SIC - Concepto-18105586

Bogotá D.C., 10 Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Asunto: Radicación: 18105586 - 1

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través su comunicación radicada el 23 de marzo de 2018, en la que, una vez expuesta su situación particular, consulta: “Se solicita a ésa Superintendencia precisar, si conforme a la normatividad transcrita podría proceder el acreedor a destruir las solicitudes de Financiación No Bancaria así como sus documentos anexos, específicamente los pagarés que respaldaron dichas solicitudes, únicamente para aquellos casos en los cuales: “1. La totalidad del saldo haya sido pagado por parte del usuario y éste no haya solicitado la devolución del pagaré; y “2. Hayan transcurrido, a la fecha de la destrucción de la documentación, tres (3) años contados a partir de la fecha del vencimiento del último pago. “Lo anterior habida cuenta que el Código de Comercio no precisa por cuánto tiempo debe conservar el título valor un acreedor luego que la deuda ha sido cancelada en

su totalidad y en dicho caso el deudor no solicitó la devolución del título valor al finalizar el pago de la suma adeudada.” Al respecto nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.

Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”.1 Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO De acuerdo con las atribuciones conferidas por mandato legal a esta Superintendencia, en particular por el Decreto 3523 de 2009, modificado por el Decreto 1687 de 2010, corresponde a esta entidad, entre otras funciones, velar por el cumplimiento de las normas sobre protección del consumidor, sobre protección

de la competencia, administrar el sistema nacional de la propiedad industrial, así como tramitar y decidir los asuntos relacionados con la misma, y conocer y decidir los asuntos jurisdiccionales en materia de protección del consumidor y competencia desleal. 3.1 . Facultades de la superintendencia de industria y comercio en materia de protección al consumidor 1 Corte Constitucional, Sentencia C-542 de 2005. De acuerdo con el Decreto 4886 de 2011, la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección al consumidor cuenta con las siguientes funciones: - Velar por el cumplimiento de las normas sobre protección al consumidor, en particular, las contenidas en la Ley 1480 de 2011 y las demás que regulan los temas concernientes a la calidad, la idoneidad y las garantías de los bienes y servicios, así como por la verificación de la responsabilidad por el incumplimiento de las normas sobre información veraz y suficiente e indicación pública de precios, fijar términos de garantía, entre otras. - Vigilar, en los términos establecidos en la ley, la observancia de las disposiciones sobre protección a suscriptores, usuarios y consumidores de los servicios de telecomunicaciones. - Velar por el cumplimiento de los reglamentos técnicos sometidos a su vigilancia y control. - Vigilar a los operadores y fuentes de información financiera, crediticia, comercial y de servicios y la proveniente de terceros países con idéntica naturaleza, conforme a la ley de Habeas Data (Ley 1266 de 2008). - En facultades jurisdiccionales puede conocer y decidir los asuntos de protección del consumidor contenidos en el Art. 145 de la Ley 446 de 1998.

4. GUARDA DE DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”, establece los principios generales y las reglas que regulan la función archivística del Estado, la Administración Pública en sus diferentes niveles, así coma las distintas instituciones privadas que cumplen funciones públicas, esto, con el fin de contar con documentación e información institucional organizada que permita su uso eficiente y su fácil recuperación, para el servicio y beneficio de todos los ciudadanos.

Por su parte, las disposiciones reglamentarias de la Ley 594 de 2000, entre otras, el Decreto 2609 de 2012 en sus artículos 35 y 36, establece en cabeza de Ministerios y Superintendencias la responsabilidad de implementar en sus respectivos sectores las políticas de gestión documental e instruir a las entidades privadas bajo su inspección, control y vigilancia sobre el manejo de sus archivos, con el fin de asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo que manejen. En tal sentido, esta Superintendencia expidió el pasado 19 de febrero de 2014, la Resolución 8934 de 2014, a efectos de que las entidades sobre las cuales ejerce funciones de vigilancia y control cumplan con la normativa archivística nacional y adecúen sus archivos conforme lo prevé la mencionada resolución, para lo cual cuentan con un término de (1) un año contado a partir de la publicación en el Diario Oficial. Esta resolución fue publicada en el Diario Oficial No. 49.070 del 20 de febrero de 2014.

