resaltado fuera del texto) Conforme a lo anterior, se puede concluir que las cámaras de comercio han sido investidas de un control de legalidad totalmente taxativo, reglado y subordinado a lo prescrito en la ley, pudiendo abstenerse de efectuar una inscripción solamente por vía de excepción, es decir, ' cuando la ley las faculte para ello o cuando los actos y/o documentos sujetos a registro adolezcan de ineficacia1 o inexistencia2, pues como lo ha planteado el Consejo de Estado, en ' sentencia del 3 de octubre de 1994, expediente 283: "Proceder al registro de actos jurídicos que adolecen de ineficacia o inexistencia es un contrasentido jurídico, pues se le dan efectos a lo que por ley no puede tenerlo."

Debe resaltarse que este control de legalidad no es discrecional, por lo cual si en un momento dado un documento, por ejemplo, reúne los requisitos de forma previstos en la ley, pero presenta otra clase de vicios o irregularidades, que no generan ineficacia o inexistencia, las cámaras de comercio deben proceder a su registro, salvo que la ley expresamente las haya autorizado para abstenerse de efectuar dicho registro en tales casos. En este orden de ideas, se concluye que solamente cuando el acto o documento sujeto a la formalidad de inscripción sea ineficaz o inexistente o por disposición legal no se pueda inscribir, la cámara estará facultada para abstenerse de realizar la inscripción respectiva. 1 Código de Comercio, artículo 897: "Cuando en este Código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial." 2 Código de Comercio, artículo 898: "Será inexistente el negocio jurídico cuando se haya celebrado sin las solemnidades sustanciales que la ley exija para su formación, en razón del acto o contrato y cuando falte alguno de sus elementos esenciales." De otra parte, vale la pena aclarar que la nulidad requiere siempre de declaración judicial, por lo que aún tratándose de actos respecto de los cuales la cámara de comercio advierta una posible nulidad, no podrá negarse el registro de los mismos. El simple conocimiento que tenga la cámara de comercio de la posible existencia de una nulidad que vicia el acto cuya inscripción se le solicita no faculta, en manera

alguna, a la cámara de comercio para negarse a realizar su registro, teniendo en cuenta que, tal como se acaba de mencionar, de una parte, la nulidad requiere de declaración judicial, y de la otra, las cámaras de comercio no cuentan con atribuciones legales para calificar la validez de los actos cuya inscripción se les solicita. En consecuencia, reiterando que esta Oficina a través de un concepto no puede resolver casos particulares, frente a su inquietud, teniendo en cuenta que en materia registral la función de las cámaras de comercio es completamente taxativa, reglada y subordinada a las prescripciones de ley, esto es, sujeta al cumplimiento de lo dispuesto en la normativa vigente y en las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, las cámaras deberán proceder a registrar todos los actos y documentos sujetos a registro y solo podrán abstenerse de su registro cuando el acto o documento sujeto a la formalidad de inscripción sea ineficaz o inexistente o por disposición legal no se pueda inscribir, conforme se señaló en el punto 6 de este escrito. Por último, tenga en cuenta que para que proceda la reactivación de una sociedad en virtud de lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014, la misma debe estar disuelta y en estado de liquidación, y así mismo, se deben cumplir todos los presupuestos legales previstos en el artículo 29 de la Ley 1429 de 2010, esto es,; (i) que se haya dado inicio a la liquidación, (ii) que el pasivo externo de la sociedad no supere el 70% de los activos sociales, (iii) que no se haya iniciado la distribución de

los remanentes a los asociados, (iv) que el liquidador de la sociedad haya sometido a consideración de la asamblea general de accionistas o junta de socios un proyecto que contenga los motivos para la reactivación, (v) que se hayan elaborado los estados financieros extraordinarios cumpliendo las disposiciones legales vigentes sobre la materia, (vi) que la decisión de reactivación sea tomada por la mayoría prevista en la ley para la transformación, (vii) que la decisión de reactivación se haya informado a los acreedores dentro de los quince días siguientes a la fecha en que se adoptó la decisión y (viii) que el acta correspondiente a la decisión de reactivación sea registrada en la respectiva cámara de comercio. En el evento en que la respectiva cámara de comercio le niegue la inscripción a la que usted hace referencia, podrá interponer los recursos de reposición y apelación. El recurso de apelación será estudiado por esta Superintendencia. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de Internet www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Vega

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos