PGN - RESOLUCION - Medidas relacionadas con el seguimiento evaluación y control de la gest

A esta la Modifica la Resolución 332 DE 2002; 30 DE 2005; 70 DE 2005; 168 DE 2006 Derogada por la Resolución 68 DE 2011 RESOLUCION NUMERO 0082 (10 ABR 2002) "Por la cual se dictan unas medidas relacionadas con el seguimiento, evaluación y control de la gestión disciplinaria y se establece una metodología para la descongestión y agilización de procesos en la Procuraduría General de la Nación" EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACION, En uso de las atribuciones conferidas por el artículo 268 de la Constitución Política de Colombia; los numerales 6° y 7° del artículo 7° del Decreto – Ley 262 del 22 de febrero de 2000, y CONSIDERANDO: Que el numeral 6° del artículo 7° del Decreto 262 de 2000, confiere al Procurador General de la Nación la atribución de "Asignar funciones especiales a las dependencias y empleos de la Procuraduría General de la Nación."; Que el numeral 7° del artículo 7° del Decreto 262 de 2000, otorga al Procurador General de la Nación la función de "Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley."; Que el numeral 18° del artículo 7° del Decreto 262 de 2000, consagra como función de Procurador General de la Nación la de "Coordinar y controlar el cumplimiento de la función disciplinaria"; Que para poder ejercer el control, seguimiento y evaluación de la gestión disciplinaria que adelantan las diferentes dependencias de la Procuraduría

General de la Nación y garantizar la confiabilidad y permanente actualización de la información, resulta necesario entrar a definir y unificar los formatos y procedimientos que deben emplearse en la presentación de informes y estadísticas relacionados con el trámite de los procesos disciplinarios; Que se hace indispensable adoptar algunas medidas de carácter administrativo que permitan cuantificar, evaluar y controlar los resultados de la labor profesional de quienes tienen a su cargo la responsabilidad de adelantar e impulsar dichas actuaciones disciplinarias al interior de la entidad; Que dentro del marco de la política de descongestión y agilización de los procesos disciplinarios adoptada por la actual administración, es necesario realizar el inventario físico de los expedientes disciplinarios que se encuentran en trámite en las distintas dependencias de la Procuraduría General de la Nación, Que es preciso determinar y evaluar el resultado de las acciones preventivas y educativas adelantadas por las distintas dependencias de la Procuraduría General de la Nación, encaminadas a garantizar el cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales, así como la observancia de los principios que orientan el funcionamiento de la administración pública, RESUELVE: ARTÍCULO 1°.- La política de descongestión y agilización de procesos adoptada por la Procuraduría General de la Nación, tiene como propósito general incrementar los niveles de eficiencia y desempeño de las dependencias y servidores públicos encargados de la tramitación y evacuación de los asuntos disciplinarios de competencia de la entidad. En ese orden de ideas, las disposiciones de la presente resolución tienen como finalidad la realización de los siguientes objetivos específicos:

1.- Adoptar las medidas necesarias para garantizar la depuración y actualización del inventario de procesos disciplinarios en trámite y asegurar la confiabilidad y precisión de la información. 2.- Facilitar las labores de seguimiento, evaluación y control de los resultados de la gestión disciplinaria a cargo de las diferentes dependencias y servidores públicos adscritos a la Procuraduría General de la Nación. 3.- Identificar y minimizar el riesgo de prescripción de las acciones disciplinarias y combatir la impunidad. 4.- Identificar los procesos disciplinarios de trascendencia nacional e internacional, de conformidad con los criterios señalados en la Circular No. 016 de 2001, expedida por el Viceprocurador General de la Nación, así como las determinaciones que deban adoptarse para facilitar su rápida tramitación. 5.- Establecer indicadores de gestión y facilitar la adopción de planes, programas, proyectos, estrategias y acciones encaminados a incrementar la productividad de la Procuraduría General de la Nación. 6.- Evaluar el impacto de las medidas que tengan como finalidad la descongestión y agilización de los procesos disciplinarios a cargo de la entidad. ARTÍCULO 2°." Con el propósito de garantizar el cumplimiento efectivo y diligente de la misión institucional que constitucional y legalmente corresponden a la Procuraduría General de la Nación, las dependencias y servidores públicos que tengan bajo su responsabilidad el ejercicio de competencias en materia disciplinaria, deberán actualizar y depurar el inventario físico de los procesos disciplinarios en trámite y diligenciar los formatos que en virtud de esta resolución se establecen, con el fin de facilitar

las tareas de seguimiento, evaluación y control de su gestión disciplinaria, así como también la consolidación y análisis de la información recaudada y la adopción de las decisiones correctivas que se estimen oportunas. ARTÍCULO 3°.- De conformidad con lo establecido en las disposiciones precedentes, adóptanse como formatos oficiales de información de la gestión disciplinaria, los documentos que se relacionan enseguida, los cuales forman parte de la presente resolución: 1.- Formato No. 01, denominado "INVENTARIO DE PROCESOS DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA. 2.- Formato No. 02, denominado "INVENTARIO DE PROCESOS RECIBIDOS Y ENVIADOS EN COMISIÓN". 3.- Formato No. 03, denominado "PLAN DE MEJORAMIENTO". 4.- Formato No. 04, denominado "INFORME DE GESTlÓN DISCIPLINARIA". 5.- Formato No. 05, denominado "PROCESOS DE TRASCENDENCIA 0 CIVIGEP". 6.- Formato No. 06, denominado: "INFORME DE LA ACCIONES PREVENTIVAS Y/O EDUCATIVAS" Parágrafo 1°.- Los formatos anteriormente mencionados deberán ser diligenciados directamente por los jefes de las dependencias de la Procuraduría General de la Nación que tengan competencias en materia disciplinaria, conjuntamente con los asesores, profesionales y demás servidores públicos a quienes se haya asignado la tarea de sustanciar y /o tramitar los respectivos procesos. Para todos los efectos legales a que haya lugar, se entenderá que dichos funcionarios responderán por la oportunidad, veracidad y precisión de la información suministrada.

Parágrafo 2°.- Los Formatos Oficiales de Información de la Gestión Disciplinaria, serán los únicos documentos cuyo diligenciamiento podrá exigirse a las dependencias de la Procuraduría General de la Nación que tengan a su cargo el cumplimiento de funciones disciplinarias. ARTÍCULO 4°.- Los formatos de que trata el artículo anterior, deberán ser enviados al Secretario Privado del Procurador General de la Nación, con la periodicidad que a continuación se señala, a efectos de que éste proceda a registrar y verificar su oportuna presentación y a remitirlos a las Oficinas de Planeación y Control Interno para lo de su competencia a.- Formato No. 01, denominado "INVENTARIO DE PROCESOS DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA : Deberá remitirse a más tardar el día 15 de abril de cada año y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios que se encuentren en trámite y cuya existencia física haya sido previamente comprobada, teniendo como fecha de corte el día 30 de marzo del año respectivo. El primero de dichos inventarios deberá presentarse a más tardar el día 30 de abril de 2002. b.- Formato No. 02, denominado "INVENTARIO DE PROCESOS RECIBIDOS Y ENVIADOS EN COMISION" : Deberá remitirse a más tardar el día 15 de abril de cada año y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios que hayan sido recibidos o enviados por la dependencia para el cumplimiento de alguna comisión, teniendo como fecha de corte el día

30 de marzo del año respectivo. El primero de dichos inventarios deberá presentarse a más tardar el día 30 de abril de 2002. c.- Formato No. 03, denominado "PLAN DE MEJORAMIENTO" : Deberá remitirse a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios en los cuales se advierta el riesgo de la prescripción de la acción disciplinaria, calificado por el jefe de la dependencia y por el Profesional que lo tenga a su cargo como "alto", "moderado" o "bajo", de conformidad con las instrucciones impartidas al dorso de dicho documento. d.- Formato No. 04, denominado "INFORME DE GESTIÓN DISCIPLINARIA". Deberá remitirse a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios que tenga bajo su directa responsabilidad el Jefe de la dependencia respectiva, o uno de los asesores o profesionales a ella vinculados, ya sea en primera, segunda o única instancia. e.- Formato No. 05, denominado "PROCESOS DE TRASCENDENCIA O CIVIGEP" : Deberá remitirse a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios que correspondan a asuntos que hayan sido calificados por la Viceprocuraduría General de la Nación como "Procesos de Trascendencia", de acuerdo con los criterios expresados en la Circular 016 de 2001 emanada del despacho del

Viceprocurador General de la Nación, o aquellos derivados del Convenio Interinstitucional para la Vigilancia a la Gestión PúblicaCIVIGEP-, cuya coordinación corresponde al Viceprocurador General. f.- Formato No. 06, denominado: "INFORME DE LA ACCIONES PREVENTIVAS Y/O EDUCATIVAS" : Deberá remitirse a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de acciones preventivas y/o educativas derivadas del Convenio Interinstitucional para la Vigilancia a la Gestión Pública -CIVIGEP-. Parágrafo.- Para el correcto diligenciamiento de los formatos anteriormente mencionados, los servidores públicos encargados de consignar en ellos la información disciplinaria requerida, deberán atender las instrucciones contenidas al respaldo de los mismos. Artículo 5°.- Una vez culmine la elaboración de los inventarios físicos de los procesos disciplinarios en trámite, cada dependencia deberá cotejar la relación de los expedientes inventariados en el formato No. 01 con los que figuren a su cargo en el Sistema de Gestión Disciplinaria -GEDIS-, con el objeto de establecer posibles diferencias, imprecisiones e inconsistencias, que de llegar a detectarse, luego de realizar un minucioso trabajo de revisión y depuración, deberán reportarse a los responsables de administrar el sistema, indicando con tal propósito si aquellas se refieren a expedientes sobrantes o faltantes o a radicados repetidos o mal codificados. Para los efectos de la interpretación de la presente disposición, se adoptan

