SS - Oficio 220-104861

Oficio 220-104861 Octubre 6 de 2008

Asunto: Decisiones de la junta directiva y retiro de alguno de sus miembros durante una reunión universal.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-181270, por medio del cual formula algunos interrogantes relacionados con el desarrollo de las reuniones de junta directiva. Sobre el particular, sea lo primero manifestarle que los pronunciamientos que profiere esta Superintendencia en ejercicio de la facultad legal de absolver consultas (artículos 25 C.C.A. y 2º Num. 18 Dec. 1080 de 1996), no tienen por objeto el dar respuesta a casos de carácter particular. Sentada la precisión que antecede, se procede a continuación a absolver sus interrogantes, en el mismo orden en que fueron planteados. “ Si en una Junta Directiva compuesta por 5 miembros, en el momento oportuno para hacerlo (estando en el punto: “ proposiciones y varios” ) se lee una proposición y posteriormente, al momento de ejercer el voto, la misma es votada a favor por 1 miembro de junta y los restantes 4 miembros se abstienen de votarla (es decir, no votan ni a favor ni en contra, sino que ejercen su derecho a no votar)…puede concluirse que con ese voto a favor queda aprobada la proposición realizada? O por el contrario, podría concluirse que tal voto no es suficiente para aprobar la proposición?.” Para dar respuesta a la presente inquietud, es preciso traer a colación lo dispuesto en el artículo 437 del Código de Comercio, el cual dispone: “ La junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los

votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipulare un quórum superior. (…)” De la lectura de la norma se desprende que en una junta directiva, salvo que en los estatutos sociales se hubiere pactado otra cosa, las decisiones se consideran válidas si las mismas se adoptan por la mayoría de sus miembros, lo que en otras palabras significa que las determinaciones de dicho órgano no se forman por el voto de uno solo de ellos. De esta suerte, en la hipótesis formulada, se ha de concluir que el voto de uno solo de los integrantes de la junta directiva no resulta suficiente para que la proposición adquiera el carácter de decisión de dicho cuerpo colegiado. “ En el mismo supuesto anteriormente expuesto, en caso de que tal abstención de votar se deba a que los miembros de junta no puedan ejercer tal derecho por estar inhabilitados para hacerlo dado que tienen un conflicto de intereses que les impide emitir un voto al respecto (ley 222 Art.23 n.7)…ese voto del miembro que si ejerció su derecho al voto por no estar inmerso en tal conflicto de intereses, puede considerarse como el 100% de los votos habilitados para votar y por ende, podría considerarse como un voto que tiene la vocación de dar por aprobada la proposición sometida a votación?.” En armonía con la respuesta anterior, se ha de indicar que las decisiones en la junta directiva se toman por la mayoría de sus miembros, por lo que no es dable afirmar que por el hecho de que en una reunión de dicho órgano cuatro de los cinco integrantes no estén habilitados para votar por motivos de conflictos de intereses,

el miembro restante forme el cien por ciento legitimado para votar y su único voto dé lugar a la adopción de la decisión, además si se tiene en cuenta que el legislador mercantil previó la figura de los miembros suplentes de junta directiva, precisamente para que estos puedan reemplasar a los principales en aquellos eventos en los que no sea posible la participación de dichos principales. “ En caso de que la junta se reúna de forma universal sin previa convocatoria (Supersociedades Concepto 220-23264), y en la mitad de la reunión un miembro se retire del recinto y los demás sigan deliberando y decidiendo, se pregunta…1)¿El retiro del miembro genera la descomposición del quórum e impide que se continúe deliberando y decidiendo? Y 2) las decisiones que se adopten en ausencia del miembro que se retiró de la junta directiva universal mientras deliberaban y decidían son ineficaces o inexistentes?.” En cuanto a este cuestionamiento, resulta pertinente revisar lo manifestado por esta Superintendencia en el Oficio 220-23264 de marzo de 2000 al cual alude en su escrito: “ Tenemos entonces que si se encuentran presentes todos los miembros principales de la junta directiva y deciden voluntariamente declarar instalada la sesión, no habría a juicio de este Despacho razones para desconocer la validez de la reunión y de las decisiones adoptadas, pues en esas circunstancias se cumplirían los presupuestos que determinan su procedencia, bajo el entendido de que la junta goza de facultad para convocase así misma y que al estar presentes todos los miembros con vocación para participar se cumplen los requisitos necesarios en cuanto a quórum y mayoría decisoria. Lo anterior siempre que las decisiones se

ajusten a los estatutos o a la ley, pues de todas maneras al estar presente el ciento por ciento de sus miembros se asegura la representación de los asociados, que en últimas es el propósito de la conformación de dicho órgano de administración. En otras palabras, presentes todos los integrantes de dicho cuerpo colegiado, podría obviarse el acto formal de la convocatoria, que no tiene otro objeto que dar a conocer o enterar a los miembros activos de la junta acerca de la realización de una reunión, en la que se espera la concurrencia, como mínimo, del número de miembros que conforman el quórum deliberativo, con el fin de que expresen su voluntad a través del voto.” Del concepto que antecede se observa que la circunstancia de que se reúna el cien por ciento de los integrantes principales de la junta directiva, lo que permite es obviar el requisito de la convocatoria, pero sin que ello signifique que el quórum para deliberar sea ese cien por ciento, puesto que ante la ausencia de cláusula estatutaria sobre quórum y mayorías, ha de estarse a lo reglado en el artículo 437 del Código de Comercio, el que exige tanto para deliberar como para decidir la mayoría de los miembros del cuerpo colegiado. En este orden de ideas, la presencia de la totalidad de los integrantes de la junta directiva, posibilita que esta se constituya en reunión sin necesidad de previa convocatoria, pero ya una vez instalada la sesión, ante el retiro de alguno de los miembros de dicho órgano, lo que resulta determinante para continuar la reunión es que no se desconfigure el quórum legal para deliberar y para decidir, esto es, mayoría de los miembros de la

junta. Conforme a las consideraciones precedentes, es de señalar en punto de su primer interrogante, que el retiro de alguno de los integrantes no impide que continúe la reunión, a menos que se desconfigure el quórum para deliberar. Y con relación a la segunda inquietud del numeral 3º de su consulta, es de anotar que esta Superintendencia en cumplimiento de su deber legal de absolver consultas, no está llamada a pronunciarse sobre la eficacia o existencia de las determinaciones de los órganos sociales. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.