SIC - Concepto-21127410

Bogotá D.C. 10

Asunto: Radicación: 21-127410

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la Superintendencia de Industria y Comercio a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través de comunicación de fecha 25 de marzo de 2021, con radicado No. 21-127410, en la que señala lo siguiente: “En la fecha de (…), se radico ante la superintendencia de industria y comercio, cuatro bases de datos con información personal, de una empresa que apoyo en el tema, la pregunta es la siguiente; si ha cambiado la cantidad de titulares de las bases de datos, es necesario actualizar las bases de datos en este tema en particular, a sabiendas que no es un cambio sustancial de la información registrada, contemplado en la circular única de la SIC. Para realizar la inscripción de una NUEVA base de datos ante el RNBD, se debe tener en cuenta una fecha limite o se puede inscribir en cualquier momento.” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTION PREVIA

Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la Superintendencia de Industria y Comercio a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta Superintendencia: a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación,

actualización o supresión de los mismos; c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva; d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementará campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos; e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley; f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos; h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento; i) Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional; j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales; k) Las demás que le sean asignadas por ley. 3.1. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBDEl artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente:

“Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento.” Dicho artículo fue reglamentado mediante el artículo 2.2.2.26.1.2., del Decreto 1074 de 2015, que incorpora el Decreto 90 de 2018 y en el que se determina qué bases de datos deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de datos: “Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características: a) Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT).

b) Personas jurídicas de naturaleza pública”. Por otra parte, el artículo 2.2.2.26.1.3. del Decreto 1074 de 2015 señala lo siguiente: “Artículo 2.2.2.26.1.3. Deber de inscribir las bases de datos. El Responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento”. En consecuencia, la obligación de realizar el registro de cada base de datos de manera independiente, corresponde al responsable del tratamiento, es decir, a la persona natural o jurídica pública o privada que decide sobre las finalidades del tratamiento (la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los datos personales) y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, para ponerlo en circulación, usarlo de alguna manera o permitir su acceso. 3.2. ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS Respecto a la actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos, el numeral 2.3. del capítulo segundo, del título V de la Circular Única de esta Superintendencia, que incorpora la Circular Externa 002 de 2015, señala lo siguiente: “Los responsables de Tratamiento que de conformidad con lo establecido en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 están obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información registrada, como se indica a continuación: (i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de

la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada. (ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2020. Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales. Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal f) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2019 con la información que corresponda al primer semestre del 2019. Los Responsables del Tratamiento que no están obligados a efectuar el registro de sus bases de datos y que realizaron dicho trámite, no están obligados a efectuar la actualización a que hace referencia este numeral y la información por ellos registrada no estará disponible para consulta pública”. Los responsables del tratamiento, deben realizar las siguientes actualizaciones de sus bases de datos inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos: (i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.

Son cambios sustanciales los que se relacionen con:

1. La finalidad de la base de datos

2. El Encargado del Tratamiento

3. Los canales de atención al Titular

4. La clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos

5. Las medidas de seguridad de la información implementadas

6. La Política de Tratamiento de la Información

7. La transferencia y transmisión internacional de datos personales ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2020.

(iii) Dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal f) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2019 con la información que corresponda al primer semestre del 2019. En consecuencia, si lo planteado por usted al realizar las actualizaciones de datos personales de los titulares, genera un cambio sustancial de acuerdo a lo explicado en precedencia, deberá realizar la actualización dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al que se produce el cambio sustancial. Ahora bien, en el evento en que no se produzca un cambio sustancial en las bases de datos registradas no es necesario la actualización, y el responsable solo estará obligado al cumplimiento de la actualización anual, es decir, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2020 y, dentro de los 15 primeros días de febrero y agosto de cada año respecto a

los reclamos presentados por los titulares. 3.3. INSCRIPCIÓN DE LAS BASES DE DATOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBDEl artículo 2.2.2.26.3.1. del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 90 de 2018, establece los plazos en los que los obligados deben llevar a cabo el registro: “Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos: a) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de septiembre de 2018, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; b) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de noviembre de 2018, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; c) Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza pública, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos en los literales a), b) y c) del presente artículo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación". (Resaltado fuera de texto) En conclusión, dependiendo de la calidad de responsable se tiene tres fechas para la inscripción de bases de datos así: (i) hasta el treinta (30) de septiembre de 2018 para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT); (ii) hasta el treinta (30) de noviembre de 2018 para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT); (iii) Hasta el treinta y uno (31) de enero de 2019, para las personas jurídicas de naturaleza pública; (iv) para las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos anteriormente, dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir de su creación. En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución. En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link

http://www.encuestar.com.co/index.php/2100?lang=esQ% Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por esta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web https://www.sic.gov.co/Doctrina-1 Atentamente,

JAZMÍN ROCÍO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA Elaboró: xxxxxx

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha