CCE - Concepto 1668084705108-C-721

CCE-DES-FM-17

MEDIOS ELECTRÓNICOS – Contratación estatal – Régimen jurídico La función que han jugado las normas «antitrámites», para que dicho cambio se produzca, ha sido decisiva. El Decreto 2150 de 1995 constituye un primer antecedente en la materia. Posteriormente, el artículo 6º de la Ley 962 de 2005 dispuso que las entidades públicas podían servirse de medios electrónicos para el cumplimiento de sus funciones. El artículo 7º de la misma Ley permite la publicidad electrónica de las normas y actos generales de la Administración pública, e igualmente, el artículo 10º exige que las Entidades Estatales tengan un correo electrónico habilitado para la recepción de mensajes enviados por las personas. Entretanto, el Decreto Ley 019 de 2012 continuó la tendencia de poner a disposición de los particulares y de las Entidades Estatales los medios electrónicos, como instrumentos idóneos para el desarrollo de sus actividades cotidianas. Conviene destacar de este Decreto los artículos: 14 –que permite el uso de medios electrónicos para la realización de peticiones– , 38 –que establece como función del Departamento Administrativo de la Función Pública, el «Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos»– y el 223 –que elimina el Diario Único de Contratación y obliga a las entidades a publicar la actividad contractual exclusivamente en el SECOP– , entre otros. MEDIOS ELECTRÓNICOS – CPACA – Posibilidad La Ley 1437 de 2011 continúa la línea explicada, consistente en el reconocimiento de validez a las

actuaciones realizadas en sede virtual, y dedica un capítulo completo a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. En efecto, el artículo 5º, numeral 1, consagra, como derecho de las personas ante las autoridades, el de presentar peticiones y adelantar o promover estas actuaciones «por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público»; derecho al que le es correlativo el deber en cabeza de las autoridades de «Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos», previsto en el artículo 7º, numeral 6. Así mismo, el artículo 35 establece que «Los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en este Código o la ley»; en tanto que los artículos 53 al 64 regulan: i) la posibilidad de adelantar las actuaciones administrativas por medios electrónicos, ii) el registro para el uso de medios electrónicos, iii) el documento público por medio electrónico, iv) la notificación electrónica, v) el acto administrativo electrónico, vi) el archivo electrónico de documentos, vii) el expediente electrónico, viii) la sede electrónica, ix) la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades, x) la prueba de recepción en envío de mensajes de datos por la autoridad, xi) las sesiones virtuales y xii) los estándares y protocolos. EMERGENCIA SANITARIA – Pérdida de vigencia – Medios electrónicos – Viabilidad – Normativa Esta Agencia considera que no obstante la pérdida de vigencia de estas disposiciones normativas –debido al cese del estado de emergencia sanitaria ocurrido el 30 de junio de 2022–, las Entidades

Página 1 de 33 Estatales pueden continuar adelantando sus actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, salvo norma expresa en contrario, es decir, salvo que exista un precepto que las obligue a realizar alguna actuación de manera presencial. Esto, por cuanto la desaparición de los efectos de las normas contenidas en los Decretos 491 y 537 de 2020 no hace que pierdan vigencia las normas a las que se hizo referencia anteriormente, que permiten el empleo de herramientas electrónicas en las actuaciones administrativas. En tal sentido, tanto las audiencias de los procedimientos de selección contractual, como las que deban surtirse durante la ejecución del contrato estatal, pueden seguir realizándose de manera virtual. También los documentos, por regla general, pueden continuar suscribiéndose en forma manuscrita –o de manera electrónica o digital, según su disponibilidad– por parte de los servidores públicos, para ser, posteriormente, escaneados –con excepción de lo indicado respecto del SECOP II–. De igual modo, los actos administrativos pueden continuar notificándose de manera electrónica. DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Presupuesto Oficial – Propuesta económica Los documentos tipo para los procesos de licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de infraestructura de transporte, contemplan el «Formulario 1 - Formulario de Presupuesto Oficial», empleado por la entidad para elaborar y presentar el presupuesto oficial, y mediante el cual el proponente estructura la oferta económica. Este formulario lo prepara la entidad en la etapa de planeación y le permite definir el valor oficial estimado del proceso de contratación. Por tanto, las Entidades Estatales para su elaboración deben tener en cuenta diferentes variables, como el objeto, alcance, obras a ejecutar, actividades,

