SIC - Concepto-17040461

Bogotá D.C., 10 Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012]

Asunto: Radicación: 17-40461

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 6

Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través su comunicación de fecha 16 de febrero de 2016 en la cual respecto de la Resolución 8934 de 2013, formula las siguientes preguntas: “1. ¿Qué sujetos se entienden como vigilados por la SIC y que, por tanto, deben cumplir con la Ley General de Archivo?” “2.¿Una entidad privada que no cumple funciones públicas pero que está vigilada por la SIC debe cumplir con la Resolución 8934 de 2014?” “3.¿Cuáles son los criterios establecidos por la SIC para determinar quiénes son los vigilados a los que hace referencia la Resolución 8934 de 2014?” “4.¿Desde que (sic) momento son exigibles las obligaciones dispuestas en la Resolución 8934 de 2014 a los sujetos vigilados por la SIC?”

“5. Cuáles serían las consecuencias a las que se podría ver enfrentado un vigilado por la SIC que incumpla algunas de las obligaciones dispuestas en la Resolución 8934 de 2014?” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO - RESOLUCIÓN 8934 DE 2014

La Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”, establece los principios generales y las reglas que regulan la función archivística del Estado, la administración pública en sus diferentes niveles, así como las distintas instituciones privadas que cumplen funciones públicas, esto, con el fin de contar con documentación e información institucional organizada que permita su uso eficiente y su fácil recuperación, para el servicio y beneficio de todos los ciudadanos. Por su parte, las disposiciones reglamentarias de la Ley 594 de 2000, entre otras, el Decreto 2609 de 2012 en sus artículos 35 y 36, establecen en cabeza de Ministerios y Superintendencias la responsabilidad de implementar en sus respectivos sectores las políticas de gestión documental e instruir a las entidades privadas bajo su inspección, control y vigilancia sobre el manejo de sus archivos, con el fin de asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo que manejen. En virtud de lo anterior, esta Superintendencia expidió la Resolución 8934 de 2014, "mediante la cual se establecen directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta entidad", a efecto de que las entidades sobre las cuales ejerce funciones de vigilancia y control

cumplan con la normativa archivística nacional y adecuen sus archivos conforme lo prevé la mencionada resolución, para lo cual estableció un plazo hasta el 31 de marzo de 2016, de acuerdo con la Resolución No. 84295 de 2015, que modificó el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014. 3.1. Entidades sobre las cuales la Superintendencia de Industria y Comercio ejerce funciones de vigilancia y control De acuerdo con la ley, especialmente por lo dispuesto en el Decreto 4886 de 2011, la Superintendencia de Industria y Comercio ejerce control y vigilancia permanente sobre las entidades que se indican a continuación:

1. Las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones, de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia. (Artículo 87 del Código de Comercio y artículo 1.17 del Decreto 4886 de 2011)

2. Las Ligas y asociaciones de consumidores. (Ley 1480 de 2011 y el artículo 1.29 del Decreto 4886 de 2011)

3. Las Personas naturales o jurídicas que vendan o presten servicios mediante sistemas de financiación, o bajo la condición de la adquisición o prestación de otros bienes o servicios, así como de quienes presten servicios que exijan la entrega de un bien (Artículo 1.31 del Decreto 4886 de 2011)

4. Los Operadores, fuentes de información y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza, en los términos de la ley. (Artículo 17 de la Ley 1266 del 31 de diciembre

de 2008 y en el artículo 1.60 del Decreto 4886 de 2011)

5. Los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

6. Las estaciones de servicio automotrices y fluviales del país, para los efectos previstos en el Decreto 4130 de 2011, artículo 4 numerales 3, 4 y 5: “Artículo 4°. Reasignación de funciones a la Superintendencia de

Industria y Comercio. (…)

3. Parcialmente reasignar la función asignada al Ministerio de Minas y Energía en el numeral 16 del artículo 12 del Decreto 70 de 2001 que quedará así: Ejercer el control y vigilancia técnica de distribución de los combustibles líquidos derivados del petróleo en las estaciones de servicio automotrices y fluviales.

4. Parcialmente reasignar la función asignada al Ministerio de Minas y Energía en el numeral 17 del artículo 12 del Decreto 70 de 2001 que quedará así: Ejercer el control y vigilancia técnica sobre la aditivación, calidad y cantidad de los combustibles líquidos derivados del petróleo distribuidos y comercializados en las estaciones de servicio automotrices y fluviales del país.

5. Parcialmente reasignar la función asignada al Ministerio de Minas y Energía en el artículo 3° del Decreto 4299 de 2005, que quedará así: Controlar y vigilar las actividades de distribución de los combustibles líquidos derivados del petróleo en las estaciones de servicio automotrices y fluviales del país.”

