SIC - Concepto-12208225

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 12-208225- -00004-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su comunicación radicada en esta Entidad con el número de la referencia, en los siguientes términos: 1 Consulta Se pide los siguiente: (i) que se publique en la página web de la Superintendencia información de cómo dar respuesta a un requerimiento, dando ejemplos claros; (ii) informar por qué algunos funcionarios ordenan publicación de una marca en la Gaceta de la Propiedad Industrial sin el lleno de requisitos, sin previo requerimiento, y (iii) informar cómo dar respuesta correcta a un requerimiento, para que satisfaga al funcionario que va a revisar el expediente y ordene la publicación en la Gaceta. 2 Materia objeto de consulta Mediante el Decreto 4886 de 2011 se le asignó a la Superintendencia de Industria y Comercio la función general de administrar el sistema nacional de la propiedad industrial, que implica las especiales o específicas de (i) llevar el registro nacional de la propiedad industrial, instrumento en el que se inscriben todos los actos de concesión de derechos de propiedad industrial a través de registro o patente, los actos por los cuales se modifican y transfieren y los que establecen presunción de primer uso o conocimiento del mismo (depósitos), y (ii) tramitar y decidir las

solicitudes relacionadas con la concesión de patentes de invención y de modelo de utilidad, registros de diseños industriales, esquemas de trazado de circuitos integrados, marcas y lemas, depósitos de nombres y enseñas comerciales, declaración y autorizaciones de uso de denominaciones de origen. Igualmente, la Superintendencia de Industria y Comercio ejerce funciones jurisdiccionales frente a procesos de infracción de derechos de propiedad industrial, en virtud del artículo 24 de la Ley 1564 de 2012, a partir de la fecha de su promulgación, es decir, del 12 de de julio de 2012.

2. Trámite de solicitud de registro de marca Consideramos que es importante decir, en primer lugar, que el procedimiento para registrar una marca y al que está sujeta la actuación de la Superintendencia de Industria y Comercio está legalmente establecido, fundamentalmente, en la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina y su Decreto Reglamentario 2591 de 2000, en el Código de Procedimiento Administrativo y de Procedimiento Administrativo, en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y en los manuales internos de procedimientos. El seguimiento de estas reglas garantiza el respeto a los derechos fundamentales al debido proceso y a la igualdad y al cumplimiento de los principios que deben orientar toda actuación administrativa, consagrados en el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en concordancia con los previstos en el Decreto 19 de 2012 (antitrámites): debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad,

transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad. De acuerdo con lo anterior, le informamos que el procedimiento para el registro de una marca es el siguiente: 2.1 Presentación de la solicitud de registro, reuniendo los requisitos contenidos en los artículos 138 y 139 de la Decisión 486 del 2000: a) el petitorio con la información exigida en el formulario respectivo, que corresponde a la establecida en el artículo 139; b) la reproducción de la marca; c) los poderes necesarios; d) el comprobante de pago de las tasas establecidas; e) las autorizaciones que sean necesarias en los casos de los artículos 135 y 136; f) el certificado de registro expedido por la autoridad del país de origen y el comprobante de la tasa de pago para invocar prioridad. 2.2 Admisión y asignación de la fecha de presentación, siempre y cuando la solicitud cumpla con los requisitos del artículo 140 de la Decisión 486: a) indicación de que se solicita el registro de una marca; b) datos de identificación del solicitante o de la persona que presenta la solicitud, suficientes para permitir la comunicación entre la entidad y esa persona; c) la reproducción de la marca; d) la indicación expresa de los productos o servicios para los cuales se desea proteger la marca; d) el comprobante de pago de las tasas establecidas. Sobre el tema de la indicación expresa de los productos o servicios a identificar con la marca, en el punto 1.2.5.2 del Título X de la Circular Única se hace especial referencia: \"En virtud de lo establecido en los literales f) y g) del artículo 139 y del literal d) del artículo 140 de la Decisión 486, la descripción de los productos o

servicios para los cuales se solicita el registro de una marca debe indicar expresamente los productos o servicios a ser distinguidos con ella en el mercado. En consecuencia, se debe indicar el nombre de los productos y/o servicios a ser distinguidos con la marca, de tal manera que se indique claramente el tipo de productos o servicios, y que sea posible que cada producto o servicio esté clasificado en una sola clase de la Clasificación Internacional del Niza. Si no se hace indicación de la cobertura de la marca de la manera arriba indicada, la Superintendencia requerirá al solicitante de acuerdo con lo establecido en el artículo 144 de la Decisión 486. Cuando el requerimiento verse sobre unos productos o servicios de una o varias clases incluidas en la solicitud, pero no respecto de todas ellas, y no sea respondido, se declarará el abandono sólo respecto de la clase o clases afectadas por el requerimiento. \" Ahora, en el mismo artículo 140 de la Decisión 486 Andina se advierte lo siguiente: \"la ausencia de alguno de los requisitos enumerados en el presente Artículo, ocasionará que la solicitud sea considerada por la oficina nacional competente como no admitida a trámite y no se le asignará fecha de presentación\" Puede advertirse la congruencia que existe entre los requisitos exigidos por la Decisión 486 y los que según el artículo 16 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo resultan fundamentales en toda petición(1). Ante tal situación, la Superintendencia debe aplicar el procedimiento señalado en el Capítulo X de su Circular Única: \"1.2.1.5 Asignación de fecha de presentación de solicitudes Si al momento de la presentación de las solicitudes de patente de invención,

de modelo de utilidad y las solicitudes de registro de signos distintivos, diseños industriales y esquemas de trazado de circuitos integrados, las mismas no contienen todos los requisitos a que se refieren los artículos 33, 92, 119, y 140 de la Decisión 486, respectivamente, la Superintendencia otorgará al solicitante un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la fecha de notificación especial de que trata el numeral 6.2 del Capítulo Sexto del Título I de esta Circular. Si el solicitante completa la documentación dentro del término anterior, la fecha de presentación de la solicitud será aquella en que se reciba la totalidad de la información requerida; momento a partir del cual se continuará con el trámite de la solicitud. Si a la finalización del término descrito el solicitante no cumple con el requerimiento, se considerará como no presentada la solicitud y así le será comunicado al solicitante mediante el procedimiento de notificación establecido en el numeral 6.2 del Capítulo Sexto del Título I de esta Circular. Sin perjuicio de lo anterior, cuando la información que se aporte con la solicitud inicial cumpla con los requisitos mínimos para asignación de fecha de presentación, pero se advierta ausencia de algún otro requisito formal, la Superintendencia de Industria y Comercio asignará fecha de presentación y requerirá al solicitante, de conformidad con los artículos 38, 39, 93, 120 y 144 de la Decisión 486, según sea el caso, para que lo complete o subsane. La fecha de presentación de las solicitudes de inscripción de afectaciones y de renovación será la misma de su radicación aunque estén incompletas. La Superintendencia de Industria y Comercio requerirá la información faltante de

conformidad con lo previsto en el Título I de esta Circular, para el ejercicio del derecho de petición en interés particular. Se entenderá que el peticionario ha desistido de la solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento. \" Ahora, las notificaciones y comunicaciones en materia de propiedad industrial, como se dice en la norma transcrita, se regulan en el numeral 6.2 del Capítulo Sexto del Título I de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y la regla aplicable específicamente a los requerimientos es la contenida en el literal d): \"6.2 Notificaciones y comunicaciones en materia de propiedad industrial Conforme a lo establecido en la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina, las notificaciones o comunicaciones de los actos o decisiones de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Propiedad Industrial se surtirán de la siguiente manera: (...) d) Los demás actos se notificarán a los interesados mediante su publicación en el listado de actos administrativos relativos a propiedad industrial que la Superintendencia de Industria y Comercio publica en su página web, y que también se fija en un lugar visible en las instalaciones de la entidad. La notificación se entenderá surtida en la fecha de dicha publicación.

PARÁGRAFO: Todos los interesados deben aportar su dirección electrónica para notificación en el próximo memorial de respuesta a requerimiento que se efectúe o, en el próximo memorial que radiquen ante esta Entidad.

Numeral modificado mediante el artículo 2o de la Resolución 42847 del 18 de julio de 2012, publicada en el Diario Oficial N° 48.509 del 1 de agosto de

2012. Para todas las solicitudes y demás actuaciones en curso ante la Delegatura para la Propiedad Industrial, radicadas con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la Resolución, el procedimiento de notificación de actos administrativos es de aplicación inmediata. En lo que respecta a la aplicación del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, este será aplicable en lo que fuera compatible los procedimientos y actuaciones iniciados con posterioridad al 1 de Julio de 2012. \" 2.3 Examen de los requisitos de forma, dentro de los quince días siguientes a la fecha de presentación de la solicitud, según lo establecido en el artículo 144 de la Decisión 486 Andina. En el evento en que la solicitud no cumpla con todos los requisitos de forma previstos en el artículo 135 y 136 de la Decisión, se notificará al solicitante para que en un plazo de 60 días los subsane, al término de los cuales, si el solicitante no completa los requisitos indicados la solicitud se considerará abandonada y perderá su prelación. La notificación del requerimiento se hará igual a la indicada al final del punto anterior (literal d) del punto 6.2), pero la de la resolución por la cual se declara el abandono de la solicitud se hará de acuerdo con el literal a), como sigue: \"6.2 Notificaciones y comunicaciones en materia de propiedad industrial Conforme a lo establecido en la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina, las notificaciones o comunicaciones de los actos o decisiones de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Propiedad Industrial se surtirán de la siguiente manera: a) Notificación de los actos que pongan fin a una actuación administrativa y