cantidades, particularidades de la zona de ejecución del proyecto, disponibilidad y distancia de fuentes de materiales, entre otros. En los documentos tipo para los procesos de licitación pública, menor cuantía y mínima cuantía de obra de infraestructura de transporte el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial» tiene dos connotaciones: i) por un lado, es el formulario sobre el cual la entidad estructura y presenta el presupuesto oficial del procedimiento de contratación; y ii) por el otro, es el formulario sobre el cual los proponentes elaboran y presentan su oferta económica. El propósito de esto es evitar la duplicidad de información y permitir que las propuestas económicas sean evaluadas con las variables, cantidades, unidades de medida y reglas consideradas por la entidad al estructurar su presupuesto oficial. LITERAL W – Configuración – SECOP II – Procesos de selección cobijados por documentos tipo llevados a cabo por la plataforma del Secop II Según se desprende de estas reglas, tratándose de los Procesos de Contratación realizados a través del SECOP II, la propuesta económica debe presentarse haciendo uso del cuestionario destinado para ello en la plataforma. Este cuestionario se debe diligenciar a través de la lista de precios, previamente configurada por la Entidad Estatal y anexando, en caso de que así sea solicitado, las evidencias documentales de la misma – ya sea el Formulario 1 u otro documento–. Página 2 de 33 Esto significa que, en estos procesos el valor de la oferta económica debe ser diligenciado en el referido cuestionario, al ser este el medio destinado para la presentación de la oferta económica al interior de la plataforma, sin perjuicio de que la Entidad Estatal solicite anexar el soporte documental de la información incluida en el cuestionario de lista de precios.

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Noción El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y eventualmente se controlen las actuaciones. El literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP– «contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos». De otra parte, la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se regula la transparencia el derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones, identifica como principios que orientan el derecho de acceso a la información pública el de máxima publicidad, transparencia en la información y buena fe. El principio de máxima publicidad establece que «toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal». El principio de transparencia en la información alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, a través de los medios y procedimientos que establezca la ley. OFERTAS – Publicación – SECOP I – SECOP II Ahora bien, independiente del momento en que se haga la publicación, la opción de «Publicar Ofertas» permite que todas las ofertas de los proponentes habilitados sean publicadas. Esto plantea una importante diferencia respecto de los procesos publicados en el SECOP I, toda vez que la regulación del deber de publicidad que hace el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de

2015, establece que solo debe publicarse la oferta del adjudicatario, lo cual supone que dicha regla tampoco es aplicable a los procesos adelantados en SECOP II, en los que se publican todas las ofertas, lo cual supone una aplicación más acentuada del principio de publicidad que la regulada por la referida norma, permitiendo establecer un mayor estándar de transparencia a los procesos de selección que se adelanten a través de esta herramienta. De cualquier modo, se debe tener en cuenta que la publicación de la oferta comprende todos los documentos y requisitos que la conforman, tales como la oferta económica, los requisitos habilitantes y los factores ponderables. Página 3 de 33 Señor Kevin Alberto Villegas de la Hoz Santa Marta, Magdalena Concepto C – 721 de 2022

Temas: MEDIOS ELECTRÓNICOS – Contratación estatal – Régimen jurídico / MEDIOS ELECTRÓNICOS – CPACA – Posibilidad / EMERGENCIA SANITARIA – Pérdida de vigencia – Medios electrónicos – Viabilidad – Normativa / DOCUMENTOS TIPO – Formulario 1 – Presupuesto Oficial – Propuesta económica / LITERAL W – Configuración – SECOP II – Procesos de selección cobijados por documentos tipo llevados a cabo por la plataforma del Secop II / PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Noción / SECOP – Publicación – Documentos / OFERTAS –

Publicación – SECOP I – SECOP II. Respuesta a consulta # P20220909009087

Radicación: Estimado señor Villegas de la Hoz: En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública −

Colombia Compra Eficiente responde su consulta del 9 de septiembre de 2022.

1. Problemas planteados Usted realiza la siguiente consulta: «2. [...] las Entidades que están obligadas a tramitar los procesos de contratación Estatal a través del Sistema Electrónico de Contratación Pública (Secop II) que tramiten procesos cuyo objeto deban aplicarse los pliegos tipos, se consagre en los mismos, que las audiencias para las Página 4 de 33 entidades que adelantan sus procesos de contratación Estatal a través de la plataforma del Secop II y por el objeto del contrato deban aplicar los pliegos tipo, debe hacerse de manera virtual, y/o en el evento de realizarla de manera presencial, se implemente de manera simultánea la alternativa de los medios tecnológicos, para que de esta manera, se garantice la participación de los interesados, y participantes dentro del proceso de contratación que se adelanta, teniendo en cuenta que el SECOP II, se presentan personas de diferentes partes del país.

