SIC - Concepto-18104180

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 18-104180-2

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.

Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”.

Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

2. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE

INDUSTRIA Y COMERCIO - RESOLUCIÓN 8934 DE 2014

La Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”, establece los principios generales y las reglas que regulan la función archivística del Estado, la administración pública en sus diferentes niveles, así como las distintas instituciones privadas que cumplen funciones públicas, esto, con el fin de contar con documentación e información institucional organizada que permita su uso eficiente y su fácil recuperación, para el servicio y beneficio de todos los ciudadanos. Por su parte, las disposiciones reglamentarias de la Ley 594 de 2000, entre otras, el Decreto 2609 de 2012 en sus artículos 35 y 36, establecen en cabeza de Ministerios y Superintendencias la responsabilidad de implementar en sus respectivos sectores las políticas de gestión documental e instruir a las entidades privadas bajo su inspección, control y vigilancia sobre el manejo de sus archivos, con el fin de asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo que manejen. En virtud de lo anterior, esta Superintendencia expidió la Resolución 8934 de 2014, "mediante la cual se establecen directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta entidad", a efecto de que las entidades sobre las

cuales ejerce funciones de vigilancia y control cumplan con la normativa archivística nacional y adecuen sus archivos conforme lo prevé la mencionada resolución, para lo cual estableció un plazo de acuerdo con la Resolución No. 84295 de 2015, que modificó el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014. 2.1. Entidades sobre las cuales la Superintendencia de Industria y Comercio ejerce funciones de vigilancia y control De acuerdo con la ley, especialmente por lo dispuesto en el Decreto 4886 de 2011, la Superintendencia de Industria y Comercio ejerce control y vigilancia permanente sobre las entidades que se indican a continuación:

1. Las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones, de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia. (Artículo 87 del Código de Comercio y artículo 1.17 del Decreto 4886 de 2011)

2. Las Ligas y asociaciones de consumidores. (Ley 1480 de 2011 y el artículo 1.29 del Decreto 4886 de 2011)

3. Las Personas naturales o jurídicas que vendan o presten servicios mediante sistemas de financiación, o bajo la condición de la adquisición o prestación de otros bienes o servicios, así como de quienes presten servicios que exijan la entrega de un bien (Artículo 1.31 del Decreto 4886 de 2011)

4. Los Operadores, fuentes de información y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza, en los términos de la ley. (Artículo 17 de la Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 y en el artículo 1.60 del Decreto 4886 de 2011).

5. Los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales, entendidos como la persona natural o jurídica, pública o privada, que cumpla funciones públicas o preste servicios públicos y realicen tratamiento de datos personales (Ley 1581 de 2012).

6. Las estaciones de servicios automotrices y fluviales del país, para los efectos previstos en el Decreto 4130 de 2011, artículo 4 numerales 3, 4 y 5: “Artículo 4°. Reasignación de funciones a la Superintendencia de Industria y

Comercio. (…)

3. Parcialmente reasignar la función asignada al Ministerio de Minas y Energía en el numeral 16 del artículo 12 del Decreto 70 de 2001 que quedará así: Ejercer el control y vigilancia técnica de distribución de los combustibles líquidos derivados del petróleo en las estaciones de servicio automotrices y fluviales.

4. Parcialmente reasignar la función asignada al Ministerio de Minas y Energía en el numeral 17 del artículo 12 del Decreto 70 de 2001 que quedará así: Ejercer el control y vigilancia técnica sobre la aditivación, calidad y cantidad de los combustibles líquidos derivados del petróleo distribuidos y comercializados en las estaciones de servicio automotrices y fluviales del país. 5. Parcialmente reasignar la función asignada al Ministerio de Minas y Energía en el artículo 3° del Decreto 4299 de 2005, que quedará así: Controlar y vigilar las actividades de distribución de los combustibles líquidos derivados del petróleo en las estaciones de servicio automotrices y fluviales del país.”