7. Las empresas prestadoras de servicios de telecomunicaciones (los proveedores

y/u operadores directos), en relación con el cumplimiento de las disposiciones legales y las del régimen de protección de usuarios de servicios de comunicaciones expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC-.(Decreto 4886 de 2011 y la Ley 1341 de 2009)

8. Igualmente, las empresas prestadoras de servicios postales (los proveedores y/u operadores directos), en relación con el cumplimiento de las disposiciones legales y las del régimen de protección de usuarios del servicio postal expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC-.(Decreto 4886 de 2011 y la Ley 1369 de 2009)

9. Los Avaluadores inscritos en el Registro Abierto de Avaluadores –RAA-, las Entidades Reconocidas de Autorregulación –ERA- (Artículo 1.21 del Decreto 4886 de 2011, Ley 1673 de 2013, Decreto 556 de 2014 y demás disposiciones reglamentarias.) En consecuencia, si una empresa se encuentra dentro de alguna de las categorías señaladas en precedencia, estará dentro de las empresas vigiladas por esta Superintendencia. 3.2 Personas obligadas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000

El artículo 2 de la Ley 594 de 2000 señala su ámbito de aplicación así: “Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley”. Respecto a las entidades privadas obligadas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 el Archivo General de la Nación mediante concepto del 6 de abril de 2016, señaló

lo siguiente: “Para determinar si una persona natural o jurídica de derecho privado se encuentra obligada al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, la naturaleza de la misma no es el único criterio a considerar. Determina si son sujetos obligados a acatarla, sí éstas cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos. (subrayado fuera de texto) Si la entidad privada no cumple funciones públicas o no presta servicios públicos, ésta no se encuentra obligada al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones que se han expedido para su reglamentación (…)” En consecuencia, bajo los lineamientos anteriores, el ámbito de aplicación de Ley General de Archivos se circunscribe a las entidades públicas en cualquiera de sus niveles y a las entidades privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos. En tal sentido, frente al universo de entidades vigiladas por esta Superintendencia, relacionadas en el punto 3.1 de esta comunicación, y, en virtud del concepto del Archivo General de la Nación del 6 de abril de 2016, se debe precisar que la Resolución 8934 de 2014, le será aplicable a aquellas entidades de carácter privado que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos.

3. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA

PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: Frente a su primera inquietud, las entidades sobre las cuales ejerce vigilancia esta

Superintendencia son aquellas que se encuentren dentro alguna de las categorías señaladas en el punto 3.1 de este escrito. Ahora bien, respecto de las empresas sujetas al cumplimiento de la Resolución 8934 de 2014 y a la Resolución 84295 de 2015, serán las empresas privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos, conforme se señaló en el numeral 3.2 de esta comunicación. En cuanto a su segunda pregunta, nos remitimos a la respuesta anterior, precisando que de las empresas vigiladas por esta Superintendencia las que deben cumplir con la Resolución 8934 de 2014, son aquellas entidades de carácter privado que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos. Respecto de su tercer interrogante, lo remitimos al numeral 3.2 de este oficio, donde se señalaron los criterios bajo los cuales se determina quiénes son los obligados a cumplir con la Resolución 8934 de 2014: (i) el ámbito de aplicación de la ley archivística en el país previsto en el artículo 2 de la Ley 594 de 2000 y (ii) el concepto del 6 de abril de 2016 del Archivo General de la Nación en el que se señala que los responsables del cumplimiento de tal disposición, serán las personas naturales o jurídicas de derecho privado que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos. En relación con su tercer interrogante, los obligados al cumplimiento de la Resolución 8934 de 2014, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 84295 de 2015, que modificó el artículo 12 de la Resolución 8934, tenían hasta el

31 de marzo de 2016 como plazo para dar cumplimiento a las directrices archivísticas. Respecto de su quinta y última inquietud, se precisa que la finalidad de la Resolución 8934 de 2014, no es la de sancionar, sino por el contrario es de instruir y dar directrices a las empresas privadas bajo la inspección, control y vigilancia de esta Superintendencia, sobre el manejo de sus archivos, con el fin de asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos que manejen. Así mismo, una vez cumplido el término para la implementación de la resolución, dentro de las facultades de inspección y vigilancia está Entidad podrá adelantar visitas de verificación que le permitan cumplir con la finalidad de la resolución, esto es, la adecuada conservación y manejo de la documentación por parte de los vigilados. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: Jazmín Rocío Soacha

Aprobó: Jazmín Rocío Soacha