SIC - Concepto-12012143

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 12-012143- -00002-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 11

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos:

1. Objeto de la consulta Se pide respuesta al siguiente cuestionario: 1. "Es un deber legal de Presidente de la junta Directiva firmar las actas que se imprimen en el libro correspondiente, una vez se ha surtido el proceso de aprobación por los demás integrantes de la Junta Directiva. Si persiste la negativa cual(sic) es la acción a seguir. Puede el VicePresidente(sic) firmar esas actas con la correspondiente nota aclaratoria por parte del Secretario de la Junta? 2. ¿Puede retirarse del libro de actas sellado y foliado por la DIAN, un acta cuyo contenido ha sido aprobado y se modifica posteriormente, o la misma debe conservarse en dicho libro?

3. En las sesiones extraordinarias de Junta Directiva se pueden(sic) incluir un punto de proposiciones y varios, sin que el mismo se haya incluido en el orden del día remitido en la citación correspondiente enviada con anterioridad, o este ítem es exclusivo para las sesiones ordinarias. Si no es posible la inclusión que(sic) sucede con las decisiones adoptadas en este punto. Serian(sic)

invalidas(sic) y deberían someterse a aprobación en la siguiente sesión ordinaria? 4. ¿Es legalmente posible que el Presidente de la Junta Directiva imponga su firma en calidad de visto bueno sobre determinados contratos, o esta actuación puede hacer incurrir a la Junta Directiva en causal de coadministración?"

2. Materia objeto de la consulta De conformidad con las atribuciones conferidas por mandato legal, especialmente por el Decreto 4886 de 2011, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer control y vigilancia de las cámaras de comercio, sus federaciones y confederaciones, en virtud de lo cual está facultada para decretar, previa investigación, la suspensión o cierre de las cámaras de comercio, imponerles multas y solicitar a sus juntas directivas la remoción de sus dignatarios y empleados, aprobar su reglamento interno, vigilar las elecciones de sus juntas directivas, revocar la decisión adoptada por el representante legal de una cámara de comercio acerca de la inclusión de uno o varios candidatos o listas para conformar la junta directiva respectiva, y vigilar administrativa y contablemente el funcionamiento de las cámaras de comercio, sus federaciones y confederaciones Dentro de este marco de funciones frente a las cámaras de comercio emitiremos nuestro concepto, brindándole pautas de carácter general que sirvan de elementos de juicio para ilustrar los temas que ocupan sus inquietudes y le permita tomar la decisión que se adapte a sus necesidades, en consideración a que no nos es posible resolver asuntos particulares como el que nos pone de presente en su consulta sin incurrir en vulneración del principio y garantía constitucional del debido proceso.

3. Desarrollo 3.1 Aplicación del principio de la autonomía de la voluntad a la organización y funcionamiento de las cámaras de comercio El artículo 78 del Código de Comercio establece que: "Las Cámaras de Comercio son instituciones de orden legal con personería jurídica creadas por el Gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar. Dichas entidades serán representadas por sus respectivos presidentes." En concordancia con la citada norma el artículo 1 del Decreto Reglamentario 898 de 2002 dispone que: "Las Cámaras de Comercio son personas jurídicas, de derecho privado, de carácter corporativo, gremial y sin ánimo de lucro, integradas por los comerciantes matriculados en el respectivo registro mercantil. Son creadas de oficio o a solicitud de los comerciantes mediante acto administrativo del Gobierno Nacional y adquieren personería en virtud del acto mismo de su creación, previo cumplimiento de los requisitos legales exigidos para el efecto." Ahora bien, en relación con la naturaleza jurídica de las Cámaras de Comercio la Corte Constitucional, en sentencia C144 de 1993 ha precisado que dichas entidades "a las cuales se ha encargado el ejercicio de la función de llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, no son entidades públicas, pues no se avienen con ninguna de las especies de esta naturaleza contempladas y reguladas en la Constitución y la Ley. Si bien nominalmente se consideran "instituciones de orden legal", creadas por el Gobierno, lo cierto es que ellas se

