MINMINAS - Circular 40061 de 2026

Ministerio de Minas y Energía Página 1 de 21 cireular 40061 1! Bogotá, D.C. 0 4 NOV 2026

DE: SECRETARIA GENERAL Y SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIA Y

FINANCIERA

PARA: SERVIDORES PUBLICOS, CONTRATISTAS, PROVEEDORES Y

PERSONAL VINCULADO AL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

ASUNTO: CIERRE PRESUPUESTAL, FINANCIERO Y CONTABLE VIGENCIA 2026

Respetados(as) funcionarios(as) y colaboradores(as): La Secretaría General y la Subdirección Administrativa y Financiera informan los aspectos a considerar para el cierre de la vigencia fiscal 2026, a fin de realizar oportuna y adecuadamente la gestión financiera y presupuestal. Para este fin se establecen los lineamientos que deben tener en cuenta las diferentes áreas de la entidad para los trámites de pago de viáticos y gastos de viajes, caja menor, trámites contractuales, presupuestales, y contables, pagos, reintegros e ingresos presupuestales, así:

Il. AVANCES PARA VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJES

1. 2. Se otorgarán avances para viáticos y gastos de viajes por caja menor hasta el jueves 4 de diciembre de 2026, de acuerdo con la disponibilidad de recursos existentes. Luego de esta fecha, los trámites de comisiones y su legalización se realizará a través del módulo de Viáticos del SIIF Nación o mediante cadena presupuestal. Se recibirán solicitudes de comisiones de viáticos y gastos de desplazamiento a más

tardar el viernes 4 de diciembre 2026 hasta las 4:00 p.m. en el módulo de comisiones del aplicativo Neón; y la fecha máxima de terminación de la comisión será hasta elviernes 11 de diciembre 2026 para contratistas y funcionarios (excepto ministra, esquema de seguridad, conductores asignados al esquema, viceministros y secretaria general). Antes de cargar las solicitudes de comisión en el módulo de comisiones del aplicativo Neón, es necesario que el enlace de cada área verifique el saldo de apropiación en cada uno de sus rubros de tiquetes y viáticos, esto con el fin de no generar reprocesos y devoluciones de las solicitudes. Ministerio de Minas y Energía .

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8. F0081 1 binntea 04 ROY ma2 Página 2 de 21 Las comisiones no’ efectuadas deben quedar canceladas o anuladas en el módulo de comisiones del aplicativo Neón, en el Sistema SI1F Nación y Regalías antes del lunes 14 de diciembre de 2026. Las solicitudes de comisión que queden en el aplicativo Neón en estado GRABADAy/oPLANEADA, para la fecha establecida de cierre no se tendrán en cuenta por parte del Grupo de Comisiones, Viáticos y Legalizaciones. La legalización de las comisiones y gastos de desplazamiento que se hayan realizado

durante la presente vigencia y que tengan subsanaciones pendientes deberán ser radicadas mediante el módulo solicitudes y cuentas del aplicativo NEON (cumplir el paso 875 — Radicar solicitud de pago en ARGO) antes del viernes 4 de diciembre 2026 para revisión, obligación y pago a más tardar el viernes 11 de diciembre de 2026. Las legalizaciones de las comisiones finalizadas después del 4 de diciembre de 2026 deberán quedar radicadas en el aplicativo Neón el síguiente día hábil a su terminación. Para el cierre de la vigencia 2026, el Grupo de Comisiones, Viáticos y Legalizaciones generará la paz y salvo de legalización de comisiones y estado de tiquetes para todos los contratistas de la entidad, excepto aquellos que presenten trámites pendientes relacionados con gastos de desplazamiento, procesos de legalización o saldos pendiente con tiquetes aéreos. Parágrafo 1. Los funcionarios y contratistas deberán presentar las justificaciones, los soportes de reintegro y demás documentos o información que sean requeridos por el Grupo de Comisiones, Viáticos y Legalizaciones en relación con el estado de los tiquetes mal utilizados, a más tardar el martes 15 de diciembre 2026. Parágrafo 2. El uso adecuado de los tiquetes aéreos será validado para las vigencias 2025 y 2026, considerando que el contrato de suministro de tiquetes aéreos abarca ambos periodos Los servidores, directores, jefes de oficina, secretaria general, viceministros y ministro,

