PGN - OFICIO CIRCULAR EXPEDIENTES - Protocolo salida de expedientes para trabajo en casa

O F (cid:0) C (cid:0) O C (cid:0) R C (cid:1) L A R (cid:2) o (cid:3) (cid:4) (cid:5) (cid:6) D (cid:0) S E G - P G (cid:2) Bogotá D.C., 27 de abril de 2021

Consecutivo No.: 1110020700000 - I-003548-2021

DE: DIVISIÓN DE SEGURIDAD

PARA: SERVIDORES DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

ASUNTO: PROTOCOLO PARA LA SALIDA DE EXPEDIENTES.

Respetados servidores: De conformidad con las instrucciones impartidas por la señora Procuradora General de la Nación mediante Circular No. 007 del 19/04/2021 «Actualización de las medidas de prevención y control del Covid-19», así como el Decreto No. 1168 del 25/08/2020 «Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19, y el mantenimiento del orden público y se decreta el aislamiento selectivo con distanciamiento individual responsable» y la directiva presidencial No. 07 del 27/08/2020 «Retorno gradual y progresivo de los servidores públicos y contratistas a las actividades laborales y de prestación del servicio de manera presencial»; lo que ha impulsado el trabajo en casa y esto conlleva a que funcionarios de la Entidad deban sacar expedientes de las diferentes sedes de la Procuraduría General de la Nación, con el fin de continuar el proceso misional. Por lo anterior la División de Seguridad se permite presentar el protocolo para la salida

de este material:

Nivel Central:

1. Los Procuradores Delegados, Procuradores Auxiliares, Procuradores Judiciales, Control Interno, Veeduría, Dirección Nacional de Investigaciones Especiales y todas aquellas dependencias que desarrollen sus procesos a través de expedientes, deberán: Página 1 de 3

División de Seguridad, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 018000 910 315 (571) 5878750 Exts.: 10244-10217-10297-10216-10210 – Fax: 10794, Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 )etnemadinifedni odiláV( =UVL Tg0Q qjJt 1DxR jzwj Laaf FuCw rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airudarucorp.www//:sptth LRU (cid:7) (cid:8) (cid:9) (cid:10) (cid:9) (cid:7) (cid:10) (cid:9) (cid:11) (cid:10) (cid:12) (cid:13) (cid:14) (cid:11) (cid:15) (cid:16) (cid:17) (cid:18) (cid:19) (cid:20) (cid:21) (cid:9) (cid:22) (cid:23) (cid:24) (cid:25) (cid:26) (cid:24) (cid:15) 1.1. Enviar un correo electrónico originado del jefe de la dependencia con destino a la Jefatura de la División de Seguridad

(salatecnica@procuraduria.gov.co), informando la autorización de salida de los expedientes necesarios, en el que se indique: Página 2 de 3 División de Seguridad, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 018000 910 315 (571) 5878750 Exts.: 10244-10217-10297-10216-10210 – Fax: 10794, Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 (cid:27) Nombre y número de identificación del funcionario autorizado para hacer el retiro. (cid:27) Fecha retiro de los expedientes. (cid:27) Número del proceso. (cid:27) No. de cuadernillos. (cid:27) No. de folios que los integran. (cid:27) Destino 1.2. Diligenciar el formato “Autorización Salida de Expedientes” código REGGS-SI-007, el cual debe ir firmado por el jefe de la dependencia y el funcionario a cargo. 1.3. Este formato debe ser presentado junto con los expedientes al vigilante de seguridad en el control de salida.

2. La empresa de Vigilancia y Seguridad Privada (Unión Temporal L&S) a través de sus vigilantes y la sala técnica, supervisados por la División de Seguridad, serán los encargados de constatar: 2.1. La preexistencia del correo electrónico enviado por el jefe de la dependencia autorizando la salida del expediente. 2.2. Verificará con carné en mano si los datos del servidor autorizado para el retiro de los expedientes coinciden con los suministrados a través del

correo electrónico. 2.3. Constatará que el formato “Autorización Salida de Expedientes” código REG-GS-SI-007, coincida con la información del servidor y del expediente a retirar, además de que existan las firmas del jefe de la dependencia y el funcionario a cargo. 2.4. El vigilante se encargará de recibir y entregar a la sala técnica los formatos de los expedientes que durante su turno hayan salido de las instalaciones de la Entidad. )etnemadinifedni odiláV( =UVL Tg0Q qjJt 1DxR jzwj Laaf FuCw rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airudarucorp.www//:sptth LRU (cid:28) (cid:29) (cid:30) (cid:31) (cid:30) (cid:28) (cid:31) (cid:30) (cid:31) ! " # $ % & ’ ( ) (cid:30) + , . / 0 . $

Nivel Regional y Provincial:

1. La salida de los expedientes será autorizada por los señores Procuradores Regionales, Provinciales, Procuradores Judiciales y/o Coordinadores Administrativos mediante el formato “Autorización Salida de Expedientes” código REG-GS-SI-007, el cual debe ser diligenciado en su totalidad.

2. El servidor a cargo del expediente lo presentará ante el vigilante de seguridad en el control de salida, junto con los expedientes y su identificación.

3. El vigilante verificará con carné en mano si los datos del servidor autorizado para el retiro de los expedientes coinciden con los datos contenidos en el formato “Autorización Salida de Expedientes” código REG-GS-SI-007 y que

éste esté debidamente diligenciado y firmado.

4. El vigilante se encargará de recibir y entregar al funcionario que autorizó la salida (según corresponda) los formatos de los expedientes que durante su turno hayan salido de las instalaciones de la Entidad a nivel regional o provincial.

Nota: Cada jefe de dependencia será el encargado de llevar el registro o control de los expedientes que salgan de sus oficinas. La División de Seguridad será la encargada de ejercer el control y verificación al momento de la salida del expediente.

Atentamente,

Coronel (RA) CARLOS ALBERTO VARGAS RODRÍGUEZ

Jefe División de Seguridad

Proyectó: Nidia Yazmin González Cristancho Revisó: Martha Lilia Cárdenas/ Astolfo Rivas /John Puentes/Jose Uriel Ocampo Página 3 de 3

División de Seguridad, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá, Línea gratuita para todo el país: 018000 910 315 (571) 5878750 Exts.: 10244-10217-10297-10216-10210 – Fax: 10794, Email: seguridad.jefatura@procuraduria.gov.co, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7 )etnemadinifedni odiláV( =UVL Tg0Q qjJt 1DxR jzwj Laaf FuCw rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airudarucorp.www//:sptth LRU