las siguientes definiciones: a..- Expedientes Sobrantes : Son aquellos expedientes que a pesar de obrar físicamente en las dependencias, no aparecen relacionados en el Sistema de Información de Gestión Disciplinaria -GEDIS-, caso en el cual deberá procederse inmediatamente a su registro, mediante el envío del reporte correspondiente a la dependencia encargada de administrar dicho sistema. b.- Expedientes Faltantes : Son aquellos expedientes que estando relacionados en el Sistema de Información de Gestión DisciplinariaGEDIS-, no figuran en el inventario físico de la dependencia. Cuando quiera que se desconozca su paradero, el jefe de la dependencia respectiva deberá reportarlos como perdidos, anexando junto con él informe, una copia del denuncio correspondiente y del acta que para el efecto suscribirá junto con el servidor público que obre como responsable del expediente faltante. c.- Radicados Repetidos : Corresponde a aquellos casos en los cuales se advierta que un mismo proceso disciplinario aparece registrado dos o más veces en el Sistema de Información de Gestión DisciplinariaGEDIS-, o cuando se determine la existencia de dos expedientes ya radicados bajo números distintos a pesar de referirse a los mismos hechos y personas. En el primero de los casos se procederá a enviar el reporte respectivo para que se anule uno de los registros, y en el segundo de los casos, se procederá a decretar su acumulación. d.- Radicados mal Codificados: Cuando en el Sistema de Información de Gestión Disciplinaria -GEDISfiguren a cargo de una dependencia expedientes que no son de su competencia, ya sea por razones de

carácter territorial o por la naturaleza misma de los hechos investigados, deberá enviarse el respectivo reporte con las justificaciones que se estimen conducentes, a efectos de que realice la corrección a que haya lugar. En el evento de que los respectivos expedientes figuren en los inventarios de la dependencia, deberán remitirse a la División de Registro y Control y Correspondencia de la entidad para que sean remitidos a la dependencia competente. ARTICULO 6°.- Los formatos deberán enviarse por correo electrónico (mail) a la cuenta "descongestion@procuraduria.gov.co", o al fax número 3360011, Extensión 10817. Cuando la dependencia no cuente con los recursos tecnológicos necesarios para efectuar la transmisión electrónica de la información, deberá enviarla por correo certificado en sobre cerrado dirigido al despacho del Secretario Privado de la Procuraduría General de la Nación, debidamente marcado con el nombre de la dependencia responsable e identificado con la frase "INFORME DE GESTION DISCIPLINARIA - Mes _____ Año____” ARTICULO 7°.- Las Oficinas de Planeación y de Control Interno adscritas al Despacho del Procurador General de la Nación, tendrán a su cargo la responsabilidad de consolidar y analizar la información reportada en los formatos a que alude la presente resolución y presentar a consideración del Procurador General de la Nación, un informe relativo a los resultados de la gestión de las diferentes dependencias y servidores públicos que tienen a su cargo el ejercicio de funciones disciplinarias al interior de este organismo de control. El informe consolidado de la gestión disciplinaria a que se refiere el inciso anterior, deberá presentar de manera desagregada el movimiento que hayan

tenido los procesos disciplinarios al interior de cada dependencia tanto en primera como en segunda instancia; la variación de los inventarios y el impacto de la política de descongestión; la relación de los expedientes en los que se advierta un alto riesgo de prescripción; la relación de los negocios fallados o prescritos durante el período respectivo; y finalmente, el cálculo de los indicadores de gestión mediante la aplicación de las fórmulas que se establezcan. ARTICULO 8°. Una vez haya sido evaluado el informe de la gestión disciplinaria, el Secretario Privado del Despacho procederá a remitirlo a las diferentes dependencias involucradas, junto con las instrucciones que imparta el Procurador General de la Nación, con el fin de que todos conozcan los resultados de la gestión y procedan a adoptar los medidas correctivas y preventivas que se estimen conducentes. ARTICULO 9°.- Corresponde a la Oficina de Control Interno, vigilar el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución. En caso de inobservancia, informará tal circunstancia a la Veeduría, para lo de su competencia, para que se de aplicación a lo dispuesto en las normas disciplinarias actualmente vigentes y a lo consagrado en el numeral 25° del artículo 34 de la ley 734 de 2002, una vez empiece la vigencia de esta última. ARTICULO 10°.- La presente resolución rige desde la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 10 ABR. 2002

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación