SIC - Concepto-17244473

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 18-244473

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la Superintendencia de Industria y Comercio a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA.

Atendiendo a la solicitud por usted radicada de fecha 27 de septiembre de 2018 en la que señala lo siguiente: “Solicito confirmación acerca del trámite y lo que se debe tener en cuenta, así como el sustento jurídico, para el caso de una integración empresarial, en virtud de la cual una sociedad absorbe a otra, y como consecuencia, esta última se disuelve sin liquidarse (fusión por absorción), teniendo en cuenta que ambas tienen registradas bases de datos en la SIC actualmente. Adicionalmente, agradezco responder las siguientes preguntas:

1. Qué pasa con las bases de datos registradas a nombre de la entidad absorbida y que como consecuencia de la fusión, desaparece?

1. Debe adelantarse algún trámite ante la SIC por parte de la absorbida y de la absorbente? (ej. Informar que la primera se disolvió sin liquidarse para que el

registro de sus bases de datos quede deshabilitado, o actualizar el registro de las bases de datos de la absorbente incluyendo las bases que se trasladan de la absorbida?

1. Debe modificarse la autorización de los titulares de bases de datos para que sea posible el traslado de la información a la absorbente?” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTION PREVIA.

Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la Superintendencia de Industria y Comercio a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. En consecuencia, no le corresponde a esta Entidad pronunciarse sobre aspectos específicos, sin embargo se le suministraran las herramientas que le faciliten encontrar una solución a su inquietud.

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN

MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta

Superintendencia:

“a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento. i) Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que

resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional. j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. k) Las demás que le sean asignadas por ley”.

4. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBDEl artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente: “Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento.” Dicho artículo fue reglamentado mediante el artículo 2.2.2.26.1.2., del Decreto 1074 de 2015, que incorpora el Decreto 90 de 2018 y en el que se determina qué bases de datos deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de datos:

“Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características: a) Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT). b) Personas jurídicas de naturaleza pública”. Por otra parte, el artículo 2.2.2.26.1.3 del Decreto 1074 de 2015 señala lo siguiente: “Artículo 2.2.2.26.1.3. Deber de inscribir las bases de datos. El Responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento”. En consecuencia, la obligación de realizar el registro de cada base de datos de manera independiente, corresponde al responsable del tratamiento, es decir, a la persona natural o jurídica pública o privada que decide sobre las finalidades del tratamiento (la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los datos personales) y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, para ponerlo en circulación, usarlo de alguna manera o permitir su acceso. Ahora bien, el artículo 2.2.2.26.3.1. del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 90 de 2018, establece los plazos en los que los obligados deben llevar a cabo el egistro: “Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos:

a) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de septiembre de 2018, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; b) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de noviembre de 2018, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; c) Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza pública, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos en los literales a), b) y c) del presente artículo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación".

5. ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.

Respecto a la actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos, el numeral 2.3. del capítulo segundo, del título V de la Circular Única de esta Superintendencia, que incorpora la Circular Externa 002 de 2015, señala lo siguiente:

“Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD La información contenida en el RNBD deberá actualizarse, como se indica a continuación: (i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada. (ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018. Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales. Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal g) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el primer semestre de 2017 con la información que corresponda al segundo semestre del 2016”. En conclusión, en caso de cambios sustanciales en la información registrada en el Registro Nacional de Bases de Datos, entre ellos los relacionados con la finalidad, deberá actualizarse dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Así mismo, la información contendida en el Registro Nacional de Bases de Datos deberá ser

actualizada anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018, para lo cual estará disponible la plataforma para llevar a cabo dicha actualización.

6. REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE BASE DE DATOS.

Es necesario precisar que en caso de que se decida eliminar una base de datos por cualquier motivo, debe ser el responsable del tratamiento quien realice tal tramite de actualización, por lo tanto existe una opción dentro del aplicativo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio que permite registrar cuando el Responsable del Tratamiento ha eliminado una base de datos por cualquier motivo. Lo anterior no significa que se eliminará del RNBD la Base de Datos registrada, sino que no se mostrará en adelante en la consulta pública del RNBD y quedará sólo como sonsulta histórica para el Responsable y para la SIC. El proceso ha seguir para realizar lo anteriormente expuesto esta expresado en el numeral 6.3 del “Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD”, el cual puede ser consultado en el siguiente link: http://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Proteccion_Datos/RNBD/Manual_de_Usuario_61_RNBD_11072018.pdf o https://rnbd.sic.gov.co/sisiAyuda/

7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Ahora bien, en el tratamiento de los datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos debe tenerse en cuenta el principio de libertad definido en el literal c) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 así: "c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser

obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento." (subrayas fuera de texto) Al respecto, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente: "[P]rincipio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Este principio, pilar fundamental de la administración de datos, permite al ciudadano elegir voluntariamente si su información personal puede ser utilizada o no en bases de datos. También impide que la información ya registrada de un usuario, la cual ha sido obtenida con su consentimiento, pueda pasar a otro organismo que la utilice con fines distintos para los que fue autorizado inicialmente. El literal c) del Proyecto de Ley Estatutaria no sólo desarrolla el objeto fundamental de la protección del habeas data, sino que se encuentra en íntima relación con otros derechos fundamentales como el de intimidad y el libre desarrollo de la personalidad. En efecto, el ser humano goza de la garantía de determinar qué datos quiere sean conocidos y tiene el derecho a determinar lo que podría denominarse su “imagen informática”. (...) En materia de manejo de información personal, el consentimiento exigido es además, calificado, por cuanto debe ser previo, expreso e informado. Sobre el particular, en la Sentencia C-1011 de 2008 se sostuvo que tales características concretan la libertad del individuo frente al poder informático (…) En relación con el carácter previo, la autorización debe ser suministrada, en una etapa anterior a la incorporación del dato. (…)

En relación con el carácter expreso, la autorización debe ser inequívoca, razón por la cual, al contrario de lo sostenido por algunos intervinientes, no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito. (…) En relación con el carácter informado, el titular no sólo debe aceptar el Tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización. (…)" Por lo anterior, el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse cuando exista la autorización previa, expresa e informada del titular, con el fin de permitirle que se garantice que en todo momento y lugar pueda conocer en dónde está su información personal, para qué propósitos ha sido recolectada y qué mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación. La autorización del titular fue reglamentada a través del artículo 2.2.2.25.2.2., del Decreto 1074 de 2015 que señala lo siguiente: "Autorización. El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento." Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del

Tratamiento a que se refiere a la sección 3 de este capítulo, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.” (Subrayado fuera del texto) Teniendo en cuenta lo expuesto en el inciso 3 del artículo anterior, y en relación a su tercera pregunta, si se dio cambios en las políticas de tratamiento, la identificación del responsable y/o un cambio de la finalidad inicialmente autorizada, el responsable deberá obtener una nueva autorización por parte del titular. En concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.2.25.2.4., del precitado decreto dispone: "Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1., del presente Decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (í) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el

silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. Por lo anterior, los responsables del tratamiento de los datos personales deben obtener la autorización por parte del titular a más tardar al momento de su recolección informándole la finalidad específica del tratamiento de los mismos, y debe utilizar mecanismos que garanticen su consulta posterior. Se entiende que el titular de la información ha dado su autorización para el tratamiento de los datos personales cuando: (i) sea por escrito; (ii) sea oral o (iii) mediante conductas inequívocas, es decir, aquellas que no admiten duda o equivocación, del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. El silencio no puede asimilarse a una conducta inequívoca. Cuando se trate de datos personales sensibles la autorización para el tratamiento de tales datos deberá hacerse de manera explícita.

8. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, doctrinal y jurisprudencial en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: - La obligación de realizar el registro de cada base de datos de manera independiente, corresponde al responsable del tratamiento, es decir, a la persona natural o jurídica pública o privada que decide sobre las finalidades del tratamiento (la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los datos personales) y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, para ponerlo en circulación, usarlo de alguna manera o permitir su acceso. - En caso de cambios sustanciales en la información registrada en el Registro Nacional de

Bases de Datos, deberá actualizarse dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. - La Superintendencia de Industria y Comercio permite registrar cuando el Responsable del Tratamiento ha eliminado una base de datos por cualquier motivo. Lo anterior no significa que se eliminará del RNBD la Base de Datos registrada, sino que no se mostrará en adelante en la consulta pública del RNBD y quedará sólo como sonsulta histórica para el Responsable y para la SIC. El proceso ha seguir para realizar lo anteriormente expuesto esta expresado en el numeral 6.3 del “Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD”, el cual puede ser consultado en el siguiente link: http://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Proteccion_Datos/RNBD/Manual_de_Usuario _6-1_RNBD_11072018.pdf o https://rnbd.sic.gov.co/sisiAyuda/. - El Tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, el cual esta expreso en la autorización de los titulares. En el caso que no se encuentre con la autorización expresa para realizar el traspaso de información, no podrá realizarse sin la respectiva autorización previa. - Si existieron cambios en las políticas de tratamiento, la identificación del responsable y/o un cambio de la finalidad inicialmente autorizada, el responsable deberá obtener una nueva autorización por parte del titular. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/Doctrina. En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole

que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución. En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link http://www.encuestar.com.co/index.php/2100?lang=esQ% Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: XXX

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha