SIC - Concepto-17012136

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 17-12136

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados. Ley 1581 de 2012] Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través su comunicación de fecha 14 de enero de 2017 en el cual se señala: “(…) modificó recientemente su POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, haciendo algunas inclusiones, en cuanto a empleados y proveedores. La primera Política de Protección y Tratamiento de datos Personales (Año 2013) se informó a la SIC, previa publicación en un diario de amplia circulación nacional, toda vez que tenemos titulares desde el año 2003 ilocalizados.

Nuestra pregunta, frente al lanzamiento de la NUEVA VERSIÓN DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES es la siguiente: DE ACUERDO AL ART. 7 Y 10 DEL DECRETO 1377 DE 2013, ES NECESARIO

PARA EL LANZAMIENTO DE UNA NUEVA VERSIÓN DE LA POLÍTICA DE

PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE UNA

ORGANIZACIÓN CON DATOS DESDE EL AÑO 2003, CORRESPONDIENTES A PERSONAS ILOCALIZADAS, PUBLICAR EN UN DIARIO DE AMPLIA CIRCULACIÓN NAL (sic) EL INFORME DE QUE TIENE UNA NUEVA VERSIÓN DE SU POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES E INFORMAR A LA SIC ?, O BASTA CONQUE (sic) LA POLÍTICA INICIAL SE HAYA

INFORMADO EN DIARIOS DE AMPLIA CIRCUALCIÓN (sic) NAL (sic) Y

REGSITRADO EN LA SIC POR PRIMERA VEZ ?”.

Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.

Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la

administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta Superintendencia: “a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas

en la presente ley. f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento. i) Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional. j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. k) Las demás que le sean asignadas por ley”. 3.1. Políticas de tratamiento de datos personales El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 señala, entre otras, el siguiente deber para los responsables del tratamiento: “Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. (…)” En concordancia con lo anterior, respecto el deber que tienen los responsables de fijar las políticas de tratamiento de datos personales y, para ello, el artículo 2.2.2.25.3.1., del Decreto 1074 de 2015 señala lo siguiente:

“Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información.

1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad.

3. Derechos que le asisten como Titular.

4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.” En consecuencia, los responsables tienen la obligación de desarrollar las políticas para el tratamiento de los datos personales, las cuales deben constar en medio

físico o electrónico y ser puestas en conocimiento de los titulares. Dichas políticas deberán contener los deberes de los responsables señalados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y la información relacionada, entre otras, con la finalidad y clase de tratamiento al que serán sometidos los datos personales. Respecto al principio de finalidad es preciso mencionar lo siguiente: El literal b) del articulo 4 de la mencionada ley define el principio de finalidad así: "b) Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular". Al respecto, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente: "Principio de finalidad: En virtud de tal principio, el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular. La definición establecida por el legislador estatutario responde a uno de los criterios establecidos por la Corporación para el manejo de las bases de datos. Sin embargo, debe hacerse algunas precisiones. Por una parte, los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito. En ese sentido, la finalidad no sólo debe ser legítima sino que la referida información se destinará a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular. Por ello, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. Cualquier utilización diversa, deberá

ser autorizada en forma expresa por el Titular. Esta precisión es relevante en la medida que permite un control por parte del titular del dato, en tanto le es posible verificar si está haciendo usado para la finalidad por él autorizada. Es una herramienta útil para evitar arbitrariedades en el manejo de la información por parte de quien trata el dato. Así mismo, los datos personales deben ser procesados sólo en la forma que la persona afectada puede razonablemente prever. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona razonablemente no espera, debe obtenerse el consentimiento previo del titular. Por otro lado, de acuerdo la jurisprudencia constitucional y los estándares internacionales relacionados previamente, se observa que el principio de finalidad implica también: (i) un ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales no exceda del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y (ii) un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas. En razón de lo anterior, el literal b) debe ser entendido en dos aspectos. Primero, bajo el principio de necesidad se entiende que los datos deberán ser conservados en una forma que permita la identificación de los interesados durante un periodo no superior al necesario para los fines para los que fueron recogidos. Es decir, el periodo de conservación de los datos personales no debe exceder del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado. En la Sentencia C-1011 de 2008, la Corporación reiteró la importancia de la existencia de unos criterios razonables sobre la permanencia de datos personales en fuentes de

información. Además, sostuvo que este periodo se encuentra en una estrecha relación con la finalidad que pretende cumplir. Así, a partir del estudio de la jurisprudencia, construyó una doctrina constitucional comprehensiva sobre la caducidad del dato negativo en materia financiera y concluyó que dentro de las prerrogativas mismas del derecho al habeas data, se encuentra esta garantía, como una consecuencia del derecho al olvido. Sobre el particular observó la providencia: “De acuerdo con lo señalado en el artículo 15 Superior, la Corte identifica como facultades que conforman el contenido del derecho al hábeas data, las de (i) conocer la información personal contenida en las bases de datos, (ii) solicitar la actualización de dicha información a través de la inclusión de nuevos datos y (iii) requerir la rectificación de la información no ajustada a la realidad. Junto con las prerrogativas expuestas, la Corte, habida cuenta los precedentes jurisprudenciales anteriores que señalaban la necesidad de establecer un límite al reporte financiero negativo, estableció un nuevo componente del derecho al hábeas data, la de la caducidad del dato negativo.” (…) La Corte reitera que los procesos de administración de datos personales de contenido crediticio cumplen un propósito específico: ofrecer a las entidades que ejercen actividades de intermediación financiera y, en general, a los sujetos que concurren al mercado, información relacionada con el grado de cumplimiento de las obligaciones suscritas por el sujeto concernido, en tanto herramienta importante para adoptar decisiones sobre la suscripción de contratos comerciales y de crédito con clientes potenciales. Esta actividad es compatible

con los postulados superiores, pues cumple con propósitos legítimos desde la perspectiva constitucional, como son la estabilidad financiera, la confianza en el sistema de crédito y la protección del ahorro público administrado por los establecimientos bancarios y de crédito. Es precisamente la comprobación acerca de la finalidad específica que tienen los operadores de información financiera y crediticia la que, a su vez, permite determinar los límites al ejercicio de las actividades de acopio, tratamiento y divulgación de datos.” Segundo, los datos personales registrados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos de que se trate, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo de la base de datos. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos." Por lo anterior, el tratamiento de los datos personales de un titular sólo puede hacerse para los casos autorizados de manera previa y expresa por éste cumpliendo con una finalidad legítima y destinada a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular al responsable del tratamiento. En consecuencia, cada responsable debe fijar sus políticas de tratamiento de datos personales de acuerdo a la finalidad específica que se requiera con el tratamiento de datos personales del titular. 3.2. Aviso de privacidad El artículo 2.2.2.25.1.3. del Decreto 1074 de 2015, que incorpora el Decreto 1377

de 2013, define los avisos de privacidad en los siguientes términos: “Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales”. Por su parte, el artículo 2.2.2.25.3.2 del precitado decreto dispone lo siguiente: “Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de Tratamiento de la Información, los Responsables deberán informar por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales”. En concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.2.25.3.3. del mencionado decreto señala: “Contenido mínimo del Aviso de Privacidad. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. Nombre o razón social y datos de contacto del

Responsable del Tratamiento.

2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

3. Los derechos que le asisten al Titular.

4. Los mecanismos dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o

consultar la política de Tratamiento de información. No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el Aviso de Privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos. En todo caso, la divulgación del Aviso de Privacidad no eximirá al Responsable de la obligación de dar a conocer a los Titulares la política de Tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este Decreto”. Ahora bien, los responsables deben acreditar la puesta a disposición del aviso de privacidad en los términos del artículo 2.2.2.25.3.4. del citado decreto así: “Deber de acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y las políticas de Tratamiento de la información. Los Responsables deberán conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del Tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento del modelo, el Responsable podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999”. El artículo 17 del mencionado decreto dispone los medios de difusión del aviso de privacidad así: “Medios de difusión del aviso de privacidad y de las políticas de Tratamiento de la información. Para la difusión del Aviso de Privacidad y de la política de Tratamiento de la información, el Responsable podrá valerse de documentos,

formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular”. Por lo anterior, el aviso de privacidad tiene como objeto que el responsable informe al titular de los datos personales sobre las politicas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende con sus datos pesonales en el tratamiento, el cual puede ser difundido a través de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología. Los responsables deberán conservar el modelo del aviso de privacidad por cualquier medio informatico, electrónico o cualquier otra tecnología que permita: (i) que la infromación se accesible para su posterior consulta; (ii) que el documento sea conservado en el formato en que se haya generado o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información; (iii) que se conserve, toda la información que permita determinar el origen, la fecha y la hora en que fue producido el documento. 3.3. Autorización para el tratamiento de datos personales recolectados con anterioridad al Decreto 1377 de 2013 En el tratamiento de los datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos debe tenerse en cuenta el principio de libertad definido en el literal c) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 así: "c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento." Por lo anterior, el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse cuando

exista la autorización previa, expresa e informada del titular, con el fin de permitirle que se garantice que en todo momento y lugar pueda conocer en dónde está su información personal, para qué propósitos ha sido recolectada y qué mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación. Los responsables que recolectaron datos personales con anterioridad a la vigencia del Decreto 1377 de 2013, esto es, antes del 27 de junio de 2013, debían solicitar la autorización del titular para continuar con el tratamiento de los mismos, a través de mecanismos eficientes de comunicación y poner en conocimiento sus políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer los derechos por parte del titular, entre ellos, el de solicitar la eliminación de sus datos en cualquier momento. El Decreto 1377 de 2013, señaló un régimen de transición con un término perentorio, esto es, el 27 de julio de 2013 para que los responsables implementaran los mecanismos alternos que permitieran la obtención de la autorización del titular de los datos personales, por lo anterior, en la actualidad esta disposición no se encuentra vigente.

4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA

PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: - Los responsables tienen la obligación de desarrollar las políticas para el tratamiento de los datos personales, esto es, la recoleccion, al almacenamiento, el uso, la circualcion y/o la supresión de los mismos, las cuales deben constar en

medio físico o electrónico y ser puestas en conocimiento de los titulares. Dichas políticas deberán contener los deberes de los responsables señalados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y la información relacionada, entre otras, con la finalidad y clase de tratamiento al que serán sometidos los datos personales. - El aviso de privacidad tiene como objeto que el responsable informe al titular de los datos personales sobre las politicas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende con sus datos pesonales en el tratamiento, el cual puede ser difundido a través de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología. - En la actualidad no tiene aplicación el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 por lo que no es necesario la publicación de las politicas de tratamiento a través de los mecanismo señalados en el mismo, ni informar a esta Superintendencia sobre dicha publicación. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carolina García

Revisó: Jazmín Rocío Soacha

Aprobó: Jazmín Rocío Soacha