SIC - Concepto-17059323

Bogotá D.C., 10 Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012]

Asunto: Radicación: 1759323

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 10

Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, por la cual se sustituye el Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través de su comunicación de fecha 8 de marzo de 2017, en la cual respecto de la renovación de la matrícula mercantil de las agencias como establecimientos de comercio, consulta: “Mediante el presente solicito amablemente me informen cuales son efectivamente y conforme a las normas regulatorias los documentos que debe solicitar una cámara de comercio para la renovación del registro mercantil de una agencia.

La anterior consulta la efectúo dado que no existe un criterio unificado a nivel nacional acerca de los documentos a solicitar para la renovación de este tipo de establecimiento (AGENCIA) dado que somos una compañía con domicilio en Bogotá y la cual efectúa anualmente la renovación de más de 120 agencias a nivel nacional (…)” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA

Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE CÁMARAS DE COMERCIO: En cuanto a las funciones específicas de esta Entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011,que a la letra señalan: “17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes

sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

20. Resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las Cámaras de Comercio.” En ese orden de ideas, se procederá en primer lugar al desarrollo legal, doctrinal y jurisprudencial que corresponda realizar en torno al objeto de la petición como eje central. 3.1. Registro Mercantil El artículo 19 del Código de Comercio dispone que es obligación de todo comerciante: “1o) Matricularse en el registro mercantil; “2o) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.” Las personas que se dediquen profesionalmente al comercio son consideradas por ministerio de la ley como comerciantes y, en tal virtud, tienen la carga de cumplir con las obligaciones que la misma ley les impone, esto es, entre otras, la de matricularse en el registro mercantil e inscribir en él todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley les exija esa formalidad.

Por su parte, el artículo 26 del código de comercio, establece: “Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos

respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.” La Corte Constitucional, mediante sentencia C602 de 2000, ha manifestado que: “Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil.”(Resaltado fuera del texto) Conforme al artículo 100 del Código de Comercio "Se tendrán como comerciales, para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles". En este sentido, una sociedad será comercial cuando en su objeto social se haya previsto la realización de operaciones o actos mercantiles. Las sociedades de naturaleza mercantil deben cumplir, en su calidad de comerciantes, con la obligación prevista en el artículo 19 del Código de Comercio y, por lo tanto, deben matricularse en el registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio. 3.2 Deberes del Comerciante Las obligaciones del comerciante se hayan consagradas en el artículo 19 del Código de Comercio y constituyen los deberes que deben cumplir las personas en tanto su calidad de comerciantes.

En efecto, el artículo 19 del Código de Comercio dispone que es obligación de todo comerciante: “1o) Matricularse en el registro mercantil; “2o) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.” (…)”. Las personas que se dediquen profesionalmente al comercio son consideradas por ministerio de la ley como comerciantes y, en tal virtud, tienen la carga de cumplir con las obligaciones que la misma ley les impone, esto es, las previstas en el artículo 19 antes transcrito, entre las que se encuentran, la de matricularse en el registro mercantil e inscribir en él todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley les exija esa formalidad. Así mismo, los establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias comerciales deberán inscribirse en el respectivo registro mercantil, de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 del código de comercio. A su vez, el artículo 27 del Código de Comercio señala la competencia de las cámaras de comercio para llevar el registro mercantil y las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, en los siguientes términos: “El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.” En tal sentido, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio en el Título VIII, modificado por la Circular 02 de 2016, numeral 2.1.9 dispuso:

“2.1.9. Libros necesarios del registro mercantil (…) Libro VI. De los establecimientos de comercio. Se inscribirán en este libro: - La apertura y cierre de sucursales y agencias de sociedades y entes cooperativos de grado superior de carácter financiero; (…)” 3.3. Establecimiento de Comercio El Código de Comercio en su artículo 515 señala que el establecimiento de comercio es el “conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa". El Consejo de Estado, en el Exp. 4710 de febrero 19 de 1998, respecto del establecimiento de comercio, señaló: “A propósito de la figura jurídica del establecimiento de comercio y de los actos de transferencia que sobre él se pueden celebrar, resulta conveniente recordar que el ordenamiento jurídico colombiano acogió la noción que respecto de dicha universalidad se tiene en el sistema legal italiano, razón por la cual en el artículo 515 del Código de Comercio se entiende por establecimiento de comercio “un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa.” Con fundamento en el señalado concepto normativo, la Sala ha indicado que ese fondo o hacienda mercantil lo constituye el “conjunto heterogéneo y organizado de bienes utilizados por el comerciante para desarrollar una actividad económica enderezada a la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios que, dada su destinación, conforma una unidad que permite su negociación “en bloque”. Es pertinente anotar que el régimen legal aplicable a la materia no restringe o

limita la naturaleza de los bienes que conforman la mencionada universalidad, no obstante que la lista enunciativa de sus elementos integrantes, contenida en el artículo 516 ejusdem, sólo haga referencia a diversas clases de bienes muebles, cosas incorporales –derechoso a los denominados bienes, inmateriales o intangibles. En razón de lo anterior, pueden estar incorporados al fondo de comercio todos los bienes que el empresario haya destinado efectivamente a la actividad mercantil de que se trate, incluso bienes inmuebles en los que la respectiva empresa tenga su asiento.” Por su parte, la doctrina ha señalado: “El establecimiento es el elemento técnico en el que se desarrolla la actividad. “(…) La empresa es una actividad económica mientras que el establecimiento es una unidad técnica. Y la persona natural o jurídica puede ser simultáneamente titular de varias empresas. Igualmente es factible que el empresario abra varios establecimientos para realizar una misma actividad económica, contingencia en la cual la diversidad resulta: o de la ubicación, o de las líneas de productos que se fabrican o distribuyen, o de las enseñas que los identifican, o de los servicios que en ellos prestan. Al paso que la empresa es concebida en el artículo 25 del Código de Comercio como actividad económica organizada, el establecimiento es considerado como la base física donde se desarrolla esa actividad. (…)1(Subrayado fuera del texto. De lo anterior, tenemos que el establecimiento de comercio es una universalidad de bienes materiales e inmateriales, muebles e inmuebles que el empresario o comerciante organiza en bloque para efectos de desarrollar su actividad económica. 1 NARVÉZ GARCIA, José Ignacio. Derecho Mercantil Colombiano, Parte General Octava Edición,

página 222. 3.4 Clases de Establecimientos de Comercio Dentro de las clases de establecimientos de comercio tenemos las sucursales y las agencias, la cuales el Código de Comercio en los artículos 263 y 264 las define de la siguiente manera: 3.4.1 Sucursales De conformidad con el artículo 263 del Código de Comercio “Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad. Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal.” 3.4.2 Agencias El artículo 264 del Código de Comercio define las agencias como los establecimientos de comercio de una sociedad “cuyos administradores carezcan de poder para representarla.” Sobre estas clases de establecimientos de comercio la doctrina 2ha señalado: “¿Qué diferencias existen entre la sucursal y la agencia? El estatuto mercantil vigente destaca como distinción esencial entre los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad para desarrollar sus negocios, o una parte de ellos, dentro o fuera de su domicilio, la naturaleza de las facultades conferidas a los administradores. Así cuando el encargado de los negocios del establecimiento es sólo un ejecutor de las órdenes o instrucciones provenientes de los órganos

sociales competentes, carente de la facultad de comprometer válidamente a la firma, nos hallaremos ante una agencia. En el primer caso el administrador es mandatario con poder de representación. En las agencias, generalmente el administrador se encuentra en una relación laboral con la sociedad, es decir, es un dependiente, o siendo mandatario, carece de la facultad de vincular jurídicamente al ente social.” (…) El artículo 263 del Código de Comercio define a las sucursales. En consecuencia, en la normatividad colombiana, las sucursales no son personas jurídicas diferentes de la entidad principal sino prolongaciones de la misma; por lo cual no es dable predicar de ellas relaciones de subordinación o referirse a una matriz o filial. En otros términos: “(…) ni la sucursal ni la agencia son sociedades distintas de la principal, a diferencia de lo que acontece con las filiales, subsidiarias o cualquier subordinada, 2 Hildebrando Leal López, Código de Comercio Anotado, vigésima séptima edición, Leyer. 2011. que son entes jurídicos individualmente considerados. En verdad, el concepto de sucursal supone dependencia económica y jurídica de la principal, y existe titularidad de una misma persona jurídica con tratamiento legal unitario. Ostenta el mismo nombre, mantiene la unidad de empresa, no tiene capital propio ni responsabilidad separada, aunque dentro de las relaciones internas esté investida de una relativa autonomía administrativa.” (…) (subrayado y resaltado fuera de texto) Visto lo anterior, debemos señalar que tanto las agencias como las sucursales están clasificadas por la regulación mercantil como establecimientos de comercio y se diferencian por el alcance de su administración, una con poder de representación y

la otra -agencia comercialsin representación donde su administrador es un simple dependiente, no obstante, se asemejan en cuanto a que ninguna de las dos son sociedades distintas a la sociedad principal. 3.5 Registro de Establecimientos de Comercio Frente al registro del establecimiento de comercio, el numeral 6 del artículo 28 del Código de Comercio establece que la apertura de un establecimiento de comercio constituye un acto sujeto a la formalidad de inscripción en el registro mercantil. El artículo 28 del Código de Comercio señala que deben inscribirse en el registro mercantil: “6. La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración” En cuanto al registro por parte de las cámaras de comercio, de los asuntos relacionados con los establecimientos de comercio, la Circular Única de esta Superintendencia, en el Título VIII, numeral 1.1.1, señala: “Libro VI. De los establecimientos de comercio. Se inscribirán en este libro: - Los actos que afecten o modifiquen la propiedad de los establecimientos de comercio o su administración; - La escritura de constitución y las reformas de las sociedades que establezcan sucursales, cuando el domicilio de la sociedad corresponda a otra jurisdicción;” 3.6. Renovación de la Matricula Mercantil De conformidad con el artículo 33 del Código de Comercio, es obligación de los comerciantes renovar su matrícula así como la de sus establecimientos de comercio anualmente e informar a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su

