SIC - Concepto-22348571

Bogotá D.C., 12 de octubre de 2022 Señor (a):

Asunto: Radicación: 22-348571

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 12

Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.

Al respecto, la CORTE CONSTITUCIONAL ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que

dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue: 1

2. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta Superintendencia: “a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.

f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento. i) Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional. j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. k) Las demás que le sean asignadas por ley”. 2 A continuación resolveremos los interrogantes de su consulta, en los siguientes términos: Primer, tercer y cuarto interrogante “1. Si tengo instaladas cámaras de videovigilancia que graban hacia la calle, debo incluir carteles que informen que esa zona está siendo grabada y monitoreada por CCTV?” “3. Es permitido poner estos avisos en la vía pública informando a los transeúntes que están siendo grabados y monitoreados por CCTV?” “4. Cuál es el tratamiento que se le debe dar a los derechos de los transeúntes?” Respuesta: El literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 define el dato personal en los siguientes términos: “Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.” Por lo anterior, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a

una o varias personas naturales determinadas o determinables que cumplen con las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación. Por su parte, el literal g) del artículo 3 define tratamiento en los siguientes términos: "Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión." En consecuencia, la Ley 1581 de 2012 se aplica a los datos personales que se encuentren en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas, entendidos estos, como el conjunto organizados o depósitos ordenados de datos personales sujetos a tratamiento, es decir, a la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos y cuyo procesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales. De conformidad con lo anterior, las imágenes captadas en cámaras encuadran dentro del concepto de dato personal y en consecuencia, les resulta aplicable el régimen de protección de datos personales prevista en la Ley 1581 de 2012. 3 Al respecto, la AGENCIA DE ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS ha considerado: “El concepto de dato personal incluye las imágenes cuando se refieran a personas

identificadas o identificables. Por ello, los principios vigentes en materia de protección de datos personales deben aplicarse al uso de cámaras, videocámaras y a cualquier medio técnico análogo, que capte y/o registre imágenes” De acuerdo con lo cual, por regla general la Ley 1581 de 2012 resultará aplicable a las grabaciones que estén vinculadas con una o varias personas determinadas o determinables. Ahora bien, el diccionario de la real academia de la lengua define videovigilancia de la siguiente manera: “1. f. Esp. Vigilancia a través de un sistema de cámaras, fijas o móviles.” En concordancia con lo anterior, la AUTORIDAD ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS respecto a la videovigilancia ha considerado lo siguiente: “La captación y/o el tratamiento de imágenes con fines de vigilancia es una práctica muy extendida en nuestra sociedad. La videovigilancia generalmente persigue garantizar la seguridad de los bienes y personas. (…) La utilización de medios técnicos para la vigilancia repercute sobre los derechos de las personas lo que obliga a fijar garantías.” En este sentido, la finalidad de la videovigilancia por regla general es la de garantizar la seguridad de bienes o personas en determinados lugares y se trata de un dato personal que le resulta aplicable la Ley 1581 de 2012. Ahora bien, en el tratamiento de los datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos debe tenerse en cuenta el principio de libertad definido en el literal c) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 así: "c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento,

previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento." Por lo anterior, el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse cuando exista la autorización previa, expresa e informada del titular, con el fin de permitirle que se garantice que en todo momento y lugar pueda conocer en dónde está su información personal, para qué propósitos ha sido recolectada y qué mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación. La autorización del titular fue reglamentada a través del artículo 2.2.2.25.2.2., del Decreto 1074 de 2015 que señala lo siguiente: 4 "Autorización. El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento". En concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.2.25.2.4., del precitado decreto dispone: "Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1., del presente Decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos

podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (í) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca”. Por lo anterior, los responsables del tratamiento de los datos personales deben obtener la autorización por parte del titular a más tardar al momento de su recolección informándole la finalidad específica del tratamiento de los mismos, y debe utilizar mecanismos que garanticen su consulta posterior. Se entiende que el titular de la información ha dado su autorización para el tratamiento de los datos personales cuando: (i) sea por escrito; (ii) sea verbal o (iii) mediante conductas inequívocas, es decir, aquellas que no admiten duda o equivocación, del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. El silencio no puede asimilarse a una conducta inequívoca. Cuando se trate de datos personales sensibles la autorización para el tratamiento de tales datos deberá hacerse de manera explícita. Para la recolección de la autorización para el tratamiento de datos personales a través de cámaras se pueden utilizar señales o avisos distintivos en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso, los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos, por ejemplo, en porterías, ascensores, garajes y todos los demás sitios en donde se utilizarán cámaras o mecanismos de vigilancia. Incluso, se pueden emplear

anuncios de audio, en los casos en que sea posible, lo cual debe ser informado a los Titulares. Las señales o avisos implementados deben, como mínimo cumplir con el contenido de un aviso de privacidad, a saber: 5 - Incluir información sobre quién es el Responsable del tratamiento y sus datos de contacto. - Indicar el tratamiento que se dará a los datos y la finalidad del mismo. -Incluir los derechos de los titulares. -Indicar dónde está publicada la Política de tratamiento de la información. Adicionalmente, el aviso debe ser visible y legible teniendo en cuenta el lugar en el que opere el sistema de vigilancia, por ejemplo, las señales en zonas de tránsito de vehículos, como los parqueaderos, deben ser apropiadas para informar a los conductores sobre el uso de las cámaras de dicha zona. Las señales no deben afectar la seguridad de peatones o conductores. El objetivo de estos avisos es que las personas se enteren rápida y fácilmente que están siendo videovigiladas cuando ingresan a cualquiera de las instalaciones de las entidades estatales. Adicionalmente, es importante mencionar que en el tratamiento de las imágenes, los responsables deberán observar los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad y caducidad. El texto de los avisos para utilizar en las instalaciones de las entidades públicas o privadas, que requieran recolectar imágenes a través de sistemas de videovigilancia, puede ser el siguiente: El uso de la señal o aviso no exime del cumplimiento de las demás obligaciones contempladas por el Régimen General de Protección de Datos Personales para los responsables y encargados del tratamiento.

