SIC - Concepto-12031821

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 12-031821--00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Objeto de la consulta El peticionario pide que se respondan expresamente las siguientes preguntas, teniendo en cuenta que a través de los datos, personales y de su empresa, registrados en esta Superintendencia para un trámite de propiedad industrial, fue contactado por una firma de abogados: 1 ¿Quién autorizó a la SIC a entregar a terceros mis datos personales sobre el asunto: Registro de marca de la Asociación Inteligencia Colectiva Iberoamericana? 2 Conforme la ley de protección de datos o Habeas data, favor manifestar por escrito ¿cuál es la política del registro nacional de bases de datos para el tratamiento de la información personal y entregada a terceros?

2. Materia objeto de la consulta A continuación nos referiremos al tratamiento que esta Superintendencia le da a la información sobre los ciudadanos que inician un trámite ante la entidad, basados en los conceptos sobre dato personal, dato público y el alcance de la reserva documental en actuaciones administrativas. 2.1 Acceso a documentos públicos En el artículo 74 de la Constitución Política se enuncia el derecho de acceso a los documentos públicos, así: \"[t]odas las personas tienen derecho a acceder a los

documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.- El secreto profesional es inviolable.\" La Corte Constitucional, en su Sentencia T-464 de 1992 interpretó el sentido de este artículo así: "sólo la Carta Fundamental y la Ley pueden establecer límites al ejercicio de ese derecho, que, por supuesto, incluye la consulta de los documentos in situ y no solo, como pudiera pensarse la solicitud de copias de los mismos\" De acuerdo con lo anterior, si no hay norma constitucional o legal que proteja con reserva a los documentos que obran en trámites de la administración, se debe aplicar la regla general consistente en que toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las entidades públicas y a que se les expida copia de los mismos. Ahora, el mandato constitucional del artículo 74 se desarrolla en la Ley 57 de 1985, por la cual se ordenó la publicidad de los actos y documentos oficiales, y en la Ley 594 de 2000, por la cual se dictó la Ley General de Archivos, de las que extraeremos, a continuación los textos de los artículos que ilustran los puntos sobre la regla general de publicidad y acceso a los documentos que reposen en oficinas públicas: Ley 57 de 1985. Artículo 12. \"Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. \" Ley 57 de 1985. Artículo 14. \"Para los efectos previstos en el artículo 12, son

oficinas públicas las de la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, las Superintendencias y las Unidades Administrativas Especiales; las de las Gobernaciones, Intendencias, Comisarías, Alcaldías y Secretarías de estos Despachos, así como las de las demás dependencias administrativas que creen las Asambleas Departamentales, los Consejos Intendenciales o Comisarías y los Concejos Municipales o que se funden con autorización de estas mismas Corporaciones; y las de los Establecimientos Públicos, las Empresas Industriales o Comerciales del estado y las Sociedades de Economía Mixta en las cuales la participación oficial sea superior al cincuenta por ciento (50%) de su capital social, ya se trate de entidades nacionales, departamentales o municipales y todas las demás respecto de las cuales la Contraloría General de la República ejerce el control fiscal. Ley 594 de 2000. Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. En la Sentencia T-527 de 2005, reiterada en la Sentencia T-1029 de 2005, la Corte Constitucional precisó el alcance del derecho al acceso a documentos públicos, así: \"En relación con el contenido del derecho, el precedente parte de considerar que

el acceso a los documentos públicos es una condición necesaria e imprescindible para el ejercicio del control ciudadano de la actividad estatal, posibilidad que a su vez es un rasgo propio del modelo constitucional democrático, participativo y pluralista previsto en el artículo 1o de la Carta. Este entendimiento lleva a que la estipulación contenida en el artículo 74 Superior sea una fórmula amplia y genérica, que faculta al individuo para la consulta y reproducción de todos los documentos públicos, con excepción de los excluidos por mandato de la ley. Empero, frente a tal exclusión, la jurisprudencia de esta Corporación ha establecido tres límites para su estipulación: (i) la existencia de reserva legal en relación con la limitación del derecho, (ii) la necesidad que tales restricciones se sujeten a los principios de razonabilidad y proporcionalidad y estén relacionados con la protección de derechos fundamentales, como es el caso de la intimidad, o de valores constitucionalmente protegidos, como sucede con la seguridad y la defensa nacional; y (iii) el carácter temporal de la restricción, en la medida en que la ley debe fijar un plazo después del cual los documentos pasan al dominio público. Igualmente, el precedente que se reitera en esta decisión también estipula que si bien el derecho de acceso a los documentos públicos tiene un contenido amplio, no por ello adquiere carácter absoluto. Por tanto, en aras de la protección del interés general, "el titular del derecho [de petición y de acceso a los documentos públicos] debe ejercerlo en forma que evite todo abuso en cuanto respecta tanto a su frecuencia como a la cantidad, contenido y forma de los documentos