integran por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil. La técnica autorizatoria y la participación que ella reserva a la autoridad pública habida consideración de las funciones que cumplen las cámaras de comercio, no permite concluir por sí solas su naturaleza pública. No se puede dudar sobre su naturaleza corporativa, gremial y privada.". Así mismo, mediante sentencia C-166 de 1995 la citada corporación señaló lo siguiente: "Acerca de la naturaleza jurídica de las Cámaras de Comercio cabe anotar que la controversia desatada alrededor de su calificación como entidades públicas o privadas, que presidió los debates generados con motivo de la expedición del Código de Comercio y los desarrollos doctrinales posteriores, hoy en día se halla zanjada en favor de la última opción; de ahí que el artículo 78 del referido Código, conforme al cual las Cámaras de Comercio son "instituciones de orden legal creadas por el Gobierno Nacional de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar" no significa que estos entes hayan sido integrados a la administración pública, sino más bien que se trata de instituciones que derivan su existencia de una autorización legal conferida al Gobierno para crearlas, aspecto que no desvirtúa esa naturaleza gremial y privada que se manifiesta, por el ejemplo, en la calidad de comerciantes que tienen sus miembros, en la posibilidad de contar con representantes legales designados por ellas mismas y de expedir estatutos o reglamentos elaborados por la propia Cámara.". (Subrayado fuera del texto) En el mismo sentido, en la sentencia C602 de 2000 la Corte Constitucional manifiesto

que "las cámaras de comercio, como entes privados, necesariamente están dotadas de órganos a través de los cuales se forma y expresa su voluntad. No se puede, al mismo tiempo, sostener la naturaleza privada de las cámaras de comercio y negar la posibilidad de que la ley y el reglamento o estatuto definan sus órganos y la forma específica de su conformación. Por consiguiente, en este punto del análisis, aún sin hacer referencia al contenido de la regulación, cabe concluir que la simple pretensión de disponer un órgano corporativo y prever su configuración, dista de ser inconstitucional.". Con fundamento en los pronunciamientos de la Corte Constitucional respecto de la naturaleza privada de las cámaras de comercio, esta Oficina considera que en lo relativo a su organización y funcionamiento, como entidades sin ánimo de lucro de carácter privado que son, a las cámaras de comercio les resulta plenamente aplicable el principio de la autonomía de la voluntad, conforme al cual, con las limitaciones impuestas por el orden público y por el derecho ajeno, los particulares pueden realizar actos jurídicos con sujeción a las normas que los regulan en cuanto a su validez y eficacia. 3.2 Convocatoria, reuniones y decisiones de las juntas directivas de las cámaras de comercio Acerca del mecanismo que se debe utilizar para convocar y llevar a cabo las reuniones de junta directiva de las cámaras de comercio, debe darse cumplimiento a lo establecido en los artículos 83 del Código de Comercio y 16 del Decreto 898 de 2002: Artículo 83 del Código de Comercio. "La junta directiva sesionará, cuando

menos, una vez por mes y sus decisiones se tomarán con el voto favorable de la mayoría de sus miembros.". Artículo 16 del Decreto 898 de 2002, modificado por el Decreto 333 de 2012. "La Junta Directiva de cada Cámara se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes convocada como se prevé en sus estatutos, en el día, hora y lugar que aparezca en la citación. La convocatoria no podrá efectuarse en un término no inferior a ocho (8) días calendario para las reuniones ordinarias y tres (3) días calendario para las reuniones extraordinarias. Se reunirá extraordinariamente por convocatoria de su Presidente, del Representante Legal de la Cámara, o de no menos de la tercera parte de sus miembros, de conformidad con lo previsto en los respectivos estatutos, o de la Superintendencia de Industria y Comercio. Los miembros suplentes de la Junta Directiva asistirán a las mismas en ausencia temporal o absoluta de los principales. Las Juntas Directivas de las Cámaras de Comercio podrán efectuar reuniones presenciales y no presenciales y tomar decisiones por voto escrito de acuerdo con lo que señalen sus estatutos, o en su defecto en la Ley 222 de 1995. No obstante, en ningún caso se requiere la presencia del delegado de la entidad de vigilancia y control.". La anterior disposición es concordante con lo dispuesto por el artículo 17 del Decreto 898 de 2002 que establece: "La junta directiva de la cámara podrá deliberar y adoptar todas sus decisiones con el voto favorable de la mayoría de sus miembros. Parágrafo. El Presidente o Director Ejecutivo concurrirá a las reuniones de la

junta directiva y en sus deliberaciones tendrá voz pero no voto.". Como puede verse en las normas transcritas, la ley no establece prohibición acerca de la inclusión de un punto de proposiciones y varios durante el desarrollo de una reunión ordinaria o extraordinaria de junta directiva, que no se haya previsto en el orden del día comunicado mediante convocatoria. Sin embargo, con fundamento en el principio de la autonomía de la voluntad, la cámara de comercio podrá establecer lo contrario mediante sus estatutos. Por lo tanto, siempre y cuando se cumplan los requisitos de aprobación de la decisión establecidos en el artículo 17 del Decreto 898 de 2002 y en los estatutos, se podrá incluir el punto de proposiciones y varios en curso de la reunión y las decisiones que se tomen en este espacio tendrán la validez que la ley y los estatutos le atribuyan, de acuerdo con las formalidades que se hayan establecido para cada tema de decisión. 3.3 Invalidez e ineficacia de las decisiones de las juntas directivas de las cámaras de comercio Ahora, frente a la invalidez o ineficacia de las decisiones adoptadas en las sesiones de junta directiva de las cámaras de comercio, le ponemos de presente las normas aplicables: los artículos 190 y 897 del Código de Comercio, informándole que en todo caso la competencia para pronunciarse al respecto no corresponde a esta Superintendencia sino a la autoridad jurisdiccional y a las Superintendencias Financiera v de Sociedades, en los casos referidos en el artículo 133 de la Ley 144 de 1998: "Artículo 190. Decisiones ineficaces, nulas o inoponibles tomadas en asamblea

o junta de socios. Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186(1) serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.". "Artículo 897. Cuando en este Código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial.". No obstante, no requerirse pronunciamiento judicial declarativo de la ineficacia de la decisión tomada en asamblea o junta de socios, deben tenerse en cuenta las reglas del artículo 133 de la Ley 446 de 1998: "Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 897 del Código de Comercio, las Superintendencias Bancaria, de Sociedades o de Valores podrán de oficio efectuar el reconocimiento de los presupuestos de ineficacia previstos en el Libro Segundo del Código de Comercio. Así mismo, a falta de acuerdo de las partes sobre la ocurrencia de dichas causales de ineficacia, podrá una de ellas solicitar a la respectiva Superintendencia su reconocimiento. En relación con las sociedades no vigiladas permanentemente por las referidas entidades, tal función será asumida por la Superintendencia de Sociedades.". (Subraya fuera del texto) Sobre el tema particular de la ineficacia se ha pronunciado esta Superintendencia en el siguiente sentido:

"(...) Efectivamente, en el artículo 8 de la Resolución 435 de 1993, se dispuso que "las cámaras sólo podrán abstenerse de efectuar la inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales se exige esta formalidad, cuando las mismas estén expresamente facultadas por la ley para ello". Demandada la norma en comento, el Consejo de Estado en Sala de lo contencioso Administrativo en auto del 22 de abril de 1994, al admitir la demanda de nulidad del artículo 8, señaló cuando entró a decidir la suspensión provisional solicitada que "... La pedagogía de todo el contexto tiende entonces a instruir a quienes manejan el registro mercantil en el sentido de que el único parámetro para efectuar o no un registro es la ley, sin dejarse distraer por las posibles "inconsistencias" que se presenten a no ser que éstas constituyan de por sí un impedimento consagrado en la misma ley". Al decidir la demanda, el Consejo de Estado en fallo del 3 de octubre de 1994 declaró la nulidad respecto de la palabra "expresamente" contenida en el artículo 8 al considerar que: "... en los casos de ausencia de norma legal expresa que autorice la abstención, las cámaras de comercio se verían avocadas a registrar todo acto sometido a su consideración, sin lugar a determinar por inferencia lógica sobre su eficacia, existencia o sobre el cumplimiento de los requisitos formales exigidos por la ley para la procedencia del registro". (...) De esta manera, es la misma ley que determina la viabilidad de efectuar un registro aun cuando en ella no se le indique a la cámara de comercio de manera expresa que en dichos casos debe abstenerse de proceder al mismo. Si el

documento presenta inconsistencias de orden legal que, por ley, no impiden la inscripción, ésta se efectuará y al contrario, si por ley existe un impedimento para proceder a la inscripción mal podría efectuarse, y en este último supuesto se encuentran los actos ineficaces. (...) A falta de norma que regule las diferentes clases de reuniones que pueden llevar a cabo los asociados, resulta aplicable, en virtud de lo dispuesto en el artículo 372, la norma pertinente que rige la materia para las sociedades anónimas, específicamente el artículo 429 inciso 2 del ordenamiento comercial, según el cual, cuando la asamblea se reúna en sesión ordinaria por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, podrá deliberar y decidir válidamente con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. No obstante, lo anterior, debe tenerse en cuenta que el artículo 186 del Código de Comercio consagra de manera general que "... Con excepción de los casos en que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, las reuniones de socios se celebrarían de conformidad con las reglas dadas en los artículos... y 429". (...) Ahora bien, respecto de la ineficacia, el artículo 897 del mismo estatuto consagra que "Cuando en este código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial". Por lo anterior, es que el Consejo de Estado, en sentencia del 5 de agosto de 1994, señaló: "No admite discusión el hecho de que frente a un acto ineficaz la cámara de comercio puede abstenerse de su registro ya que del contenido del artículo 897

del Código de Comercio así se infiere, cuando expresa que un acto que no produce efectos és ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de decisión judicial. Luego ante una ineficacia, no puede accederse al registro para que no obstante ella, en virtud de éste, pueda producir efectos que por mandato de la ley no están llamados a producirse". En este sentido, debe precisarse que la ley frente al no cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios previstos para las reuniones de las asambleas y juntas de socios, como en el caso de la falta de quorum para la adopción de reformas, al determinar la ineficacia, fue muy clara al preverla respecto de las "decisiones", por lo cual aun cuando estén contenidas en el documento público a través del cual éstas se solemnizan, la sanción de ineficacia se mantiene y no hay lugar a entender que la inscripción procede para efectos de permitir a los asociados acudir a la jurisdicción pues en primer término la ineficacia, se reitera, no requiere declaración judicial y en segundo lugar, por cuanto la impugnación de las decisiones sólo es viable cuando éstas están viciadas de nulidad. Es por ello, que los artículos 192 y 193, siguientes al artículo 191 que regula la impugnación de las decisiones, sólo hacen referencia a las decisiones declaradas nulas y al amparo de derechos de terceros e indemnización a la sociedad frente a la declaratoria de nulidad. Por lo tanto, las cámaras de comercio no requieren de norma que las faculta en cada caso, para abstenerse de proceder al registro en aquellos casos en

que las decisiones o actos sean ineficaces, por cuanto tal facultad se deriva del contenido del artículo 897 del Código de Comercio, al consagrar que "opera de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial", es decir que las decisiones o actos no producen efectos aun frente a las mismas cámaras de comercio y por lo tanto no están obligadas a su registro.".(2) 3.4 Formalidades de las actas de junta directiva de las cámaras de comercio Acerca del mecanismo que se debe utilizar para la aprobación de actas debe darse cumplimiento a lo establecido en el artículo 20 del Decreto 898 de 2002: "De las reuniones de junta directiva deberá levantarse un acta firmada por el Presidente y por el Secretario de la misma, en la cual deberá dejarse constancia de la reunión, de los miembros que asistan, de los ausentes, de las excusas presentadas y de las decisiones que se adopten. Dentro de los diez (10) días siguientes a la aprobación del acta respectiva, un resumen de las conclusiones adoptadas será enviado a la Superintendencia de Industria y Comercio. Las actas deberán ser aprobadas en la siguiente reunión mensual o por una comisión nombrada para tal efecto.". Por lo tanto, un resumen de la respectiva acta debe ser enviada a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro del plazo señalado, so pena del inicio de una investigación para determinar si la cámara de comercio incurrió en infracción a las leyes, los estatutos o a cualquier otra norma legal a la que deben sujetarse (artículo 10.3 del Decreto 4886 de 2011).

Ahora, frente a la renuencia del Presidente de la Junta Directiva de una cámara a firmar un acta, a pesar de haberse dado cumplimiento a las normas sobre reuniones y quorum decisorio, le sugerimos explorar si dicha conducta constituye desatención a las funciones estatutarias o a las pautas de conducta establecidas en el Código de Ética incorporado a los estatutos, de acuerdo con el artículo 26 del Decreto 898 de 2002, modificado por el Decreto 333 de 2012, caso en el cual podrá iniciarse la investigación para solicitar a la junta directiva de la cámara de comercio la remoción del dignatario, si es necesario para la buena marcha de la misma. Además, no debe olvidarse que con fundamento en el principio de la autonomía de la voluntad que gobierna la actividad de las cámaras de comercio, aquello que no se haya previsto en ley deberá solucionarse mediante la aplicación de las normas estatutarias. Tal es el caso de la asignación de funciones a Presidente, Vicepresidente y Director Ejecutivo de la cámara de comercio, por medio de las cuales podría solucionarse el problema de la asunción de funciones por los directivos en determinadas circunstancias y el procedimiento para la revisión y aprobación de los contratos. Vale la pena aclarar en este punto que la contratación de las cámaras de comercio escapa al control que ejerce esta Superintendencia. 3.5 Cambio de actas de junta directiva En el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993 se establece lo siguiente en cuanto al libro de actas de los entes económicos: "Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes

económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.". (Subrayado nuestro) Como se advierte en la norma, la ley establece un procedimiento para aclarar o hacer constar en las actas las decisiones de los órganos colegiados de dirección, administración y control de los entes económicos, como las cámaras de comercio. Por lo tanto, es este el que se debe seguir y no el del retiro o sustitución de las actas al que se refiere en su comunicación.

4. Respuesta al cuestionario 4.1 "Es un deber legal de Presidente de la junta Directiva firmar las actas que se imprimen en el libro correspondiente, una vez se ha surtido el proceso de aprobación por los demás integrantes de la Junta Directiva. Si persiste la negativa cual(sic) es la acción a seguir. Puede el VicePresidente(sic) firmar esas actas con la correspondiente nota aclaratoria por parte del Secretario de la Junta?” Respuesta: La firma de un acta que ha cumplido con los requisitos legales de convocatoria, desarrollo de reuniones y quorum decisorio puede ser un deber

estatutario del Presidente de la Junta Directiva de la cámara de comercio, por lo cual la persistente negativa a cumplir con él podría llegar a ser sancionada por la cámara de comercio de que se trate o motivar la investigación de los hechos por parte de esta Superintendencia, para determinar su remoción. Por otra parte, consideramos que las cámaras de comercio, en virtud del principio de autonomía podrían establecer las funciones pertinentes y un procedimiento para solucionar situaciones de renuencia del Presidente de la Junta Directiva a firmar las actas. 4.2 "¿Puede retirarse del libro de actas sellado y foliado por la DIAN, un acta cuyo contenido ha sido aprobado y se modifica posteriormente, o la misma debe conservarse en dicho libro?" Respuesta: No. Para modificar las actas de la junta directiva de las cámaras de comercio debe seguirse el procedimiento establecido en el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993. 4.3 "En las sesiones extraordinarias de Junta Directiva se pueden(sic) incluir un punto de proposiciones y varios, sin que el mismo se haya incluido en el orden del día remitido en la citación correspondiente enviada con anterioridad, o este ítem es exclusivo para las sesiones ordinarias. Si no es posible la inclusión que(sic) sucede con las decisiones adoptadas en este punto. Serian(sic) invalidas(sic) y deberían someterse a aprobación en la siguiente sesión ordinaria?" Respuesta: Consideramos que en desarrollo de una reunión ordinaria o extraordinaria de la junta directiva se puede incluir un punto de proposiciones y varios siempre y cuando se cumplan los requisitos de aprobación de la decisión establecidos en el

artículo 17 del Decreto 898 de 2002 y en los estatutos. Por lo tanto, las decisiones que se tomen en este espacio tendrán la validez que la ley y los estatutos le atribuyan, de acuerdo con las formalidades que se hayan establecido para cada tema de decisión. 4.4 "¿Es legalmente posible que el Presidente de la Junta Directiva imponga su firma en calidad de visto bueno sobre determinados contratos, o esta actuación puede hacer incurrir a la Junta Directiva en causal de coadministración?" Respuesta: Consideramos que las cámaras de comercio, en virtud del principio de autonomía podrían asignar las funciones pertinentes y establecer el procedimiento para la revisión y aprobación de los contratos. Para mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y de las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Claudia Bohórquez

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos

Notas de referencia:

1. CÓDIGO DE COMERCIO, artículo 186. "LUGAR Y QUORUM DE REUNIONES. Las reuniones se realizarán en el lugar del dominio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quorum. Con excepción de los casos en que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, las reuniones de socios se celebrarán de conformidad con las reglas dadas en los artículos 427 y 429.".

2. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Delegada de Promoción de la Competencia en decisión del 16 de septiembre de 1996.