calidad de comerciante, así como las demás mutaciones referentes a su actividad comercial a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. En efecto, el artículo 33 del Código de Comercio establece que: “La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.” En consecuencia, la matrícula mercantil de los comerciantes y de los establecimientos de comercio debe renovarse en el período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo de cada año. De este modo, debe precisarse que para el cumplimiento de la obligación de renovación de la matrícula mercantil la ley ha establecido un plazo, en tanto dicha obligación es susceptible de ejecutarse hasta el último día fijado para el cumplimiento, es decir hasta el 31 de marzo de cada año. De acuerdo con las normas citadas los comerciantes que realicen la renovación de su matrícula mercantil hasta el 31 de marzo de cada año, inclusive, están cumpliendo debidamente con su obligación de renovar la matrícula mercantil. A su vez, el artículo 36 del Código de Comercio, respecto de los documentos que pueden exigir las Cámaras de Comercio, señala: Art. 36 Documentos que pueden exigir las Cámaras al solicitarse la

Matrícula Mercantil. Las cámaras podrán exigir al comerciante que solicite su matrícula que acredite sumariamente los datos indicados en la solicitud con partidas de estado civil, certificados de bancos, balances autorizados por contadores públicos, certificados de otras cámaras de comercio o con cualquier otro medio fehaciente. Conforme a la disposición anterior, para la matrícula y su renovación las Cámaras de Comercio podrán solicitar la documentación que acredite sumariamente los datos a registrar siguiendo criterios de objetividad. Por su parte, la Circular Única de esta Superintendencia en su Título VIII modificado por la Circular 02 de 2016, en el numeral 2.1.3, sobre la renovación de la matrícula mercantil, dispone: “2.1.3. Aspectos atinentes a la matrícula mercantil y su renovación (…) 2.1.3.9. Se matriculan en el Registro Mercantil, las personas naturales o jurídicas comerciantes y los establecimientos de comercio.(…) 2.1.3.10. La matrícula mercantil o su renovación, no requiere presentación personal del respectivo formulario. Las Cámaras de Comercio aplicarán el artículo 36 del Código de Comercio atendiendo criterios objetivos y uniformes, en los casos en los que necesariamente se requiera probar sumariamente los datos suministrados en la petición de matrícula o renovación. Para efectos de la matrícula o su renovación, las Cámaras de Comercio no podrán solicitar requisitos que no estén previstos en la normativa vigente. 2.1.3.11. La carátula única del formulario RUES, no requiere ser diligenciada en

el caso de sucursales o agencias, ni establecimientos de comercio cuando ya existe la matrícula del propietario. 2.1.3.12. La matrícula del comerciante, persona natural, y de su establecimiento de comercio, así como la renovación de la matrícula del comerciante, persona natural o jurídica, y djurídicas, la matrícula se efectuará cuando el documento de constitución sea inscrito en el Registro Mercantil.” Para la matrícula o su renovación las Cámaras de Comercio no podrán solicitar requisitos o documentos adicionales a los previstos en la regulación vigente.

4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco del interrogante planteado en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: La función pública registral a cargo de las Cámaras de Comercio es taxativa y reglada por lo que para el ejercicio de tal función se regirán por lo dispuesto en la ley y en las instrucciones que para el efecto les imparta esta Superintendencia a través de la Circular Única. De conformidad con lo señalado en los artículos 26 y 28 numeral 6 del Código de Comercio, es un deber de los comerciantes matricularse e inscribir sus establecimientos de comercio en el registro mercantil a cargo de las Cámaras de Comercio. Conforme a lo señalado en precedencia, para la matrícula mercantil de los comerciantes y sus establecimientos de comercio, así como para su renovación, las

Cámaras de Comercio deberán estar a lo dispuesto en la ley y no podrán solicitar requisitos o documentos adicionales a los previstos en la regulación vigente. En consecuencia, frente a su inquietud, de conformidad con lo señalado en el artículo 36 del Código de Comercio en concordancia con el numeral 2.1.3 de la Circular 02 de 2016 que modificó el Título VIII de la Circular Única de esta Superintendencia, para la renovación de la matrícula mercantil de los establecimientos de comercio vgr. las agencias, las Cámaras de Comercio solamente podrán solicitar la documentación y los requisitos previstos en la normativa vigente. Sin embargo, en aquellos casos en que se deba acreditar o comprobar sumariamente los datos a registrar, los entes camerales aplicarán lo dispuesto en el artículo 36 del Código de Comercio bajo criterios de objetividad, legalidad y uniformidad. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la ley 1755 de 2015, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: Jazmín Rocío Soacha

Aprobó: Jazmín Rocío Soacha