La Resolución 8934 de 2014 en los artículos 3 y 4 señala: “ARTÍCULO 3o. Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así: “a) Programa de gestión documental; “b) Tablas de retención documental; “c) Cuadro de clasificación documental; “d) Tablas de valoración documental y “e) Reglamento interno de archivo.2 “ARTÍCULO 4o. La organización de los archivos deberá realizarse a partir del cuadro de clasificación documental y de las tablas de retención documental, mediante la conformación de expedientes agrupados en series y sub series documentales, atendiendo el principio de procedencia, el orden original y el ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren, tal como lo señala la Ley 594 de 2000.”3 En consecuencia, frente a su inquietud le informamos que las disposiciones transcritas señalan los requerimientos mínimos que deben cumplir las entidades vigiladas por esta Superintendencia para dar cumplimiento a la Resolución 8934 de 2014, conforme a los lineamientos y políticas que para el efecto señale el Archivo General de la Nación. Ahora bien, en relación con las operaciones con financiación que son de control y vigilancia de esta Superintendencia, el Decreto 1074 de 2015, dispone: "Artículo 2.2.2.35.9. Obligaciones especiales del productor o proveedor. Las empresas que ofrezcan financiación al consumidor, en los

términos descritos en el artículo 2.2.2.35.2. del presente Decreto deberán conservar a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio la historia de cada crédito que se haya otorgado, por un término mínimo de tres (3) años, contados a partir de la fecha de vencimiento del último pago. La obligación de conservación se podrá cumplir con medios tecnológicos siempre y cuando se observe lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y demás normas que la sustituyan o modifiquen. Lo anterior, sin perjuicio de lo 2 Resolución SIC 8934 de 2014 artículo 3. 3 Resolución SIC 8934 de 2014 artículo 4. consignado en las disposiciones legales vigentes sobre conservación y archivo de documentos. “Parágrafo. El micro y pequeñas empresas, definidas por la Ley 590 de 2000, deberán conservar la historia del crédito por un término de un (1) año, a partir de la fecha de vencimiento del último pago”. Esto nos indica que en relación con lo consultado, existe una obligación de carácter general y es la de conservar los documentos que sirven de soporte a una obligación por el mínimo de tres (3) años desde el vencimiento del último pago. Igualmente, tenga en cuenta que, en caso de una eventual investigación, es importante que se cuente con las pruebas que le puedan servir para ejercer la correspondiente defensa y evitar la imposición de sanciones o la pérdida de una demanda jurisdiccional como consecuencia de ausencia o deficiencia de medios probatorios idóneos. La conservación de la documentación corresponderá a las necesidades de empresa y se manejará consecuentemente por quienes realicen

esta labor.

5. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA

PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en relación con su consulta sobre la guarda de documentos, deberá observarse lo expuesto en el numeral 4 del presente documento sobre conservación documental, particularmente en los relacionado con la obligación contenida en el artículo 2.2.2.35.9, donde se dispone como una obligación especial de las empresas que ofrezcan financiación al consumidor el conservar los documentos soporte por un término mínimo de tres años contados a partir del vencimiento del último pago. Así mismo, tenga en cuenta que es importante considerar que la conservación documental tiene que ser lo más detallada posible, pues en caso de una investigación quien pretenda ejercer defensa deberá contar con las pruebas que le puedan servir para probar sus argumentos y evitar la imposición de sanciones o la pérdida de una demanda jurisdiccional como consecuencia de ausencia o deficiencia de medios probatorios idóneos. En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta

Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://serviciosweb.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/ConceptosJuridicos/Con ceptos.php. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: José González

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha