SFC - Sistema General de Pensiones. Aportes. Acreditar pago. Acción de Cobro. Extractos Concepto 2011012824-001 del 13 de abril de 2011. id2011012824

SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, APORTES, ACREDITAR PAGO, ACCIÓN DE COBRO, EXTRACTOS Concepto 2011012824-001 del 13 de abril de 2011.

Síntesis: Obligación de quienes pretenden participar en procesos de licitación con entidades del sector público de acreditar que se encuentran al día con el pago de aportes a sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones, entre otros. Personas jurídicas y acreditación del pago de aportes con certificación expida por el revisor fiscal o el representante legal. Las acciones de cobro por aportes están consagradas como una obligación de las administradoras pues éstas deben contar con los controles necesarios para detectar la mora y adelantar acciones de cobro. Dentro de la información contenida en los extractos que las administradoras del Régimen de Ahorro Individual deben enviar a sus afiliados se debe incluir la relacionada con los aportes en mora del empleador. «(…) formula algunas inquietudes sobre las obligaciones frente al Sistema General de Pensiones y “respecto a información de un empleador que tiene relación comercial con un fondo de pensiones”.

Al respecto, resulta pertinente hacer las siguientes precisiones:

I. Consideraciones Generales En primer término es necesario precisar que los interrogantes enunciados en los numerales 2°, 4° y 5°, deberán formularse directamente a las entidades allí mencionadas, es decir al Ministerio de la Protección Social y al FOGAFIN, toda vez que las facultades de vigilancia y control a cargo de esta Superintendencia se circunscriben a las administradoras del Sistema General de Pensiones.

Hecha la aclaración anterior y por razones metodológicas hemos agrupado las demás

inquietudes planteadas en su comunicación en bloques temáticos. En el primero se analizará lo relacionado con el pago de aportes al Sistema General de Pensiones (deuda real, deuda presunta, paz y salvos y liquidaciones erróneas) y posteriormente el manejo de la información de los usuarios por parte de las sociedades administradoras de pensiones y cesantías. II Sobre el pago de aportes al Sistema General de Pensiones El artículo 17 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 4° de la Ley 797 de 2003, consagra la obligatoriedad de las cotizaciones de la siguiente manera: “Durante la vigencia de la relación laboral y del contrato de prestación de servicios, deberán efectuarse cotizaciones obligatorias a los regímenes del sistema general de pensiones por parte de los afiliados, los empleadores y contratistas con base en el salario o ingresos por prestación de servicios que aquellos devenguen. “La obligación de cotizar cesa al momento en que el afiliado reúna los requisitos para acceder a la pensión mínima de vejez, o cuando el afiliado se pensione por invalidez o anticipadamente. “Lo anterior sin perjuicio de los aportes voluntarios que decida continuar efectuando el afiliado o el empleador en los dos regímenes”. Como quiera que algunas de sus preguntas están relacionadas con procesos licitatorios públicos, procede recordar que el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el inciso 2º del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 50 de la Ley 789 de 2009, contienen expresas menciones sobre los deberes que las entidades contratantes tienen frente a la verificación del pago de los aportes a la Seguridad Social y parafiscales.

En efecto, las citadas disposiciones en su orden indican: “Artículo 41. De los aportes al Sistema de Seguridad Social. (...) “… El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. “Parágrafo 1°. El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. “El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el presente artículo, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente”. “Artículo 50. Control a la evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. (…) “Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago

de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. “Para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas será indispensable acreditar el requisito señalado anteriormente. El funcionario que no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este requisito incurrirá en causal de mala conducta” (Se resalta). De las disposiciones transcritas, es clara también la obligación que tienen las personas (contratista, proponente y/o oferente) que pretenden participar en los procesos de licitación con entidades del sector público, de acreditar que se encuentran al día con el pago de los aportes al sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones, entre otros. En este sentido, cuando se trata de personas jurídicas, para efectos de acreditar el pago de los aportes, el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 prevé que se deberá allegar certificación expida por el revisor fiscal o el representante legal. Es de anotar que la acreditación del cumplimiento de la obligación de pago en comento, en nuestro criterio no se limita a la presentación de la propuesta sino que se extiende a todo el proceso de selección e, inclusive, con posterioridad a él (v. gr. para efecto de los