los de traslado de solicitudes de cancelación: La notificación de los actos que pongan fin a una actuación administrativa se efectuará por medios electrónicos, es decir, en línea a través de internet, de la siguiente manera: Una vez expedido el acto administrativo que pone fin a una actuación administrativa se remitirá por correo electrónico a cada una de las personas que deban ser notificadas, avisándole sobre la resolución proferida y presentando el vínculo electrónico para la visualización de su contenido. En el mencionado correo electrónico se indicará el número de expediente y el del acto administrativo notificado. La remisión por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio se realizará todos los martes hábiles. Cuando el día de la remisión sea inhábil se trasladará la fecha de remisión al siguiente día. El correo con la copia de la resolución se enviará al buzón del casillero virtual para aquellas personas que hayan suscrito con la entidad los términos y condiciones de uso de medios electrónicos para las comunicaciones en línea a través de internet, y por tal motivo gocen de dicho medio de notificación. No obstante, por la presente se elimina la posibilidad de que el usuario opte por notificarse o no de un acto administrativo. En la misma fecha de envío del correo electrónico, se fijará la notificación con la información arriba mencionada en los listados que se publican en la página web de la Entidad (www.sic.gov.co) por el término de un mes. Asimismo, la notificación tendrá un vínculo al texto de la resolución notificada, por lo que su contenido podrá ser conocido e impreso a elección del interesado. Los listados a que hace referencia el párrafo anterior estarán fijados

físicamente por el mismo término en un lugar visible y de acceso al público en las instalaciones de la Secretaría General de la Superintendencia de Industria y Comercio. En el evento de que no disponga la Superintendencia de Industria y Comercio de la dirección electrónica de alguna de las personas que deben ser notificadas, o que disponiendo de una dirección no sea posible el envío del correo electrónico por algún error en dicha dirección, se deberá dejar constancia en el expediente del envío fallido, sin perjuicio del carácter vinculante de la notificación por fijación en la página web de la entidad y un lugar visible de la entidad a que hacen referencia los párrafos anteriores. La notificación se entenderá surtida pasado un mes de la fecha del envío, de la fijación de la notificación en la página web y en la secretaría de la entidad, fecha a partir de la cual se contabilizarán los términos para que se produzca la firmeza del acto administrativo y/o para la presentación de recursos procedentes. En cualquier caso y cuando el término esté concedido a su favor, las partes podrán renunciar a los términos que estén corriendo, mediante la presentación de escrito dirigido a esta Entidad en el que se indique el acto administrativo y el expediente correspondiente. Si el acto administrativo a notificar es un oficio admisorio de una cancelación, la Superintendencia de Industria y Comercio enviará por correo electrónico al titular de la marca copia del oficio de admisión a la dirección de correo electrónico que repose en los archivos, así como una comunicación a la dirección física que conste en la entidad, en caso de haberla, informándole sobre la solicitud de cancelación presentada. Si sólo consta la dirección física

del titular de la marca en la entidad, a ella se le enviará la comunicación con el oficio de admisión de la cancelación referida. Igualmente y en la misma fecha del envío del oficio de admisión de la cancelación se fijará en la página web de la Entidad (www.sic.gov.co) por cinco (5) días, y en un lugar visible de acceso al público de la Entidad por el mismo término, finalizados los cuales se entenderá notificada la admisión de la cancelación, tanto al titular del derecho como al solicitante de la cancelación, y empezará a correr el término para la contestación a que se refiere el artículo 170 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina. Si la Superintendencia de Industria y Comercio no dispone de una dirección física ni de correo electrónico para notificar al titular de la marca objeto de la solicitud de cancelación, se le hará saber al solicitante de la cancelación tal circunstancia en el mismo acto en que se admite la solicitud de cancelación, previniendo al solicitante para que publique a su costa el mencionado acto, por un día en un diario de amplia circulación nacional, día en el cual se entenderá surtida la notificación al titular, debiendo allegar al expediente constancia de que aquella se realizó. Si al momento de proferirse la decisión definitiva del trámite de cancelación el titular del registro no se ha hecho parte, la decisión se notificará al solicitante De la cancelación en la forma prevista en el párrafo segundo de este literal y al titular de la marca por publicación en el listado informativo de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co), que también se fijará en un lugar visible en las instalaciones de la entidad, y se