solicitados, de modo que el ejercicio de su facultad sea compatible con las actividades propias de quien está llamado a permitir el acceso al documento o de sus demás conciudadanos. La petición debe ser, desde todo punto de vista, razonable". Con base en estos requisitos, la Corte ha reconocido que las reglas para el acceso de documentos y el régimen de restricciones contenidas en la Ley 57 de 1985 "por la cual se ordena lá publicidad de los actos y los documentos oficiales" constituye una regulación constitucionalmente admisible del contenido del derecho previsto en el artículo 74 Superior. Entre tales reglas la jurisprudencia constitucional hace énfasis en (i) la facultad de consulta y obtención de copias de los documentos que reposen en oficinas públicas, a excepción de aquellos sometidos a reserva por mandato legal o que estén relacionados con la defensa y seguridad nacional (art. 12); (ii) la caducidad de la reserva, que es de treinta años a partir de la expedición del documento (art. 13); (iii) la obligación del peticionario de pagar a favor del tesoro público el valor de las copias que solicite, suma que no podrá exceder el costo de reproducción (art. 17); (iv) la inoponibilidad de la reserva del documento cuando su acceso fuere solicitado por una autoridad en ejercicio de sus funciones (art. 20); (v) la necesidad de motivar la decisión que niegue el acceso a los documentos y la posibilidad del control judicial de tal determinación ante el contencioso administrativo (art. 21); (vi) la obligación de las autoridades de resolver la solicitud de acceso en el término de diez días, entendiéndose que vencido ese lapso procede el silencio administrativo positivo y

deberá suministrarse el documento en los tres días siguientes (art. 25)". Sobre las excepciones al principio general de publicidad de la información, la Corte Constitucional, en sentencia C-860 del 17 de octubre de 2007 estableció los siguientes requisitos: \"8.2.4.1. Solo pueden ser estipuladas por ley. En relación con la reserva de ley para imponer restricciones al derecho de acceso a los documentos públicos, la Corte ha señalado que, si bien el artículo 74 autoriza que se establezcan excepciones a este derecho por medio de la ley, no especifica un tipo especial de ley. En consecuencia, aunque no se requiera de ley estatutaria, tales limitaciones deben estar contempladas en una ley ordinaria o, en su caso, en un decreto con fuerza de ley, como los expedidos en virtud de la delegación de competencias que puede efectuar el Congreso con fundamento en el artículo 150, numeral 10, de la Constitución. 8.2.4.2 Tales excepciones deben sujetarse a los principios de razonabilidad y proporcionalidad, e igualmente estar relacionadas con la protección de derechos fundamentales, como es el caso de la intimidad, o de valores constitucionalmente protegidos, como sucede con la seguridad y la defensa nacional. 8.2.4.3 Deben ser temporales, en la medida en que la ley debe fijar un plazo después del cual los documentos pasan al dominio público\". (Subraya nuestra) De todo lo anterior se concluye que si la ley no establece de manera expresa o señalando excepciones, que un documento o información obrante en documentos públicos es reservada, la Administración no puede negarle al ciudadano el

derecho a conocerlo, a consultarlo y a obtener copia del mismo. 2.2 Carácter público de la información que reposa en los expedientes de propiedad industrial - signos distintivos El peticionario manifiesta en su consulta que le fue entregada a terceros información sobre sus datos personales y de su empresa, que no autorizó divulgar. Por lo tanto, es importante conocer la definición legal de dato personal y dato público para contextualizar nuestro concepto. Las definiciones de dato personal y dato público se encuentran en el artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, por la cual se dictaron disposiciones generales del habeas data y se reguló el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países: \"e) Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados; f) Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas; g) Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no

sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. h) Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular \" De tal manera que los datos sobre el nombre del solicitante, su representante legal, su apoderado y su dirección tienen el carácter de dato personal, por tratarse de información vinculada a personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. Ahora, su carácter público dependerá de si hace parte o no de un documento público no sometido a reserva, y en este punto es claro que (i) si esos datos obran en un formulario oficial, documento con el que se inicia la actuación administrativa en interés particular que busca el registro de un signo distintivo, (ii) si la radicación de ese formulario genera un expediente, que es un documento público que cualquier persona tiene derecho a examinar y a obtener copias y certificaciones del mismo, al tenor del artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, los datos sobre el nombre del solicitante, su representante legal, su apoderado y su dirección, así como los que corresponden al objeto del trámite (solicitud de registro de la marca X) tienen carácter público. Restaría decir que sobre estos datos la ley no establece reserva legal alguna de acuerdo con los criterios jurisprudenciales expuestos en el presente concepto, por lo cual, la entidad no sólo no requiere la autorización del titular de esa información sino que no puede negar el acceso del público a la misma. 2.3 El Registro Nacional Público de Bases de Datos Por medio del Proyecto de Ley Estatutaria número 184 de 2010 Senado, 046 de

2010 Cámara, el Congreso de la República establece disposiciones generales para la protección de datos personales, en aras de procurar la garantía integral del derecho al habeas data consagrado en el artículo 15 de la Carta Política, mediante la salvaguarda de aquella información que no sea materia de protección a través de la Ley 1266 de 2008 (cuyo ámbito de aplicación se limita a datos relacionados con actividades de carácter financiero, comercial y crediticio). Dentro de las normas propuestas en este proyecto de ley está la creación del Registro Nacional Público de Bases de Datos, definido así en el proyecto: Artículo 25. \"Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en este los Responsables del Tratamiento\" Pero hay que tener en cuenta que se trata de un proyecto de ley y no de una ley

vigente. En la actualidad, dicho proyecto ya agotó el trámite previsto en la ley ante el Congreso de la República y fue sometido a revisión por parte de la Corte Constitucional, que mediante sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011 declaró parcialmente su constitucionalidad, pronunciamiento que se hizo en el siguiente sentido: "Decisión Primero.-Declarar EXEQUIBLE, por su aspecto formal, el proyecto de ley Estatutaria No. 046/10 Cámara - 184/10 Senado "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", salvo los Artículos 29, 30 y 31 que se declaran INEXEQUIBLES por vicios de Procedimiento en su aprobación. Segundo.-Declarar EXEQUIBLES los artículos 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 22, 24, 25, 28, 32, 33 y 34 del proyecto de ley, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta providencia. Tercero.- Declarar EXEQUIBLE el artículo 6 del proyecto de ley objeto de revisión, excepto la expresión "el Titular haya hecho manifiestamente públicos o", del literal d) que se declara INEXEQUIBLE. Cuarto.- Declarar EXEQUIBLE el artículo 8 del proyecto de ley objeto de revisión, excepto la expresión "sólo", del literal e) que se declara INEXEQUIBLE. De la misma manera, el literal e) debe entenderse en el sentido que el Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la

supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la referida base de datos. Quinto.- Declarar EXEQUIBLE el artículo 19 del proyecto de ley objeto de revisión, bajo el entendido que la Delegatura de Protección de Datos Personales, en ejercicio de sus funciones deberá actuar de manera autónoma e independiente. Sexto.- Declarar EXEQUIBLE el artículo 20 del proyecto de ley, a excepción del literal a) que se declara INEXEQUIBLE. Séptimo.- Declarar EXEQUIBILE el artículo 23 del proyecto de ley, salvo la expresión "a favor de la Superintendencia de Industria y Comercio", del literal a) que se declara INEXEQUIBLE. Octavo. -Declarar EXEQUIBLE el artículo 26 del proyecto de ley, salvo la expresión "necesarias o" contenida en el literal f), que se declara

INEXEQUIBLE.

Noveno.- Declarar INEXEQUIBLE el artículo 27 del proyecto de ley objeto de revisión.". Este proyecto de ley se encuentra pendiente de sanción por parte del Presidente de la República, para su correspondiente promulgación de conformidad con lo establecido por el ordenamiento jurídico colombiano, de tal manera que sólo cuando entre en vigencia la ley la Superintendencia de Industria y Comercio adquirirá la competencia en materia de protección de datos personales y para implementar el Registro Nacional Público de Bases de Datos según la reglamentación que a tal efecto expida el Gobierno Nacional.

3. Respuesta al cuestionario 3.1 ¿Quién autorizó a la SIC a entregar a terceros mis datos personales sobre el

asunto: Registro de marca de la Asociación Inteligencia Colectiva Iberoamericana?

Respuesta: De acuerdo con el artículo 74 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 57 de 1985 y el artículo 27 de la Ley 594 de 2000, los datos sobre el nombre del solicitante, su representante legal, su apoderado y su dirección, así como los que corresponden al objeto del trámite tienen carácter público, sobre los cuales la ley no establece reserva legal. Por lo tanto, la entidad no sólo no requería autorización del titular de esa información para permitir el acceso del público a ella, sino que no podía negarse a la petición de acceso a la misma. 3.2 Conforme la ley de protección de datos o Habeas data, favor manifestar por escrito ¿cuál es la política del registro nacional de bases de datos para el tratamiento de la información personal y entregada a terceros?

Respuesta: Actualmente no es posible responder esta pregunta. A la fecha del presente concepto la única ley de habeas data vigente es la Ley 1266 de 2008, cuyo ámbito de aplicación se limita a datos relacionados con actividades de carácter financiero, comercial y crediticio, y en la que no se hace referencia a un registro nacional de bases de datos.

Al Registro Nacional Público de Bases de Datos hace referencia el Proyecto de Ley Estatutaria número 184 de 2010 Senado, 046 de 2010 Cámara, que entraría a proteger los datos personales no incluidos en la Ley 1266 de 2008, pero que a la fecha carece de promulgación y por lo tanto no está vigente, razón por la cual no nos es posible emitir concepto al respecto. Finalmente, es importante manifestarle que la información obrante en cada expediente de propiedad industrial es de carácter público y alimenta la base de

datos administrada por la entidad. Siendo pública esta información cualquier ciudadano en ejercicio de su derecho de petición puede acceder a ella y la Superintendencia tiene la obligación legal de suministrarla expidiendo los listados respectivos. Para mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y de las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co. Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA