CTCP - Documento de orientación técnica 15 de 2024

1 Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

DOCUMENTO DE ORIENTACIÓN TÉCNICA No. 15

PROPIEDADES HORIZONTALES DE USO RESIDENCIAL O

MIXTO GRUPOS 2 Y 3

ACTUALIZACIÓN JUNIO DE 2024

Bogotá, 18 de junio de 2024

DOCUMENTO DE ORIENTACIÓN TÉCNICA No. 152

Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

PROPIEDADES HORIZONTALES DE USO RESIDENCIAL O

MIXTO GRUPOS 2 Y 3

Bogotá, 18 de junio de 2024

DOCUMENTO DE ORIENTACIÓN TÉCNICA No. 153

Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

TABLA DE CONTENIDO

I. Justificación ........................................................................................................................... 6

II. Alcance ................................................................................................................................ 7

III. Objetivo .............................................................................................................................. 7

IV. Clasificación Entidades Sin Ánimo de Lucro – ESAL – .............................................................. 8

V. Siglas .................................................................................................................................... 8

VI. Definiciones ......................................................................................................................... 9

VII. Normatividad de Referencia ............................................................................................... 13

VIII. Órganos de Administración y Revisoría Fiscal en la Propiedad Horizontal ............................. 15

V. Siglas .................................................................................................................................... 8

VI. Definiciones ......................................................................................................................... 9

VII. Normatividad de Referencia ............................................................................................... 13

VIII. Órganos de Administración y Revisoría Fiscal en la Propiedad Horizontal ............................. 15

IX. De la “Administración” y/o “Administrador” .......................................................................... 16

X. El Presupuesto .................................................................................................................... 18

XI. La Ejecución Presupuestal ................................................................................................... 21

XII. Contabilidad de la Copropiedad .......................................................................................... 22

XIII. Contabilidad .................................................................................................................... 23

XIV. Obligatoriedad de Llevar Contabilidad ................................................................................ 23 ¿Cómo debe llevarse la contabilidad? .................................................................................... 24

Libros de contabilidad .......................................................................................................... 25 Libros de actas y de registros de propietarios ........................................................................ 27 Conservación de documentos Anexo 6 – DUR 2420 de 2015 .................................................. 27 El balance de prueba ........................................................................................................... 28 Cierre de cuentas relacionadas con el estado de resultados .................................................... 30 Políticas contables ............................................................................................................... 31 Reconstrucción de la contabilidad ......................................................................................... 31

XV. Elementos de los Estados Financieros ................................................................................. 33

ACTIVOS ............................................................................................................................. 33

Efectivo y equivalentes de efectivo ....................................................................................... 33 El fondo de imprevistos ........................................................................................................ 34 Cuentas por cobrar .............................................................................................................. 36 Expensas comunes ordinarias ............................................................................................... 36 Expensas comunes extraordinarias ....................................................................................... 37 Bienes comunes .................................................................................................................. 42 Anticipos y gastos pagados por anticipado ............................................................................ 45

PASIVOS ............................................................................................................................. 48

Acreedores comerciales y obligaciones acumuladas ............................................................... 494 Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

PASIVOS ............................................................................................................................. 48

Acreedores comerciales y obligaciones acumuladas ............................................................... 494 Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Pasivos financieros .............................................................................................................. 49 Provisiones y pasivos contingentes ....................................................................................... 49

PATRIMONIO O ACTIVO NETO ............................................................................................. 50

INGRESOS .......................................................................................................................... 50

Descuentos en adquisición de servicios ................................................................................. 51

GASTOS .............................................................................................................................. 52

Gastos por mantenimiento de bienes ..................................................................................................... 53 Gastos por seguros .................................................................................................................................. 53 Gastos por servicios de vigilancia ............................................................................................................ 54 Gastos por servicios de aseo.................................................................................................................... 54 Gastos por servicios públicos ................................................................................................................... 54 Gastos de papelería ................................................................................................................................ . 54 Gastos por honorarios ............................................................................................................................. 55 Gastos por depreciaciones y amortizaciones .......................................................................................... 55 Gastos financieros ................................................................................................................................... 55 Pérdida por robo o fraude ....................................................................................................................... 55

1. Estados Financieros .......................................................................................................... 57 ¿Qué son los estados financieros de propósito general? ......................................................... 57

Objetivo de los estados financieros ....................................................................................... 57 Observaciones de los estados financieros .............................................................................. 58 Frecuencia de la información ................................................................................................ 58 Uniformidad en la presentación e información comparativa .................................................... 59 Materialidad y agrupación de datos ....................................................................................... 59 Afirmaciones sobre los estados financieros ............................................................................ 59 Clasificación y compensación de datos .................................................................................. 61 Identificación de los estados financieros ................................................................................ 61 Ordenación y formato de las partidas en los estados financieros ............................................. 62 Estado de situación financiera .............................................................................................. 62 Estado de resultados del período .......................................................................................... 62

Clasificación y compensación de datos .................................................................................. 61 Identificación de los estados financieros ................................................................................ 61 Ordenación y formato de las partidas en los estados financieros ............................................. 62 Estado de situación financiera .............................................................................................. 62 Estado de resultados del período .......................................................................................... 62 Estado de cambios en el patrimonio y estado de resultados y ganancias acumuladas ............... 62 Estado de flujos de efectivo .................................................................................................. 63 Notas a los estados financieros ............................................................................................. 63 Informes de gestión del administrador distintos a los de cierre fiscal ....................................... 64 Inspección de la contabilidad ................................................................................................ 64 Informe de gestión .............................................................................................................. 65

1. Funciones del Contador Público en la Propiedad Horizontal ................................................ 65
2. Revisoría Fiscal .............................................................................................................. 665

Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Revisoría fiscal obligatoria en los conjuntos de uso comercial o mixto, pero no en las copropiedades residenciales ....................................................................................................................... 66 Revisoría fiscal potestativa en los edificios o conjuntos de uso residencial ............................... 66 Nombramiento y remuneración ............................................................................................. 67 Período ............................................................................................................................... 67 Funciones específicas ........................................................................................................... 67 Informes del revisor fiscal .................................................................................................... 68 Evidencia ............................................................................................................................ 70 Inhabilidades y amenazas respecto del trabajo del revisor fiscal ............................................. 70 XIX ANEXO 1: Ejemplo Ilustrativo sobre Estados Financieros para una Copropiedad que aplica las Normas del Grupo 3 ................................................................................................................. 74 XX ANEXO 2: Modelo de Certificación de Estados Financieros para una Copropiedad que a plica las Normas del Grupo 3 ................................................................................................................. 83 XXI ANEXO 3: Preguntas y Respuestas ..................................................................................... 84

XX ANEXO 2: Modelo de Certificación de Estados Financieros para una Copropiedad que a plica las Normas del Grupo 3 ................................................................................................................. 83 XXI ANEXO 3: Preguntas y Respuestas ..................................................................................... 84 ¿El Administrador puede ejercer al mismo tiempo como contador de la Copropiedad? ....................... 84 ¿Existe algún impedimento para que un contador que fue auditor de una propiedad horizontal pueda ejercer de manera posterior como miembro del Consejo de Administración? ...................................... 84 ¿Puede la Asamblea de Propietarios establecer un período diferente para los estados financieros y el presupuesto, distinto del que termina al 31 de Diciembre de cada año? ............................................... 84 ¿Qué sucede cuando la Asamblea de Propietarios no se realiza en el término de tres meses siguientes al vencimiento del período presupuestal? .................................................................................................. 84 ¿Es correcto no incluir en el acta de Asamblea hechos que se trataron y di scutieron en la reunión de Asamblea? ............................................................................................................................................... 85 ¿En el caso de estados financieros no hayan sido aprobados por la Asamblea, existe algún impedimento para que pasado un año la Asamblea de Propietarios los apruebe? ....................................................... 85 ¿Tiene validez una Asamblea de Propietarios donde no haya sido citado al Re visor Fiscal? .................. 85 ¿Qué debe hacer el revisor fiscal saliente si la Administración de la Copropiedad no ha modificado la inscripción de su nombramiento como revisor fiscal? ............................................................................ 86 ¿Un contador que prestó servicios de auditoría externa puede ejercer co mo revisor fiscal de la copropiedad? ........................................................................................................................................... 86 ¿Cuándo un activo fijo se haya depreciado en su totalidad se d ebe retirar del rubro de activos fijos