contratistas de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión y sus supervisores deben asegurarse de que las gestiones correspondientes a la legalización del pago de viáticos y gastos de desplazamiento se realicen dentro de los plazos establecidos en esta circular. La Subdirección Administrativa y Financiera adelantará las gestiones necesarias para que todos los viáticos y gastos de desplazamiento que sean legalizados de manera oportuna, dentro de los tiempos establecidos en la presente circular, queden en estado pagado antes de terminar la presente vigencia fiscal. En ninguna circunstancia se podrán constituir viáticos y gastos de desplazamiento como reserva vez que el Artículo creto 111 de 1996Estatu Orgáni resupuesto estipula que las Reservas presupuestales son: © ¡sos Ministerio de Minas y Energía

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Minas y Energía Página 3 de 21 ea3l ¡ciembre de cada vigencia no se ha mplido, es decir, que elhien no se haya recibido, que el servicio no se haya prestado pero que esté legalmente contraída” CAJA MENOR Con el fin de cumplir con el proceso de legalización definitiva de la caja menor constituida en la actual vigencia, el responsable podrá:

1. Autorizar compras por caja menor máximo hasta el miércoles 09 de diciembre de

2026

2. Autorizar avances para viáticos por caja menor máximo hasta eljueves 03 de diciembre de 2026, de acuerdo con la disponibilidad de recursos y con fecha máxima de finalización de comisión el viernes 11 de diciembre de 2026

3. Legalizar ante la Subdirección Administrativa y Financiera, junto con los respectivos soportes los gastos y viáticos con cargo a caja menor máximo el viernes 11 de diciembre de 2026.

4. Cualquier compra, o adquisición realizada con posterioridad al 11 de diciembre, no se podrá reconocer por caja menor.

5. Efectuar el reintegro del saldo sobrante de la caja menor en efectivo o mediante PSE de acuerdo con la circular 4015 del 15 de mayo de 2020 (adjunta), en las cuentas bancarias suministradas por la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP, a más tardar el lunes 14 de diciembre de 2026.

6. Contar con la resolución de legalización definitiva de cierre de caja menor, debidamente firmada y numerada a más tardar eljueves 17 de diciembre de 2026.

T. Realizar cierre presupuestal de caja menor en SilF nación a más tardar el viernes 18 de diciembre de 2026

8. Tramitar solicitud de cierre de caja menor en NEÓN a más tardar el viernes 18 de diciembre de 2026

TRÁMITES PRESUPUESTALES Presupuestal: Por ser el CDP el documento con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal, para las cuentas de Gastos de Personal, Adquisición de Bienes y Servicios, Gastos por tributos multas, sanciones e intereses de mora, Transferencias Corrientes, Deuda Pública e Inversión; dando inicio así a la cadena presupuestal, se establece como fecha máxima para su expedición el viernes 4 de diciembrede 2026. Cabe resaltar que se debe efectuar un análisis riguroso de los tiempos de contratación y ejecución de los recursos asignados, de acuerdo con las diferentes modalidades de contratación que permitan ejecutar la totalidad de los recursos asignados. y, Ministerio de Minas y Energía

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® $ 40061 Ministario de 04 NOV 2026 Caer Minas y Energía Página 4 de 21

Liber: rtificados de Disponibili resupuestal, a fin de que el Grupo de Presupuesto pueda efectuar las liberaciones de saldos de Certificados de Disponibilidad Presupuestal no ejecutados durante la vigencia 2026, se requiere que dichas solicitudes se tramiten a más tardar el viernes 11 de diciembre de 2026. Para dicho trámite los jefes de cada área y los supervisores de los contratos de la dependencia

de cada dependencia deberán realizar el análisis y verificación de los saldos de CDPs que se encuentren en esta condición, a fin de determinar los que sean susceptibles de comprometer o en su defecto solicitar su reducción o anulación a través del aplicativo Neón, esta labor se debe efectuar de manera permanente garantizando así la ejecución total de los recursos asígnados a cada dependencia. Expedición de Registros Presupuestales: Las dependencias que intervengan o proyecten actos administrativos y demás documentos que comprometan las apropiaciones presupuestales asignadas al Ministerio de Minas y Energía, deberán radicar en el aplicativo Neón, a más tardar el martes 15 de diciembre de 2026, los documentos administrativos que hacen exigible el trámite respectivo como son (el Contrato, Convenio, Comunicación de Aceptación de Oferta, Resolución, Nómina, entre otros), debidamente suscritos por las partes, firmados, enumerados y fechados, con el fin de expedir el Registro Presupuestal del Compromiso de manera oportuna a través de los aplicativos Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación y Sistema de Presupuesto y Giro de Regaláis-SPGR. Análisis de saldos de Registros Presupuestales vigencia actual: En aras de lograr una óptima ejecución presupuestal, se requiere que las dependencias realicen un análisis de los compromisos con saldos por obligar, con el fin de establecer los que sean susceptibles de ejecución o reducción, según el estado financiero de cada compromiso. Los supervisores tendrán plazo hasta el lunes 7 de diciembre de 2026 para solicitar

al Grupo de Presupuesto, la reducción de los registros presupuestales no ejecutados, ſ ¡ón ¡ci fesion ión a través del formato “Certificación de Balance Financiero”, para lo cual deberán efectuar la verificación del plazo, saldo del contrato y cumplimiento de las obligaciones, y emitir certificación de cumplimiento a satisfacción de dichas obligaciones por parte del supervisor del contrato. Se les recuerda a los supervisores que la radiación de documentos para el pago de los servicios prestados en los meses de enero a octubre de 2026, ejecutados con cargo al presupuesto del Ministerio de Minas y Energía y/o del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías, será el viernes 6 de noviembre de 2026. Por otro lado, para las liberaciones de las otras modalidades de contratación se tendrá como plazo el miércoles 9 de diciembre de 2026, para lo cual se deberá remitir a través del aplicativo Neón según corresponda, las actas de liquidación, el formato de balance financiero de contratos de personas jurídicas con saldos sobrantes una vez finalizada su ejecución, o el formato de certificación de balance Ministerio de Minas y Energía

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Minas y Energía Página 5 de 21 financiero de contratos de proveedores de ejecución instantánea sín cláusula de

liquidación, dispuestos en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. Se entiende por saldos que no serán objeto de ejecución ni obligación de pago, todos aquellos valores que, una vez hecho el análisis de los desembolsos efectuados y cruce de cuentas con el contratista, queden como recursos a liberar del contrato. Estas liberaciones se harán en observancia del principio de autonomía de la voluntad de las partes, que le permite autorregular la disponibilidad de saldos del contrato.

5. Saldos de Reserva Presupuestal no ejecutados, Una vez revisada cada condición contractual y de identificarse saldos de reserva que no sean susceptibles de pago en la presente vigencia, se procederá así: Para prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión la liberación se efectuara a través de “Certificación de Balance Financiero” y para Proveedores mediante acta de liquidación debidamente suscrita por el Supervisor, el Ordenador del Gasto y el Contratista, para lo cual cada dependencia deberá adelantar su trámite ante el Grupo de Gestión Contractual, y remitir a través del aplicativo Neón al Grupo de Presupuesto a más tardar el viernes 4 de diciembre de 2026 el documento soporte que sustentala liberación, con el fin de que el Grupo de Presupuesto puede proceder a efectuar la liberación del saldo anterior con el fin de reflejar saldos reales al cierre de la vigencia fiscal. Cabe resaltar que los saldos que no se alcancen a liberar antes del 31 de diciembre de 2026, ya no

podrán ser liberados a través del sistema SIlF - Nación durante la vigencia 2027.

6. Pago de sentencias y laudos arbitrales: La fecha máxima para la radicación a través del aplicativo neón, de actos administrativos para el pago de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales ante la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF, será el jueves 10 de diciembre de 2026, de igual manera dichos recursos deben ser proEramados previamente ante el Grupo de Tesorería de la SAF a más tardar el 06 de noviembre de 2026,afin de lograr la culminación de los desembolsos antes del cierre de la vigencia fiscal. e}

7. Creación y cambio de cuentas bancarias: La Subdirección Administrativa y Financiera recomienda NO realizar cambios de cuentas bancarias a partir de la expedición de la presente circular, toda vez que el registro de la información bancaria en el Sistema Integrado de Información Financiera SI1IF - Nación y Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías - SPGR, debe ser validado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Banco de la República, lo que puede tardar aproximadamente una semana en su activación. Esta sítuación, en el marco del cierre y las restricciones para fechas de pago en los aplicativos financieros, puede generar traumatismos al momento del desembolso y el riesgo de no pago de las obligaciones, generando así una reserva presupuestal inducida No obstante, para la creación de nuevas cuentas bancarias, se debe adjuntar el formulario de datos SIIF - Nación, formato que se encuentra dispuesto en el Sistema

de Gestión de Calidad debidamente diligenciado y anexar la correspondiente certificación bancaria en la cual se depositarán los recursos. Si el pago debe realizarse en la vigencia 2026, la creación o cambio de cuenta bancaria se debe efectuar a más Ministerio de Minas y Energía

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VI. 40061 Ena de 04 NOV 2026

Minas y Energía Página 6 de 21 tardar el jueves 3 de diciembre de 2026, a fin de que surta el proceso de registro y validación de la cuenta bancaria, para posteriormente proceder a la actualización la información en el Registro presupuestal. esto deberán ser informados a través del correo electrónico a amossa@minenergia.gov.co. Una vez validada la cuenta bancaria por parte del Grupo de Presupuesto se procederá a cargado el Registro en Presupuestal en la carpeta de anexos del contrato del aplicativo NEON. SUSTITUCIÓN DE DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES Se recomienda la evaluación por parte de las diferentes dependencias del Ministerio de Minas y Energía de la revisión de los saldos de los contratos que no se ejecutarán en la presente vigencia, con el fin de contemplar el uso de la figura descrita en el artículo 2.8.1.7.1.1. del Decreto 1068 de 2015 y en el artículo 8 del Decreto 4836 de 201,

relacionados con la sustitución de apropiaciones presupuestales que respaldan los compromisos, por la autorización de vigencias futuras con elfin de no constituir o inducir reservas presupuestales, toda vez que estas se constituyen como un instrumento de uso excepcional y justificado únicamente en sítuaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante, que impiden la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas. CUPOS DE VIGENCIAS FUTURAS Las autorizaciones para comprometer vigencias futuras, autorizadas por la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la vigencia 2026, que se utilicen parcialmente o no se utilicen mediante el perfeccionamiento del respectivo compromiso, expiran al 31 de diciembr: j no podrán ilizados en la vigencia T. Por su parte, cuando se trate de vigencias futuras de inversión, el área técnica de la dependencia será responsable de identificar los saldos de los cupos de Vigencias Futuras no utilizados o utilizados parcialmente y reportar a la Oficina de Planeación y Gestión Internacional antes del 29 de diciembre de 2026, la solicitud de liberación, una vez verificadayvalidada la información, la OPGI procederá a realizar el cargue en la plataforma integrada de inversión pública - PIIP del Departamento Nacional de Planeación..

TRÁMITE DE PAGOS - VIGENCIA 2026

1. Progr; PA Cada una de las dependencias del Ministerio de Minas y Energía - MME debe realizar la programación de PAC para el mes de diciembre de manera oportuna de conformidad con

la Circular 40005 del 30 de enero de 2026, por medio de la cual se informa a todos los funcionarios y colaboradores del Ministerio el “Calendario del Programa Anual Mensualizado de Caja PAC Año 2026”, así: Ministerio de Minas y Energía

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Línea Gratuita: (+57) 01 8000 91018040061 ¡Mabiciode 04 NOV 206 o Página 7 de 21 ¿Mes? Fecha envío Formato de Programación de

AE ! -PAC por dependencias MsTEE PAC Extraordinario Noviembre 06 de noviembre de 2026 Noviembre — PAC Ordinario Diciembre La adecuada ejecución de los recursos del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) durante los meses de noviembre y diciembre de 2026 será responsabilidad de los supervisores y de los responsables de las diferentes áreas y dependencias, quienes deberán efectuar el seguimiento y control permanente de los recursos PAC solicitados y asignados para la vigencia 2026, procurando su oportuna ejecución dentro de los plazos establecidos. De igual manera, se establece como fecha máxima para la radicación y trámite de procesos para pago correspondientes a Reserva Presupuestal el 06 de noviembre de 2026, teniendo en cuenta que hasta dicha fecha estará habilitado el sistema Sl1F Nación para el registro de las solicitudes de PAC Ordinario y PAC de Reserva Presupuestal ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

En consecuencia, se solicita a las diferentes dependencias adoptar las medidas necesarias para gestionar oportunamente los trámites a su cargo y efectuar el respectivo seguimiento a los recursos PAC, con el propósito de garantizar su adecuada ejecución y evitar saldos no ejecutados al cierre de la vigencia.

2. Pago a proveedores:

Fecha máxima Cumplir : Pago a personas Jurídicas - el paso de Supervisión : Recopción : a Responsables deProveedores (875-radicar solicitud Uocurnantos ¿ de pago en ARGO) Neón

1 Radicación de documentos para el pago de la adquisición de Grupo de productos y servicios de contratos Gestión ejecutados con cargo al | Lunes 14 de diciembre Supervisores | Financiera y presupuesto del Ministerio de de 2026 de Contratos ContableMinas y Energía y/o del Sistema de Sistema Presupuesto y Giro de Regalías para NEON vigencia actual 2026 Ministerio de Minas y Energía

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1 ‘11

Minleterio: de 04 NOV 2026

Minas y Energía Página 8 de 21 Las resoluciones y formatos de Informe de Supervisión de Contratos/Convenios para proveedores, deberán estar, debidamente diligenciados y acompañados de las respectivas facturas, acreditación de aportes parafiscales en relación con el Art 50 de la Ley 789 de 2002

firmado por revisor fiscal y/o representante legal, junto con la tarjeta profesional y el certificado de antecedentes disciplinarios de la Junta Central de Contadores, documento de ingreso al almacén en la adquisición de bienes y demás documentos soporte que permitan el pago de los servicios prestados o de los bienes recibidos dentro de la vigencia 2026.

Nota: Los supervisores deberán verificar que la factura electrónica se encuentre cargada en el Sistema de Facturación dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y aprobarla, con el fin de poder asociar la factura a la obligación y pago durante la vigencia actual; en caso de que una factura electrónica no se tramite dentro del año 2026 a causa de razones expresas por la supervisión y/o se tramite posterior al cierre del año, se deberá rechazar la factura y solicitar la emisión de la misma al proveedor en el momento en que se tramite el pago en la vigencia 2027.

Será responsabilidad de los supervisores de los contratos el cumplimiento de las siguientes directrices: a. En atención al principio de anualidad presupuestal, los recursos del presupuesto deben ejecutarse en su totalidad durante la vigencia en curso, por lo que deberán llevarse a cabo todas las gestiones necesarias para la ejecución y pago de los compromisos adquiridos por el Ministerio antes del 31 de diciembre de 2026. b. Para los pagos de contratos de adquisición de bienes, se debe adjuntar en el Sistema NEÓN, sín excepción, el documento de “Entrada de Bienes al Almacén” el cual se tramita

ante el Grupo de Gestión Administrativa. Se deberá remitir los elementos y las facturas que permitan generar dicho ingreso al almacén, antes del miércoles 2 de diciembrede

2026. Así pues, será responsabilidad de los supervisores de los respectivos contratos, la entrega e ingreso al almacén de los bienes correctamente antes de la fecha mencionada, afin de emitir el formato de recibo a satisfacción, y lograr la radicación de los documentos de pago en las fechas establecidas previamente. Para el ingreso de los bienes al almacén del Ministerio, requiere la presencia del supervisor del respectivo contrato, para su recibo físico a satisfacción.

c. Con el fin de realizar el análisis tributario correspondiente según el tipo de pago, será necesario que dentro de la factura electrónica emitida por el proveedor se identifique que valor corresponde a cada uno de los conceptos cobrados. Además, en caso de existir cambios en las responsabilidades tributarias, estos deberán ser informados antes del viernes 11 de diciembre a través del correo electrónico datoscomplementariosneon@minenergia.gov.co Ministerio de Minas y Energía

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Minas y Energía SE Página 9 de 21

3. Pago a contratistas de prestación de servicios y apoyo a la gestión:

Fecha Máxima / e para cumplir el

Pago/a contratistas por prestación de | paso de du: RScCDCIóN di servicios profesionales y de apoyo a la | Supervisión (875- | Responsables d pes : e gestión vigencia 2026. radicar solicitud - SERACNOS e de pago en ARGO) - NEON Radicación de documentos para el pago Sropo ae de los servicios prestados en los meses viernes 6 de 4 EICde enero a octubre de 2026, ejecutados noviembre de Supervisores Financiera y con cargo al presupuesto del Ministerio 2026 eSOU EEIRADIO : de Minas y Energía y/o del Sistema de SSA Presupuesto y Giro de Regalías. TEO Radicación de documentos para el pago | Desde el lunes 30 Grupo’de de los servicios prestados en el mes de de noviembre } SEEN) noviembre de 2026, ejecutados con | hasta eljueves 03 BUON SON EOJENPINA Y cargo al presupuesto del Ministerio de | de diciembre de DSISONE EAS CONEDIS a Minas y Energía y/o del Sistema de 2026 CSIC Presupuesto y Giro de Regalías. ON Radicación de documentos para el pago de los servicios prestados en el mes de diciembre 2026 de contratistas por Grupo de prestación de servicios profesionales y E Gestión de apoyo a la gestión ejecutados con Alácadas da Supervisores Financiera y cargo al presupuesto del Ministerio de Aletaintiro:da 2026 de Contratos Contable - Minas y Energía y/o del Sistema de (Únicamente) Sistema Presupuesto y Giro de Regalías y con NEON

fecha de finalización del contrato posterior al 15 de diciembre de 2026. De acuerdo con lo establecido en cláusula de “FORMA DE PAGO” de los contratos de prestación de servicios y apoyo a la gestión suscritos en este año, a discreción del supervisor, los contratistas deberán entregar el informe de actividades a desarrollar en todo el periodo del mes de diciembre 2026; es decir, desde el 01 hasta el día de finalización del contrato, en los casos en que el contrato de prestación de servicios supere la fecha fin del 15 de diciembre de 2026, avalando la presentación de la cuenta o factura según corresponda para ser radicada en el sistema NEON en la fecha establecida en la tabla anterior, es decir desde el martes 15 de diciembre y hasta el miércoles 16 de diciembre de 2026.

Nota: No se garantiza la causación y pago en el presente año de las cuentas de cobro radicadas ante la Subdirección Administrativa y Financiera con posterioridad a las fechas establecidas en esta circular, Respecto a dichas cuentas, el supervisor deberá justificar dentro del formato de

Ministerio de Minas y Energía

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Minas y Energía supervisión, el cual se genera por medio del sistema NEON ante el Grupo de Presupuesto, la

razón porla cual no se dio cumplimientoa las fechas establecidas y serán sujetas de constituirse comoreserva presupuestal asumiendo dicha responsabilidad ante los entes de control. Para proceder al pago de contratistas por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, con cargo al presupuesto del Ministerio de Minas y Energía y/o del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías para la vigencia 2026, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: \ a. Los contratistas de prestación de servicios, sín excepción deberán estar a Paz y Salvo con el Grupo de Gestión de Legalización Y Facturación de Comisiones de Servicio, Viáticos y Transporte, con fin de garantizar que el contratista legalice la totalidad de las comisiones autorizadas. (revisar apartado 1.avances para viáticosygastos de viajes). b. Los supervisores deberán verificar para el término del contrato, que los contratistas de prestación de servicios se encuentren al día con los tramites asignados para su gestión en los aplicativos del Ministerio tales como: ARGO, NEON y SIGAME. Toda solicitud que se encuentre pendiente de finalizar en los mencionados aplicativos, con posterioridad a la finalización del contrato, será asumida por el supervisor que certifique el recibo a satisfacción y apruebe el último pago, las cuales deberán ser resueltos por esté en un término máximo de 15 días calendario. c. Los supervisores deberán verificar que, para el término del contrato, los contratistas hayan publicado todos los informes ‘generados durante la ejecución de este en la

plataforma SECOP 11 y deberán estar aprobados por el supervisor dentro de la misma plataforma. d. Los contratistas de prestación de servicios y de apoyo a la gestión del Ministerio queestén obligados a facturar deberán verificar que la factura electrónica se encuentre cargada en el Sistema de Facturación dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Cré- dito Público; igualmente los supervisores deberán realizar la aprobación de la factura electrónica a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles síguientes a la emisión, en cumplimiento de la Resolución 000042 de 2020 y Resolución 000165 de 2023 y con anterioridad a la radicación de la cuenta en el sistema NEON. Lo anterior de conformidad con la normativa vigente en materia de facturación electrónica, con el fin de facilitar la gestión oportuna de las obligaciones y los pago durante la presente vigencia. Como mecanismo de apoyo, la factura electrónica podrá enviarse en el formato ZIP al correo electrónico Ivbejarano@minenergia.gov.co, para su reenvío al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la gestión correspondiente. Ministerio de Minasy Energía

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4. Trámite de pago de la Reserva Presupuestal de la vigencia 2026

Página HM de 21 ſ Trámite de Pagos con cargo a la

Fecha máxima para cumplir el pazos < Recepción dereserva presupuestal del año Supervisión Responsables A ACUSE2026 (875-radicar solicitud de } pago en ARGO) Radicación de documentos para el y pago de contratistas de prestación Grupo de servicios profesional Viernes 06 de Su CAUESEGE Gestión apoyo a la gestión y proveedores noviembre de deESE Financiera y ejecutados con cargo al 2026 Contablepresupuesto del Ministerio de MinasReserva Presupuestal 2025. Sistema NEÓN De conformidad con lo establecido en el Artículo 2.8.1.7.3.2. del Decreto 1068 de 2015 y elArt 51 del Decreto 1523 de 2024 “Sin perjuicio de la responsabilidad fiscaly disciplinaria a que haya lugar, cuando en vigencias anteriores no se haya realizado el pago de obligaciones adquiridas con las formalidades previstas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas que regulan la materia, y sobre los mismos no se haya constituido la reserva presupuestal o la cuenta por pagar correspondiente, se podrá hacer el pago bajo el concepto de “Pago de Pasivos Exigibles - Vigencias Expiradas”. Con el fin de evitar lo descrito anteriormente, se deben tener en cuenta las siguientes directrices: Para los trámites de pago de proveedores o contratistas, tanto de la vigencia actual como de la reserva presupuestal, y con el fin de evitar devoluciones que generen reprocesos en las actividades de obligaciones y pagos, se solicita