SIC - Concepto-12009852

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 12-009852- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 4

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Oficina con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Consulta \”En la Cámara de Comercio de Bogotá actualmente no inscriben los libros contables, según esa entidad que de acuerdo al decreto antitrámites, pero el Gobierno Nacional no ha reglamentado lo referente a los libros electrónicos, entonces que(sic) se debe hacer para que sean auténticos, de acuerdo al artículo 173 de la ley antitrámites, si ya la cámara de comercio no los inscribe pero aún no se ha reglamentado ese artículo, o la cámara de comercio aún debe seguirlos inscribiendo hasta tanto no se expidan los decretos reglamentarios?\"

2. Materia objeto de la consulta De conformidad con las atribuciones conferidas por mandato legal a esta Superintendencia, especialmente por el Decreto 4886 de 2011 y el Decreto 19 de 2012, corresponde a esta entidad, en materia de registro mercantil, de acuerdo con los artículos 1, 3 y 8 del Decreto 3523 de 2009 (modificado por el Decreto 1687 del 2010), son: (i) determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio

lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley; (ii) resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las cámaras de comercio; (¡ii) evaluar el registro único empresarial y proponer las condiciones a que debe someterse dicho registro, así como proyectar los instructivos que sea necesario expedir a efectos de coordinarlo, (iv) establecer los formatos de inscripción y renovación de la inscripción en el RUES (Registro Único Empresarial y Social), (v) establecer la información requerida para la inscripción en el RUES, (vi) establecer la información requerida para la renovación de la inscripción en el RUES, (vii) regular la integración e implementación del RUES, atendiendo principios específicos y de manera armónica con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros que lo conforman. Dentro de este marco de funciones frente a las cámaras de comercio emitiremos nuestro concepto brindándole pautas de carácter general que sirvan de elementos de juicio para ilustrar los temas que ocupan sus inquietudes y le permita tomar la decisión que se adapte a sus necesidades.

3. Registro de libros de contabilidad Las cámaras de comercio son entes particulares que ejercen funciones públicas relacionadas con los registros públicos que de acuerdo con la ley deben llevar, para lo cual el legislador las ha dotado de un control de legalidad de los actos que se someten a registro, totalmente taxativo, restringido, reglado y subordinado a lo

prescrito en la ley, pudiendo solamente inscribir los actos sujetos a tal formalidad, verificar los actos sujetos a registro cuando así lo establezca la ley y abstenerse de efectuar la inscripción de un acto sometido a registro cuando, por vía de excepción, la ley las faculte para ello: cuando dichos actos adolecen de ineficacia o inexistencia. Frente al registro de libros de contabilidad de los comerciantes tenemos que a partir de la entrada en vigencia del Decreto 19 de 2012, es decir, a partir del 10 de enero de 2012, tales libros no están sujetos a registro, pues el artículo 175 de esta norma modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio: Artículo 175. \”Registro de los libros de comercio. El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, quedará así: \"7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. Por lo tanto y con base en la taxatividad de sus funciones las cámaras de comercio actualmente deben abstenerse de registrar libros de contabilidad. 2.1. Registro de libros electrónicos Respecto a los libros electrónicos de los comerciantes, el artículo 173 del Decreto 19 de 2012 modificó el artículo 56 del Código de Comercio dándole la posibilidad a los comerciantes de llevar sus libros en archivo electrónico, siempre y cuando este soporte garantice en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad, la seguridad y la conservación de la información. Al mismo tiempo, condicionó el registro de estos libros electrónicos al cumplimiento de la reglamentación que expida al respecto el Gobierno Nacional. Veamos: Artículo 173. \”Libros del comerciante. El artículo 56 del Código de comercio

quedará así: \”Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno. Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional\”. Interpretando sistemáticamente esta norma con la Ley 527 de 1999, Ley de Comercio Electrónico, consideramos que a partir del 10 de enero del presente año los libros de comercio en archivo digital, están dotados de la admisibilidad y fuerza probatoria en los términos y condiciones señaladas en esta ley, pero el registro será posible cuando el Gobierno Nacional expida la reglamentación respectiva.

3. Conclusión 3.1. Las cámaras de comercio, a partir del 10 de enero de 2012 deben abstenerse de registrar libros de contabilidad, con fundamento en el artículo 175 del Decreto 19 de 2012. 3.2. El registro de los libros electrónicos de comercio sólo será posible cuando se expida el reglamento respectivo por el Gobierno Nacional.

Para mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y de las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA