SS - Oficio 220-12090

220-12090 del 26 de marzo de 2002

Asunto: De la realización de una Asamblea Ordinaria cuando las decisiones adoptadas en la anterior se encuentran impugnadas.

En atención a su escrito radicado en esta entidad el día 8 de febrero del presente año con el No. 2002-01-009789, en el cual, previa la exposición de unos hechos que dan cuenta de la improbación de unos estados financieros por parte del máximo órgano social, al parecer porque la junta directiva no acató una instrucción impartida por la asamblea y por no permitírsele el derecho de voz y voto a la Dirección Nacional de Estupefacientes, plantea varios interrogantes relacionados con la realización de una Asamblea Ordinaria posterior, esta oficina se permite hacer las siguientes precisiones y consideraciones de orden legal a efectos de darle respuesta. Sea lo primero poner de presente que, aun cuando en el planteamiento de la consulta no se hace claridad acerca de la naturaleza de la persona jurídica respecto de la cual se realizó la asamblea, para los efectos del presente pronunciamiento esta Oficina entiende que se trata de una sociedad comercial. Hecha la anterior advertencia, habremos de suponer también que la sociedad en cuestión esta sujeta a un proceso de extinción de dominio y que, en consecuencia, la Dirección Nacional de Estupefacientes DNE está llamada a ejercer los derechos políticos derivados de las acciones objeto del trámite de extinción, de suerte que para los efectos de la realización de la asamblea hubo de convocarse a la DNE, so pena de que respecto de las decisiones tomadas se predique la sanción legal de ineficacia.

En ese orden de ideas, se procede a absolver las preguntas formuladas, así: 1. ¿Es posible que una sociedad convoque a su asamblea ordinaria anual cuando la asamblea del año anterior fue impugnada por los socios y admitida su impugnación por la autoridad competente, y se está a la espera a que se profiera el fallo?

2. En caso de realizarse la asamblea ordinaria anual, ¿qué legalidad tienen las decisiones tomadas en ésta, si la asamblea ordinaria anterior impugnada por los socios le sea favorable el fallo y se ordene anular o repetir la asamblea? 3. ¿Se debe esperar que la autoridad competente profiera un fallo en firme para que la sociedad pueda convocar su asamblea ordinaria anual?

Es preciso hacer énfasis en que lo que eventualmente es susceptible de impugnación son las decisiones tomadas en una asamblea y no la asamblea misma, independientemente del motivo o causa que diere lugar a ella. Ahora bien, en el entendido de que las decisiones tomadas en una asamblea ordinaria hayan sido objeto de impugnación y ésta se encuentre pendiente de fallo por parte de la autoridad competente, ello no constituye impedimento alguno para que se lleve a cabo la siguiente asamblea ordinaria y se tomen las decisiones a que haya lugar. En efecto, independientemente de que el máximo órgano social apruebe o no los estados financieros de un ejercicio determinado, y que, al parecer, sea éste último el supuesto de hecho que motiva la consulta, toda sociedad tiene el deber legal de efectuar el cierre contable, conforme a las disposiciones que a continuación se señalan: El artículo 445 del Código de Comercio establece que al finalizar cada ejercicio social y por lo menos una

vez al año, el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios. De igual forma, el inciso 1° del artículo 34 de la Ley 222 de 1995 indica que al final de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Por su parte, los numerales 2 y 5 del artículo 187 del Código de Comercio establecen como funciones generales de la junta de socios o asamblea general de accionistas, entre otras, examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y considerar las cuentas que deban rendir los administradores, así como los informes de estos o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales y el informe del revisor fiscal, en su caso. A su vez, el Decreto 2649 de 1993, en su artículo 2°, señala que referido decreto es aplicable a todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. El artículo 9° ídem dispone que el ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general. El artículo 56 ídem ordena que las operaciones deben registrarse cronológicamente, los asientos respectivos deben hacerse en libros a más tardar en el

mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Ahora bien, de acuerdo con los planteamientos expuestos y a las normas señaladas, nada impide que, aún encontrándose impugnadas las decisiones tomadas por una asamblea en reunión ordinaria, pueda y deba ésta llevarse a cabo para efectos de adoptar las decisiones que a bien tenga, sin perjuicio del fallo de impugnación correspondiente. No obstante lo anterior, ha de tenerse en cuenta que "para efectos del registro de los ajustes que se ordenen con motivo de la depuración financiera, es indispensable analizar si los mismos poseen materialidad, esto es, que su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, afecte significativamente la situación financiera y los resultados del ejercicio, en cuyo caso y esto a juicio de la administración se deben incluir en el ejercicio subsiguiente, con lo cual se rectificarían los estados financieros de dicho año, siguiendo los parámetros establecidos en la Circular Externa No. 13 del 22 de septiembre de 1997, y como consecuencia de estas correcciones, deben ser anulados los folios de los libros oficiales correspondientes a los registros del año corregido y siguientes; posteriormente los estados financieros corregidos serán puestos a consideración del máximo órgano social para su respectiva aprobación". En caso contrario, cuando los ajustes a realizar no sean materiales, se procederá conforme a lo ordenado en el artículo 106 del Decreto 2649 de 1993: Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de

haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren. En ese orden de ideas, las decisiones tomadas en una reunión del máximo órgano social, no están supeditadas al fallo que resuelva la impugnación de las ya tomadas. 4. ¿Qué concepto le merece a la Superintendencia de Sociedades si las anteriores inquietudes no fueran de una sociedad anónima o limitada, sino de una corporación sin ánimo de lucro? Sobre este particular, esta Oficina se abstiene de emitir pronunciamiento alguno como quiera que escapa de su órbita de competencia. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que el alcance del presente pronunciamiento es el contemplado en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.