El uso de sistemas de videovigilancia, implica para los responsables del tratamiento mayor diligencia y cuidado, pues son medios considerados intrusivos a la privacidad de las personas, por ello, deben tener en cuenta la necesidad y pertinencia del tratamiento de las imágenes 6 para lograr la finalidad especifica que se pretende con el tratamiento y se recomienda incluir en las políticas de tratamiento y aviso de privacidad, dentro de las finalidades específicas de tratamiento, que los datos se recolectan mediante mecanismos de videovigilancia. Adicionalmente, deben contar con procedimientos y procesos claros para el tratamiento, la disposición final de los datos, la recepción y gestión de consultas y reclamos, la supresión de los datos, entre otros. Así mismo, deben contar con medidas de seguridad que eviten su adulteración, pérdida, deterioro, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y permitan mantener la integridad de la información. Para mayor información sobre la protección de datos personales a través de sistemas de videovigilancia puede consultar nuestra guía “Protección de Datos Personales en sistemas de videovigilancia”, que se encuentra en nuestra página de internet www.sic.gov.co, escoge “protección de datos personales”, “publicaciones” y allí encontrará la guía en formato PDF. Segundo y sexto interrogante “2. Cuál es el contenido que debe aparecer en los carteles que informan al exterior de las instalaciones que esa zona está siendo grabada y monitoreada por CCTV?” “6. Cuál es el contenido que debe aparecer en los carteles que informan al interior de las instalaciones que el lugar está siendo grabado y monitoreado por CCTV?”.

Respuesta: El artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 dispone lo siguiente sobre la información que se debe

suministrar al titular de los datos personales al momento de recolectar su autorización: “ARTÍCULO 12. Deber de informar al Titular. El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. c) Los derechos que le asisten como Titular. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. Parágrafo. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta”. 7 Los responsables del tratamiento de los datos personales tienen la obligación de obtener la autorización por parte del titular al momento de su recolección informándole la finalidad específica del tratamiento, esto es, la recolección, el almacenamiento, la circulación, uso y/o supresión de los mismos a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior. Se entiende que el titular de la información ha dado su autorización cuando: i) sea por escrito; (ii) sea oral o (iii) mediante conductas inequívocas, es decir, aquellas que no admiten duda o equivocación del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. El silencio no puede asimilarse a una conducta inequívoca.

Cabe resaltar que el responsable del tratamiento, al solicitar la autorización por parte del titular de los datos personales se le debe informar: (i) el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, es decir, si se hará recolección, uso, almacenamiento, circulación, supresión o cualquier operación de los datos, (ii) la finalidad específica del tratamiento de los datos personales; (iii) el carácter facultativo de la respuesta, cuando el tratamiento se pretenda realizar sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; (iv) los derechos que le asisten como titular y (v) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento para que pueda ejercer sus derechos. Quinto interrogante “5. Cuál es el tratamiento que se le debe dar a las grabaciones y videos que se obtienen de los trabajadores por medio de CCTV al interior de la compañía y si las grabaciones deben ser entregadas a los trabajadores cada vez que sean solicitadas al margen de que involucren procesos productivos de carácter confidencial?” Respuesta: El artículo 11 de la Ley 1581 de 2012 dispone lo siguiente, respecto al suministro de información por parte de los responsables y encargados del tratamiento: “Suministro de la información. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos”. Por su parte, el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012 dispone lo siguiente: “Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que

reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. 8 b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.” En consecuencia, los datos personales solo pueden suministrarse a: (i) el titular, sus causahabientes o representante legal, con el fin de garantizar el derecho fundamental de conocer donde se encuentra la información; (ii) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, y (iii) a un tercero previa autorización del titular o por la ley. Para responder a su interrogante, desarrollaremos el contexto en el que procede el suministro de información para el titular de los datos personales en los siguientes términos: El literal a) del artículo 8 de la ley 1581 de 2012, señala el siguiente derecho de los titulares de los datos personales: “ARTÍCULO 8. Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”. En concordancia con lo anterior, el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, dispone el siguiente procedimiento para ejercer el derecho de formular consultas por parte del titular de los datos

personales: “CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 9 PARÁGRAFO. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato persona”. Por lo anterior, los titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular, que repose en cualquier banco de datos, sea este del sector público o privado, quienes deberán garantizar la recepción de las peticiones, consultas y reclamos, de modo ágil y eficaz a través de mecanismos dispuestos por el responsable o encargado del tratamiento, garantizando que sea posible verificar la identidad del titular y se garantice la seguridad de la información. Así mismo, deben dar respuesta de manera clara,

precisa y congruente dentro del término legal. En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución. En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link http://www.encuestar.com.co/index.php/2100?lang=esQ Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, los puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/Doctrina-1 Atentamente,

ÁLVARO YÁÑEZ RUEDA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carolina García

Revisó: Álvaro Yáñez

Aprobó: Álvaro Yáñez

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