MINEDUCACION - Circular 28 de 2020

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 Buscar  Índice  CIRCULAR 28 DE 2020 (julio 07) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

PARA: TODAS LAS DEPENDENCIAS

DE: SECRETARIA GENERAL Y OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

ASUNTO: SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL SEGUNDO SEMESTRE

FECHA: JULIO 2020

Dando alcance a la Circular No 8 del 21 de febrero de 2020 sobre las fechas y mecanismos de seguimiento al desempeño institucional y en atención a las disposiciones del Departamento Nacional de Planeación, se hace

necesaria la actualización de las fechas contenidas en la mencionada circular, con el fin de brindar claridad a todos los responsables y facilitar el reporte oportuno en el segundo semestre del año.Capítulo 1. Reportes de información MIPG y SIG ¿Qué son? Son los reportes que dan cuenta del avance en las políticas del Modelo Integrado dePlaneación y Gestión (MIPG), y en los resultados del Sistema Integrado de GestiónSIG con sus cinco modelos referenciales: Gestión Ambiental, Gestión de Calidad,Gestión de Seguridad de la Información, Salud y Seguridad en el Trabajo y ControlInterno. ¿Por qué sonimportantes? La información reportada permite identificar de manera integral las oportunidades demejora en el desempeño institucional. ¿Cómo se reporta?La información debe registrarse a través del aplicativo SIG o en las matrices que seenvían para cada uno de los componentes. ¿Quién lo solicita?Subdirección de Desarrollo Organizacional Periodicidad Trimestral Cronograma 2020: Descripción 1er.Trimestre 2do. Trimestre3er. Trimestre 4to. Trimestre Capacitación enlaces 03/04/2020 14/07/2020 29/09/2020 30/11/2020 Reporte de indicadores 17/04/2020 17/07/2020 8/10/2020 12/01/2021 Monitoreo de riesgos 17/04/2020 17/07/2020 8/10/2020 12/01/2021

Tratamiento de producto no conforme17/04/2020 17/07/2020 8/10/2020 12/01/2021 Reporte consolidado de Asistencia Técnica17/04/2020 17/07/2020 8/10/2020 12/01/2021 Identificación y seguimiento a gestión deoportunidades 17/04/2020 17/07/2020 8/10/2020 12/01/2021 Monitoreo a planes de mejoramiento17/04/2020 17/07/2020 8/10/2020 12/01/2021 Seguimiento plan de acción sectorialadministrativo 8/04/2020 17/07/2020 16/10/2020 12/01/2021 Seguimiento a planes anexos. 24/07/2020 25/11/2020 Monitoreo de datos de operación detrámites 8/04/2020 8/07/2020 Julio6/08/2020Agosto7/09/2020Septiembre7/10/2020 Octubre9/11/2020Noviembre7/12/2020Diciembre11/01/2021 Autodiagnósticos de MIPG actualizados14/02/2020 16/07/2020 Planes de acción cierre de brechas MIPG14/02/2020 16/07/2020 Seguimiento avance planes de acción deMIPG 16/08/2020 25/11/2020 Informe de oportunidad en el seguimiento aPQRS 8/04/2020 10/07/2020 8/10/2020 12/01/2021 Actualización del normograma 30/07/2020 15/12/2020

Seguimiento al cumplimiento de la Ley deTransparencia y Acceso a la InformaciónPública 2-31/01/20208/04/2020 12/07/2020 8/10/2020 12/01/2021 Reporte de cumplimiento a programasambientales 08/05/2020 11/09/2020 15/01/2021 Evaluación del desempeño ambiental20/05/2020 29/09/2020 29/01/2021 Revisión por la dirección 31/03/2020 07/07/2020 23/10/2020 15/12/2020 Auditoría ICONTEC 17-21/08/2020Comité de Gestión y desempeñoInstitucional 31/03/2020 07/07/2020 23/10/2020 15/12/2020 Comité de Gestión y Desempeño Sectorial26-27/03/202030/06/202003/07/2020 29-30/09/202010-11/12/2020 Capítulo 2. Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC) ¿Qué es? El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC) es uninstrumento con prácticas que reducen el riesgo de corrupción através de cinco componentes: mapa de riesgos de corrupción,estrategia antitrámites, rendición de cuentas y mecanismos paramejorar la atención al ciudadano y la transparencia y acceso a lainformación. ¿Por qué es importante? Las acciones que contempla el PAAC evidencian el cumplimientodel Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), para el fomento dela transparencia.

