SIC - Concepto-18064389

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 18-64389

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la Superintendencia de Industria y Comercio a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer: OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través de comunicación de fecha 01 de febrero de 2018 en la que señala lo siguiente: “Tengo una inquietud leyendo la Circular única que aplica a la Ley Estatutaria 1266 de 2008.en el numeral 1.9.1 1.9.1. Remisión de información por parte de los operadores Dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, los operadores de información deben remitir a la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio un informe en medio magnético, editable, en Excel, en el que suministren la siguiente información, relacionada con el semestre calendario inmediatamente anterior (enero – junio y julio – diciembre): a) El número de reclamos presentados por los titulares directamente ante el

operador, especificando el nombre e identificación de la fuente y/o el usuario de información y la causa del reclamo, de acuerdo con las tipologías establecidas en el numeral 1.9.2 siguiente. Cuando se trate de reclamos presentados con base en el reporte de información realizado por una fuente, se deberá informar el número total de titulares reportados por esa fuente. Esta también aplica para la ley 1581 de 2012 de protección de datos personales” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones: CUESTION PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la Superintendencia de Industria y Comercio a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. En consecuencia, no le corresponde a esta Entidad pronunciarse sobre aspectos específicos, sin embargo se le suministraran las herramientas que le proporcionen una ayuda en la solución de su inquietud.

1. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN

MATERIA DE HABEAS DATA

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta Superintendencia: “a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento.

1. Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional. j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. k) Las demás que le sean asignadas por ley”.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA LEY 1581 DE 2012 Y EXCEPCIÓN DE LA LEY 1266

DE 2008 El artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 señala su ámbito de aplicación así: “Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. (…) El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente Ley no será de aplicación: (…) e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008. (…)” La anterior ley aplica al tratamiento de datos personales efectuado por entidades públicas o privadas, dentro del país o cuando el Responsable o Encargado no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. Dentro de las excepciones de aplicación que señala la misma Ley, están las bases de datos o archivos regulados por la Ley 1266 de 2008, cuyo objeto es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y

garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información establecido en el artículo 20 de la Constitución Política, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países. Respecto a la mencionada excepción la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente: “(…) Constitucionalidad del literal e): la excepción de “datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008” La Ley 1266 de 2008 es la ley estatutaria de protección de datos personales comerciales y financieros para el cálculo de riesgo crediticio, como fue definido en la sentencia C-1011 de 2008. Estos datos requieren una regulación especial –como la adoptada en la Ley 1266 y declarada exequible por esta Corporación, debido a que en este ámbito se presenta una tensión entre el habeas data y el desarrollo de la actividad financiera y bursátil, actividad de interés público en virtud del impacto que puede tener sobre todo el sistema económico y, por esta vía, sobre la garantía de derechos fundamentales y el mantenimiento del orden público. En vista de la necesidad de regular el tratamiento de estos datos de manera especial, debían exceptuados de la aplicación del proyecto bajo estudio. Por tanto, la Sala declarará exequible el literal e), de conformidad con lo expuesto en la sentencia C-1011 de 2008. Sin embargo, la Sala advierte que, según el parágrafo del artículo 2, los principios que prevé el proyecto bajo estudio deben

aplicarse de manera complementaria con los establecidos en la Ley 1266. Por lo anterior, en el ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 las bases de datos a que hace referencia la Ley 1266 de 2008 son exceptuadas, puesto que, las bases de datos previstas en esta última hacen referencia a datos de contenido crediticio, financiero y comercial cuya finalidad es el estudio de riesgo y el análisis crediticio del titular la información.

3. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD – El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente: “Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento.” El Objetivo principal del RNBD es contar con un directorio público de las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país, acorde con lo establecido en la Ley

1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, cuya administración está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. INFORMACION ADICIONAL QUE SE DEBE INSCRIBIR EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS – RNBD, RECLAMOS PRESENTADOS POR LOS TITULARES Con el fin de dar claridad al objeto de consulta, es necesario señalar las diferentes disposiciones que hacen referencia al tema en cuestión en relación con la Ley 1581 de 2012.

En la circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en el Título V de Protección de Datos Personales, en su Capítulo Segundo, se expone la información adicional que se debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, entre la información se encuentra el reporte de novedades, y en este reporte de novedades se encuentra el deber de reportar los reclamos presentados por los Titulares: “2.1. Información adicional que deberá inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, deben inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - la siguiente información, además de la establecida mediante el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015. (…) g) Reporte de novedades. Una vez finalizada la inscripción de la base de datos en el RNBD, se reportarán como novedades los reclamos presentados por los Titulares y los incidentes de seguridad que afecten la base de datos, de acuerdo

con las siguientes reglas: i) Reclamos presentados por los Titulares. Corresponde a la información de los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero – junio y julio – diciembre). Esta información se reportará teniendo en cuenta lo manifestado por los Titulares y los tipos de reclamos prestablecidos en el registro. El reporte deberá ser el resultado de consolidar los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y el (los) Encargado (s) del Tratamiento. (…) Como podemos ver en lo anteriormente expuesto, existe la obligación de reportar por parte de los responsables de tratamiento los reclamos presentados por los titulares. Esta información debe actualizarse de la siguiente forma: “2.3. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD La información contenida en el RNBD deberá actualizarse, como se indica a continuación: (i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada. (ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018. Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales. Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de

febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal g) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2017 con la información que corresponda al primer semestre del 2017.” (Subrayado fuera del texto) Es dentro de la disposición anterior, donde se especifica el cuándo debe el responsable del tratamiento cumplir con la obligación de inscribir la información adicional relacionada con los reclamos de los Titulares. El responsable debe dentro de los primeros quince días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD-. Para aún más claridad, la forma en la cual se debe cumplir con la obligación anteriormente mencionada, se encuentra estipulada en el Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, en el cual, en su numeral 6.1 (Reclamos presentados por los titulares) se expone la forma en la cual se debe reportar las novedades relacionadas con los reclamos.

5. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA.

En mérito de lo expuesto y teniendo en cuenta que a este punto se han logrado exponer las consideraciones de orden legal en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada nos permitimos manifestar: - La ley 1266 de 2008, es la ley que protege a los ciudadanos frente a la utilización de la información personal crediticia, financiera, comercial y de servicios, es decir, la que

conforma la historia crediticia de las personas. Es importante tener en cuenta que la ley 1266 de 2008 se limitó exclusivamente a regular el denominado habeas data financiero. - La ley de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012), complementa la regulación vigente para la protección del derecho fundamental que tienen todas las personas naturales a autorizar la información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación. Esta ley se aplica a las bases de datos o archivos que contengan datos personales de personas naturales. - Los Responsables del Tratamiento, tienen la obligación de inscribir información adicional en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, dentro de esta información adicional se encuentran los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y/o Encargado del Tratamiento. Esto se encuentra en el numeral 2.1 del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. - La remisión o actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, relacionada con los reclamos presentados por los Titulares se debe actualizar dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción. Lo anterior conforme a lo previsto en el numeral 2.3 del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. - La forma en la cual se debe cumplir con la obligación de informar y actualizar las reclamaciones de los Titulares, se encuentra prevista en el Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, en el cual, en su numeral 6.1 (Reclamos presentados

por los titulares) se expone la forma en la cual se debe reportar las novedades relacionadas con los reclamos. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/Doctrina En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: XXX

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha