SIC - Concepto-17135128

Bogotá D.C., 10 Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012]

Asunto: Radicación: 17-135128

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 10

Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, por la cual se sustituye el Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través de su comunicación de fecha 25 de mayo de 2017, en la cual relata el caso particular que se le ha presentado en una Cámara de Comercio que al momento de renovar la matrícula mercantil de una empresa le solicitaron la presentación de estados financieros, debido a la disminución de activos de la compañía, información que nunca le habían solicitado, por lo que llamó a la cámara donde le reiteraron que debía adjuntar dicha información, so pena las respectivas sanciones a cargo de esta Superintendencia, por lo que consulta: “Por ello quisiera saber que (sic) implicaciones legales y/o sanciones le acarrearían a la compañía por no presentar dichos estados.” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA

Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE CÁMARAS DE COMERCIO En cuanto a las funciones específicas de esta Entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011,que a la letra señalan: “17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes

sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

20. Resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las Cámaras de Comercio.” En ese orden de ideas, se procederá en primer lugar al desarrollo legal, doctrinal y jurisprudencial que corresponda realizar en torno al objeto de la petición como eje central. 3.1 Registro Mercantil El artículo 19 del Código de Comercio dispone que es obligación de todo comerciante: “1o) Matricularse en el registro mercantil; “2o) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.” Las personas que se dediquen profesionalmente al comercio son consideradas por ministerio de la ley como comerciantes y, en tal virtud, tienen la carga de cumplir con las obligaciones que la misma ley les impone, esto es, entre otras, la de matricularse en el registro mercantil e inscribir en él todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley les exija esa formalidad.

Por su parte, el artículo 26 del código de comercio, establece: “Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos

respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.” La Corte Constitucional, mediante sentencia C602 de 2000, ha manifestado que: “Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil.”(Resaltado fuera del texto) Conforme al artículo 100 del Código de Comercio "Se tendrán como comerciales, para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles". En este sentido, una sociedad será comercial cuando en su objeto social se haya previsto la realización de operaciones o actos mercantiles. Las sociedades de naturaleza mercantil deben cumplir, en su calidad de comerciantes, con la obligación prevista en el artículo 19 del Código de Comercio y, por lo tanto, deben matricularse en el registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio. 3.2 Deberes del Comerciante Las obligaciones del comerciante se hayan consagradas en el artículo 19 del Código de Comercio y constituyen los deberes que deben cumplir las personas en tanto su calidad de comerciantes.

En efecto, el artículo 19 del Código de Comercio dispone que es obligación de todo comerciante: “1o) Matricularse en el registro mercantil; “2o) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.” (…)”. Las personas que se dediquen profesionalmente al comercio son consideradas por ministerio de la ley como comerciantes y, en tal virtud, tienen la carga de cumplir con las obligaciones que la misma ley les impone, esto es, las previstas en el artículo 19 antes transcrito, entre las que se encuentran, la de matricularse en el registro mercantil e inscribir en él todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley les exija esa formalidad. Así mismo, los establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias comerciales deberán inscribirse en el respectivo registro mercantil, de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 del código de comercio. A su vez, el artículo 27 del Código de Comercio señala la competencia de las cámaras de comercio para llevar el registro mercantil y las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, en los siguientes términos: “El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.” En tal sentido, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio en el Título VIII, modificado por la Circular 02 de 2016, numeral 2.1.9 dispuso:

“2.1.9. Libros necesarios del registro mercantil (…) Libro V. De la administración de los bienes del comerciante. Se inscribirá en este libro: - Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de los bienes o negocios del comerciante. Libro VI. De los establecimientos de comercio. Se inscribirán en este libro: - La apertura y cierre de sucursales y agencias de sociedades y entes cooperativos de grado superior de carácter financiero”(…) Libro VII. De los libros. Se inscribirá en este libro: Se inscribirá en este libro: - Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. (…)” 3.3 Renovación de la Matricula Mercantil De conformidad con el artículo 33 del Código de Comercio, es obligación de los comerciantes renovar su matrícula así como la de sus establecimientos de comercio anualmente e informar a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, así como las demás mutaciones referentes a su actividad comercial a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. En efecto, el artículo 33 del Código de Comercio establece que: “La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales,

establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.” En consecuencia, la matrícula mercantil de los comerciantes y de los establecimientos de comercio debe renovarse en el período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo de cada año. De este modo, debe precisarse que para el cumplimiento de la obligación de renovación de la matrícula mercantil la ley ha establecido un plazo, en tanto dicha obligación es susceptible de ejecutarse hasta el último día fijado para el cumplimiento, es decir hasta el 31 de marzo de cada año. De acuerdo con las normas citadas los comerciantes que realicen la renovación de su matrícula mercantil hasta el 31 de marzo de cada año, inclusive, están cumpliendo debidamente con su obligación de renovar la matrícula mercantil. A su vez, el artículo 36 del Código de Comercio, respecto de los documentos que pueden exigir las Cámaras de Comercio, señala: “Art. 36 Documentos que pueden exigir las Cámaras al solicitarse la Matrícula Mercantil. Las cámaras podrán exigir al comerciante que solicite su matrícula que acredite sumariamente los datos indicados en la solicitud con partidas de estado civil, certificados de bancos, balances autorizados por contadores públicos, certificados de otras cámaras de comercio o con cualquier otro medio fehaciente.” Conforme a la disposición anterior, para la matrícula y su renovación las Cámaras de Comercio podrán solicitar la documentación que acredite sumariamente los datos a registrar siguiendo criterios de objetividad. Por su parte, la Circular Única de esta Superintendencia en su Título VIII modificado

por la Circular 02 de 2016, en el numeral 2.1.3, sobre la renovación de la matrícula mercantil, dispone: “2.1.3. Aspectos atinentes a la matrícula mercantil y su renovación (…) 2.1.3.9. Se matriculan en el Registro Mercantil, las personas naturales o jurídicas comerciantes y los establecimientos de comercio.(…) 2.1.3.10. La matrícula mercantil o su renovación, no requiere presentación personal del respectivo formulario. Las Cámaras de Comercio aplicarán el artículo 36 del Código de Comercio atendiendo criterios objetivos y uniformes, en los casos en los que necesariamente se requiera probar sumariamente los datos suministrados en la petición de matrícula o renovación. Para efectos de la matrícula o su renovación, las Cámaras de Comercio no podrán solicitar requisitos que no estén previstos en la normativa vigente. 2.1.3.11. La carátula única del formulario RUES, no requiere ser diligenciada en el caso de sucursales o agencias, ni establecimientos de comercio cuando ya existe la matrícula del propietario. 2.1.3.12. La matrícula del comerciante, persona natural, y de su establecimiento de comercio, así como la renovación de la matrícula del comerciante, persona natural o jurídica, y djurídicas, la matrícula se efectuará cuando el documento de constitución sea inscrito en el Registro Mercantil.” Para la matrícula o su renovación las Cámaras de Comercio bajo criterios objetivos y en determinados casos conforme a lo dispuesto en el artículo 36 del Código de

Comercio, podrán solicitar información que pruebe sumariamente los datos suminsitrados, sin embargo, no podrán solicitar requisitos o documentos adicionales a los previstos en la regulación vigente. 3.4 Sanción por la no renovación de la Matrícula Mercantil El comerciante que no efectúe la renovación de la matrícula mercantil dentro del término estipulado, podrá ser sancionado por la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a lo previsto en el artículo 37 del Código de Comercio. En efecto, el mencionado artículo 37, dispuso: “La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.” (negrilla fuera de texto) Por su parte, el Consejo de Estado - Sec. Primera, Sent. Oct 19/90, sobre el particular señaló: “(…) Según el artículo 37 de dicho estatuto, la persona y el establecimiento de comercio que ejerzan el comercio sin estar inscritos en el registro mercantil incurrirán en multa que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las sanciones legales. No renovar la matrícula equivale a carecer de registro, luego quien no cumpla con esta obligación de renovarla se hará acreedor a tal sanción pecuniaria.”(subrayado fuera de texto) La no renovación se entenderá como la carencia de registro, circunstancia que

conlleva a la imposición de una sanción por parte de la Dirección de Cámaras de Comercio de la Delegada para la Protección de la Competencia de esta Superintendencia, previa investigación correspondiente, de conformidad con lo previsto en el artículo 11 num. 5 del Decreto 2153 de 1992, en concordancia con el artículo 10 del Decreto 4886 de 2011, la cual consiste en una multa hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción, así:  Decreto 2153 de 1992 “ARTICULO 11. Funciones Especiales del Superintendente Delegado para la Promoción de la Competencia.- (…)

5. Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar matriculadas en el registro mercantil, multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción;” (subrayado fuera de texto)  Decreto 4886 de 2011 “ARTICULO 10. Funciones de la Dirección de Cámaras de Comercio

2. Imponer previa investigación, las multas a las que se refiere el numeral 5 del artículo 11 del Decreto 2153 de 1992 o las normas que lo modifique o adicionen, a las personas que ejercen profesionalmente el comercio sin estar matriculadas en el registro mercantil.” Adicionalmente, el artículo 30 de la Ley 1727 de 2014, que modificó el

artículo 92 del Código de Comercio, establece:

“Artículo 30. Extemporaneidad en la renovación de la matrícula mercantil. El comerciante que incumpla con la obligación de renovar oportunamente su matrícula mercantil, estará sujeto a las sanciones previstas en el artículo 37 del Código de Comercio para quienes ejercen profesionalmente el comercio, sin estar matriculado en el registro mercantil. La sanción será impuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con las disposiciones reglamentarias vigentes. Las Cámaras de Comercio deberán remitir dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para la renovación de la matrícula mercantil, el listado de comerciantes que incumplieron el deber de renovar la matrícula.” Las personas que se dediquen profesionalmente al comercio son consideradas por ministerio de la ley como comerciantes y, en tal virtud, tienen la carga de cumplir con las obligaciones que la misma ley les impone, esto es, entre otras, la de matricularse en el registro mercantil e inscribir en él todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley les exija esa formalidad, así como renovar oportunamente su matrícula mercantil. En el evento que el comerciante persona natural no renueve la matrícula mercantil y no se haya puesto al día en dicha obligación dentro del término previsto por la ley, las Cámaras de Comercio pueden proceder a la cancelación de la matrícula mercantil en cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 1429 de 2010 o a lo establecido en el numeral 2 del artículo 31 de la Ley 1727 de 2014.