Lo anterior, con base a que en la actualidad las Entidades Estatales que tramitan sus procesos a través del Secop II, están realizando las audiencias de adjudicación de manera presencial, y la mayoría de las veces uno llega el día en que fue convocada, y terminan aplazándola sin fijar inmediatamente una fecha

3. Se solicita a Colombia Compra Eficiente, que especifique si constituye causal de rechazo dentro los procesos cuyo objeto, deben aplicar los pliegos tipo, cuando se registra en el cuestionario del aplicativo de Secop II un valor distinto, al que se registra en la propuesta económica- (formulario 1) que presenta en proponente, o cuando el proponente no diligencia en el

cuestionario dicho valor. Teniendo en cuenta que las Entidades Estatales, cuando adelantan procesos que se rigen por los pliegos tipo, están procediendo al rechazo de la oferta por la situación fáctica puesta de presente. [...] Solicitamos a CCE aclarar si es posible RECHAZAR una oferta por colocar un valor distinto al de la oferta económica, por ejemplo, el valor del presupuesto oficial, en la LISTA DE ARTICULOS del Cuestionario en la plataforma del SECOP II.

4. Se solicita a Colombia Compra Eficiente aclarar mediante concepto la obligatoriedad de las entidades, que usan SECOP II, de hacer públicas las ofertas recibidas una vez se haya llevado a cabo el cierre y presentación de ofertas. Lo anterior obedece a que en el municipio de Montería y otras entidades no quieren habilitar la opción DESCARGAR PROPUESTAS hasta tanto no se publique el informe de evaluación alegando que sólo hasta ese tiempo es el que los proponentes pueden conocer las ofertas para realizar las observaciones: [...] Lo anterior contradice el numeral 2.4 del pliego y el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 (…)».

2. Consideraciones En ejercicio de las competencias establecidas en los artículos 3.5 y 11.8 del Decreto 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente Página 5 de 33 resuelve las consultas sobre los asuntos de su competencia, esto es, sobre las temáticas de la contratación estatal y compras públicas relacionadas en los artículos citados.

Es necesario tener en cuenta que esta Agencia solo tiene competencia para responder solicitudes sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de

compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos particulares o validar actuaciones de las Entidades Estatales desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes de la contratación estatal. La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública1. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias, ni a brindar asesorías sobre casos puntuales. Esto en la medida en que para resolver una consulta de carácter particular, además de conocer un sinnúmero de detalles de la actuación administrativa, es necesario acceder al expediente y a los documentos del procedimiento contractual donde surge la inquietud. Por lo anterior, previo concepto de sus órganos asesores, la solución de estos temas corresponde a la entidad que adelanta el procedimiento de selección y, en caso de conflicto, a las autoridades judiciales, fiscales y disciplinarias. Sin perjuicio de lo anterior, la Subdirección de Gestión Contractual, dentro de los límites de sus atribuciones, esto es, haciendo abstracción del caso particular expuesto por el peticionario, resolverá la consulta conforme a las normas generales en materia de contratación estatal. Con este objetivo se analizarán los siguientes temas: i) uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas, especialmente, en la contratación pública; ii) el «Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial», elaboración y

presentación de la oferta y iii) publicidad de los Documentos del Proceso en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–. La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en reiteradas oportunidades, ha analizado la procedencia de los medios electrónicos, como 1 La Agencia Nacional de Contratación Pública ‒ Colombia Compra Eficiente fue creada por el Decreto Ley 4170 de 2011. Su objetivo es servir como ente rector de la política de compras y contratación del Estado. Para tales fines, como órgano técnico especializado, le corresponde formular políticas públicas y normas y unificar los procesos de contratación estatal, con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado. El artículo 3 ibidem señala, de manera precisa, las funciones de Colombia Compra Eficiente. Concretamente, el numeral 5º de este artículo establece que le corresponde a esta entidad: «[a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general y expedir circulares externas en materia de compras y contratación pública». Seguidamente, el numeral 8º del artículo 11 ibidem señala que es función de la Subdirección de Gestión Contractual: «[a]bsolver consultas sobre la aplicación de normas de carácter general». Página 6 de 33 instrumentos permitidos para la sustanciación de las actuaciones administrativas contractuales. Así lo hizo en los conceptos: C-243 del 24 de marzo de 2020, C-245 del 7 de abril de 2020, C-247 del 7 de abril de 2020, C-253 del 7 de abril de 2020, C-254 del 7

de abril de 2020, C-016 del 21 de abril de 2020, C-017 del 27 de abril de 2020, C-262 del 27 de abril de 2020, C-296 del 21 de mayo de 2020, C-287 del 27 de mayo de 2020, C292 del 28 de mayo de 2020, C-754 del 23 de diciembre de 2020, C-193 del 3 de mayo de 2021, C-753 del 6 de febrero de 2022, C-030 del 25 de febrero de 2022 y C-553 del 9 de agosto de 2022. De igual forma esta Agencia ha tenido la oportunidad de estudiar en diferentes ocasiones el tema de la publicación de documentación contractual en las plataformas SECOP I y SECOP II, posiciones que fueron unificadas en el concepto CU367 del 23 de julio de 2020. De igual manera, en el concepto C313 de 2021 precisó cuáles son los documentos que deben publicarse en el SECOP. Así mismo, La Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente ha abordado el tema de los documentos tipo y las causales de rechazo, entre otros, en los conceptos C–144 de 2 de marzo de 2020, C-174 del 16 de marzo de 2020, C-129 del 24 de marzo de 2020, C-193 del 6 de abril de 2020, C–189 del 8 de abril de 2020, C-009 del 27 de abril de 2020, C-289 del 26 de mayo de 2020, C-384 del 4 de junio de 2020, C-328 del 30 de junio de 2020, C-397 del 30 de junio de 2020, C-327 del 10 de

julio de 2020, C-332 del 26 de mayo de 2020, C-354 del 4 de junio de 2020, C-387 del 23 de junio de 2020, C-379 del 30 de junio de 2020, C-411 del 30 de junio de 2020, C-415 del 7 de julio de 2020, C-443 del 7 de julio de 2020, C-427 del 9 de julio de 2020, C-395 del 9 de julio de 2020, C-327 del 10 de julio de 2020, C-444 del 13 de julio de 2020, C-429 del 24 de julio de 2020, C-466 del 24 de julio de 2020, C-420 del 28 de julio de 2020, C485 del 29 de julio de 2020, C-501 del 29 de julio de 2020, C-478 del 30 de julio de 2020, C-450 del 3 de agosto de 2020, C-497 del 6 de agosto de 2020, C-528 del 18 de agosto de 2020, C-531 del 21 agosto de 2020, C-546 del 26 de agosto de 2020, C-597 del 14 de septiembre de 2020, C-618 del 17 de septiembre de 2020, C-633 del 2 de octubre de 2020, C-630 del 21 de octubre de 2020, C-643 del 26 de octubre de 2020, C-635 del 29 de octubre de 2020, C-653 del 9 de noviembre de 2020, C-665 del 11 de noviembre de

2020, C-698 del 19 de noviembre de 2020, C-716 del 30 de noviembre de 2020, C-775 del 11 de diciembre de 2020, C-031 del 1 de febrero de 2021, C-027 del 1 de marzo de 2021, C-064 del 8 de marzo 2021, C-096 del 24 de marzo de 2021, C-157 del 13 de abril de 2021, C-056 del 20 de abril de 2021, C-204 del 6 de mayo de 2021, C-555 del 20 de octubre de 2021, C-691 del 28 de diciembre de 2021, C-753 del 06 de febrero de 2022, C078 del 15 de marzo de 2022, C-321 del 17 de mayo de 2022, C-113 del 22 de marzo de 2022, C-178 C-186 del 12 de abril de 2022 y C-444 del 30 de junio de 2022. Por otro lado, en el concepto con radicado No. 4201912000004987 del 14 de agosto de 2019, reiterado y desarrollado en los conceptos No. 4201913000005675 del 25 de septiembre de 2019, 4201912000005852 del 25 de septiembre de 2019, 4201912000006447 del 10 de octubre de 2019, 4201912000006498 del 7 de octubre de 2019, 4201912000007471 Página 7 de 33 del 13 de noviembre de 2019, C – 016 de 2020 del 21 de abril de 2020, C – 037 de 2020