¿Un contador que prestó servicios de auditoría externa puede ejercer co mo revisor fiscal de la copropiedad? ........................................................................................................................................... 86 ¿Cuándo un activo fijo se haya depreciado en su totalidad se d ebe retirar del rubro de activos fijos depreciables o se debe mantener en esta cuenta junto con la depreciación acumulada? ..................... 86 ¿Los estados financieros se entienden por aceptados cuando poseen l as firmas del representante legal y contador? ¿es obligatoria su firma? ..................................................................................................... 86 ¿Las notas a los estados financieros siempre son cualitativos o pueden ser solo cuantitativos? ........... 87 ¿Cómo funcionan los consecutivos en los documentos contables? ........................................................ 87 Casos prácticos (ilustrativo) ...................................................................................................... 88 Participaron en la elaboración de este documento ..................................................................... 91 Modificaciones al Documento de Orientación Técnica No. 15 ...................................................... 936 Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

I. Justificación

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en adelante “CTCP”, recibe diariamente consultas de un considerable número de ciudadanos y entidades interesadas en el desarrollo de las activ idades profesionales de los contadores públicos, relacionadas con la actividad contable y el ejerci cio de la revisoría fiscal en la Propiedad Horizontal. Estas consultas provienen de administradores, contadores públicos, revisores fiscales, miembros del consejo de administración, entre otros, en edificios, conjuntos o unidades inmobiliarias cerradas.

La aplicación de los decretos reglamentarios de la Ley 1314 de 20091, que contienen el marco de normas de contabilidad e información financiera (anteriormente conocidos como princ ipios de

conjuntos o unidades inmobiliarias cerradas.

La aplicación de los decretos reglamentarios de la Ley 1314 de 20091, que contienen el marco de normas de contabilidad e información financiera (anteriormente conocidos como princ ipios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia), los requisitos de la Ley 675 de 2001 2 y las disposiciones del Código de Comercio, ha suscitado inquietudes en el ejercicio profesional de los contadores públicos y en los usuarios de los estados financieros en este sector. Esto ha motivado al CTCP a revisar y actualizar la orientación emitida por este organismo.

Para llevar a cabo esta actualización, el CTCP convocó a profesionales con amplia experiencia en el sector, incluyendo preparadores de la información, revisores fiscales, administradores, auditores y abogados, con el objetivo de mejorar el documento existente y convertirlo en un re ferente técnico contable permanente para el cumplimiento de las obligaciones propias del ejercicio de la contaduría pública.

Se espera que este documento actualizado, la Orientación Técnica No. 15, proporcione un marco suficiente, claro y ajustado a la normativa establecida por el Decreto Únic o Reglamentario – DUR 2420 de 20153 y la Ley 675 de 2001, para que los informes financieros y el ejerc icio de la revisoría fiscal satisfagan adecuadamente las necesidades de información de la diversa comunidad que integra la propiedad horizontal en Colombia.

1 https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1677255 2 https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1665811 3 https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30030273

ORIENTACIÓN TÉCNICA No. 157

2 https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1665811 3 https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Decretos/30030273

ORIENTACIÓN TÉCNICA No. 157

Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

II. Alcance

Para esta versión de la orientación, se han tenido en cuenta los anexos 2, 3 , 4 y 6 del DUR 2420 de

2015. Las referencias a las NIIF Plenas han sido excluidas, pues se considera que la mayoría de las personas jurídicas conocidas como "propiedad horizontal" residenciales y mixtas aplican normas para microempresas, y un número menor optaría por aplicar la NIIF para las Pymes.

En cuanto al ejercicio de la revisoría fiscal en la propiedad horizontal, se han aplicado en consonancia con la Ley 675 de 2001 y el Artículo 15 4 de la Ley 1314 de 2009, lo establecido por el Código de Comercio para las sociedades comerciales, la Ley 222 de 1995, la Ley 43 de 1 990 y el Anexo 4 del DUR 2420 de 2015. Estas fuentes deben aplicarse considerando los criterios específicos para este tipo de entidades.

Para resolver inquietudes jurídicas, tributarias, o de otra índole, se recomienda consultar el marco legal vigente o acudir a las entidades competentes en dichas materias.

III. Objetivo

El objetivo principal de este documento es orientar en el ejercicio de la profesi ón contable a los responsables de las entidades de propiedad horizontal, como edificios, conjuntos, unidades inmobiliarias cerradas (residenciales o mixtas), entre otras, que están comprendidas en el régimen

El objetivo principal de este documento es orientar en el ejercicio de la profesi ón contable a los responsables de las entidades de propiedad horizontal, como edificios, conjuntos, unidades inmobiliarias cerradas (residenciales o mixtas), entre otras, que están comprendidas en el régimen establecido por la Ley 675 de 2001 y otras normas relacionadas que la modifiquen, a dicionen o complementen. Estas deben llevar su contabilidad conforme a lo establecido en el DUR 2420 de 2015.

La orientación aborda los procesos y procedimientos necesarios para el reconocimiento y medición de transacciones, así como para la presentación y revelación de los informes financieros de propósito general en estas entidades. Se fundamenta en las normas de contabilidad e información financiera aplicables en Colombia, señalando que, en la actividad de estas entidades, el criterio y juicio profesional de los contadores públicos y revisores fiscales (cuando ellos se requieran) deben ser valorados y tenidos en cuenta por los administradores (responsables de los informes financieros) y por los propietarios y otros usuarios, como criterios profesionales, en tanto tales opiniones esté n fundamentadas en el nuevo marco de principios de contabilidad aceptados en Colombia.

Las normas emitidas en el proceso de convergencia para los grupos 2 y 3 deben aplicarse en Colombia por una propiedad horizontal para los registros contables y para elaborar los estados financie ros de propósito general que le son propios, sea para cumplir con requerimientos legales o volunt arios. La referencia a las normas contables por parte de preparadores y usuarios debe entende rse como el conjunto de principios aplicables en la elaboración de informes financieros de propósito general, con el objetivo de evaluar la situación financiera, el rendimiento o desempeño fin anciero y la capacidad de la propiedad horizontal para generar flujos de efectivo.

conjunto de principios aplicables en la elaboración de informes financieros de propósito general, con el objetivo de evaluar la situación financiera, el rendimiento o desempeño fin anciero y la capacidad de la propiedad horizontal para generar flujos de efectivo.

Es importante señalar que en el Anexo 65 del DUR 2420 de 2015, se encuentran las normas sobre registros, soportes, conservación de éstos y reconstrucción en caso de pérdida.

4 Artículo 15. Aplicación extensiva. Cuando al aplicar el régimen legal propio de una persona jurídica no comerci ante se advierta que él no contempla normas en materia de contabilidad, estados financieros, control interno, administradores, rendición de cuentas, informes a los máximos órganos sociales, revisoría fi scal, auditoría, o cuando como consecuencia de una normatividad incompleta se adviertan vacíos legales en dicho régimen, se aplicarán en forma supletiva las disposiciones para las sociedades comerciales previstas en el Código de Comercio y en las demás normas que modifican y adicionan a este. 5 https://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/compilaciones-normativas/anexo-6-del-dur-2420-de-2015-normas-sobresistema-/compilacion-anexo-6-a-diciembre-31-de-2020-normas8 Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

IV. Clasificación Entidades Sin Ánimo de Lucro – ESAL –

Fuente: CTCP y Subcomité del Sector de la Economía Solidaria del CTCP

V. Siglas

Art: Artículo

C. C.: Código Civil

C. Co.: Código de Comercio

C.E.: Consejo de Estado

Fuente: CTCP y Subcomité del Sector de la Economía Solidaria del CTCP

V. Siglas

Art: Artículo

C. C.: Código Civil

C. Co.: Código de Comercio

C.E.: Consejo de Estado

CTCP: Consejo Técnico de la Contaduría Pública

DUR: Decreto Único Reglamentario

NUM.: Numeral

NCIF: Normas de Contabilidad e Información Financiera

NIF: Normas de Información Financiera

NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera

OTRAS ENTIDADES Propiedad horizontal Comunidades religiosas Cámaras de comercio Cajas de compensación familiar Colegiaturas Universidades Clubes Entidades específicas (Cruz Roja, Defensa Civil, Bomberos, entre otros)

ENTIDADES DE LA ECONOMÍA

SOLIDARIA Cooperativas Fondos de empleados Asociaciones mutuales

ASISTENCIALISTAS

Asociaciones Fundaciones Corporaciones9 Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

VI. Definiciones

En el contexto de esta orientación, cuando se haga referencia a edificios, c onjuntos, unidades inmobiliarias cerradas o centros comerciales, se utilizará el término “copropiedades” o “propiedad horizontal”. Otros términos empleados en esta guía son los siguientes:

Área privada construida: extensión superficiaria cubierta de cada bien privado, excluyendo los bienes comunes localizados dentro de sus linderos, de conformidad con las normas legales (A rtículo

Área privada construida: extensión superficiaria cubierta de cada bien privado, excluyendo los bienes comunes localizados dentro de sus linderos, de conformidad con las normas legales (A rtículo 3º. Definiciones de la Ley 675 de 2001).

Área privada libre: extensión superficiaria privada semidescubierta o descubierta, excluyendo los bienes comunes localizados dentro de sus linderos, de conformidad con las normas legales (A rtículo 3º. Definiciones de la Ley 675 de 2001).

Bienes comunes: partes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal pertenecientes en proindiviso a todos los propietarios de bienes privados, que por su natura leza o destinación permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento, con servación, seguridad, uso, goce o explotación de los bienes de dominio particular (Artículo 3º. Definiciones de la Ley 675 de 2001).

Bienes comunes esenciales: bienes indispensables para la existencia, estabilidad, conservación y seguridad del edificio o conjunto, así como los imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los demás tendrán el carácter de bienes comunes no esenciales.

Se reputan bienes comunes esenciales, el terreno sobre o bajo el cual existan las co nstrucciones o instalaciones de servicios públicos básicos, los cimientos, la estructura, las circulac iones indispensables para aprovechamiento de bienes privados, las instalaciones generales de se rvicios públicos, las fachadas y los techos o losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel (Artículo 3º. Definiciones de la Ley 675 de 2001).

indispensables para aprovechamiento de bienes privados, las instalaciones generales de se rvicios públicos, las fachadas y los techos o losas que sirven de cubiertas a cualquier nivel (Artículo 3º. Definiciones de la Ley 675 de 2001).

Bienes privados o de dominio particular: inmuebles debidamente delimitados, funcionalmente independientes, de propiedad y aprovechamiento exclusivo, integrantes de un edif icio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal, con salida a la vía pública directamente o por pasaje común (Artículo 3º. Definiciones de la Ley 675 de 2001).

Coeficientes de copropiedad: índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o c onjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.

Definen además su participación en la Asamblea de Propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto, sin perjuicio de las que se determinen por módulos de contribución, en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto 6 (Artículo 3º. Definiciones de la Ley 675 de 2001).

Conjunto: desarrollo inmobiliario conformado por varios edificios levantados sobre uno o varios lotes de terreno, que comparten áreas y servicios de uso y utilidad general, como vía s internas, estacionamientos, zonas verdes, muros de cerramiento, porterías, entre otros.

6 Ver: Sentencia C-522-02 del 10 de julio de 2002 y C-782-04 del 18 de agosto de 2004.10 Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

6 Ver: Sentencia C-522-02 del 10 de julio de 2002 y C-782-04 del 18 de agosto de 2004.10 Documento de Orientación Técnica No 15 – Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Puede conformarse también por varias unidades de vivienda, comercio o industria, estructuralmente independientes (Artículo 3º. Definiciones de la Ley 675 de 2001).

Contrato de arrendamiento de vivienda urbana: es aquel por el cual dos partes se obligan recíprocamente, la una (Arrendador) a conceder el goce de un inmueble urbano destinado a vivienda, total o parcialmente, y la otra (Arrendatario) a pagar por este goce un precio determina do (Artículo 2° de la Ley 820 de 2003).

Copropiedad: es la persona jurídica que se origina en la constitución de la propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la oficina de Registro e Instrumentos P úblicos. Es una entidad de naturaleza civil, sin ánimo de lucro 7. Su denominación corresponderá a la del edificio, conjunto, parque empresarial 8, parque industrial 9, centro comercial 10, unidad inmobiliaria cerrada, etc. Su domicilio será el municipio o distrito donde éste se localiza y tendrá la calida d de no contribuyente de impuestos nacio