7. Las empresas prestadoras de servicios de telecomunicaciones (los proveedores y/u

operadores directos), en relación con el cumplimiento de las disposiciones legales y las del régimen de protección de usuarios de servicios de comunicaciones expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC-.(Decreto 4886 de 2011 y la Ley 1341 de 2009).

8. Las empresas prestadoras de servicios postales (los proveedores y/u operadores directos), en relación con el cumplimiento de las disposiciones legales y las del régimen de protección de usuarios del servicio postal expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC-.(Decreto 4886 de 2011 y la Ley 1369 de 2009)

9. Los Avaluadores inscritos en el Registro Abierto de Avaluadores –RAA-, las Entidades Reconocidas de Autorregulación –ERA- (Artículo 1.21 del Decreto 4886 de 2011, Ley 1673 de 2013, Decreto 556 de 2014 y demás disposiciones reglamentarias.) En consecuencia, si una empresa se encuentra dentro de alguna de las categorías señaladas en precedencia, estará dentro de las empresas vigiladas por esta Superintendencia. 2.2. Personas obligadas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000

El artículo 2 de la Ley 594 de 2000 señala su ámbito de aplicación así: “Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley”. Respecto a las entidades privadas obligadas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 el Archivo General de la Nación mediante concepto del 6 de abril de 2016, señaló lo siguiente: “Para determinar si una persona natural o jurídica de derecho privado se

encuentra obligada al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, la naturaleza de la misma no es el único criterio a considerar. Determina si son sujetos obligados a acatarla, sí éstas cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos. (subrayado fuera de texto) Si la entidad privada no cumple funciones públicas o no presta servicios públicos, ésta no se encuentra obligada al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones que se han expedido para su reglamentación (…)” En consecuencia, bajo los lineamientos anteriores, el ámbito de aplicación de Ley General de Archivos se circunscribe a las entidades públicas en cualquiera de sus niveles y a las entidades privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos. En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional y legal en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: Pregunta: ¿cuál es el procedimiento que hay que cumplir para presentar las TRD?

Respuesta: El procedimiento que se debe cumplir es bastante amplio, por consiguiente nos permitimos referir la documentación que debe revisar para determinar si la TRD, está elaborada dentro de los parámetros normados por el Archivo General de la Nación, es así como se recomienda el “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”, que se consulta en el siguiente link

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Pu blicacionees/Minimanual_TRD.pdf , el Acuerdo 004 de 2013 que modifica el procedimiento

para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental, que se consulta en el siguiente link http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/collections/show/1 , y la Circular 003 de 2015 que brinda directrices para la elaboración de las tablas de retención en el link http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/collections/show/10 Dando una lectura juiciosa de lo antes mencionado, establecerá el paso a paso de la elaboración de la TRD y su posterior presentación al ente correspondiente.

Pregunta: ¿Que parámetros deben cumplir las TRD para ser avaladas?

Respuesta: Los parámetros están inmersos en los documentos referidos en la respuesta anterior. Si cumplen el procedimiento establecido en la elaboración de la TRD, dicha elaboración contará con los parámetros necesarios para su aprobación por parte de la autoridad correspondiente.

Preguntas: ¿A quién se le presentan las TRD, para ser avaladas y certificadas? ¿cuánto tiempo se demora la respuesta de la Corrección o aprobación de las TRD?

Respuestas: Damos respuesta a estas dos preguntas de manera conjunta: transcribiendo lo establecido por el AGN en el Acuerdo 004 de 2015 Título IV EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN, Artículo 11°.

El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, y los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos, de acuerdo con su competencia y jurisdicción, tendrán un plazo máximo de noventa (90) días contados a partir de su recepción, para evaluar las tablas de retención documental y las tablas de valoración aprobadas por las instancias

señaladas en el presenta Acuerdo, con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente. De acuerdo con lo anterior, y dependiendo el tipo de empresa pública o privada que cumple funciones públicas, deben determinar el ente al cual deben presentar las TRD. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web www.sic.gov.co/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carlos Saavedra

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha