PGN - Oficio circular 17 de 2025

OFICIO CIRCULAR N017.DE: DIVISIÓN DE SEGURIDADPARA: SERVIDORES (AS) DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LANACIÓNASUNTO: PROTOCOLO DE SEGURIDAD PARA CONTRATISTAS,PRACTICANTES, AUXILIARES JURÍDICOS AD-HONÓREM YVISITANTES SIN VINCULOS LABORALES CON LA ENTIDAD,PARA REALIZAR TAREAS DE ACCESO, CONSULTA Y GESTIÓNDE DOCUMENTOS FISICOS Y “DIGITALES DE LAPROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. |FECHA: Bogotá D.C., 28 de Julio de 2025Respetados servidores (as):En concordancia con lo establecido en la Ley N° 1712 de 2014 «Ley deTransparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional», asícomo en la Ley N° 1581 de 2012 «Disposiciones generales para la protección dedatos personales» y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, laProcuraduría General de la Nación reconoce la importancia: de garantizar laseguridad e integridad de los documentos que produce. en el ejercicio de susfunciones. La protección y custodia física y digital de los archivos institucionalesconstituye una responsabilidad estratégica, orientada a prevenir alteraciones,pérdidas o accesos no autorizados a la información, asegurando así laconfidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. .En consecuencia, es deber de la Entidad promover medidas técnicas deseguimiento y control, administrativas y normativas que refuercen unacultura demanejo responsable de la información, alineadas con las políticas del Sistema deGestión de Seguridad

de la Información de la Procuraduría General de la Nación yen cumplimiento de los estándares del Archivo General de la Nación.De manera análoga, y en cumplimiento del Decreto NO 2622 de! 2000: articulo 20,en donde están definidas plenamente las funciones de la División de Seguridad, yen particular, en su numeral 3. «Prestar el servicio de protección y seguridad a losbienes de la Procuraduría General de la Nación», la Resolución N° 204 de 2024Grupo de Protección de Datos y Activos de Información y las Funciones de laDivisión de Documentación; se presenta el siguiente protocolo de seguridad, conel fin de dar lineamientos para realizar tareas asociadas con la gestión dedocumentos y archivos de la Procuraduría General de la Nación.

DIVISIÓN DE SEGURIDAD ¿3 | 1Carrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX en):5878750 Ext. 10217Marco légal y normativo-institucionalDe acuerdo con la Ley N°.594 de 2000— Ley General de Archivos, se subrayala responsabilidad de las Entidades públicas en la gestión de sus documentos yarchivos, para lo cual la intervención debe ser realizada por personal capacitadoy autorizado, en aras de evitar prácticas que pongan en riesgo la información dela Entidad, tales como alteración o destrucción no autorizada de documentos.En el marco> delo contemplado en la Ley de Transparencia y del Derecho deAcceso a la Información Publica NacionalLey N° 1712 de 2014, se establecenlímites y excepciones a la divulgación de información, especialmente aquellaclasificada o reservada. Los documentos de la Entidad registran este tipo deinformación, cuyo acceso debe ser salvaquardado por todas las dependenciasen el ejercicio de sus funciones.La Ley N 1952 de 2019 - Código General Disciplinario señala en el artículo 38numeral 6, como deber de todos los servidores públicos: «Custodiar y cuidar ladocumentación e información que por razón de su empleo, cargo o funciónconserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar lasustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos».La Procuraduría. General de la Nación, en el Procedimiento DO-P-04Organización Documental, numeral 5 — 5.1 Roles y Responsabilidadesestablece: poaCada jefe de dependencia tiene la responsabilidad funcional de administrarycustodiar

el archivo de gestión de su dependencia, delegando laorganización, más ‘no la responsabilidad de este a un administrador dearchivo. |Los jefes de cada dependencia tienen la responsabilidad de la organización yconservación, además de la obligación de custodiar la documentacióngenerada y velar por la integridad, autenticidad, veracidad yfiabilidad de lainformación contenida en los documentos que se administran en sus archivosde gestión, como aquellos que se entregan con carácter de custodia. Losarchivos de la Entidad están a cargo de los Jefes de Dependencia quienescoordinarán los procesos internos de organización.De acuerdo con la Políticade Seguridad de la información TI-PO-01 en su literalnúmero. 5.3 indica. que «El incumplimiento de las políticas de Seguridad de laInformación que. comprometa la confidencialidad, disponibilidad e integridad de lainformación puede resultar en una acción disciplinaria o en acciones legales queapliquena la normatividad del Gobierno Nacional y Territorial en cuanto a seguridad yprivacidad de la información».

+ | DIVISIÓN DE SEGURIDAD 2Carrera 5 No. 1580 Piso 22 Torre Central Bogota, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10217Los procesos archivísticos son operados en la Entidad por los servidores ycontratistas de la PGN con base en las condiciones técnicas establecidas en elmarco del Proceso Documental, por lo tanto, se refuerza la necesidad deejercer control estricto y supervisado del acceso físico ainstalaciones sensibles,limitando el ingreso solo al personal con vínculo vigente y funciones autorizadasde acuerdo con su cargo y manual de funciones. oLa manipulación y escaneo de documentos radicados. en las dependencias dela Entidad se deben adelantar bajo supervisión permanente de los titulares deltratamiento de la información, con conocimiento del titular de la dependencia,según lo establece la Politica de Protección de Datos y la Política General deseguridad de la Información de la Entidad.De igual forman en cumplimiento al Memorando N° 007 del 05/03/2024«Término de la Prestación del Servicio de los Auxiliares Jurídicos Ad-Honórem», suscrito por la Secretaría General, se indica «En el marco de loestablecido en la Ley 878 de 20041 y la Resolución 164 de 20152, el términopara la prestación del servicio de los Auxiliares Jurídicos Ad-honórem para eldesempeño de la judicatura voluntaria en la Procuraduría General Nación es denueve (9) meses, contados a partir de la fecha de la posesión.En virtud de lo anterior, es deber de los Auxiliares Jurídicos Ad-honórem quedentro

de los tres (3) días siguientes a la culminación de los nueve (9) mesesde la judicatura realicen la entrega del cargo a la División de Gestión Humanaconforme a las directrices establecidas en el procedimiento «Vinculación deAuxiliares Jurídicos Ad Honórem — Código TH-P-07. Cumplido el términoseñalado, los jefes de dependencia deben abstenerse de continuar asignandocarga laboral a los Auxiliares Jurídicos Ad-honórem, toda vez que no es posibleprorrogar el tiempo de permanencia de los judicantes, por cuanto el vencimientode la cobertura a la Administradora de Riesgos: Laborales -ARLy laimposibilidad de convalidar tiempos adicionales. En. esta medida no se lesautorizará elingreso a las instalaciones de la Entidad.De acuerdo a lo establecido en la Resolución N°138 del 27 de junio de 2025, laDivisión de Seguridad debe Implementar y Supervisarla ejecución de accionesque permitan establecer controles a la salida e ingreso de expedientes enpuntos de entrada y salida de la Procuraduria General de la Nación, así comolos protocolos de acceso a las instalaciones para los servidores, contratistas,apoyo policial, practicantes, pasantes, auxiliares jurídicos y visitantes, encumplimiento de las actividades de seguridad, para protección de los activos deinformación que hacen parte de la gestión de los servidores de la entidad, parael cumplimiento de sus actividades. i . me

DIVISIÓN DE SEGURIDAD = | | 3Carrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10217Dadas las anteriores aclaraciones, y atendiendo los criterios de seguridadinstitucional y de protección de la información expuestos, no es viable autorizar elingreso de contratistas y practicantes, auxiliares jurídicos ad-honórem y/ovisitantes,sin que medie algún tipo de vínculo laboral o contractual vigente, pararealizar tareas asociadas con la gestión de sus documentos y archivos de laProcuraduría General de la Nación. Cordialmente, Fuente: Division de Documentación / Grupo de Protección de Datos y Activos de Información Proyectó: As. Astolfo Rivas/Revisó: Pu. Wilmar Alexis Cataño! Asesor 24 Miguel Alejandro González ¿Jefe División Yuri Katerine Moreno : » DIVISION DE SEGURIDADCarrera 5 No. 15-80 Piso 2 Torre Central Bogotá, D.C., PBX (571) 5878750 Ext. 10217