hará la correspondiente anotación en el registro. \" 2.4 Publicación de la solicitud en la Gaceta de la Propiedad Industrial, de conformidad con el artículo 145 de la Decisión 486 Andina, una vez reunidos los requisitos formales. 2.5 Presentación de oposiciones por parte de terceros interesados, dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la publicación. 2.6 Examen de registrabilidad por parte de la superintendencia, una vez vencido el plazo establecido por el artículo 148 de la Decisión 486 Andina para presentar pruebas que soporten las oposiciones presentadas, o vencido el término de la publicación sin que se hubieran presentado éstas. 2.7 Concesión o denegación del registro de la marca solicitada, por medio de resolución proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio. De la anterior referencia al procedimiento vale la pena resaltar los siguientes puntos: (i) los requisitos que debe cumplir toda solicitud de registro de marca (artículos 138, 139 y 140), así como los motivos para hacer un requerimiento al solicitante y para declarar el abandono de la solicitud, son de carácter objetivo, lo cual hace que la valoración del cumplimiento de los mismos por el funcionario que tenga conocimiento de cada caso sea igualmente objetiva; (ii) las consecuencias de las actuaciones y omisiones del solicitante están determinadas en la ley y no pueden ser otras, ni más favorecedoras al usuario, ni más perjudiciales, y aplicables a todos por igual. Por lo tanto, podemos informarle que la orden de publicar una solicitud de marca en la Gaceta de la Propiedad Industrial no puede darse sin un estudio previo del cumplimiento de los requisitos legales que ya le

señalamos y que si un evento de estos llegara a ocurrir motivaría una investigación, razón por la cual es necesario identificar claramente el caso y manifestárselo así a la División de Signos Distintivos para que tome las acciones pertinentes. 3 Disponibilidad de la información sobre propiedad industrial A través de su página web, de las líneas telefónicas del contact center, de la atención personalizada en oficinas y puntos de información y radicación en varias ciudades del país, del desarrollo de actividades educativas, de información y divulgación orientadas a la generación de una cultura que valore, utilice y se beneficie de la propiedad industrial, la Superintendencia de Industria y Comercio ha puesto a disposición del público la información sobre la normativa aplicable y sobre los temas de propiedad industrial que ha considerado necesarios, suficientes y claros para resolver las inquietudes de todos nuestros usuarios. Sin embargo, es de reconocer la posibilidad de que en casos puntuales, como el que usted indica en su comunicación, el servicio de información que prestemos no haya sido considerado como suficiente y claro, pero también es de destacar nuestro interés en el mejoramiento constante de nuestros recursos de información. Agradecemos, por tanto, su queja y su sugerencia sobre la publicación de una guía específica para responder requerimientos, y le informamos que procedimos a trasladar sus inquietudes a la Oficina de Servicios de Atención al Consumidor y Apoyo Empresarial para que analicen las posibilidades de la entidad para realizarlo. 4 Conclusión 4.1 Los requisitos que debe cumplir toda solicitud de registro de marca (artículos 138, 139 y 140), así como los motivos para hacer un requerimiento al solicitante y para declarar el abandono de la solicitud, son de carácter objetivo, lo cual hace

que la valoración del cumplimiento de los mismos por el funcionario que tenga conocimiento de cada caso sea igualmente objetiva. 4.2 Las consecuencias de las actuaciones y omisiones del solicitante están determinadas en la ley y no pueden ser otras, ni más favorecedoras al usuario, ni más perjudiciales, y aplicables a todos por igual. 4.3 La orden de publicar una solicitud de marca en la Gaceta de la Propiedad Industrial no puede darse sin un estudio previo del cumplimiento de los requisitos legales por la solicitud de registro. La ocurrencia de un evento contrario motivaría una investigación, razón por la cual sería necesario identificar claramente el asunto e informar de ello a la División de Signos Distintivos para que tome las acciones pertinentes. 4.4 Sobre su sugerencia de publicar una guía específica para responder requerimientos, hemos dado traslado de sus inquietudes a la Oficina de Servicios de Atención al Consumidor y Apoyo Empresarial para que analicen las posibilidades de la entidad para realizarlo. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página en Internet, www.sic.gov.co.

Notas de referencia: (1) Artículo 16. \"Contenido de las peticiones. Toda petición deberá contener, por lo

menos:

1. La designación de la autoridad a la que se dirige.

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en

el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

3. El objeto de la petición.

4. Las razones en las que fundamenta su petición.

5. La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.

6. La firma del peticionario cuando fuere el caso.

Parágrafo. La autoridad tiene la obligación de examinar integralmente la petición, y en ningún caso la estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no sean necesarios para resolverla\" Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

Jefe Oficina Asesora Jurídica