A su vez, si un comerciante persona natural o jurídica ejerce el comercio sin renovar oportunamente su matrícula mercantil o la de su establecimiento de comercio, o deja de renovarla, se entiende como no registrado y, en consecuencia, podrá ser objeto de sanción pecuniaria por parte de esta Superintendencia, previa investigación, en los términos del artículo 37 del Código de Comercio, en concordancia con lo establecido en el numeral 2 del artículo 10 del Decreto 4886 de 2011, sanción consistente en una multa hasta del equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes. En tal medida, siempre que se incumpla con el deber de la renovación anual de la matrícula mercantil la Superintendencia podrá imponer la multa correspondiente en los términos del artículo 37 del Código de Comercio: “La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.” (negrilla fuera de texto) En consecuencia, la renovación extemporánea de la matrícula mercantil dará lugar a las sanciones previstas en el artículo 37 del Código de Comercio.

4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden legal, jurisprudencial y doctrinal, en el

marco del interrogante planteado en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: La función pública registral a cargo de las Cámaras de Comercio es taxativa y reglada por lo que para el ejercicio de tal función se regirán por lo dispuesto en la ley y en las instrucciones que para el efecto les imparta esta Superintendencia a través de la Circular Única. Las personas que se dediquen profesionalmente al comercio son consideradas por ministerio de la ley como comerciantes y, en tal virtud, tienen la carga de cumplir con las obligaciones que la misma ley les impone, esto es, entre otras la de matricularse en el registro mercantil e inscribir en él todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley les exija esa formalidad, así como renovar oportunamente su matrícula mercantil. Conforme a lo señalado en precedencia, para la matrícula mercantil de los comerciantes y sus establecimientos de comercio, así como para su renovación, las Cámaras de Comercio deberán estar a lo dispuesto en la ley y no podrán solicitar requisitos o documentos adicionales a los previstos en la regulación vigente. En el evento que el comerciante persona natural no renueve la matrícula mercantil y no se haya puesto al día en dicha obligación dentro del término previsto por la ley, las Cámaras de Comercio pueden proceder a la cancelación de la matrícula mercantil en cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 1429 de 2010 o a lo establecido en el numeral 2 del artículo 31 de la Ley 1727 de 2014.

A su vez, si un comerciante persona natural o jurídica ejerce el comercio sin renovar oportunamente su matrícula mercantil o la de su establecimiento de comercio, o deja de renovarla, se entiende como no registrado y, en consecuencia, podrá ser objeto de sanción pecuniaria por parte de esta Superintendencia, previa investigación, en los términos del artículo 37 del Código de Comercio, en concordancia con lo establecido en el numeral 2 del artículo 10 del Decreto 4886 de 2011, sanción consistente en una multa hasta del equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes. En tal medida, siempre que se incumpla con el deber de la renovación anual de la matrícula mercantil la Superintendencia podrá imponer la multa correspondiente en los términos del artículo 37 del Código de Comercio: “La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.” (negrilla fuera de texto) En consecuencia, frente a su inquietud, de conformidad con lo señalado en el artículo 36 del Código de Comercio en concordancia con el numeral 2.1.3 de la Circular 02 de 2016 que modificó el Título VIII de la Circular Única de esta Superintendencia, para la renovación de la matrícula mercantil las Cámaras de Comercio solamente

podrán solicitar la documentación y los requisitos previstos en la normativa vigente. Sin embargo, en aquellos casos en que se deba acreditar o comprobar sumariamente los datos a registrar, los entes camerales aplicarán lo dispuesto en el artículo 36 del Código de Comercio y solicitar bajo criterios de objetividad, legalidad y uniformidad, información adicional vgr. estados financieros. De no allegarse la información adicional solicitada, no podrán comprobarse los datos a registrar, pudiendo la cámara en este caso no realizar la renovación de la matrícula hasta tanto se cumpla con el respectivo requerimiento, lo que podrá dar lugar a la sanción por no renovación como se indicó en el numeral 3.4 de este escrito. En todo caso si usted considera que una Cámara de Comercio no actuó conforme a las disposiciones legales o desconociendo las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, podrá presentar la respectiva queja ante la Dirección de Cámaras de Comercio de la Delegada de Protección de la Competencia de esta Superintendencia presentando las pruebas que considere pertinentes. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la ley 1755 de 2015, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: Jazmín Rocío Soacha

Aprobó: Jazmín Rocío Soacha