¿Cómo se reporta? Los avances en cada actividad se registran en la matriz de Excel quese publica en el Link de Transparencia ¿Quién monitorea? La Subdirección de Desarrollo Organizacional da soporte a las áreasque participan en el PACC. ¿Quién haceseguimiento? La Oficina de Control Interno verifica las evidencias de cadaactividad. Periodo de reporte Cuatrimetral Descripción 1er. Cuatrimestre 2do. Cuatrimestre3er. Cuatrimestre Publicación del PAAC en el Link deTransparencia 31/01/2020 Monitoreo Plan Anticorrupción y deAtención alCiudadano 4/05/2020 1/09/2020 2/01/2021 Capítulo 3. Reportes Oficina Asesora de Planeación y Finanzas ¿Qué son? La Oficina Asesora de Planeación (OAPF) hace seguimiento al avanceen los objetivos estratégicos, así como a los proyectos de inversiónformulados para el cumplimiento de los metas institucionales. ¿Por qué son importantes? A partir de la información consolidada, la OAPF presenta antediferentes instancias los avances de la entidad en el cumplimiento desus objetivos. ¿Cómo se reporta? Cada instrumento de reporte cuenta con una guía de orientación parasu diligenciamiento. ¿Quién lo solicita? La Oficina Asesora de Planeación solicita la información internamente.El Departamento Nacional de Planeación (DNP) la Presidencia de laRepública, el Departamento Administrativo de la Función Pública(DAFP), Entes de Control, entre otras entidades, también hacenseguimiento al cumplimiento de metas.

¿Quién lo consolida? La OAPF. Periodo de reporte Depende de la periocidad fijada en los procedimientos y guías. Descripción 1er. Trimestre 2do. Trimestre 3er. Trimestre4to. Trimestre Seguimiento plan de accióninstitucional / sectorial 2-17/01/20201-8/04/20204-8/05/20201-8/06/2020 1-8/07/20203-7/08/20201-8/09/2020 1-8/10/20203-9/11/20201-8/12/2020Reporte proyectos de inversión SPI3-13/01/20203-7/02/20202-6/032020 1-7/04/20204-8/05/20201-5/06/2020 7/07/20203-10/08/20201-7/09/2020 1-7/10/20203-9/11/20201-7/12/2020 Seguimiento trimestral plan de accióninstitucional/ sectorial 20/04/2020 17/07/2020 15/09/2020 22/01/2021 Formulación estrategia participaciónciudadana y rendición de cuentas2-15/2020 Seguimiento a la Estrategia departicipación ciudadana y rendición decuentas 2-15/01/20201-7/04/20202 1-7/07/2020 1-7/10/2020 15-30/12/2020 Informe de gestión 2-15/01/2020 15-30/12/2020 Informe al Congreso 131/05/2020 Informes de Políticas Transversales(Construcción de paz, Equidad de laMujer, Grupos Étnicos e Indígenas 15/04/2020 Estas fechas pueden ser modificadas por ajustes en metodología de seguimiento

Informes de Políticas Transversales(Construcción de paz, Equidad de laMujer, Grupos Étnicos e Indígenas 15/04/2020 Estas fechas pueden ser modificadas por ajustes en metodología de seguimiento Reporte diciembre de 2019 Estas fechas están sujetas al cronograma del DNP Capítulo 4. Reportes Oficina de Control Interno ¿Qué son? Los reportes de Control interno están asociados a requerimientos de entesexternos, especialmente de órganos de control) de acuerdo con criteriosnormativos (Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares). ¿Por qué sonimportantes? Son de carácter obligatorio cuyo propósito es informar a la ciudadanía yfomentar la transparencia en la gestión pública. ¿Cómo se reporta? En su gran mayoría a través de sistemas de información propios de cadaente receptor de la información. ¿Quién lo solicita? Oficina de Control Interno ¿Quién lo consolida? Oficina de Control Interno Periodo de reporte MensualTrimestralCuatrimestralAnual Descripción 1er. Trimestre 2do. Trimestre 3er. Trimestre 4to. Trimestre Evaluación de la Gestión dedependencias 15/01/2020 Presentación del Programa anual deauditorías internas 31/01/2020 Auditorías internas 22/05/202010/07/2020 Auditorías de gestión 1/07/202030/11/2020 Seguimiento Plan Anticorrupción yde Atención al Ciudadano 2/01/2020 4/05/2020 1/09/2020 2/01/2021

Seguimiento trámites SUIT 2/01/2020 4/05/2020 1/09/2020 2/01/2021 Seguimiento al Sistema deInformación y Gestión del EmpleoPúblico (SIGEP) 2/01/2020 4/05/2020 1/09/2020 2/01/2021Reporte en el SIRECI de la CGRInforme de Gestión contractual.(Mensual) 9/01/20207/02/20206/03/2020 7/04/20208/05/20205/06/2020 7/07/202010/08/20207/09/2020 7/10/20209/11/20207/12/2020 Seguimiento a los contratospublicados en la plataforma SECOP9/01/20207/02/20206/03/2020 7/04/20208/05/20205/06/2020 7/07/202010/08/20207/09/2020 7/10/20209/11/20207/12/2020 Seguimiento al Plan deMejoramiento (Trimestral) 13/04/2020 13/07/2020 13/10/2020 13/01/2021 Seguimiento al Plan de Mejoramiento 15/01/2020(II sem 2019) 14/07/2020(1 sem 2020) Institucional y reporte en el SIRECIde la CGR (Semestral) 15/01/2020(II sem 2020) Rendición de cuenta a la CGR através de SIRECI (Anual) 7/02/2020 Comité de Control Interno(Semestral) 3/04/2020 30/09/2020 Informe de Control Interno Contable(Anual) 21/02/2020 Certificación sobre verificación decumplimiento de roles en el sistemaKOGUI de la Agencia Nacional deDefensa Jurídica del Estado.(Semestral) 7/02/2020 6/08/2020

Informe de Control Interno Contable(Anual) 21/02/2020 Certificación sobre verificación decumplimiento de roles en el sistemaKOGUI de la Agencia Nacional deDefensa Jurídica del Estado.(Semestral) 7/02/2020 6/08/2020 Informe pormenorizado del estadode control interno en la entidad30/01/2020 (Porperiodocomprendidoentre el1o/11/2019 al31/12/2019 6/07/2020(Por el periodocomprendido entre el 01/01/2020 al30/06/2020) 07/01/2021 (Porel periodocomprendidoentre el01/07/2020 al31/12/2020) Información presupuestal y contablepara el fenecimiento de la CuentaGeneral del Presupuesto y deltesoro, y balance General de laNación dirigido a la Comisión legalde cuentas del Congreso de laRepública. (Anual)Revisar responsable deconsolidación. 6/03/2020 Informe sobre el cumplimiento denormas de derechos de autor sobresoftware DNDA (Anual) 14/02/2020 Evaluación y seguimiento de losRiesgos Institucionales (Semestral)31/08/2020 (Periodo comprendidoentre el 1/01/2020 al 30/06/2020)30/01/2021 (Periodo comprendidoentre el 1/07/2020 al 31/12/2020) Comité Sectorial de Auditoría 30/06/2020 30/12/2020 Informes de Austeridad del Gasto(Mensual) 9/01/20207/02/20206/03/2020 7/04/20208/05/20205/06/2020

7/07/202010/08/20207/09/2020 7/10/20209/11/20207/12/2020 Evaluación del Sistema de ControlInterno (MECI) (FURAG) (Anual)14/02/202014/03/2020 Informe de PQRS 28/02/2020 31/07/2020 Los enlaces de seguimiento a la gestión designados por cada una de las dependencias serán los responsables de la entrega de la información, con validación del respectivo directivo, para cada uno de los reportes, así como degenerar las alertas correspondientes, garantizando completitud y consistencia en los datos. Es importante que los equipos de manera periódica analicen la información reportada para que puedan establecer acciones de mejora y aportar a la toma de decisiones basada en evidencia. Las dependencias líderes para cada uno de los temas estarán atentas a dar las orientaciones o solucionar las inquietudes que se presenten durante el desarrollo del proceso. Cordialmente, DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO CAMILO GUTIERREZ SILVA Secretaria General Jefe Oficina de Planeación Ir al inicio Normograma del Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia

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