SS - Oficio 220-43307

220-43307

Ref: Artículos 369, 446 y 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1995.

Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número 446.128-0, por medio de la cual describe una situación que se viene presentando en la sociedad Imágenes Santa Barbara Ltda. y hace referencia a la solicitud realizada por una asociada sobre la expedición de copias de unos documentos de la compañía (Informe de gestión, estados financieros de propósito general certificados, balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera, estado de flujos de efectivo, notas a los estados financieros, proyecto de distribución de utilidades y dictamen emitido por el revisor fiscal). Con base en lo anterior, consulta "si es obligatorio para la sociedad EXPEDIR LAS COPIAS SOLICITADAS o si por el contrario la socia o su representante deben acudir a las oficinas de la sociedad para efectuar el examen a que tienen legitimo derecho". Sobre el particular, es preciso tener en cuenta que los documentos solicitados por la persona que ostenta la calidad de asociado de la compañía, deben ser sometidos por la administración de la sociedad a consideración del máximo órgano social de la misma para su aprobación o improbación, conforme lo establecen los artículos 446 del Código de Comercio y 46 de la Ley 222 de 1995. Ahora bien, dichos documentos, independientemente de que aún no hayan sido conocidos por el órgano rector de la sociedad, amén de los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deben ser elaborados y puestos a disposición de los asociados en las oficinas de la administración, en el caso de las sociedades de responsabilidad

limitada, desde el momento mismo en que se realiza la convocatoria a la reunión respectiva, con el fin de que pueda llevarse a cabalidad su examen en ejercicio del derecho de inspección (artículo 447 del Código de Comercio) En este orden de ideas, y teniendo en cuenta lo anterior, a criterio de esta entidad, queda a voluntad de la administración de la sociedad, acceder a la solicitud que nos ocupa, anexando a la convocatoria de la junta de socios, copia de los documentos solicitados. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento, son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Rad446128