del 28 de enero de 2020, C – 038 de 2020 del 28 de enero de 2020, C – 093 de 2020 del 28 de febrero de 2020, C – 133 del 30 de marzo de 2020, C – 153 del 1 de abril de 2020, C – 704 del 11 de diciembre del 2020, C – 070 del 16 de marzo de 2021, C – 204 del 6 de mayo de 2021, C – 435 de 1° de septiembre de 2021, C-640 del 12 de noviembre de 2021 y C-549 del 31 de agosto de 2022 se pronunció acerca del Formulario 1 – Formulario de Presupuesto Oficial de los Documentos Tipo. Las tesis expuestas en estos conceptos se reiteran a continuación y se complementan en lo pertinente. 2.1. Uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas y, en especial, en la contratación pública: Audiencia de Adjudicación Desde hace varios años se ha presentado una tendencia consistente en la eliminación de los trámites innecesarios relacionados con las actuaciones que se adelantan ante las autoridades. Lo que se busca con ello es que las personas tengan una mejor calidad de vida, como resultado de la facilidad para realizar los trámites en el Estado, de manera que puedan utilizar este tiempo en otras actividades. El Decreto 2150 de 1995 constituye un primer antecedente en la materia. Posteriormente, el artículo 6º de la Ley 962 de 20052 dispuso que las entidades públicas podían servirse de medios electrónicos para el cumplimiento de sus funciones3. El artículo 2 «Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos

administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos». 3 «Artículo 6°. Medios tecnológicos. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas. »La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y actos, podrán adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. »Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública. »En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso deben allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama. » La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de

Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del Página 8 de 33 7º de la misma Ley permite la publicidad electrónica de las normas y actos generales de la Administración pública4, e igualmente, el artículo 10º exige que las Entidades Estatales tengan un correo electrónico habilitado para la recepción de mensaje enviados por las personas. Entretanto, el Decreto Ley 019 de 2012 continuó la tendencia de poner a disposición de los particulares y de las Entidades Estatales los medios electrónicos, como instrumentos idóneos para el desarrollo de sus actividades cotidianas. Conviene destacar de este Decreto los artículos: 14 –que permite el uso de medios electrónicos para la realización de peticiones– , 38 –que establece como función del Departamento Administrativo de la Función Pública, el «Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos»– y el 223 –que elimina el Diario Único de Contratación y obliga a las entidades a publicar la actividad contractual exclusivamente en el SECOP–5, entre otros. De igual manera, el Decreto 2106 de 20196 establece que «Para lograr mayor nivel de eficiencia en la administración pública y una adecuada interacción con los ciudadanos y usuarios, garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos, las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de remitente, así como la fecha de recibo del documento. » Parágrafo 1°. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización.

» Parágrafo 2°. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad. » Parágrafo 3°. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional». 4 «Artículo 7°. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial. » Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento. » A partir de la vigencia de la presente ley y para efectos de adelantar cualquier trámite administrativo, no será obligatorio acreditar la existencia de normas de carácter general de orden nacional, ante ningún organismo de la Administración Pública». 5 «ARTÍCULO 223. Eliminación del diario único de contratación. A partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación PúblicaSECOPque administra la Agencia Nacional de Contratación PúblicaColombia Compra Eficiente. En

consecuencia, a partir de dicha fecha los contratos estatales no requerirán de publicación en el Diario Único de Contratación y quedarán derogados el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los artículos 59, 60, 61 y 62 de la ley 190 de 1995 y el parágrafo 2 del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007». 6 «Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública». Página 9 de 33 Servicios Ciudadanos Digitales»7. Además, reconoce que las personas pueden adelantar sus trámites a través de «todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes»8 y autoriza la gestión documental electrónica9. En igual sentido, el artículo 5 de la Ley 2052 de 2020 prevé la digitalización de los trámites10. De igual forma, la Ley 527 de 199911 establece en el artículo 10º que, «En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original». De igual manera, define el «mensaje de datos» como «La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax»12 y «sistema de

información» como «todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos»13. Bajo este entendido, las aplicaciones web, que posibilitan el envío de mensajes de datos escritos o audiovisuales, como Skype, Facetime, Whatsapp, Teams, entre otras, constituyen sistemas de información, permitidos por el legislador en las actuaciones administrativas. 7 Artículo 9. 8 Artículo 14. 9 Artículo 16. 10 «Los sujetos obligados en los términos de la presente ley deberán automatizar y digitalizar la gestión interna de los trámites que se creen a partir de la entrada en vigencia de esta ley, los cuales deberán estar automatizados y digitalizados al interior de las entidades, conforme a los lineamientos y criterios establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. » El Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, determinarán los plazos y condiciones para automatizar y digitalizar los trámites existentes antes de la entrada en vigencia de la presente ley. » PARÁGRAFO. Los sujetos obligados en los términos de la presente ley, salvo autorización legal, no podrán incrementar las tarifas o establecer cobros adicionales a los trámites en razón de su automatización y/o digitalización, so pena de la correspondiente sanción disci