pagos). En este sentido, si a manera de ejemplo surgen dudas sobre el cumplimiento cabal de sus obligaciones, los contratistas, proponentes u oferentes deberán acreditar lo pertinente por medios probatorios que resulten válidos para la administración, acudiendo inclusive a las administradoras correspondientes, en su condición de empleadores, para solicitar las certificaciones del caso. Si bien dentro de la normatividad relacionada con el tema no se encuentra disposición que establezca la obligación de expedir paz y salvos, es de resaltar que con la utilización de la Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes (PILA), cuya finalidad es facilitar, unificar y registrar el pago de los aportes parafiscales, evitando la evasión y la elusión, el empleador cuenta con un medio adecuado para acreditar los pagos que realiza o ha realizado. Ahora, si bien las normas reguladoras del Sistema General de Pensiones no contienen una definición de “deuda presunta”, el Reglamento General de Sanciones, Cobranzas y Procedimientos del Instituto de Seguros Sociales (Decreto 2655 de 1988), señalaba que en aquellos eventos en los cuales resultaba imposible la determinación del monto que se adeudaba por concepto de pago de aportes a dicho Instituto, éste podía elaborar una liquidación de la obligación con base en los registros históricos de pagos, la cual se denominaba “deuda presunta o estimada”. En este orden de ideas, por “deuda presunta” se puede entender la liquidación provisional elaborada por la administradora de pensiones ante la mora en el pago de los aportes al Sistema General de Pensiones, la cual podrá ser objeto de aclaraciones o

correcciones. En este punto resulta necesario advertir que el Decreto 1161 de 1994 contiene las disposiciones generales en relación con las verificaciones, ajustes y correcciones que deben efectuar las administradoras del Sistema General de Pensiones sobre las cotizaciones que reciben de sus afiliados. Finalmente, la obligación de los empleadores es, como vimos, efectuar el pago de los aportes y cotizaciones en los montos y dentro de las fechas señaladas para el efecto, de forma tal que si existe algún tipo de “deuda” se estaría incumpliendo la obligación de “estar al día”, pues ésta implica necesariamente que no haya ningún tipo de saldo pendiente de cancelar por concepto de aportes a la Seguridad Social y parafiscales, en los términos de las normas arriba transcritas. Obviamente, las diferencias que puedan presentarse entre la administradora y el empleador, por ejemplo las originadas en una liquidación errónea, un pago excesivo o cualquier situación similar, deberán ser resueltas de común acuerdo o por la vía judicial, según corresponda. No sobra anotar que las acciones de cobro por aportes o cotizaciones al Sistema General de Pensiones están consagradas como una obligación de las administradoras, en los artículos 24 y 57 de la Ley 100 de 1993, en concordancia con el Decreto 2633 de 1994, entre otras disposiciones. Como obligación que es, le corresponde a las administradoras contar con los controles necesarios, no sólo para detectar la mora en el pago de aportes sino adelantar oportunamente las acciones de cobro, tomando la información más exacta posible sobre el monto de lo adeudado, incluyendo los correspondientes intereses y efectuando la

respectiva imputación de pagos en los términos del Decreto 1406 de 1993, con el fin de evitar que se presenten desfases o errores en las liquidaciones provisionales. III Sobre el manejo de la información de los afiliados al Sistema General de Pensiones El artículo 14 del Decreto 1406 de 1999 establece: “Reserva de la Declaración. La información respecto de las bases y la autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral que figuren en las declaraciones respectivas, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de las entidades administradoras sólo podrán utilizarla para el control del cumplimiento de las obligaciones existentes para con el Sistema, para el reconocimiento de las prestaciones asistenciales o indemnizatorias que éste contempla y para efectos de informaciones impersonales de estadística. “Los bancos y demás entidades que, en virtud de autorizaciones o convenios para recaudar aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, conozcan las informaciones y demás datos de las declaraciones de autoliquidación de aportes, deberán guardar la más absoluta reserva con relación a ellos y sólo los podrán utilizar para los fines del procesamiento de la información que demanden los reportes de recaudo y recepción exigidos por las administradoras. “A igual reserva en el manejo de la información estarán sometidos los funcionarios de los órganos de control, quienes podrán acceder a ella en los términos y para los fines que establezcan las normas que definen sus competencias. Similar situación existirá con relación a los funcionarios de la entidad que maneje el Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral. “Lo anterior no obsta para que las declaraciones puedan ser examinadas por cualquier

persona que se encuentre autorizada al efecto”. A su turno, la Ley 1328 de 2009 establece que es una obligación especial de las entidades vigiladas “Guardar la reserva de la información suministrada por el consumidor financiero y que tenga carácter de reservada en los términos establecidos en las normas correspondientes, sin perjuicio de su suministro a las autoridades competentes” (artículo 7°, literal i.), así como “Disponer de los medios electrónicos y controles idóneos para brindar eficiente seguridad a las transacciones, a la información confidencial de los consumidores financieros y a las redes que la contengan” (artículo 7°, literal q.). De lo señalado podemos concluir, de una parte, que es una obligación especial de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, entre ellas las administradoras del Sistema General de Pensiones, guardar la confidencialidad de la información que tiene el carácter de reservada, como lo son, las declaraciones de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, bajo el entendido que las mismas solo podrán usarse por los funcionarios 1) para el control del cumplimiento de las obligaciones existentes para con el Sistema, 2) para el reconocimiento de las prestaciones asistenciales o indemnizatorias que éste contempla y 3) para efectos de informaciones impersonales de estadística, en los términos del Decreto 1406 de 1999. Obviamente, tratándose de información solicitada por los directos obligados, valga decir el empleador o el trabajador independiente, según corresponda, v. gr. en lo relacionado con estar los pagos al día, consideramos que no aplica que la administradora aduzca la reserva, siempre y cuando se acredite el interés legítimo de la petición.

Sobre este particular debe recordarse que dentro de la información contenida en los extractos que las administradoras del Régimen de Ahorro Individual deben enviar periódicamente a sus afiliados se debe incluir la relacionada con “Los aportes en mora del empleador”, lo que resalta la importancia que esta información puede tener para los afiliados. Ahora bien, frente al incumplimiento de estas disposiciones debe aclararse que este Organismo de Vigilancia y Control tiene asignadas funciones administrativas y carece de competencia para determinar responsabilidades en materia penal, civil y comercial. No obstante, de conformidad con lo previsto en el literal i), numeral 5° del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, esta Superintendencia podrá “Imponer a las instituciones vigiladas, directores, revisor fiscal o empleados de la misma, previas explicaciones de acuerdo con el procedimiento aplicable, las medidas o sanciones que sean pertinentes, por infracción a las leyes, a los estatutos o a cualquier otra norma legal a que deban sujetarse, así como por inobservancia de las órdenes e instrucciones impartidas por la Superintendencia”, previo adelantamiento del procedimiento establecido en los artículos 208 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Finalmente, en cuanto a bases de datos se refiere, actualmente el Ministerio de la Protección Social administra el Sistema Integral de Información de la Protección Social – SISPRO, cuya presentación –en la página web del citado Ministerioindica que “En la bodega de datos del SISPRO o Sistema de Gestión de Datos (SGD), en la actualidad se tienen disponibles reportes generados a partir del cargue de datos de las siguientes fuentes: PILA, RUAF, RIPS, SIHO, Encuestas de Calidad de Vida e Indicadores SocioDemográficos. Para cada uno de estos subsistemas hay consultas públicas y otras privadas”, razón por la cual le sugerimos revisar su contenido. (…).»