SS - Oficio 220-049960

Oficio 220-049960 del 11 de octubre de 2007

Asunto: Sociedades de Responsabilidad Limitada Normatividad aplicable.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2007-01-154957, por medio del cual señala que constituyó con otra persona una sociedad de responsabilidad limitada para operar un negocio, pero que desconocen todo el tema legal, relacionado con el funcionamiento de una compañía y por tanto, consulta que pueden hacer al respecto, y cuáles serían las consecuencias de no dar cumplimiento a lo consagrado en la ley. Sobre el particular, me permito manifestarle lo siguiente: El artículo 38 de la Constitución Política de 1991 consagra el derecho a la libre asociación para el desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en sociedad. Una manifestación del mencionado derecho la constituye la sociedad comercial, la cual se encuentra regulada por el Libro Segundo del Código de Comercio (Decreto 410 de 1971), el cual consagra una serie de disposiciones de carácter general y como tal aplicables a toda sociedad (artículo 98 al artículo 293), así como disposiciones de naturaleza especial que se ocupan de cada tipo societario en particular, como los artículos 353 y siguientes que reglamentan todo lo relacionado con la sociedad de responsabilidad limitada. El artículo 98 del mencionado Código señala que “ Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados” .

Conforme con este precepto, la principal consecuencia que se deriva de la celebración en legal forma de un contrato de sociedad es el nacimiento de una persona jurídica distinta de sus socios individualmente considerados, creándose de esta manera una separación entre el patrimonio de aquella y el patrimonio particular de estos, lo que en otras palabras significa que a partir de la constitución de la sociedad esta cuenta con sus propios derechos y con sus propias obligaciones al igual que cada uno de sus asociados. Dicha persona jurídica funciona a través de una estructura debidamente organizada, en la que concurren unos órganos sociales destinados a la realización de diferentes funciones determinadas por la ley o por los estatutos, que le permiten a la sociedad actuar tanto de forma interna como externa. Así, en las sociedades de responsabilidad limitada existe una junta de socios como máximo órgano social, conformada como su nombre lo indica por los propios asociados, encargada de estudiar y aprobar las reformas de los estatutos, de aprobar los balances de fin de ejercicio y las cuentas de los administradores, de disponer de las utilidades conforme al contrato y a las leyes, de constituir las reservas ocasionales, de resolver sobre la cesión de cuotas sociales y la admisión de nuevos socios, de decidir sobre el retiro y exclusión de socios, entre otros asuntos (artículos 187 y 358 C.Co). El mencionado órgano está en la obligación de reunirse en junta ordinaria por lo menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos, o en su defecto dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio social. Igualmente debe reunirse de manera extraordinaria cuando sea convocada por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad del Estado que

ejerza inspección, vigilancia o control (artículos 181, 372 y 422 ibídem). Y en lo que respecta a la representación y administración de sociedades de responsabilidad limitada, es de anotar que la misma corresponde a todos y cada uno de sus socios, aunque estos cuentan con la posibilidad de delegar dicha representación y administración en un gerente, el que en tal caso se constituye en el representante legal de la compañía (artículo 358 C.Co). Ahora bien, desde el punto de vista de las obligaciones que la ley impone a las sociedades mercantiles, incluida como es obvio la sociedad de responsabilidad limitada, resulta de vital importancia aquella en virtud de la cual las sociedades deben a fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, a 31 de diciembre, cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general (artículo 34 Ley 222 de 1995). Ello con el fin de que los asociados se enteren del desenvolvimiento y la evolución de los negocios sociales, y de que los terceros que contratan con la compañía puedan evaluar la real situación financiera y económica de la misma. De otra parte, con relación a la finalidad perseguida por quienes se asocian a través de un contrato de sociedad, cual es la de percibir utilidades, es de señalar que tal finalidad se erige en un derecho de los asociados, el cual se materializa una vez el máximo órgano social en reunión ordinaria decide distribuir dividendos, con base en unos estados financieros de fin de ejercicio y en un estado de resultados que los administradores de la sociedad someten a su consideración, lo que en otras palabras significa que no resulta